Ogłoszenie o zamówieniu
Usługi
Kompleksowe przygotowanie, organizacja i obsługa techniczna oraz merytoryczna Hackathonu

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: MINISTERSTWO CYFRYZACJI

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 525189465

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: ul. Królewska 27

1.5.2.) Miejscowość: Warszawa

1.5.3.) Kod pocztowy: 00-060

1.5.4.) Województwo: mazowieckie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL911 - Miasto Warszawa

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: wzp@cyfra.gov.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: https://www.gov.pl/web/cyfryzacja

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - organ władzy publicznej - organ administracji rządowej (centralnej lub terenowej)

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Ogólne usługi publiczne

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Kompleksowe przygotowanie, organizacja i obsługa techniczna oraz merytoryczna Hackathonu

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-ab85c90b-d50c-42ca-a518-071c9f228f81

2.5.) Numer ogłoszenia: 2025/BZP 00432471

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2025-09-19

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak

2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2025/BZP 00146855/02/P

2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

1.3.33 Usługa kompleksowego przygotowania, organizacji i obsługi Hackathonu

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: W postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego komunikacja między
Zamawiającym a Wykonawcami, odbywa się przy użyciu Platformy e-Zamówienia, która jest dostępna pod adresem https://ezamowienia.gov.pl lub poczty elektronicznej na adres: wzp@cyfra.gov.pl, z zastrzeżeniem, że złożenie oferty następuje wyłącznie przy użyciu Platformy e-Zamówienia.

3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: 1. Korzystanie z Platformy e-Zamówienia jest bezpłatne.
2. Wykonawca zamierzający wziąć udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego musi posiadać konto podmiotu „Wykonawca” na Platformie e-Zamówienia. Szczegółowe informacje na temat zakładania kont podmiotów oraz zasady i warunki korzystania z Platformy e-Zamówienia określa Regulamin korzystania z Platformy e-Zamówienia, dostępny na stronie internetowej https://ezamowienia.gov.pl oraz informacje zamieszczone w zakładce „Centrum Pomocy”.
3. Przeglądanie i pobieranie publicznej treści dokumentacji postępowania nie wymaga posiadania konta na Platformie e-Zamówienia ani logowania.
4. Maksymalny rozmiar plików przesyłanych za pośrednictwem „Formularzy do komunikacji” wynosi 150 MB (wielkość ta dotyczy plików przesyłanych jako załączniki do jednego formularza).
5. Minimalne wymagania techniczne dotyczące sprzętu używanego w celu korzystania z usług Platformy e-Zamówienia oraz informacje dotyczące specyfikacji połączenia określa Regulamin korzystania z Platformy e-Zamówienia.
6. W przypadku problemów technicznych i awarii związanych z funkcjonowaniem Platformy e-Zamówienia użytkownicy mogą skorzystać ze wsparcia technicznego dostępnego pod numerem telefonu 22 458 77 99 lub drogą elektroniczną poprzez formularz udostępniony na stronie internetowej https://ezamowienia.gov.pl w zakładce „Zgłoś problem”.

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

3.15.) RODO (obowiązek informacyjny): 1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Minister Cyfryzacji z siedzibą w (00-060) Warszawie przy ul. Królewskiej 27 i Prezes Urzędu Zamówień Publicznych z siedzibą w (02-676) Warszawie przy ul. Postępu 17A;
2. Dane kontaktowe do Inspektora Ochrony Danych: Inspektor Ochrony Danych, Ministerstwo Cyfryzacji, ul. Królewska 27, 00-060 Warszawa przy, adres e-mail iod.mc@cyfra.gov.pl
3. Pani lub Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego do którego odnosi się niniejszy dokument Specyfikacji Warunków Zamówienia oraz w celu wywiązania się z obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze, wynikającego z przepisów o archiwizacji;
4. Odbiorcami Pani lub Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 18 oraz art. 74 ustawy pzp oraz dane osobowe mogą być przekazywane do organów publicznych i urzędów państwowych lub innych podmiotów upoważnionych na podstawie przepisów prawa lub wykonujących zadania realizowane w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej, w szczególności do podmiotów prowadzących działalność kontrolną wobec Ministerstwa Cyfryzacji;
5. Dane osobowe są przekazywane do podmiotów przetwarzających dane w imieniu administratora danych osobowych tj. Centralny Ośrodek Informatyki;
6. Pani lub Pana dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 78 ustawy pzp, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy oraz po jej zakończeniu zgodnie z przepisami dotyczącymi archiwizacji;
7. Obowiązek podania przez Panią lub Pana danych osobowych bezpośrednio Pani lub Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy pzp;
8. W odniesieniu do Pani lub Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;
9. Posiada Pani lub Pan:
9.1 na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani lub Pana dotyczących,
9.2 na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani lub Pana danych osobowych ,
9.3 na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO ,
9.4 prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani lub Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani lub Pana dotyczących narusza przepisy RODO;
10. Nie przysługuje Pani lub Panu:
10.1 w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych,
10.2 prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO,
10.3 na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani lub Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.2.) Numer referencyjny: TP-29/2025

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest usługa kompleksowego przygotowania, organizacji oraz obsługi technicznej i merytorycznej Hackathonu pn. „HackNation”.
Zamówienie będzie realizowane na warunkach określonych w OPZ, stanowiącym Załącznik nr 1 do SWZ oraz Projektowanych postanowieniach umowy, zwanych dalej „PPU”, stanowiących Załącznik nr 2 do SWZ.

4.2.6.) Główny kod CPV: 79952000-2 - Usługi w zakresie organizacji imprez

4.2.7.) Dodatkowy kod CPV:

79956000-0 - Usługi w zakresie organizacji targów i wystaw

55520000-1 - Usługi dostarczania posiłków

72400000-4 - Usługi internetowe

39294100-0 - Artykuły informacyjne i promocyjne

22462000-6 - Materiały reklamowe

79961000-8 - Usługi fotograficzne

44100000-1 - Materiały konstrukcyjne i elementy podobne

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: do 2025-12-12

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Punktowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 40

Kryterium 2

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

4.3.5.) Nazwa kryterium: Doświadczenie koordynatora umowy

4.3.6.) Waga: 15

Kryterium 3

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

4.3.5.) Nazwa kryterium: Koncepcja planu marketingowo-rekrutacyjnego

4.3.6.) Waga: 15

Kryterium 4

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

4.3.5.) Nazwa kryterium: Koncepcja i wizualizacja zagospodarowania całej przestrzeni

4.3.6.) Waga: 15

Kryterium 5

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

4.3.5.) Nazwa kryterium: Propozycja prowadzącego, prelegentów i mentorów

4.3.6.) Waga: 15

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Tak

5.2.) Fakultatywne podstawy wykluczenia:

Art. 109 ust. 1 pkt 4

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak

5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.

5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Nie

5.6.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie niepodlegania wykluczeniu: Wykonawca wraz z ofertą zobowiązany jest złożyć oświadczenie aktualne na dzień składania ofert, o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu oraz, że nie podlega wykluczeniu z postępowania w zakresie podstaw wykluczenia określonych w art. 108 ust. 1 pkt 1-6 ustawy pzp, art. 109 ust. 1 pkt 4 ustawy i art. 7 ust. 1 ustawy sankcyjnej.
Wzór oświadczenia stanowi Załącznik nr 4 do Specyfikacji.

Na wezwanie Zamawiającego, Wykonawca, którego oferta zostanie najwyżej oceniona, w terminie nie krótszym niż 5 dni od dnia wezwania złoży następujące podmiotowe środki dowodowe aktualne na dzień złożenia:

1. Odpis lub informację z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 4 ustawy pzp, sporządzone nie wcześniej niż 3 miesiące przed ich złożeniem, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji.

2. Oświadczenie o aktualności, aktualne na dzień złożenia, potwierdzające że Wykonawca nie podlega wykluczeniu z postępowania w zakresie podstaw wykluczenia określonych w art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego.
Wzór oświadczenia stanowi Załącznik nr 7 do Specyfikacji.

3. Oświadczenie o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów (Dz. U. z 2022 r. poz. 1233), z innym Wykonawcą, który złożył odrębną ofertę bądź ofertę częściową w postępowaniu, albo oświadczenia o przynależności do tej samej grupy kapitałowej wraz z dokumentami lub informacjami potwierdzającymi przygotowanie oferty bądź oferty częściowej niezależnie od innego Wykonawcy należącego do tej samej grupy kapitałowej. Wzór Oświadczenia stanowi Załącznik nr 6 do Specyfikacji.

4. Oświadczenie Wykonawcy o prawidłowości i aktualności podmiotowych środków dowodowych, które są w posiadaniu Zamawiającego, jeśli dotyczy. Wzór oświadczenia stanowi Załącznik nr 5 do Specyfikacji.

5.7.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu: Na wezwanie Zamawiającego, Wykonawca, którego oferta zostanie najwyżej oceniona, w terminie nie krótszym niż 5 dni od dnia wezwania złoży następujące podmiotowe środki dowodowe aktualne na dzień złożenia:

1. Wykaz usług wykonanych w okresie ostatnich 5 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane, oraz załączeniem dowodów określających, czy te usługi zostały wykonane, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a jeżeli wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie wykonawcy.
Wzór wykazu stanowi Załącznik nr 8 do SWZ.

2. Wykaz osób skierowanych przez Wykonawcę do realizacji zamówienia publicznego, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, uprawnień, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych do wykonywania zamówienia publicznego, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami.
Wzór wykazu stanowi Załącznik nr 9 do SWZ.

SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Nie

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Tak

6.6.) Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:

6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Tak

SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie

7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak

7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:

7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Tak

7.6.) Zamawiający przewiduje następujące wymagania związane z realizacją zamówienia:

w zakresie zatrudnienia na podstawie stosunku pracy, w okolicznościach, o których mowa w art. 95 ustawy

SEKCJA VIII – PROCEDURA

8.1.) Termin składania ofert: 2025-09-29 10:00

8.2.) Miejsce składania ofert: Ofertę wraz z wymaganymi dokumentami należy złożyć poprzez Platformę e-Zamówienia.

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2025-09-29 11:00

8.4.) Termin związania ofertą: do 2025-10-28

SEKCJA IX – POZOSTAŁE INFORMACJE