Ogłoszenie o spełnieniu okoliczności
Usługi
Bieżące utrzymanie i zarządzanie cmentarzem komunalnym Gminy Wojkowice

SEKCJA I – ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Nazwa zamawiającego: Gmina Wojkowice

1.3.) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 276257541

1.4.) Adres zamawiającego:

1.4.1.) Ulica: Jana III Sobieskiego

1.4.2.) Miejscowość: Wojkowice

1.4.3.) Kod pocztowy: 42-580

1.4.4.) Województwo: śląskie

1.4.5.) Kraj: Polska

1.4.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL22B - Sosnowiecki

1.4.9.) Adres poczty elektronicznej: sekretariat@wojkowice.pl

1.4.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: https://wojkowice.bip.net.pl

1.5.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - jednostka samorządu terytorialnego

1.6.) Przedmiot działalności zamawiającego: Ogólne usługi publiczne

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Nazwa zamówienia: Bieżące utrzymanie i zarządzanie cmentarzem komunalnym Gminy Wojkowice

2.2.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-0014a41c-1417-11ee-9aa3-96d3b4440790

2.3.) Numer ogłoszenia: 2025/BZP 00171567

2.4.) Wersja ogłoszenia: 01

2.5.) Data ogłoszenia: 2025-04-01

2.6.) Informacje o wcześniejszych ogłoszeniach o spełnianiu okoliczności, o których mowa w art. 214 ust. 1 pkt 11-14 ustawy:

2.6.1.) Czy były zamieszczone wcześniejsze ogłoszenia o spełnianiu okoliczności w BZP: Nie

SEKCJA III – PODSTAWOWE INFORMACJE O POSTĘPOWANIU PROWADZONYM W TRYBIE ZAMÓWIENIA Z WOLNEJ RĘKI W WYNIKU KTÓREGO ZOSTAŁA ZAWARTA UMOWA

3.1.) Numer ogłoszenia o zamiarze zawarcia umowy w BZP: 2023/BZP 00275723

3.2.) Numer ogłoszenia o wyniku postępowania w BZP: 2023/BZP 00316007/01

3.3.) Zamówienie dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie

3.5.) Podstawa prawna udzielenia zamówienia z wolnej ręki: Zamówienie udzielane jest w trybie zamówienia z wolnej ręki na podstawie: art. 305 pkt 1 ustawy w zw. z art. 214 ust. 1 pkt 11 ustawy

3.6.) Rodzaj zamówienia: Usługi

3.7.) Krótki opis przedmiotu zamówienia:

W zakresie bieżącego utrzymania cmentarza komunalnego
1) bieżące utrzymanie czystości cmentarza (usuwanie śmieci z terenu cmentarza), oraz obiektów znajdujących się na cmentarzu;
2) zamiatanie alejek cmentarnych na bieżąco (minimum raz w miesiącu);
3) w sytuacji opadów śniegu odśnieżanie i posypywanie piaskiem alejek cmentarnych i chodników przyległych do cmentarza (na bieżąco w razie potrzeby), likwidowanie zastoisk wody, śniegu, gołoledzi,
4) koszenie i wygrabianie trawników na cmentarzu, przed cmentarzem oraz terenów przeznaczonych pod miejsca grzebalne;
5) wykaszanie mogił zaniedbanych i przeznaczonych do likwidacji;
6) wygrabianie liści z trawników na cmentarzu i przed cmentarzem oraz terenów przeznaczonych pod miejsca grzebalne (na bieżąco według potrzeb),
7) pielęgnacja drzew i krzewostanu, tj. cięcia sanitarne i formujące w koronach drzew, wycinka drzew w oparciu o uzyskane pozwolenie, usuwanie drzew powalonych, odrostów, odchwaszczanie wokół krzewów, cięcia formujące krzewów.
8) wykonywanie bieżącej konserwacji i drobnych napraw obiektów, urządzeń instalacji, ogrodzenia cmentarza i nawierzchni alejek;
9) usuwanie skutków aktów wandalizmu na terenie przejętym w zarządzanie (w tym graffiti itp.);
10) zawarcie umowy na wywóz odpadów komunalnych z terenu cmentarza z podmiotem posiadającym wpis do rejestru działalności regulowanej w zakresie odbierania odpadów komunalnych od właścicieli nieruchomości z terenu Gminy Miasta Wojkowice - częstotliwość odbioru odpadów z terenu cmentarza ma być dostosowana do potrzeb (min. raz w miesiącu)
11) zawarcie umowy na najem 1 przenośnej kabiny sanitarnej wraz serwisem podstawowym (opróżniania i odkażania zbiornika na fekalia, mycia i odkażania kabiny), oraz wymurowanie 1 boksu śmietnikowego o pow. 16m2 z płyt betonowych - w miejscach wskazanym przez Zamawiającego,
12) wyposażenie kaplicy w świeczki, stojaki na wieńce, ławki, kwiaty, świece i inne elementy dekoracyjne niezbędne podczas ceremonii pogrzebowych;
13) umieszczenie obowiązującego regulaminu cmentarza w miejscu ogólnie dostępnym na terenie cmentarza oraz sprawowanie kontroli nad przestrzeganiem tegoż regulaminu
14) oznaczenie poszczególnych kwater w obrębie cmentarza;
15) przeprowadzanie okresowych kontroli urządzeń technicznych stanowiących wyposażenie zarządzanego zasobu (instalacja odwadniająca, wodna, kanalizacyjna, oświetleniowa) i utrzymanie ich w sprawności technicznej;
16) obsługa urządzeń technicznych funkcjonujących na cmentarzu;

W zakresie zarządzania cmentarzem komunalnym
1) prowadzenie racjonalnej gospodarki miejscami grzebalnymi oraz zarządzanie obiektami (bud. gospodarczym i bud. z płyt falistych wykorzystywanym jako kaplica)zlokalizowanymi na terenie cmentarza komunalnego;
2) nadzór nad wykonaniem grobu, który musi być zgodny z wytyczonym planem pół grzebalnych,
3) ustalanie wysokości opłat zgodnie z obowiązującym Zarządzeniem Burmistrza Miasta Wojkowice w tejże kwestii, które należy wpłacać w kasie Urzędu Miasta Wojkowice - kontrola wpłat tych opłat ;
4) nadzór pochówków – ustalanie miejsc, terminów i warunków pogrzebów;
5) otwieranie i zamykanie bram cmentarza, udostępnianie kaplicy na uzasadnione zgłoszenie zakładów pogrzebowych;
6) prowadzenie dokumentacji cmentarnej w formie pisemnej i elektronicznej:
- księgi osób pochowanych na cmentarzu, prowadzone według numeracji narastającej w układzie rocznikowym,
- księgi grobów,
- alfabetycznego spisu osób pochowanych na cmentarzu,
Powyższa dokumentacja winna być prowadzona i przechowana zgodnie z przepisami Rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 1 sierpnia 2001 r. w sprawie sposobu prowadzenia ewidencji grobów (Dz. U. z 2001 ., Nr 90 poz. 1013 z późn. zm.);
oraz
- dokumentacji dotyczącej rezerwacji miejsc grzebalnych;
- rejestru kart zgonu;
7) prowadzenie ewidencji cmentarza z zastosowaniem odpowiednich systemów informatycznych, 8) przedkładanie Zamawiającemu informacji (raportów kwartalnych) dotyczących ilości pochówków, postawionych pomników, przeprowadzonych pogrzebów, ilości wolnych miejsc grzebalnych oraz miejsc, które ewentualnie można przekopać – w terminie do 5-do dnia miesiąca następującego po upływie kwartału;
8) egzekwowanie od dysponentów grobów należnych opłat po upływie terminu ustawowego (20 lat od pochowania) tj. wywieszaniu na terenie cmentarza upomnień o obowiązku dokonania opłat za dalszą rezerwację miejsca grobowego
9) nadzór nad przestrzeganiem ustalonego regulaminu cmentarza;
10) egzekwowanie od właścicieli grobów utrzymania grobów oraz terenu wokół grobów w czystości, w przypadku miejsc lub grobów opuszczonych koszenie tych miejsc na bieżąco w przypadku zarastania trawą i chwastami,
11) nadzorowanie prac podmiotów usługowych (zakłady pogrzebowe, kamieniarskie, itp.) w zakresie przestrzegania przez nie parametrów przewidzianych w przepisach szczegółowych dotyczących wymiarów grobów, nagrobków, pomników oraz odstępów między tymi miejscami oraz w zakresie gospodarowania odpadami pochodzącymi z rozbiórki bądź stawiania nowych pomników (gruz, ziemia usuwane będą z terenu cmentarza przez podmioty usługowe jw.).
12) przyjmowanie oraz rejestrowanie zgłoszeń, interwencji i wniosków od mieszkańców, udzielanie im niezwłocznie odpowiedzi o sposobie załatwienia sprawy oraz składanie Zamawiającemu wyjaśnień na skargi, interwencje i wnioski złożone u Zamawiającego;
13) ponoszenie odpowiedzialności prawnej i finansowej za szkody wyrządzone osobom trzecim z powodu niewykonania lub nienależytego wykonania obowiązków, a także wskutek działania innych osób lub siły wyższej,
14) utrzymanie czystości i należytego wystroju w kaplicy,
15) organizacja ekshumacji zwłok i szczątków na zarządzenie prokuratury lub sądu;
16) właściwe prowadzenie i zabezpieczenie sporządzanych dokumentów związanych z zarządzaniem cmentarzem w sposób uniemożliwiający dostęp do nich osobom trzecim;
17) udostępnianie wszelkich dokumentów źródłowych i informacji związanych z zarządzanym cmentarzem na żądanie Zamawiającego.
18) prowadzenie biura zarządcy cmentarza, przyjmowanie interesantów, pełnienie całodobowego dyżuru telefonicznego.
2. Wykonawca ponosi całkowitą odpowiedzialność za ewentualne szkody na mieniu lub osobach trzecich wyrządzone w związku z wykonywaniem czynności objętych niniejszą umową.
3. Wykonawca oświadcza, że posiada kadrę zdolną do wykonania usługi.

3.8.) Główny kod CPV: 98371111-5 - Usługi utrzymania cmentarzy

3.9.) Dodatkowy kod CPV:

70330000-3 - Usługi zarządzania nieruchomościami na zasadzie bezpośredniej płatności lub umowy

SEKCJA IV – POTWIERDZENIE SPEŁNIANIA OKOLICZNOŚCI, O KTÓRYCH MOWA W ART. 214 UST. 1 PKT 11-14 USTAWY

4.1.) Data udzielenia zamówienia (zawarcia umowy): 2023-07-14

4.2.) Okres, na jaki została zawarta umowa:

4.3.) Dane wykonawcy, z którym zawarto umowę:

4.3.1.) Nazwa (firma) wykonawcy, któremu udzielono zamówienia (w przypadku wykonawców ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienia – dotyczy pełnomocnika, o którym mowa w art. 58 ust. 2 ustawy): Wojkowickie Wody spółka z organiczoną odpowiedzialnością

4.3.2.) Krajowy Numer Identyfikacyjny: 6252465724

4.3.4.) Miejscowość: Wojkowice

4.3.6.) Województwo: śląskie

4.3.7.) Kraj: Polska

4.4.) Informacja, czy nadal spełnione są okoliczności uprawniające do udzielenia zamówienia w trybie zamówienia wolnej ręki na wskazanej podstawie: Tak