Ogłoszenie o wykonaniu umowy
Usługi
Administrowanie i utrzymanie cmentarza komunalnego, położonego
w Grajewie przy ul. Pułaskiego w 2025 r.

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Nazwa zamawiającego: MIASTO GRAJEWO

1.3.) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 450669714

1.4) Adres zamawiającego

1.4.1.) Ulica: ul. Strażacka 6A

1.4.2.) Miejscowość: Grajewo

1.4.3.) Kod pocztowy: 19-200

1.4.4.) Województwo: podlaskie

1.4.5.) Kraj: Polska

1.4.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL843 - Suwalski

1.4.7.) Numer telefonu: 862730802

1.4.9.) Adres poczty elektronicznej: sekretariat@um.grajewo.pl

1.4.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: www.grajewo.pl

1.5.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - jednostka samorządu terytorialnego

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-e89e8430-4fe8-4ca1-9ad4-d6320bbc7fbc

2.2.) Numer ogłoszenia: 2026/BZP 00002368

2.3.) Wersja ogłoszenia: 01

2.4.) Data ogłoszenia: 2026-01-02

SEKCJA III – PODSTAWOWE INFORMACJE O POSTĘPOWANIU W WYNIKU KTÓREGO ZOSTAŁA ZAWARTA UMOWA

3.1.) Charakter zamówienia:

Zamówienie klasyczne - od 130 000 zł, ale o wartości mniejszej niż progi unijne

3.2.) Zamówienie było poprzedzone ogłoszeniem o zamówieniu albo ogłoszeniem o zamiarze zawarcia umowy w BZP lub Dz. Urz. UE: Tak

3.2.1.) Numer ogłoszenia w BZP lub Dz. Urz. UE: 2024/BZP 00605004

3.3.) Czy zamówienie dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej:

Nie

3.5.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną:

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

3.6.) Rodzaj zamówienia:

Usługi

3.7.) Nazwa zamówienia:

Administrowanie i utrzymanie cmentarza komunalnego, położonego
w Grajewie przy ul. Pułaskiego w 2025 r.

3.8.) Krótki opis przedmiotu zamówienia:

Administrowanie cmentarzem i jego utrzymanie obejmuje w szczególności następujące czynności:
- prowadzenie dokumentacji cmentarza w formie elektronicznej i papierowej w zakresie wymaganym stosownymi przepisami, tj. prowadzenie księgi osób pochowanych na cmentarzu, księgi grobów na cmentarzu oraz alfabetycznego spisu osób pochowanych na cmentarzu (księgi cmentarne),
- umieszczenie na własnej stronie internetowej i stronie miasta Grajewo wyszukiwarki grobów i osób pochowanych na cmentarzu komunalnym,
- nadzór nad właściwym zagospodarowaniem cmentarza, w tym:
• wytyczanie miejsc pochówków i usytuowania grobów,
• oznaczenie sektorów grzebalnych zgodnie z planem zagospodarowania terenu,
• wytyczanie usytuowania pomników i grobowców oraz nadzór nad prawidłowością ich usytuowania,
- zawieranie w imieniu Miasta umów na korzystanie z kwater pod groby,
- wydawanie zgody na postawienie pomnika,
- pobieranie opłat za czynności związane z wytyczaniem usytuowania pomnika i grobowca oraz opłat za kwatery pod groby, zgodnie z aktualnym cennikiem wprowadzonym przez uprawniony organ,
- prowadzenie ewidencji pobranych opłat zgodnie z obowiązującymi stawkami za korzystanie
z cmentarza komunalnego,
- sporządzanie miesięcznych raportów z wpłat z tytułu w/wym. opłat,
- udostępnianie cmentarza zakładom pogrzebowym i wykonawcom pomników oraz nadzorowanie wykonywanych przez nich prac,
- ponoszenie odpowiedzialności za wypadki oraz za szkody na mieniu i zdrowiu, wynikające
z niewłaściwego utrzymania cmentarza,
- zapewnienie biura zlokalizowanego w mieście Grajewo, na potrzeby obsługi klienta
i prowadzenia spraw administracyjnych,
- prowadzenie racjonalnej gospodarki miejscami grzebalnymi,
- nadzór nad przygotowywaniem miejsc pochówku zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Infrastruktury z dnia 7 marca 2008 r. w sprawie wymagań, jakie muszą spełniać cmentarze, groby
i inne miejsca pochówku zwłok i szczątków,
- czuwanie nad właściwym przebiegiem ceremonii pogrzebowych, dbanie o właściwe przygotowanie miejsca pochówku, zapewnienie prawidłowego dojazdu lub dojść do tego miejsca oraz ochronę sąsiednich grobów i nagrobków,
- zapewnienie możliwości kontaktu z pracownikiem administracyjno - technicznym poza godzinami pracy biura Wykonawcy,
- ponoszenie wszelkich kosztów związanych z kontrolami służb sanitarnych, jak też ponoszenie pełnej odpowiedzialności za nieprawidłowości stwierdzone w trakcie tych kontroli,
- usuwanie na swój koszt wszelkich szkód, które powstały w trakcie wykonywania prac,
- dokonywanie rozliczeń opłat, o których mowa wcześniej do 10 - tego dnia następnego miesiąca za miesiąc poprzedni. Wykonawca zobowiązany będzie w terminie do 10 - tego dnia następnego miesiąca przekazać Miastu szczegółowe rozliczenie za poprzedni miesiąc w postaci wykazu wykonywanych czynności i pobranych opłat,
- dokonywanie wpłaty opłat, o których mowa wyżej na konto Urzędu Miasta w terminie do 5 dnia następnego miesiąca za miesiąc poprzedni. Wykonawca w przypadku wystąpienia różnic pomiędzy należnymi opłatami wynikającymi z cennika opłat za usługi cmentarne a wpłatami, które faktycznie wpłynęły na konto Miasta, ma obowiązek pokrycia tej różnicy na wezwanie Zamawiającego,
- w przypadku nieterminowego dokonania opłat przez Wykonawcę Zamawiający naliczy odsetki ustawowe za zwłokę,
- Zamawiający jest uprawniony do dokonywania kontroli ksiąg cmentarnych, ksiąg rachunkowych oraz wszelkiej dokumentacji księgowo - finansowej dotyczącej przychodów z tytułu wnoszonych opłat cmentarnych,
- zawieranie wszelkich umów w swoim imieniu, niezbędnych do prawidłowego funkcjonowania cmentarza oraz do ponoszenia opłat za dostawę wody, odbiór odpadów komunalnych i innych opłat związanych z funkcjonowaniem cmentarza.
2) Utrzymanie czystości i porządku na terenie cmentarza, w tym:
a) utrzymanie w czystości i porządku terenu cmentarza, ścieżek i dróg dojazdowych,
b) w okresie zimowym odśnieżanie i zwalczanie śliskości alejek cmentarza oraz dróg
dojazdowych,
c) wyposażenie cmentarza w odpowiednią ilość pojemników do gromadzenia odpadów i ich
sukcesywne opróżnianie w miarę napełniania,
d) ponoszenie kosztów wywozu i zagospodarowania odpadów,
e) wyposażenie cmentarza w kabiny toaletowe TOI-TOI (szt. 4) i ich utrzymanie w czystości wraz
z serwisem.
3) Utrzymanie zieleni, w tym:
a) sukcesywne koszenie trawy i zbieranie nieczystości na terenie cmentarza,
b) pielęgnacja drzew i krzewów.
4) Utrzymanie obiektów budowlanych i uzbrojenia, w tym:
a) bieżące utrzymanie we właściwym stanie cmentarza i infrastruktury technicznej (ogrodzenie, nawierzchnie alejek cmentarnych, sieć wodociągowa i kanalizacja deszczowa, punkty czerpania wody).
2. Wykonawca jest wytwórcą odpadów w rozumieniu ustawy z dnia 14 grudnia 2012 r. o odpadach (tekst jednolity Dz. U. z 2023 r. poz. 1587 z późn. zm.) i na nim ciążą wszystkie obowiązki określone w tej ustawie. Dokumenty potwierdzające przekazanie odpadów będą załącznikiem do wystawianej faktury i podstawą do wypłaty należności za wykonaną usługę.
3. Administrowanie cmentarzem odbywać się będzie zgodnie z przepisami zawartymi m.in. w:
1) Ustawie z dnia 19 lipca 2019 r. o zapewnieniu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami
(tekst jednolity Dz. U. z 2024 r. poz. 1411),
2) Ustawie z dnia 31 stycznia 1959 r. o cmentarzach i chowaniu zmarłych (tekst jednolity Dz. U. z
2024 r. poz. 576),
3) Rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 7 marca 2008 r. w sprawie wymagań, jakie muszą
spełniać cmentarze, groby i inne miejsca pochówku zwłok i szczątków (Dz. U. z 2008 r. Nr 48 poz.
284),
4) Rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 1 sierpnia 2001 r. w
sprawie sposobu prowadzenia ewidencji grobów (Dz. U. z 2001 r. Nr 90 poz. 1013 z późn. zm.),
5) Rozporządzeniu Ministra Zdrowia z dnia 7 grudnia 2001 r. w sprawie postępowania ze zwłokami
i szczątkami ludzkimi (tekst jednolity Dz. U. z 2021 r. poz. 1910),
6) Rozporządzeniu Ministra Zdrowia z dnia 7 grudnia 2023 r. w sprawie wzoru karty zgonu (Dz. U.
z 2023 r. poz. 2734),
7) Rozporządzeniu Ministra Zdrowia z dnia 6 grudnia 2001 r. w sprawie wykazu chorób zakaźnych,
w przypadku których stwierdzenie zgonu wymaga szczególnego postępowania ze zwłokami osób
zmarłych na te choroby (Dz. U. z 2001 r. Nr 152, poz. 1742),
8) Rozporządzeniu Ministra Zdrowia z dnia 23 marca 2011 r. w sprawie sposobu przechowywania
zwłok i szczątków (Dz. U. z 2011 r. Nr 75, poz. 405),
9) Rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r.
w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119/1, L 127/2),
10) przepisach wydanych przez właściwy organ w sprawie ustalenia wysokości opłat za usługi
cmentarne i korzystanie z cmentarza komunalnego na terenie miasta Grajewo (obecnie
Zarządzenie Nr 353/16 Burmistrza Miasta Grajewo z dnia 2 grudnia 2016 r.).
4. Stosownie do dyspozycji art. 95 ustawy Pzp Zamawiający wymaga zatrudnienia na podstawie umowy o pracę przez Wykonawcę osób wykonujących wskazane poniżej przez Zamawiającego czynności, których wykonanie polega na wykonywaniu pracy w sposób określony w art. 22 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy:
- prowadzenie administracji cmentarzem komunalnym,
- nadzór nad utrzymaniem czystości i porządku oraz nadzorowanie wykonywania grobowców
i pomników, wyznaczanie miejsc pod groby.
5. Szczegółowe warunki realizacji wymagań określonych przez Zamawiającego na podstawie art. 95 ustawy, w szczególności sposób dokumentowania zatrudnienia, uprawnienia Zamawiającego
w zakresie kontroli spełnienia przez Wykonawcę wymagań, o których mowa powyżej oraz sankcje
z tytułu niespełnienia tych wymagań określają projektowane postanowienia umowy stanowiące załącznik do niniejszej SWZ.
6. Zamawiający nie określa dodatkowych wymagań związanych z zatrudnieniem osób, o których mowa w art. 96 ust. 2 pkt. 2 Pzp.
7. Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za szkody w mieniu oraz następstwa nieszczęśliwych wypadków pracowników i osób trzecich, powstałe w związku z wykonywaniem przedmiotu umowy.
8. Przedmiot zamówienia zgodnie z CPV:
• 98371111-5 – usługi utrzymania cmentarzy
9. Zamawiający nie przewiduje złożenia oferty w postaci katalogów elektronicznych.
10. Zamawiający nie prowadzi postępowania w celu zawarcia umowy ramowej.
11. Zamawiający nie zastrzega możliwości ubiegania się o udzielenie zamówienia wyłącznie przez Wykonawców, o których mowa w art. 94 Pzp.
12. Zamawiający nie zastrzega obowiązku przeprowadzenia wizji lokalnej

3.9.) Główny kod CPV: 98371111-5 - Usługi utrzymania cmentarzy

SEKCJA IV – PODSTAWOWE INFORMACJE O ZAWARTEJ UMOWIE

4.1.) Data zawarcia umowy: 2024-12-31

4.2.) Okres realizacji zamówienia:

4.3.) Dane wykonawcy, z którym zawarto umowę:

4.3.1.) Nazwa (firma) wykonawcy, któremu udzielono zamówienia (w przypadku wykonawców ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienia – dotyczy pełnomocnika, o którym mowa w art. 58 ust. 2 ustawy): Przedsiębiorstwo Usług Komunalnych Sp. z o.o.

4.3.2.) Krajowy Numer Identyfikacyjny: 7191000462

4.3.3.) Ulica: ul. Targowa 19

4.3.4.) Miejscowość: Grajewo

4.3.5.) Kod pocztowy: 19-203

4.3.6.) Województwo: podlaskie

4.3.7.) Kraj: Polska

4.4.) Wartość umowy: 288900,00 PLN

4.5.) Numer ogłoszenia o wyniku postępowania zamieszczonego w BZP lub numer ogłoszenia o udzieleniu zamówienia opublikowanego w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej: 2025/BZP 00004221/01

SEKCJA V PRZEBIEG REALIZACJI UMOWY

5.1.) Czy umowa została wykonana: Tak

5.2.) Termin wykonania umowy: 2025-12-31

5.3.) Czy umowę wykonano w pierwotnie określonym terminie: Tak

5.4.) Informacje o zmianach umowy

5.4.1.) Liczba zmian: 0

5.5.) Łączna wartość wynagrodzenia wypłacona z tytułu zrealizowanej umowy: 288900,00 PLN

5.6.) Czy umowa została wykonana należycie: Tak

5.7.) Podczas realizacji zamówienia zamawiający kontrolował przewidziane w zawartej umowie wymagania:

nie dotyczy