Ogłoszenie o wykonaniu umowy
Usługi
Administrowanie cmentarzami komunalnymi położonymi na terenie Miasta i Gminy Sztum

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Nazwa zamawiającego: Gmina Sztum

1.3.) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 170747773

1.4) Adres zamawiającego

1.4.1.) Ulica: ul. Mickiewicza 39

1.4.2.) Miejscowość: Sztum

1.4.3.) Kod pocztowy: 82-400

1.4.4.) Województwo: pomorskie

1.4.5.) Kraj: Polska

1.4.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL638 - Starogardzki

1.4.9.) Adres poczty elektronicznej: zamowienia.publiczne@sztum.pl

1.4.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: http://www.sztum.pl/

1.5.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - jednostka samorządu terytorialnego

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-50278c62-03a9-11ef-b81b-aebd110f5279

2.2.) Numer ogłoszenia: 2026/BZP 00094000

2.3.) Wersja ogłoszenia: 01

2.4.) Data ogłoszenia: 2026-02-04

SEKCJA III – PODSTAWOWE INFORMACJE O POSTĘPOWANIU W WYNIKU KTÓREGO ZOSTAŁA ZAWARTA UMOWA

3.1.) Charakter zamówienia:

Zamówienie klasyczne - od 130 000 zł, ale o wartości mniejszej niż progi unijne

3.2.) Zamówienie było poprzedzone ogłoszeniem o zamówieniu albo ogłoszeniem o zamiarze zawarcia umowy w BZP lub Dz. Urz. UE: Tak

3.2.1.) Numer ogłoszenia w BZP lub Dz. Urz. UE: 2024/BZP 00303753

3.3.) Czy zamówienie dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej:

Nie

3.5.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną:

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 2 ustawy

3.6.) Rodzaj zamówienia:

Usługi

3.7.) Nazwa zamówienia:

Administrowanie cmentarzami komunalnymi położonymi na terenie Miasta i Gminy Sztum

3.8.) Krótki opis przedmiotu zamówienia:

1. Opis przedmiotu zamówienia:
1) Przedmiotem zamówienia jest administrowanie cmentarzami komunalnymi położonymi na terenie Miasta i Gminy Sztum.
2) Zamawiający ma możliwość skorzystania z prawa opcji określonego w art. 441 ust. 1 ustawy Pzp w pełnym lub częściowym zakresie.
3) Zakres przedmiotu umowy składa się z zamówienia podstawowego (część gwarantowana) oraz z zamówienia objętego prawem opcji (część objęta prawem opcji).
4) Zakres zamówienia podstawowego na cmentarzach przy ul. Nowowiejskiego, Kochanowskiego w Sztumie oraz tzw. „Parleta” na Zajezierzu obejmuje (część gwarantowana):
a) Zarządzanie cmentarzem:
i. prowadzenie ksiąg cmentarnych poprzez systematyczne dokonywanie wpisów podstawowych i uzupełniających zgodnie z obowiązującymi przepisami;
ii. prowadzenie racjonalnej gospodarki miejscami grzebalnymi oraz zarządzanie obiektami zlokalizowanymi na terenie cmentarza, udzielanie informacji dotyczących lokalizacji grobów i miejsc rezerwowych na podstawie zapisów w księgach cmentarnych;
iii. prowadzenie bieżącej ewidencji pochówków i miejsc rezerwowych;
iv. nadzorowanie prac firm usługowych (firmy pogrzebowe, zakłady kamieniarskie) w zakresie przestrzegania przez te firmy parametrów przewidzianych w przepisach szczegółowych dotyczących wymiarów grobów, nagrobków, pomników, lokalizacji ławek oraz odstępów między nimi;
v. prowadzenie ewidencji pobranych opłat zgodnie z obowiązującą Uchwałą Rady Miejskiej w Sztumie w sprawie ustalenia stawek opłat za korzystanie z cmentarzy komunalnych, sporządzanie miesięcznych raportów z wpłat z tytułu ww. opłat oraz przekazanie ich na konto Miasta i Gminy w Sztumie;
vi. prowadzenie programu „Interaktywny Administrator Cmentarzy” wraz z dokumentacją;
vii. aktualizacja programu GROBONET.
b) Utrzymywanie w czystości i porządku terenu cmentarza, parkingu przynależnego do cmentarza, ścieżek i dróg dojazdowych poprzez:
i. wyrównywanie nawierzchni dla ułatwienia spływu wód opadowych, likwidowanie zastoisk wody;
ii. wykonywanie bieżących remontów i konserwacji oświetlenia;
iii. bieżącą naprawę istniejącej architektury (schodów, murków, ogrodzeń, chodników) i infrastruktury drogowej;
iv. bieżące utrzymywanie alejek i chodników na obszarze cmentarzy w okresie letnim i zimowym;
v. bieżącą naprawę schodów przed domem pogrzebowym na cmentarzu w Zajezierzu;
vi. bieżącą konserwację ogrodzeń i bram wjazdowych w obrębie cmentarzy komunalnych;
vii. bieżącą konserwację i utrzymanie szafy na narzędzia gospodarskie, znajdującej się przy cmentarzu komunalnym na Zajezierzu tzw. „Parleta”.
viii. bieżącą konserwację systemów odwadniających i wodociągowych w obrębie cmentarzy;
ix. wyposażenie terenu cmentarzy w pojemniki na odpady komunalne oraz nie dopuszczanie do ich przepełnienia. Pojemniki powinny być zaopatrzone w informację o zbieranych odpadach i obowiązku selektywnej ich zbiórki oraz powinny posiadać otwory wrzutowe o rozmiarach odpowiednich do rodzaju odpadów. W okresie od 15 października do 15 listopada każdego roku Wykonawca zobowiązany jest do ustawienia dodatkowych pojemników na odpady w ilości niedopuszczającej do ich przepełnienia. Pojemniki powinny być na bieżąco opróżniane i utrzymane w należytym stanie sanitarnym i technicznym;
x. wynajem kabin sanitarnych wraz z niezbędnym serwisem (4szt. łącznie) na okres
od 28 października do 4 listopada w 2024 i 2025 r. oraz bieżące utrzymywanie toalet przenośnych w obrębie cmentarzy (2 szt.);
c) Utrzymywanie zieleni poprzez:
i. koszenie i inne zabiegi agrotechniczne jak nawożenie i odchwaszczanie na nieeksploatowanej części cmentarza, parkingach, pasach dróg dojazdowych 4 razy w roku, wywóz skoszonej trawy;
ii. pielęgnację drzew i krzewów tj. przycinanie gałęzi suchych, nadłamanych, usunięcie wiatrołomów, wycinkę drzew i krzewów w obrębie całego cmentarza. Administrator jako posiadacz nieruchomości zobligowany jest do występowania do Starosty Sztumskiego o uzyskanie decyzji zezwalającej na usunięcie drzew na polecenie Zamawiającego;
iii. bieżące dokonywanie przeglądu zieleni m.in. stanu zdrowotności drzew.
d) Utrzymywanie obiektów budowlanych i uzbrojenia:
i. konserwacja i drobne naprawy ogrodzenia. W zakres napraw wchodzi uzupełnienie siatki, wymiana uszkodzonych klamek i zawiasów, prostowanie uszkodzonych fragmentów ogrodzenia, napinanie siatki ogrodzeniowej, spawanie urwanych elementów;
ii. utrzymywanie w dobrym stanie technicznym pomieszczeń kaplicy cmentarnej, punktów czerpania wody itp. w szczególności poprzez: ponoszenie drobnych nakładów związanych ze zwykłym używaniem obiektu (np. malowanie ścian w pomieszczeniach, malowanie siatki) oraz zabezpieczenie instalacji wodnej w okresie zimowym przed zamarznięciem;
iii. korzystanie z obiektów zgodnie z ich przeznaczeniem;
iv. zapewnienie możliwości korzystania z punktów czerpalnych wody.
5) Zamówienie objęte prawem opcji – nowa część cmentarza na Zajezierzu, obejmuje:
a) Zarządzanie cmentarzem:
i. prowadzenie ksiąg cmentarnych poprzez systematyczne dokonywanie wpisów podstawowych i uzupełniających zgodnie z obowiązującymi przepisami;
ii. prowadzenie racjonalnej gospodarki miejscami grzebalnymi oraz zarządzanie obiektami zlokalizowanymi na terenie cmentarza, udzielanie informacji dotyczących lokalizacji grobów i miejsc rezerwowych na podstawie zapisów w księgach cmentarnych;
iii. prowadzenie bieżącej ewidencji pochówków i miejsc rezerwowych;
iv. nadzorowanie prac firm usługowych (firmy pogrzebowe, zakłady kamieniarskie) w zakresie przestrzegania przez te firmy parametrów przewidzianych w przepisach szczegółowych dotyczących wymiarów grobów, nagrobków, pomników, lokalizacji ławek oraz odstępów między nimi;
v. prowadzenie ewidencji pobranych opłat zgodnie z obowiązującą Uchwałą Rady Miejskiej w Sztumie w sprawie ustalenia stawek opłat za korzystanie z cmentarzy komunalnych, sporządzanie miesięcznych raportów z wpłat z tytułu ww. opłat oraz przekazanie ich na konto Miasta i Gminy w Sztumie;
vi. prowadzenie programu „Interaktywny Administrator Cmentarzy” wraz z dokumentacją;
vii. aktualizacja programu GROBONET.
b) Utrzymywanie w czystości i porządku terenu cmentarza, ścieżek i dróg dojazdowych poprzez:
i. wyrównywanie nawierzchni dla ułatwienia spływu wód opadowych, likwidowanie zastoisk wody;
ii. wykonywanie bieżących remontów i konserwacji oświetlenia;
iii. bieżącą naprawę istniejącej architektury (schodów, murków, ogrodzeń, chodników) i infrastruktury drogowej;
iv. bieżące utrzymywanie alejek i chodników na obszarze cmentarza w okresie letnim i zimowym;
v. bieżącą konserwację ogrodzenia i bramy wjazdowej w obrębie cmentarza komunalnego;
vi. bieżącą konserwację systemów odwadniających i wodociągowych w obrębie cmentarza;
vii. wyposażenie terenu cmentarza w pojemniki na odpady komunalne oraz nie dopuszczanie do ich przepełnienia. Pojemniki powinny być zaopatrzone w informację o zbieranych odpadach i obowiązku selektywnej ich zbiórki oraz powinny posiadać otwory wrzutowe o rozmiarach odpowiednich do rodzaju odpadów. W okresie od 15 października do 15 listopada każdego roku Wykonawca zobowiązany jest do ustawienia dodatkowych pojemników na odpady w ilości niedopuszczającej do ich przepełnienia. Pojemniki powinny być na bieżąco opróżniane i utrzymane w należytym stanie sanitarnym i technicznym;
c) Utrzymywanie zieleni poprzez:
i. koszenie i inne zabiegi agrotechniczne jak nawożenie i odchwaszczanie na nieeksploatowanej części cmentarza, pasach dróg dojazdowych 4 razy w roku, wywóz skoszonej trawy;
ii. pielęgnację drzew i krzewów tj. przycinanie gałęzi suchych, nadłamanych, usunięcie wiatrołomów, wycinkę drzew i krzewów w obrębie całego cmentarza. Administrator jako posiadacz nieruchomości zobligowany jest do występowania do Starosty Sztumskiego o uzyskanie decyzji zezwalającej na usunięcie drzew na polecenie Zamawiającego;
iii. bieżące dokonywanie przeglądu zieleni m.in. stanu zdrowotności drzew.
d) Utrzymywanie obiektów budowlanych i uzbrojenia:
i. konserwacja i drobne naprawy ogrodzenia. W zakres napraw wchodzi wymiana uszkodzonych klamek i zawiasów, prostowanie uszkodzonych fragmentów ogrodzenia, spawanie urwanych elementów;
ii. zapewnienie możliwości korzystania z punktów czerpalnych wody oraz utrzymywanie ich w dobrym stanie poprzez konserwację, a także zabezpieczenie instalacji wodnej w okresie zimowym przed zamarznięciem.
3) Wykonawca na własny koszt zamontuje na cmentarzu tablicę informacyjną, na której umieści między innymi informacje o nazwie i adresie firmy zarządzającej cmentarzem dane kontaktowe, adres i godziny otwarcia Biura Administratora Cmentarza (styl i wielkość tablicy należy uzgodnić z Zamawiającym), regulamin porządkowy cmentarza.

3.9.) Główny kod CPV: 98371111-5 - Usługi utrzymania cmentarzy

SEKCJA IV – PODSTAWOWE INFORMACJE O ZAWARTEJ UMOWIE

4.1.) Data zawarcia umowy: 2024-05-28

4.2.) Okres realizacji zamówienia:

4.3.) Dane wykonawcy, z którym zawarto umowę:

4.3.1.) Nazwa (firma) wykonawcy, któremu udzielono zamówienia (w przypadku wykonawców ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienia – dotyczy pełnomocnika, o którym mowa w art. 58 ust. 2 ustawy): Przedsiębiorstwo Wodociągów i Kanalizacji w Sztumie Sp. z o.o.

4.3.2.) Krajowy Numer Identyfikacyjny: 5790006866

4.3.3.) Ulica: Kochanowskiego 28

4.3.4.) Miejscowość: Sztum

4.3.5.) Kod pocztowy: 82-400

4.3.6.) Województwo: pomorskie

4.3.7.) Kraj: Polska

4.4.) Wartość umowy: 419202,00 PLN

4.5.) Numer ogłoszenia o wyniku postępowania zamieszczonego w BZP lub numer ogłoszenia o udzieleniu zamówienia opublikowanego w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej: 2024/BZP 00379119/01

SEKCJA V PRZEBIEG REALIZACJI UMOWY

5.1.) Czy umowa została wykonana: Tak

5.2.) Termin wykonania umowy: 2025-12-31

5.3.) Czy umowę wykonano w pierwotnie określonym terminie: Tak

5.4.) Informacje o zmianach umowy

5.4.1.) Liczba zmian: 0

5.5.) Łączna wartość wynagrodzenia wypłacona z tytułu zrealizowanej umowy: 338202,00 PLN

5.6.) Czy umowa została wykonana należycie: Tak

5.7.) Podczas realizacji zamówienia zamawiający kontrolował przewidziane w zawartej umowie wymagania:

w zakresie zatrudnienia na podstawie stosunku pracy, w okolicznościach, o których mowa w art. 95 ustawy