Ogłoszenie o wykonaniu umowy
Usługi
Kompleksowa usługa hotelarsko-gastronomiczna oraz wynajęcie sal konferencyjnych podczas szkolenia sędziów Sądu Okręgowego w Koninie i Sądów Rejonowych z obszaru okręgu konińskiego w dn.17-19.09.2025r.

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Nazwa zamawiającego: SĄD OKRĘGOWY W KONINIE

1.3.) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 311615057

1.4) Adres zamawiającego

1.4.1.) Ulica: ul. Energetyka 5

1.4.2.) Miejscowość: Konin

1.4.3.) Kod pocztowy: 62-510

1.4.4.) Województwo: wielkopolskie

1.4.5.) Kraj: Polska

1.4.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL414 - Koniński

1.4.7.) Numer telefonu: 632464590

1.4.9.) Adres poczty elektronicznej: sg@konin.so.gov.pl

1.4.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: www.konin.so.gov.pl

1.5.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - organ władzy publicznej - organ kontroli państwowej i ochrony prawa oraz sąd i trybunał

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-8f9c25ae-8243-4ea8-87b3-52deb2d32799

2.2.) Numer ogłoszenia: 2025/BZP 00446731

2.3.) Wersja ogłoszenia: 01

2.4.) Data ogłoszenia: 2025-09-29

SEKCJA III – PODSTAWOWE INFORMACJE O POSTĘPOWANIU W WYNIKU KTÓREGO ZOSTAŁA ZAWARTA UMOWA

3.1.) Charakter zamówienia:

Zamówienie klasyczne - od 130 000 zł, ale o wartości mniejszej niż progi unijne

3.2.) Zamówienie było poprzedzone ogłoszeniem o zamówieniu albo ogłoszeniem o zamiarze zawarcia umowy w BZP lub Dz. Urz. UE: Tak

3.2.1.) Numer ogłoszenia w BZP lub Dz. Urz. UE: 2025/BZP 00322595

3.3.) Czy zamówienie dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej:

Nie

3.5.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną:

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

3.6.) Rodzaj zamówienia:

Usługi

3.7.) Nazwa zamówienia:

Kompleksowa usługa hotelarsko-gastronomiczna oraz wynajęcie sal konferencyjnych podczas szkolenia sędziów Sądu Okręgowego w Koninie i Sądów Rejonowych z obszaru okręgu konińskiego w dn.17-19.09.2025r.

3.8.) Krótki opis przedmiotu zamówienia:

1. Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa usługa hotelarsko-gastronomiczna oraz wynajęcie sal konferencyjnych podczas szkolenia sędziów Sądu Okręgowego w Koninie i Sądów Rejonowych z obszaru okręgu konińskiego (Sąd Rejonowy w Koninie, Sąd Rejonowy w Kole, Sąd Rejonowy w Słupcy i Sąd Rejonowy w Turku) w dniach 17-19 września 2025r.
2. Szkolenie planowane jest w dwóch grupach szkoleniowych (panele tematyczne) w w/w terminie:
a) I GRUPA - 23 osoby
Panel tematyczny dla sędziów orzekających w wydziałach karnych Sądu Okręgowego w Koninie i Sądów Rejonowych w okręgu konińskim i zaproszonych gości.
b) II GRUPA - 52 osoby
Panel tematyczny dla sędziów orzekających w wydziałach cywilnych, rodzinnych i nieletnich, pracy i gospodarczych Sądu Okręgowego w Koninie i Sądów Rejonowych w okręgu konińskim i zaproszonych gości.
3. Przyjazd i zakwaterowanie uczestników obu grup odbędzie się dnia 17 września 2025 r. od godz. 13:00, wyjazd 19 września 2025 r. od godz. 11:30.
4. Obiekt musi znajdować się w granicach administracyjnych miasta Karpacz.
5. Zakwaterowanie uczestników szkoleń w hotelu o standardzie co najmniej 4* gwiazdek, zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2014 r w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie (Dz. U z 2017 r., poz. 2166 t.j.) zlokalizowanym w granicach administracyjnych miasta Karpacz, wpisanym do Centralnej Ewidencji Obiektów Hotelarskich Ministerstwa Sportu i Turystyki (CWOH) lub w obiekcie hotelowym nie wpisanym do Centralnej Ewidencji Ministerstwa Sportu i Turystyki o standardzie nie mniejszym niż dla hoteli 4* gwiazdkowych zgodnie z w/w Rozporządzeniem Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2014r. zlokalizowanym w granicach administracyjnych miasta Karpacz. Na każde żądanie Zamawiającego Wykonawca obowiązany jest okazać kopię dokumentów poświadczających zaszeregowanie obiektu, jego lokalizację oraz spełnienie wymagań przewidzianych obowiązującymi przepisami prawa.
6. Do dyspozycji zamawiającego udostępnione zostaną pokoje z łazienkami, zlokalizowane w jednym budynku, w liczbie:
 19 pokoi 1-osobowych,
 pozostałe pokoje 2-osobowe,
 możliwe jest również wykorzystanie pokoi 2 osobowych jako pokoje 1 osobowe, w cenie pokoi 1 osobowych,
 możliwe jest również wykorzystanie pokoi 3 osobowych jako pokoje 2 osobowe, w cenie pokoi 2 osobowych,
 minimum 10 bezpłatnych strzeżonych miejsc parkingowych dla samochodów osobowych uczestników szkolenia w odległości do 200 m od obiektu (licząc od bramy parkingu do wejścia do obiektu).
7. Ostateczna liczba uczestników zostanie potwierdzona na 10 dni kalendarzowych przed rozpoczęciem szkolenia. Możliwe jest zmniejszenie liczby osób maksymalnie o 25%.
8. Pobyt i wyżywienie uczestników oraz szkolenie powinny być zlokalizowane w tym samym budynku. W przypadku braku możliwości zakwaterowania uczestników w jednym budynku, Zamawiający dopuszcza możliwość zakwaterowania w więcej niż jednym budynku, ale nie więcej niż w trzech i pod warunkiem, że odległość pomiędzy wszystkimi, poszczególnymi budynkami nie będzie większa niż 100 metrów.
9. Wyżywienie podczas szkolenia obejmuje dla każdej grupy:
 2 razy śniadania,
 2 razy obiady,
 3 razy serwis kawowy (dostępny przez cały czas trwania zajęć szkoleniowych),
 1 raz kolacja,
 1 raz uroczysta kolacja w pierwszym dniu szkolenia.
10. W dniu 17 września 2025 r. (dzień przyjazdu grup) po zakwaterowaniu uczestników odbędzie się uroczysta kolacja od godz. 20:00 z 6 godzinną oprawą muzyczną (sposób realizacji usługi, zostanie ustalony między stronami przed podpisaniem umowy) w restauracji lub sali bankietowej mieszczącej 75 osób na wyłączność uczestników szkolenia, pozwalającą na jednoczesną konsumpcję wszystkim uczestnikom.
11. Wykonawca zobowiązany będzie do wyznaczenia koordynatora odpowiedzialnego za organizację i bezpośredni nadzór nad realizacją przedmiotu zamówienia zgodnie z wymaganiami SWZ.
12. W dniach, w których przypada szkolenie tj.
 w dniu 17 września 2025r. po obiedzie (obiad w godz. 14:00 – 15:00) rozpoczynają się zajęcia szkoleniowe – od godz. 16:00 do godz. 19:00 z serwisem kawowym, od godz. 20:00 uroczysta kolacja,
 w dniu 18 września 2025r. po śniadaniu rozpoczynają się zajęcia szkoleniowe z serwisem kawowym, następnie ok. godz. 14:00 obiad i dalej kolejna część szkolenia, a ok. godz. 19:00 kolacja,
 w dniu 19 września 2025r. po śniadaniu rozpoczynają się zajęcia szkoleniowe z serwisem kawowym – od godz. 9:15 do godz. 10:45, a następnie wykwaterowanie i wyjazd uczestników szkolenia ok. godz. 11:00 – 11:30.
13. Wymagania dotyczące menu dla każdej z grup:
a) Śniadania [w godz. 7:30 – 9:00]:
stół szwedzki (minimum 3 rodzaje wędlin, 3 rodzaje sera, 3 rodzaje pieczywa, jajecznica/ jajka gotowane, ciepłe kiełbaski, owsianka, masło, dżem, miód, warzywa, owoce, kawa, herbata, woda mineralna oraz soki owocowe).
b) Obiad [14:00 – 15:00]:
dwudaniowy w formie bufetowej: (pierwsze danie: zupa - dwa rodzaje do wyboru), drugie danie: 2 porcje mięsa na każdego uczestnika szkolenia (możliwość wyboru z czterech rodzajów mięs/potraw), dodatki: ziemniaki, frytki, pyzy, kasza, dwie potrawy wegańskie i wegetariańskie, 3 rodzaje sałatek do wyboru i 3 rodzaje surówek do wyboru, soki owocowe, woda mineralna).
c) Kolacja [od godz. 19:00 – 20:00]:
w formie szwedzkiego stołu: (deska wędlin, deska serów, 3 rodzaje pieczywa, dwa rodzaje sałatek, dwa ciepłe dania do wyboru, kawa, herbata, woda mineralna oraz soki owocowe).
d) Serwis kawowy dostępny przez cały czas trwania zajęć szkoleniowych: (kawa, herbata, woda mineralna, soki, ciasta lub ciastka).
e) Uroczysta kolacja z 6-godzinną oprawą muzyczną [od godz. 20:00]:
Przystawka
2 rodzaje do wyboru, zupa, danie ciepłe: 2 porcje mięsa na każdego uczestnika szkolenia (możliwość wyboru z czterech rodzajów mięs/potraw), potrawy wegańskie i wegetariańskie, ziemniaki, frytki, surówka – 3 rodzaje do wyboru, deser, zimny bufet: po 2 porcje wyrobów garmażeryjnych na osobę (minimum cztery rodzaje, w tym jedna potrawa rybna, deska wędlin, deska serów, pieczywo, masło, 2 rodzaje sałatek, owoce, kawa, herbata, woda mineralna, soki owocowe).
f) Potrawy i napoje zamawiane poza wytyczne zamawiającego mogą być realizowane jedynie na koszt każdego z uczestników
14. Zapewnienie dwóch sal wykładowych wyposażonych w odpowiednią ilość foteli konferencyjnych i w stoły z możliwością rozłożenia materiałów dla uczestników (układ stołów do ustalenia), klimatyzację oraz sprzęt do prezentacji multimedialnych (projektor, laptop, nagłośnienie):
 w dniu 17 września 2025r.
- jedna sala dla 23 osób w godz. 16:00 – 19:00,
- druga sala dla 52 osób w godz. 16:00 – 19:00.
 w dniu 18 września 2025r.
- jedna sala dla 23 osób w godz. 9:00 – 18:00,
- druga sala dla 52 osób w godz. 9:00 – 18:00.
 w dniu 19 września 2025r.
- jedna sala dla 23 osób w godz. 9:00 – 11:00,
- druga sala dla 52 osób w godz. 9:00 – 11:00.
Szczegółowe wymagania dotyczące przedmiotu zamówienia opisane są we wzorze umowy stanowiącym Załącznik nr 8 do SWZ.

3.9.) Główny kod CPV: 55120000-7 - Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji

3.10.) Dodatkowy kod CPV:

55100000-1 - Usługi hotelarskie

55300000-3 - Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków

55110000-4 - Hotelarskie usługi noclegowe

55130000-0 - Inne usługi hotelarskie

SEKCJA IV – PODSTAWOWE INFORMACJE O ZAWARTEJ UMOWIE

4.1.) Data zawarcia umowy: 2025-08-21

4.2.) Okres realizacji zamówienia:

4.3.) Dane wykonawcy, z którym zawarto umowę:

4.3.1.) Nazwa (firma) wykonawcy, któremu udzielono zamówienia (w przypadku wykonawców ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienia – dotyczy pełnomocnika, o którym mowa w art. 58 ust. 2 ustawy): Platon Szkolenia i Konferencje Sp. z o.o.

4.3.2.) Krajowy Numer Identyfikacyjny: 8943129970

4.3.3.) Ulica: Chabrowa 39/7

4.3.4.) Miejscowość: Wysoka

4.3.5.) Kod pocztowy: 52-200

4.3.6.) Województwo: wielkopolskie

4.3.7.) Kraj: Polska

4.4.) Wartość umowy: 141750 PLN

4.5.) Numer ogłoszenia o wyniku postępowania zamieszczonego w BZP lub numer ogłoszenia o udzieleniu zamówienia opublikowanego w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej: 2025/BZP 00386531/01

SEKCJA V PRZEBIEG REALIZACJI UMOWY

5.1.) Czy umowa została wykonana: Tak

5.2.) Termin wykonania umowy: 2025-09-19

5.3.) Czy umowę wykonano w pierwotnie określonym terminie: Tak

5.4.) Informacje o zmianach umowy

5.4.1.) Liczba zmian: 0

5.5.) Łączna wartość wynagrodzenia wypłacona z tytułu zrealizowanej umowy: 130410 PLN

5.6.) Czy umowa została wykonana należycie: Tak

5.7.) Podczas realizacji zamówienia zamawiający kontrolował przewidziane w zawartej umowie wymagania:

nie dotyczy