Ogłoszenie o wykonaniu umowy
Usługi
Kompleksowa obsługa misji przyjazdowej i organizacji konferencji

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Nazwa zamawiającego: Województwo Świętokrzyskie - Urząd Marszałkowski Województwa Świętokrzyskiego

1.3.) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 291009337

1.4) Adres zamawiającego

1.4.1.) Ulica: al. IX Wieków Kielc 3

1.4.2.) Miejscowość: Kielce

1.4.3.) Kod pocztowy: 25-516

1.4.4.) Województwo: świętokrzyskie

1.4.5.) Kraj: Polska

1.4.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL721 - Kielecki

1.4.7.) Numer telefonu: 41-395-16-60

1.4.9.) Adres poczty elektronicznej: urzad.marszalkowski@sejmik.kielce.pl

1.4.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: www.swietokrzyskie.pro

1.5.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - jednostka samorządu terytorialnego

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-5b83e61b-785f-4416-acb5-fa697f037950

2.2.) Numer ogłoszenia: 2025/BZP 00177400

2.3.) Wersja ogłoszenia: 01

2.4.) Data ogłoszenia: 2025-04-04

SEKCJA III – PODSTAWOWE INFORMACJE O POSTĘPOWANIU W WYNIKU KTÓREGO ZOSTAŁA ZAWARTA UMOWA

3.1.) Charakter zamówienia:

Zamówienie klasyczne - od 130 000 zł, ale o wartości mniejszej niż progi unijne

3.2.) Zamówienie było poprzedzone ogłoszeniem o zamówieniu albo ogłoszeniem o zamiarze zawarcia umowy w BZP lub Dz. Urz. UE: Tak

3.2.1.) Numer ogłoszenia w BZP lub Dz. Urz. UE: 2024/BZP 00677080

3.3.) Czy zamówienie dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej:

Tak

3.4.) Nazwa projektu lub programu:

Zamówienie jest finansowane z programu Fundusze Europejskie dla Świętokrzyskiego 2021-2027 Działanie 1.7. Wsparcie internacjonalizacji przedsiębiorstw i infrastruktury biznesowej Priorytet 1: Fundusze Europejskie dla konkurencyjnej gospodarki Cel szczegółowy: RSO1.3. Wzmacnianie trwałego wzrostu i konkurencyjności MŚP oraz tworzenie miejsc pracy w MŚP

3.5.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną:

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

3.6.) Rodzaj zamówienia:

Usługi

3.7.) Nazwa zamówienia:

Kompleksowa obsługa misji przyjazdowej i organizacji konferencji

3.8.) Krótki opis przedmiotu zamówienia:

1. Przedmiotem zamówienia jest Kompleksowa obsługa misji przyjazdowej i organizacji konferencji tj.:

Zadanie I – usługa przygotowania, organizacji i kompleksowej obsługi konferencji,
w Kielcach, dla maksymalnie 40 osób w terminie 19 lutego 2025 r. pn.: „Energia dla świętokrzyskiego – 3E – Energia Eksport Ekspansja”, realizowanej w ramach Projektu „Świętokrzyskie dla biznesu”;

Zadanie II – usługa kompleksowej organizacji przyjazdowej misji gospodarczej zagranicznych przedsiębiorców/handlowców/importerów/instytucji otoczenia biznesu z branży zrównoważonego rozwoju energetycznego w terminie 17 – 20 lutego 2025 r., realizowanej w ramach Projektu „Świętokrzyskie dla biznesu”.

2. Zadanie I -łączna liczba uczestników konferencji to 40 osób, z możliwością zmniejszenia do 30 osób. Kompleksowa usługa będzie obejmować w szczególności:

a) zapewnienie sali konferencyjnej wraz z wyposażeniem;
b) zapewnienie usługi cateringowej podczas konferencji;
c) obsługa konferencji, wydrukowanie programu konferencji, materiałów konferencyjnych;
d) zapewnienie tłumaczenia symultanicznego;
e) profesjonalne udokumentowanie fotograficzne przebiegu konferencji oraz przygotowanie raportu podsumowującej konferencję
f) zapewnienie usługi noclegowej dla 6 osób, zgodnie z wymogami wskazanymi w rozdziale VI SOPZ dla zadania nr I.

3. Miejsce konferencji: Targi Kielce w trakcie trwania Targów ENEX (ul. Zakładowa 1, 25-672 Kielce) w dniu 19 lutego 2025 roku.

4. Zadanie II-łączna liczba uczestników misji to 12 osób, z możliwością zmniejszenia do 10 osób. Misja gospodarcza będzie trwała 4 dni (wraz z przylotem i wylotem zagranicznych uczestników misji) i odbędzie się w terminie 17 – 20 lutego 2025 r. w Kielcach. Kompleksowa usługa zadania nr II obejmuje w szczególności:

a) Zabezpieczenie logistyczne misji gospodarczej;
b) Obsługa zagranicznej misji gospodarczej w Polsce w zakresie zapewnienia lotów, zapewnienia wymaganych wiz wjazdowych do Polski i ubezpieczenia uczestników;
c) Obsługa zagranicznej misji gospodarczej w Polsce w zakresie transportu lądowego ;
d) Obsługa zagranicznej misji gospodarczej w Polsce w zakresie zapewnienia zakwaterowania i wyżywienia dla uczestników misji gospodarczej;
e) Obsługa misji gospodarczej zagranicznych przedsiębiorców/dziennikarzy/handlowców/importerów z branży energetycznej w Polsce w zakresie zapewnienia opiekuna misji i tłumaczenia konsekutywnego.

3.9.) Główny kod CPV: 79950000-8 - Usługi w zakresie organizowania wystaw, targów i kongresów

3.10.) Dodatkowy kod CPV:

55100000-1 - Usługi hotelarskie

63000000-9 - Usługi dodatkowe i pomocnicze w zakresie transportu, usługi biur podróży

55520000-1 - Usługi dostarczania posiłków

55300000-3 - Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków

SEKCJA IV – PODSTAWOWE INFORMACJE O ZAWARTEJ UMOWIE

4.1.) Data zawarcia umowy: 2025-01-31

4.2.) Okres realizacji zamówienia:

4.3.) Dane wykonawcy, z którym zawarto umowę:

4.3.1.) Nazwa (firma) wykonawcy, któremu udzielono zamówienia (w przypadku wykonawców ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienia – dotyczy pełnomocnika, o którym mowa w art. 58 ust. 2 ustawy): GM SYNERGY SP. Z O.O

4.3.2.) Krajowy Numer Identyfikacyjny: 7282791624

4.3.3.) Ulica: Tuszyńska 67

4.3.4.) Miejscowość: Rzgów

4.3.5.) Kod pocztowy: 95-030

4.3.6.) Województwo: łódzkie

4.3.7.) Kraj: Polska

4.4.) Wartość umowy: 118600,00 PLN

4.5.) Numer ogłoszenia o wyniku postępowania zamieszczonego w BZP lub numer ogłoszenia o udzieleniu zamówienia opublikowanego w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej: 2025/BZP 00097218/01

SEKCJA V PRZEBIEG REALIZACJI UMOWY

5.1.) Czy umowa została wykonana: Tak

5.2.) Termin wykonania umowy: 2025-02-27

5.3.) Czy umowę wykonano w pierwotnie określonym terminie: Tak

5.4.) Informacje o zmianach umowy

5.4.1.) Liczba zmian: 0

5.5.) Łączna wartość wynagrodzenia wypłacona z tytułu zrealizowanej umowy: 112920,00 PLN

5.6.) Czy umowa została wykonana należycie: Tak

5.7.) Podczas realizacji zamówienia zamawiający kontrolował przewidziane w zawartej umowie wymagania:

nie dotyczy