Ogłoszenie o wyniku postępowania
Usługi
Działania na rzecz promocji gospodarki turystycznej Województwa Pomorskiego, poprzez wsparcie turystyki biznesowej w trakcie konferencji Velo-city 2025

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: Województwo Pomorskie

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 191674836

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: Okopowa 21/27

1.5.2.) Miejscowość: Gdańsk

1.5.3.) Kod pocztowy: 80-810

1.5.4.) Województwo: pomorskie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL633 - Trójmiejski

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: zamowienia@pomorskie.eu

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: https://www.bip.pomorskie.eu/

1.7.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - jednostka samorządu terytorialnego

1.8.) Przedmiot działalności zamawiającego: Ogólne usługi publiczne

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-cdf0c60a-1025-43aa-bfb5-99558618ea53

2.5.) Numer ogłoszenia: 2025/BZP 00279288

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2025-06-16

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak

2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2025/BZP 00026867/08/P

2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

1.3.35 Działania na rzecz promocji gospodarki turystycznej Województwa Pomorskiego, poprzez wsparcie turystyki biznesowej w trakcie konferencji Velo-city 2025

2.11.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie

2.13.) Zamówienie/umowa ramowa było poprzedzone ogłoszeniem o zamówieniu/ogłoszeniem o zamiarze zawarcia umowy: Nie

SEKCJA III – TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA LUB ZAWARCIA UMOWY RAMOWEJ

3.1.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną Zamówienie udzielane jest w trybie zamówienia z wolnej ręki na podstawie: art. 305 pkt 1 ustawy w zw. z art. 214 ust. 1 pkt 1 ustawy

3.1.1.) Uzasadnienie faktyczne i prawne wyboru trybu negocjacji bez ogłoszenia albo zamówienia z wolnej ręki:

Zgodnie z art. 305 pkt 1) w zw. z art. 214 ust.1 pkt 1) lit. a) ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych, Zamawiający może udzielić zamówienia z wolnej ręki w sytuacji, gdy jego przedmiot może być świadczony tylko przez jednego wykonawcę z przyczyn technicznych o obiektywnym charakterze oraz jeżeli nie istnieje rozsądne rozwiązanie alternatywne lub rozwiązanie zastępcze, a brak konkurencji nie jest wynikiem celowego zawężenia parametrów zamówienia. Określone w tym przepisie przesłanki zastosowania trybu zamówienia z wolnej ręki muszą być interpretowane
w sposób ścisły i wyjątkowy, a wymóg, aby usługi mogły być świadczone wyłącznie przez jednego wykonawcę, ma posiadać charakter zobiektywizowany. Skutkuje to koniecznością zaistnienia obiektywnego (niezależnego od subiektywnego przekonania zamawiającego) monopolu jednego wykonawcy na określony rodzaj usług.

3.1.2.) Identyfikator wcześniejszego postępowania: c.d. do pkt 3.1.1 Zawarcie umowy w trybie zamówienia z wolnej ręki jest zgodne z cytowanym przepisem, ponieważ działania na rzecz promocji gospodarki turystycznej Województwa Pomorskiego, poprzez wsparcie turystyki biznesowej w trakcie konferencji Velo-city 2025 mogą być zrealizowane tylko przez stowarzyszenie Gdańska Organizacja Turystyczna. Na podstawie oświadczenia z dnia 28 marca 2025 r. stowarzyszenie Gdańska Organizacja Turystyczna została upoważniona przez Europejską Federację Cyklistów z siedzibą w Brukseli do organizacji konferencji Velo-city, która odbędzie się w Gdańsku w dniach 10-13 czerwca 2025. Promocja gospodarki turystycznej Województwa Pomorskiego, poprzez wsparcie turystyki biznesowej w trakcie konferencji Velo-city 2025 jest działaniem zgodnym ze Strategią Pomorskie 2030. Realizacja tego działania może być zrealizowana jedynie przez Gdańską Organizację Turystyczną, która jest jedynym organizatorem konferencji Velo-city 2025 na terenie Polski. To właśnie ww. stowarzyszeniu powierzono obowiązki przygotowania, przeprowadzenia oraz rozliczenia przedmiotowego wydarzenia. Do wyłącznych zadań Stowarzyszenia należą działania promocyjne i marketingowe w tym: • Prowadzenie kampanii promocyjnych wydarzenia w kanałach własnych i partnerskich (w tym: media społecznościowe, mailing, reklama zewnętrzna); • Zarządzanie i obsługa systemu rejestracyjnego uczestników konferencji (we współpracy z operatorem technologicznym); • Pozyskiwanie wystawców i sponsorów do strefy EXPO oraz negocjowanie i podpisywanie umów; • Przygotowanie i dystrybucja materiałów promocyjnych dla uczestników, partnerów i mediów • Koordynacja działań związanych z wizerunkiem konferencji, w tym zgodność komunikacji z brand bookiem Velo-city; • Prowadzenie działań medialnych i PR w kraju i za granicą, we współpracy z organizacjami branżowymi i ECF; • Współpraca z jednostkami miejskimi, operatorami komunikacyjnymi i lokalnymi instytucjami w zakresie promocji wydarzenia. Stowarzyszenie Gdańska Organizacja Turystyczna jest wyłącznym właścicielem wszystkich oficjalnych kanałów komunikacyjnych, w tym Oficjalnej Strony Internetowej, Oficjalnego Biuletynu, Oficjalnego Newslettera, w związku z czym nie ma możliwości przeprowadzenia promocji w tych mediach poprzez inny podmiot. W związku z tym udzielenie Gdańskiej Organizacji Turystycznej zamówienia w trybie „z wolnej ręki” zgodnie z art. 214 ust. 1 pkt 1) lit. a) ustawy Pzp jest zasadne.

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Numer referencyjny: DAZ-Z.272.48.2025

4.2.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.4.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.5.1.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

1. Przedmiotem zamówienia jest realizacja usługi polegającej na działaniach na rzecz promocji gospodarki turystycznej Województwa Pomorskiego, poprzez wsparcie turystyki biznesowej
w trakcie konferencji Velo-city 2025, która odbędzie się w Gdańsku w dniach 10-13 czerwca 2025 r.
2. Celem zamówienia jest przeprowadzenie działań na rzecz promocji gospodarki turystycznej Województwa Pomorskiego, poprzez wsparcie turystyki biznesowej w trakcie konferencji Velo-city 2025.
3. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawarty jest w projektowanych postanowieniach umowy stanowiących załącznik nr 1 do niniejszego Zaproszenia oraz w opisie przedmiotu zamówienia stanowiącym załącznik nr 4 do niniejszego Zaproszenia.
4. Zamawiający nie przewiduje zwrotu kosztów udziału w postępowaniu.
5. Zamawiający nie przewiduje udzielenia zaliczek na poczet wykonania zamówienia.
6. Wymagania dotyczące zatrudnienia przez Wykonawcę lub podwykonawcę na podstawie stosunku pracy osób wykonujących wskazane przez Zamawiającego czynności w zakresie realizacji niniejszego zamówienia:
1) Na podstawie art. 95 ust. 1 ustawy Pzp, Zamawiający wymaga zatrudnienia przez Wykonawcę lub podwykonawcę na podstawie stosunku pracy w rozumieniu ustawy
z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks Pracy, osób wykonujących czynności administracyjno-biurowe związane z realizacją zamówienia.
2) Jeżeli czynności wskazane w pkt 1) spełniające przesłanki art. 22 § 1 Kodeksu Pracy Wykonawca będzie Wykonywał samodzielnie (jako właściciel/współwłaściciel) Zamawiający uzna to za spełnienie warunku zatrudnienia na podstawie stosunku pracy osób wykonujących czynności związane z realizacją zamówienia.
3) Wykonawca w umowie oświadczy, iż osoba lub osoby, wykonujące ww. czynności
w zakresie realizacji niniejszego zamówienia są lub będą zatrudnione na podstawie stosunku pracy w rozumieniu ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks Pracy.
4) Zamawiający będzie uprawniony do kontroli w zakresie spełniania przez Wykonawcę lub podwykonawcę wymagań związanych z zatrudnieniem osoby/osób, którym zostanie powierzona realizacja wskazanych czynności.
5) Na żądanie Zamawiającego, w terminie wskazanym przez Zamawiającego nie krótszym niż 5 dni roboczych, Wykonawca zobowiązuje się przedłożyć:
a) oświadczenie zatrudnionego pracownika i/lub
b) oświadczenia wykonawcy lub podwykonawcy o zatrudnieniu pracownika na podstawie stosunku pracy i/lub
c) poświadczonej za zgodność z oryginałem kopii umowy zatrudnionego pracownika, zawierającej informacje, w tym dane osobowe, niezbędne do weryfikacji zatrudnienia na podstawie stosunku pracy, w szczególności imię i nazwisko zatrudnionego pracownika, datę zawarcia umowy, rodzaj umowy i zakres obowiązków pracownika.
6) Zamawiający informuje, iż w razie jakichkolwiek wątpliwości odnośnie zatrudnienia przez Wykonawcę lub podwykonawcę osób wykonujących czynności na podstawie stosunku pracy, uprawniony jest do powiadomienia właściwego inspektoratu pracy i zwrócenia się o przeprowadzenie przez niego kontroli w tym zakresie.
7) Zatrudnienie osób, o których mowa w pkt 1) powinno trwać nieprzerwanie przez cały okres wykonywania tych czynności na rzecz Wykonawcy (będącego pracodawcą), świadczonych w wyznaczonym przez niego miejscu i czasie oraz pod jego kierownictwem.
7. Zamówienie nie zostało podzielone na części: udzielenie przedmiotowego zamówienia jest możliwe jedynie jednemu Wykonawcy wyznaczonemu do organizacji konferencji Velo-city 2025, cały zakres usług związany z organizacją wydarzenia może być skutecznie realizowany jedynie przez jednego wykonawcę, który posiada odpowiednie kompetencje i zasoby. Podział zamówienia byłby dokonany sztucznie i bezcelowo, gdyż tylko jeden Wykonawca może realizować zakres każdej z części.

4.5.3.) Główny kod CPV: 79342200-5 - Usługi w zakresie promocji

SEKCJA V ZAKOŃCZENIE POSTĘPOWANIA

5.1.) Postępowanie zakończyło się zawarciem umowy albo unieważnieniem postępowania: Postępowanie/cześć postępowania zakończyła się zawarciem umowy

SEKCJA VII WYKONAWCA, KTÓREMU UDZIELONO ZAMÓWIENIA

7.1.) Czy zamówienie zostało udzielone wykonawcom wspólnie ubiegającym się o udzielenie zamówienia: Nie

7.2.) Wielkość przedsiębiorstwa wykonawcy: Mały przedsiębiorca

7.3.) Dane (firmy) wykonawcy, któremu udzielono zamówienia:

7.3.1) Nazwa (firma) wykonawcy, któremu udzielono zamówienia: Stowarzyszenie Gdańska Organizacja Turystyczna

7.3.2) Krajowy Numer Identyfikacyjny: 5832887298

7.3.3) Ulica: Uczniowska 22

7.3.4) Miejscowość: Gdańsk

7.3.5) Kod pocztowy: 80-530

7.3.6.) Województwo: pomorskie

7.3.7.) Kraj: Polska

7.4.) Czy wykonawca przewiduje powierzenie wykonania części zamówienia podwykonawcom?: Nie

SEKCJA VIII UMOWA

8.1.) Data zawarcia umowy: 2025-06-04

8.2.) Wartość umowy/umowy ramowej: 500000,00 PLN

8.3.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: 30 dni