Ogłoszenie o wykonaniu umowy
Usługi
„Kompleksowa usługa organizacji konferencji dot. wdrożenia i użytkowania systemu EZD-RP”

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Nazwa zamawiającego: NAUKOWA I AKADEMICKA SIEĆ KOMPUTEROWA - PAŃSTWOWY INSTYTUT BADAWCZY

1.3.) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 010464542

1.4) Adres zamawiającego

1.4.1.) Ulica: ul. Kolska 12

1.4.2.) Miejscowość: Warszawa

1.4.3.) Kod pocztowy: 01-045

1.4.4.) Województwo: mazowieckie

1.4.5.) Kraj: Polska

1.4.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL911 - Miasto Warszawa

1.4.9.) Adres poczty elektronicznej: zamowienia.publiczne@nask.pl

1.4.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: https://www.nask.pl

1.5.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - osoba prawna, o której mowa w art. 4 pkt 3 ustawy (podmiot prawa publicznego)

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-c7e55915-6128-4394-b83d-65857fb7d80b

2.2.) Numer ogłoszenia: 2026/BZP 00039971

2.3.) Wersja ogłoszenia: 01

2.4.) Data ogłoszenia: 2026-01-16

SEKCJA III – PODSTAWOWE INFORMACJE O POSTĘPOWANIU W WYNIKU KTÓREGO ZOSTAŁA ZAWARTA UMOWA

3.1.) Charakter zamówienia:

Zamówienie na usługi społeczne i inne szczególne usługi: - wartość zamówienia wyrażona w złotych jest równa lub przekracza równowartość kwoty 750 000 euro (art. 359 pkt 1 ustawy)

3.2.) Zamówienie było poprzedzone ogłoszeniem o zamówieniu albo ogłoszeniem o zamiarze zawarcia umowy w BZP lub Dz. Urz. UE: Tak

3.2.1.) Numer ogłoszenia w BZP lub Dz. Urz. UE: 600786-2025

3.3.) Czy zamówienie dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej:

Tak

3.4.) Nazwa projektu lub programu:

Zamówienie dofinansowane w ramach projektu EZD-KPO (Porozumienie nr KPOD.05.06-IW.06-0003/25-00; Data podpisu: 22.04.2025; Okres realizacji 01.09.2024-30.06.2026). Inwestycja C2.1.1: „E-usługi publiczne, rozwiązania IT usprawniające funkcjonowanie administracji i sektorów gospodarki”.

3.5.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną:

Zamówienie udzielane jest w trybie przetargu nieograniczonego na podstawie: art. 132 ustawy

3.6.) Rodzaj zamówienia:

Usługi

3.7.) Nazwa zamówienia:

„Kompleksowa usługa organizacji konferencji dot. wdrożenia i użytkowania systemu EZD-RP”

3.8.) Krótki opis przedmiotu zamówienia:

1. Przedmiotem zamówienia jest wykonanie usługi polegającej na kompleksowej organizacji, obsłudze technicznej, przygotowaniu i realizacji transmisji wizualnej, zapewnieniu: cateringu, obsługi recepcji podczas konferencji dot. wdrożenia i użytkowania systemu EZD RP, zwanego dalej „Wydarzeniem” lub „Konferencją”.
2. Konferencja jest organizowana w ramach Przedsięwzięcia pn. „Wsparcie dla powszechnego stosowania elektronicznego zarządzania dokumentacją poprzez rozwój i udostępnienie nieodpłatnego systemu klasy EZD, udostępnienie chmury SaaS2 EZD RP oraz wdrożenia systemu EZD w administracji publicznej RP”, realizowanego przez Ministerstwo Cyfryzacji w partnerstwie z NASK-PIB w ramach Krajowego Planu Odbudowy i Zwiększania Odporności, finansowanego ze środków Instrumentu na rzecz Odbudowy i Zwiększenia Odporności oraz Unii Europejskiej – NextGenerationEU [akronim: EZD-KPO].
3. Konferencja odbędzie się w formule stacjonarnej w dniu 8 grudnia 2025 r. na terenie Teatru Polskiego im. Arnolda Szyfmana, ul. Kazimierza Karasia 2 w Warszawie. Najem powierzchni lokalizacji Wydarzenia zapewnia Zamawiający na mocy odrębnej umowy z obiektem.
4. Maksymalna liczba uczestników Wydarzenia to 600, a minimalna liczba to 400 osób, z zastrzeżeniem, że ostateczna liczba osób zostanie podana Wykonawcy w terminie nie później niż na 10 dni roboczych przed organizacją Wydarzenia.
5. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia wraz z załącznikami znajduje się w Załączniku nr 1 do SWZ-SOPZ, zwanym dalej „SOPZ”.
6. Przedmiotowa usługa obejmuje:
1) Przygotowanie koncepcji aranżacji przestrzeni sceny w Teatrze Polskim oraz aranżacji wejścia do Teatru, której szczegółowe wymogi znajdują się w Rozdziale 1 pt.: „Koncepcja kreatywna i realizacja”;
2) Zapewnienie wyposażenia sali, które szczegółowo będzie opisane w Rozdziale 2 pt.: „Wyposażenie”;
3) Zapewnienie usługi technicznej Wydarzenia wraz ze sprzętem, których szczegółowy opis znajduje się w Rozdziale 3 pt.: „Wymagania techniczne oraz sprzętowe”;
4) Zapewnienie dokumentacji filmowej i fotograficznej Wydarzenia oraz usługi notatek wizualnych. Informacje w tym zakresie znajdują się w Rozdziale 4 pt.: „Dokumentacja filmowa i fotograficzna oraz notatki wizualne”;
5) Produkcję i dostarczenie elementów scenografii, których szczegółowy zapis znajduje się w Rozdziale 5 pt.: „Oznakowanie przestrzeni konferencyjnej”;
6) Zapewnienie artykułów konferencyjnych wraz z transportem, które są szczegółowo opisane w Rozdziale 6 pt.: „Artykuły konferencyjne”;
7) Zapewnienie obsługi recepcji, która jest szczegółowo opisana w Rozdziale 7 pt.: „Personel obsługujący”;
8) Zapewnienie usługi transportowej, która jest szczegółowo opisana w Rozdziale 8 pt.: „Transport, montaż i demontaż”;
9) Zapewnienie usługi cateringowej, która jest szczegółowo opisana w Rozdziale 9 pt.: „Catering”.
7. Termin realizacji zamówienia:
8. Umowa zostaje zawarta na czas określony. Umowa wygasa z upływem 5 (pięciu) dni roboczych, liczonych od dnia 8 grudnia 2025r., przy czym organizacja Wydarzenia nastąpi w dniu 8 grudnia 2025 r. Zamawiający zastrzega sobie możliwość realizacji Wydarzenia w maksymalnym zakresie opisanym w SOPZ lub w pomniejszonym, zgodnie z zapotrzebowaniem NASK-PIB. Pomniejszeniu ulec może:
1) liczba uczestników Konferencji, z zastrzeżeniem, że minimalna liczba uczestników to 400 osób;
2) liczba artykułów konferencyjnych (identyfikatory, smycze) stosownie do liczby uczestników, z zastrzeżeniem, że minimalna liczba artykułów konferencyjnych to 400.
3) liczba styropianowych liter, z zastrzeżeniem, że minimalna liczba styropianowych liter to 6.
9. Zamawiający zastrzega sobie możliwość rezygnacji ze streamingu, o którym mowa w Rozdziale 3, pkt 3, o czym zawiadomi Wykonawcę na 5 dni przed Wydarzeniem.
10. Zamawiający nie dopuszcza możliwości prowadzenia negocjacji w celu ulepszenia treści ofert złożonych w odpowiedzi na ogłoszenie o zamówieniu.
11. Na podstawie art. 5k rozporządzenia Rady (UE) nr 833/2014 z dnia 31 lipca 2014 r. dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie, zmienionego rozporządzeniem 2022/57, zwanego dalej „Rozporządzeniem 833/2014”, zakazuje się udzielania lub dalszego wykonywania zamówienia publicznego z udziałem podwykonawców, dostawców lub podmiotów, na których zdolności polega się w rozumieniu dyrektywy 2014/24/UE, o których mowa w art. 5k tego rozporządzenia w przypadku gdy przypada na nich ponad 10 % wartości zamówienia.

3.9.) Główny kod CPV: 79951000-5 - Usługi w zakresie organizowania seminariów

3.10.) Dodatkowy kod CPV:

79952000-2 - Usługi w zakresie organizacji imprez

64224000-2 - Usługi telekonferencyjne

64216000-3 - Elektroniczne usługi przekazywania wiadomości i informacji

39294100-0 - Artykuły informacyjne i promocyjne

79961000-8 - Usługi fotograficzne

79960000-1 - Usługi fotograficzne i pomocnicze

32353000-2 - Nagrania dźwiękowe

55520000-1 - Usługi dostarczania posiłków

SEKCJA IV – PODSTAWOWE INFORMACJE O ZAWARTEJ UMOWIE

4.1.) Data zawarcia umowy: 2025-11-19

4.2.) Okres realizacji zamówienia:

4.3.) Dane wykonawcy, z którym zawarto umowę:

4.3.1.) Nazwa (firma) wykonawcy, któremu udzielono zamówienia (w przypadku wykonawców ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienia – dotyczy pełnomocnika, o którym mowa w art. 58 ust. 2 ustawy): DRIVEEVENT SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ

4.3.2.) Krajowy Numer Identyfikacyjny: 7941840575

4.3.3.) Ulica: ul. Marszałka Józefa Piłsudskiego nr 1

4.3.4.) Miejscowość: Przeworsk

4.3.5.) Kod pocztowy: 37-200

4.3.6.) Województwo: podkarpackie

4.3.7.) Kraj: Polska

4.4.) Wartość umowy: 217555,67 PLN

4.5.) Numer ogłoszenia o wyniku postępowania zamieszczonego w BZP lub numer ogłoszenia o udzieleniu zamówienia opublikowanego w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej: 774368-2025

SEKCJA V PRZEBIEG REALIZACJI UMOWY

5.1.) Czy umowa została wykonana: Tak

5.2.) Termin wykonania umowy: 2025-12-22

5.3.) Czy umowę wykonano w pierwotnie określonym terminie: Tak

5.4.) Informacje o zmianach umowy

5.4.1.) Liczba zmian: 0

5.5.) Łączna wartość wynagrodzenia wypłacona z tytułu zrealizowanej umowy: 217555,67 PLN

5.6.) Czy umowa została wykonana należycie: Tak

5.7.) Podczas realizacji zamówienia zamawiający kontrolował przewidziane w zawartej umowie wymagania:

nie dotyczy

SEKCJA VI INFORMACJE DODATKOWE