Wyrok KIO KIO 1381/26

Sygn. akt: KIO 1381/26

POSTANOWIENIE

Warszawa, dnia 17 kwietnia 2026 r.

Krajowa Izba Odwoławcza - w składzie:

Przewodnicząca: Emilia Garbala

na posiedzeniu niejawnym bez udziału stron w dniu 17 kwietnia 2026 r. w Warszawie w sprawie odwołania wniesionego do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej w dniu 25 marca 2026 r. przez wykonawcę Przedsiębiorstwo Produkcyjno Handlowe Wamaco sp. z o.o., ul. K. Olszewskiego 8, 20-471 Lublin,

w postępowaniu prowadzonym przez Katolicki Uniwersytet Lubelski J.P., Al. Racławickie 14, 20- 950 Lublin,

przy udziale uczestnika po stronie zamawiającego: Termores sp. z o.o. sp.k., Al. Armii Krajowej 80, 35- 307 Rzeszów,

postanawia:

1.zwraca wniesione odwołanie,

2.nakazuje zwrot z rachunku bankowego Urzędu Zamówień Publicznych na rzecz wykonawcy Przedsiębiorstwo Produkcyjno Handlowe Wamaco sp. z o.o., ul. K. Olszewskiego 8, 20-471 Lublin, kwoty 10 000 zł 00 gr (słownie: dziesięć tysięcy złotych zero groszy).

Na orzeczenie - w terminie 14 dni od dnia jego doręczenia - przysługuje skarga za pośrednictwem Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej do Sądu Okręgowego w Warszawie - Sądu Zamówień Publicznych.

     Przewodnicząca: ………………………….

Sygn. akt: KIO 1381/26

Uzasadnienie

Zamawiający – Katolicki Uniwersytet Lubelski J.P., Al. Racławickie 14, 20-950 Lublin, prowadzi w trybie podstawowym bez negocjacji, postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego pn. „Roboty budowlane polegające na przebudowie doziemnej instalacji ciepłowniczej wraz z wykonaniem węzłów cieplnych dla zasilenia budynków KUL przy ul. Konstantynów 1 w Lublinie”, numer referencyjny: AZP.274.65/2025. Ogłoszenie o zamówieniu zostało opublikowane w Biuletynie Zamówień Publicznych w dniu 16.12.2025 r., nr 2025/BZP 00602205/01.

Odwołujący w dniu 25.03.2026 r. (tj. w terminie ustawowym) wniósł odwołanie mailem „w związku z przerwą w działaniu usługi e-doręczenia”. Do odwołania dołączył zrzut ekranu z informacją: „Szanowni Państwo, Poczta Polska S.A. informuje o planowanej niedostępności usługi e-Doręczeń 25-26.03.2026 (środa – czwartek) w godzinach 18:00 – 01:00. Przepraszamy za niedogodności”. Na ww. zrzucie ekranu widoczna jest godzina: 23:01. Następnego dnia (26.03.2026 r.) Odwołujący skierował o Prezesa Izby pismo, w którym dodatkowo wskazał: „wczoraj ok. godz. 23 próbowaliśmy doręczyć odwołanie w imieniu Przedsiębiorstwa Produkcyjno Handlowego Wamaco Sp. z o.o. (Zamawiający: Katolicki Uniwersytet Lubelski J.P.). Niestety system e-dręczeń wykazał awarie w godzinach 18.00-1.00 (w załączeniu zrzut ekranu). Wobec tego nasze odwołanie wysłaliśmy mailem na adres mailowy: Prosimy o informację czy nasze odwołanie dotarło do KIO w terminie, a jeśli nie to czy możemy je złożyć wraz z wnioskiem o przywrócenie terminu”.

W związku z powyższym Izba zwraca uwagę, że zachowanie należytej staranności wymaga podjęcia działań w celu wniesienia odwołania z odpowiednim wyprzedzeniem po to, by nie narażać się na ryzyko niedziałania właściwych systemów. Zwłaszcza, że w tym przypadku niedostępność usługi e-Doręczenia była planowana i ogłoszona przez Pocztę Polską wcześniej. Tymczasem godzina na zrzucie ekranu pokazuje, że Odwołujący przystąpił do złożenia odwołania „w ostatniej chwili”, co z pewnością nie było działaniem racjonalnym.

Niemniej jednak, przede wszystkim należy zauważyć, że niniejsze postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego zostało wszczęte 16.12.2025 r., zatem zastosowanie do niego znajdują przepisy rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie postępowania przy rozpoznawaniu odwołań przez Krajową Izbę Odwoławczą (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 2453 ze zm.), zwanego dalej „rozporządzeniem”, w brzmieniu obowiązującym przed wejściem w życie rozporządzenia zmieniającego rozporządzenie w sprawie postępowania przy rozpoznawaniu odwołań przez Krajową Izbę Odwoławczą (Dz.U. z 2026 r. poz. 329), zwanego dalej: „rozporządzeniem zmieniającym”. Zgodnie bowiem z § 2 ust. 2 rozporządzenia zmieniającego: do postępowań odwoławczych wszczętych od dnia 13 marca 2026 r. dotyczących postępowań o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursów, wszczętych przed dniem 13 marca 2026 r., stosuje się przepisy rozporządzenia zmienianego w § 1, w brzmieniu dotychczasowym. Tym samym w niniejszym postępowaniu odwoławczym zastosowanie mają przepisy rozporządzenia w brzmieniu sprzed ww. nowelizacji.

Zgodnie z § 4 ust.1 rozporządzenia: Pisma w postępowaniu odwoławczym w postaci elektronicznej wnoszone przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, zgodnie z art. 508 ust. 2 ustawy, przekazuje się na elektroniczną skrzynkę podawczą Urzędu lub na wskazany adres poczty elektronicznej, przy użyciu których obsługiwana jest korespondencja Izby, przy czym odwołanie i zgłoszenie przystąpienia do postępowania odwoławczego przekazuje się na elektroniczną skrzynkę podawczą Urzędu. W myśl zatem ww. przepisu prawidłową formą wniesienia odwołania w postaci elektronicznej było przekazanie go na elektroniczną skrzynkę podawczą Urzędu, czyli za pomocą platformy e-PUAP.

Ponadto zgodnie z art. 508 ust. 2 ustawy Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 1320 ze zm.), zwanej dalej: „ustawą Pzp”: Pisma w formie pisemnej wnosi się za pośrednictwem operatora pocztowego, w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. - Prawo pocztowe, osobiście, za pośrednictwem posłańca, a pisma w postaci elektronicznej wnosi się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, w tym na adres do doręczeń elektronicznych, o którym mowa w art. 2 pkt 1 ustawy z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych (Dz.U. z 2024 r. poz. 1045). Oznacza to, że prawidłową formą wniesienia odwołania w postaci elektronicznej było także przekazanie go za pomocąusługirejestrowanego doręczenia elektronicznego, czyli e-Doręczeń.

Reasumując, w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego wszczętych przed 13.03.2026 r. prawidłową formą (poza formą pisemną, czyli tradycyjną z podpisem odręcznym) było wniesienie odwołania za pomocą e-PUAP lub e-Doręczeń.

Powyższe dozwolone formy wnoszenia odwołań były wskazywane również przez Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych w kilku komunikatach na stronie internetowej:

1)„1. Wnoszenie odwołań i zgłoszeń przystąpienia do postępowania odwoławczego.

Odwołania oraz zgłoszenia przystąpienia do postępowania odwoławczego mogą być wnoszone na trzy dopuszczalne sposoby:

a) e‑Doręczenia (rekomendowane)

Adres do doręczeń elektronicznych UZP: AE:PL‑38390‑18806‑HVTGC‑26

b) Platforma e‑PUAP

Przy użyciu funkcji „Pismo ogólne do podmiotu publicznego”: https://epuap.gov.pl

c) Forma pisemna.”

2)„Z dniem 31 grudnia 2025 r. zakończył się okres przejściowy przewidziany w ustawie z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych. Od 1 stycznia 2026 r. e‑Doręczenia stanowią podstawowy sposób komunikacji elektronicznej między podmiotami publicznymi a podmiotami niepublicznymi, o ile przepisy szczególne nie przewidują innych form doręczeń.

Postępowanie odwoławcze przed Krajową Izbą Odwoławczą jest uregulowane przepisami ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (w szczególności art. 508) oraz rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie postępowania przy rozpoznawaniu odwołań przez Krajową Izbę Odwoławczą. Przepisy te przewidują następujące kanały wnoszenia pism w postępowaniu odwoławczym:

1.Elektroniczna skrzynka podawcza Urzędu Zamówień Publicznych na platformie ePUAP – dotyczy w szczególności odwołań oraz zgłoszeń przystąpienia do postępowania odwoławczego wnoszonych w postaci elektronicznej (zgodnie z § 4 rozporządzenia w sprawie postępowania przy rozpoznawaniu odwołań przed KIO).

2.Adres do doręczeń elektronicznych (e‑Doręczenia) Urzędu Zamówień Publicznych, wpisany do bazy adresów elektronicznych – zgodnie z art. 508 ust. 2 ustawy – Prawo zamówień publicznych pisma w postaci elektronicznej mogą być wnoszone przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, w tym na adres do doręczeń elektronicznych. Dane adresu do doręczeń elektronicznych KIO/UZP są dostępne w zakładce „ePUAP / e‑Doręczenia”.

3.Forma pisemna – poprzez złożenie pisma w postaci papierowej, za pośrednictwem operatora pocztowego, osobiście lub przez posłańca, zgodnie z art. 508 ust. 2 ustawy – Prawo zamówień publicznych.

Zgodnie z oficjalnymi wyjaśnieniami Ministra Cyfryzacji, po 1 stycznia 2026 r. ePUAP nadal jest wykorzystywany w sprawach, w których przepisy szczególne (takie jak ustawa – Prawo zamówień publicznych i rozporządzenie w sprawie postępowania przy rozpoznawaniu odwołań) przewidują ten kanał komunikacji. [źródło: Zmiany w komunikacji elektronicznej od 1 stycznia 2026 roku - e-Doręczenia - Portal Gov.pl]

W związku z powyższym informujemy, że po 1 stycznia 2026 r. odwołania oraz zgłoszenia przystąpienia do postępowania odwoławczego, mogą być skutecznie wnoszone do Krajowej Izby Odwoławczej zarówno za pośrednictwem elektronicznej skrzynki podawczej Urzędu Zamówień Publicznych na platformie ePUAP, jak i na adres do doręczeń elektronicznych (e‑Doręczenia) Urzędu Zamówień Publicznych, z zachowaniem wymogów przewidzianych w ustawie – Prawo zamówień publicznych.”

3)„1. Postępowania odwoławcze, w których nadal stosuje się przepisy rozporządzenia w sprawie postępowania przy rozpoznawaniu odwołań przez Krajową Izbę Odwoławczą w dotychczasowym brzmieniu.

Zgodnie z § 2 rozporządzenia zmieniającego, przepisy rozporządzenia w sprawie postępowania przy rozpoznawaniu odwołań przez Krajową Izbę Odwoławczą w dotychczasowym brzmieniu nadal stosuje się w odniesieniu do:

postępowań odwoławczych wszczętych i niezakończonych przed dniem 13 marca 2026 r.,

postępowań odwoławczych wszczętych od dnia 13 marca 2026 r., dotyczących postępowań o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursów wszczętych przed dniem 13 marca 2026 r.

W tych postępowaniach odwoławczych odwołania oraz zgłoszenia przystąpienia do postępowania odwoławczego mogą być wnoszone:

w postaci elektronicznej za pośrednictwem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego (e-Doręczenia),

w postaci elektronicznej za pośrednictwem elektronicznej skrzynki podawczej Urzędu Zamówień Publicznych na platformie e-PUAP,

w formie pisemnej, na adres Krajowej Izby Odwoławczej.”

W niniejszej sprawie Odwołujący przekazał zrzut ekranu potwierdzający, że w dniu 25.03.2026 r. od godz. 18.00 usługa e-Doręczenia była niedostępna, ale nie zmienia to faktu, że istniała możliwość przekazania odwołania za pomocą platformy e-PUAP. Z tej możliwości skorzystał zresztą drugi odwołujący w tym postępowaniu – Termores sp. z o.o. sp. k. w sprawie o sygn. akt KIO 1379/26 (o godz. 23:55). Zatem była to możliwość nie tylko przewidziana prawnie w dniu 25.03.2026 r., ale także dostępna technicznie.

Tymczasem Odwołujący przekazał odwołanie mailem. W orzecznictwie Izby zdarzały się przypadki dopuszczenia wniesienia odwołania mailem w sytuacji, gdy inna droga elektroniczna była technicznie niedostępna (co odwołujący musiał wykazać), ale nie jest to stan zaistniały w niniejszej sprawie. Mimo bowiem braku dostępności e-Doręczeń Odwołujący mógł wnieść odwołanie za pośrednictwem e-PUAP, czego nie uczynił. Nie można zatem uznać, że poza usługą e-Doręczeń inna forma wniesienia odwołania w postaci elektronicznej była niedostępna i Odwołujący musiał wysłać je mailem. Raz jeszcze należy podkreślić, że Odwołujący mógł skorzystać z platformy e-PUAP. Natomiast przekazanie mailem, jak wynika z przytoczonych wyżej przepisów, nie jest dopuszczalną formą wniesienia odwołania do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej.

Zgodnie z art. 519 ustawy Pzp:

1. W przypadku nieuiszczenia wpisu w terminie, o którym mowa w art. 517 ust. 2, oraz po bezskutecznym upływie terminu, o którym mowa w art. 518 ust. 1, Prezes Izby zwraca odwołanie w formie postanowienia.

2. Odwołanie zwrócone nie wywołuje skutków, jakie ustawa wiąże z wniesieniem odwołania do Prezesa Izby.

3. O zwrocie odwołania Prezes Izby informuje zamawiającego, przesyłając odpis postanowienia wraz z uzasadnieniem. Przepis art. 559 ust. 2 stosuje się odpowiednio.

4. Przepisy ust. 1-3 stosuje się w przypadku niezachowania warunków formalnych odwołania lub braku pełnomocnictwa, stwierdzonych przez skład orzekający. Kompetencje Prezesa Izby przysługują składowi orzekającemu.

Izba stwierdziła, że brak dochowania wymaganej prawnie formy wniesienia odwołania odpowiada w największym stopniu sytuacji niezachowania warunków formalnych odwołania, o których mowa w art. 519 ust. 4 ustawy Pzp. Dlatego Izba postanowiła zwrócić odwołanie.

Zgodnie z § 6 rozporządzenia w sprawie szczegółowych rodzajów kosztów postępowania odwoławczego, ich rozliczania oraz wysokości i sposobu pobierania wpisu od odwołania (Dz.U. z 2020 r. poz. 2437), w przypadku zwrotu odwołania odwołującemu zwraca się z rachunku Urzędu kwotę uiszczoną tytułem wpisu. Wobec powyższego zwracając odwołanie Izba postanowiła też zwrócić Odwołującemu kwotę, którą uiścił tytułem wpisu, tj. 10 000 zł.

Przewodnicząca: …………………………….