Przetargi na ochronę fizyczną — jak startować i wygrywać [2026]

Dlaczego warto startować w przetargach na ochronę fizyczną?

Usługi ochrony fizycznej to jeden z najstabilniejszych segmentów zamówień publicznych. Instytucje publiczne — sądy, szpitale, uczelnie, muzea, jednostki wojskowe — muszą chronić swoje obiekty całorocznie. To oznacza powtarzalne kontrakty, często na 12-24 miesięcy, z opcją przedłużenia.

Według danych z Przetargowi.pl, w BZP publikowanych jest rocznie ponad 300 przetargów na usługi ochroniarskie (CPV 79710000-4). Średnio to prawie jeden nowy przetarg dziennie.

Kto zleca ochronę — główni zamawiający

Analiza 329 przetargów na ochronę fizyczną z BZP pokazuje wyraźny obraz tego, kto najczęściej szuka firm ochroniarskich:

Sądy i prokuratury — 20% rynku

To największa pojedyncza kategoria zamawiających. Sądy rejonowe, okręgowe i apelacyjne regularnie ogłaszają przetargi na całodobową ochronę budynków wraz z obsługą systemu kontroli dostępu i monitoringu. Kontrakty obejmują zwykle 12-24 miesięcy. Wymagają pracowników z wpisem na listę kwalifikowanych pracowników ochrony.

Spółki komunalne i przedsiębiorstwa — 14% rynku

Miejskie przedsiębiorstwa gospodarki komunalnej, wodociągi, zakłady energetyczne. Obiekty infrastrukturalne — stacje uzdatniania wody, oczyszczalnie ścieków, sortownie odpadów. Często wymagają ochrony terenów rozległych, co oznacza konieczność patrolowania.

Instytucje kultury — 12% rynku

Muzea, teatry, galerie sztuki, filharmonie, centra kultury. Przykłady z ostatnich miesięcy: Sinfonia Varsovia w Warszawie, Galeria Sztuki Współczesnej w Opolu, Centrum Kultury „Muza" w Lubinie. Oprócz standardowej ochrony często wymagają obsługi szatni i recepcji oraz zabezpieczenia imprez.

Uczelnie i placówki oświatowe — 8% rynku

Politechniki, uniwersytety, szkoły. Politechnika Częstochowska, Politechnika Gdańska, szkoły w Krakowie. Specyfika: wiele budynków rozproszonych po kampusie, obsługa portierni, dozorowanie w godzinach nocnych.

Szpitale — 6% rynku

Szpitale wielospecjalistyczne, centra zdrowia, sanatoria. Wymagają ochrony 24/7, często ze szczególnym naciskiem na izby przyjęć i SOR. Mogą wymagać przeszkolenia pracowników w zakresie zachowania w sytuacjach zagrożenia zdrowia.

Jednostki wojskowe — specjalistyczny segment

Wojskowy Instytut Medycyny Lotniczej, jednostki wojskowe, AMW. Wymagają poświadczeń bezpieczeństwa i doświadczenia w ochronie obiektów o charakterze obronnym. Wysokie wymagania, ale stabilne kontrakty.

Gdzie jest najwięcej ogłoszeń?

Przetargi na ochronę fizyczną rozkładają się nierównomiernie po kraju. Miasta z największą liczbą ogłoszeń:

Warszawa dominuje — co szósty przetarg na ochronę w Polsce jest publikowany przez stołeczne instytucje. Ale szanse są w każdym dużym mieście.

Sprawdź aktualne przetargi na ochronę w swoim regionie →

Co jest potrzebne, żeby startować?

1. Koncesja MSWiA — bez tego nie ruszysz

Absolutny fundament to koncesja Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji na prowadzenie działalności gospodarczej w zakresie usług ochrony osób i mienia. Podstawa prawna: ustawa z dnia 22 sierpnia 1997 r. o ochronie osób i mienia (Dz.U. 2021, poz. 1995 z późn. zm.).

Bez koncesji oferta zostanie odrzucona — to warunek konieczny w 100% przetargów na ochronę fizyczną.

Jak uzyskać: złożyć wniosek do MSWiA z dokumentacją potwierdzającą spełnienie warunków technicznych, kadrowych i finansowych. Procedura trwa ok. 2-3 miesięcy.

2. Wpis na listę kwalifikowanych pracowników ochrony

Zamawiający wymagają, aby pracownicy ochrony posiadali wpis na listę kwalifikowanych pracowników ochrony fizycznej, prowadzoną przez Komendanta Głównego Policji. Dotyczy to szczególnie:

• Sądów i prokuratur
• Obiektów wojskowych
• Obiektów, w których przetwarzane są informacje niejawne

Wpis wymaga: ukończenia kursu kwalifikowanego pracownika ochrony, braku karalności, zdolności fizycznej i psychicznej.

3. Doświadczenie — konkretne referencje

Najczęstszy wymóg: co najmniej 2-3 usługi ochrony zrealizowane w ciągu ostatnich 3 lat, każda:

• Trwająca nieprzerwanie minimum 12 miesięcy
• O wartości zbliżonej do szacunkowej wartości zamówienia
• Dotycząca obiektów o podobnym charakterze (np. obiekty użyteczności publicznej)

Dla nowych firm: zacznij od mniejszych przetargów (szkoły, centra kultury), zbuduj referencje, potem celuj w większe kontrakty (sądy, szpitale).

4. Ubezpieczenie OC

Standardowo wymagane na kwotę od 500 000 do 2 000 000 PLN. Im większy obiekt i wyższa wartość zamówienia, tym wyższa wymagana suma ubezpieczenia.

5. Grupa interwencyjna

Większość przetargów wymaga zapewnienia grupy interwencyjnej z czasem reakcji 10-15 minut. To oznacza, że musisz mieć bazę operacyjną (lub umowę z podwykonawcą) w pobliżu chronionego obiektu.

6. Poświadczenie bezpieczeństwa (opcjonalnie)

Dla obiektów wojskowych, rządowych lub przetwarzających informacje niejawne. Wymaga procedury sprawdzającej przeprowadzanej przez ABW lub SKW.

Jak wygrywać przetargi na ochronę?

Zrozum kryteria oceny

Typowe kryteria w przetargach na ochronę fizyczną:

• Cena — 60% (najczęściej)
• Doświadczenie koordynatora — 20% (np. 5+ lat = max punktów)
• Czas reakcji grupy interwencyjnej — 10% (im krócej, tym więcej punktów)
• Odsetek kwalifikowanych pracowników — 10%

Cena waży dużo, ale nie jest jedynym kryterium. Mając doświadczonego koordynatora i szybką grupę interwencyjną, możesz wygrać nawet z nieco wyższą ceną.

Kalkulacja ceny — nie schodź poniżej kosztów

Najczęstszy błąd: zaniżanie ceny poniżej realnych kosztów pracowniczych. Pamiętaj:

• Minimalna stawka godzinowa wynosi ponad 30 zł brutto — i rośnie co roku
• Do stawki dolicz: składki ZUS, urlopy, L4, mundury, szkolenia, ubezpieczenie, koszty zarządu, zysk
• Jeśli cena jest o 30% niższa od szacunkowej wartości lub średniej ofert, zamawiający wezwie Cię do wyjaśnień w trybie rażąco niskiej ceny

Rażąco niska cena to najczęstszy powód odwołań do KIO w branży ochroniarskiej. Oferta bez rzetelnej kalkulacji zostanie odrzucona.

Analizuj konkurencję

Przed złożeniem oferty sprawdź, kto wygrywał podobne przetargi i w jakich cenach. Według danych z Przetargowi.pl, wśród najaktywniejszych firm ochroniarskich w zamówieniach publicznych w ostatnich miesiącach wyróżniają się m.in.:

• Basma Security Sp. z o.o. (Warszawa)
• Protection Ochrona Mienia Sp. z o.o. (Tychy)
• Makropol Sp. z o.o. (Poznań)
• SOLID Security Sp. z o.o. (Warszawa)
• STEKOP S.A. (Warszawa)
• MAXUS Sp. z o.o. (Łódź)

To nie znaczy, że mniejsze firmy nie mają szans — wręcz przeciwnie. Lokalne firmy ochroniarskie często wygrywają dzięki krótszemu czasowi dojazdu grupy interwencyjnej i znajomości specyfiki regionu.

Na Przetargowi.pl możesz sprawdzić, kto wygrywał podobne przetargi w Twoim regionie i w jakich cenach składał oferty.

Startuj w konsorcjum

Jeśli sam nie spełniasz warunków udziału (za mało referencji, za mała kadra), rozważ konsorcjum z inną firmą ochroniarską. Doświadczenie i potencjał kadrowy konsorcjantów sumują się. To częsta praktyka — wiele wygranych ofert to konsorcja dwóch lub trzech firm.

Orzecznictwo KIO — na co uważać

Spory w przetargach na ochronę fizyczną trafiają regularnie przed KIO. Najczęstsze tematy odwołań:

• Rażąco niska cena — weryfikacja, czy oferta pokrywa minimalne wynagrodzenie i koszty pośrednie
• Niespełnienie warunków udziału — kwestionowanie referencji konkurenta (np. czy ochrona parkingu to „ochrona obiektu użyteczności publicznej")
• Opis przedmiotu zamówienia — zbyt wąskie wymagania ograniczające konkurencję

Przykładowe orzeczenia KIO w sprawach ochrony fizycznej:

• KIO 202/26 — przetarg na ochronę Politechniki Warszawskiej w Płocku
• KIO 5738/25 — ochrona cmentarzy komunalnych m.st. Warszawy
• KIO 5633/25 — odwołanie konsorcjum firm ochroniarskich w Książnicy Beskidzkiej
• KIO 5769/25 — spór dotyczący Agencji Ochrony DOGMAT

Przeszukaj pełną bazę orzeczeń KIO dotyczących ochrony fizycznej →

Przetargi na ochronę — praktyczny harmonogram działania

Jeśli dopiero wchodzisz w zamówienia publiczne, oto realistyczna ścieżka:

1. Miesiąc 1-3: Uzyskaj koncesję MSWiA, wykup ubezpieczenie OC, zarejestruj pracowników na listę kwalifikowanych
2. Miesiąc 3-6: Zacznij od małych przetargów — szkoły, centra kultury, mniejsze urzędy. Buduj referencje
3. Miesiąc 6-12: Z 2-3 referencjami startuj w większych przetargach — sądy, szpitale, uczelnie
4. Rok 2+: Rozważaj konsorcja dla dużych kontraktów i specjalistycznych obiektów (wojsko, obiekty rządowe)

Jak nie przegapić nowych przetargów

Terminy składania ofert w przetargach na ochronę bywają krótkie — najczęściej 7-14 dni od publikacji. Żeby nie przegapić żadnego ogłoszenia:

1. Ustaw alert e-mail na Przetargowi.pl — otrzymasz powiadomienie o każdym nowym przetargu na usługi ochroniarskie w wybranym województwie
2. Monitoruj CPV 79710000-4 — to główny kod dla usług ochroniarskich
3. Sprawdzaj wyniki podobnych przetargów — zobacz kto wygrał i za ile, zanim złożysz swoją ofertę