Organizacja corocznej konferencji pod nazwą Europejskie Forum Nowych Idei w Sopocie

Usługi 2025/BZP 00322404 Ogłoszenie o zamiarze zawarcia umowy

Zamawiający

GMINA MIASTA SOPOTU

ul. Tadeusza Kościuszki 25/27

81-704 Sopot, Pomorskie

NIP: 5851411941

https://www.sopot.pl

Wykonawcy

Nazwa	Miasto	NIP
Konfederacja Lewiatan z siedzibą w Warszawie, ul. Zbyszka Cybulskiego 3	Warszawa	-

Szczegóły kontraktów

Część	Wykonawca	Status	Cena oferty	Wartość umowy
1	Konfederacja Lewiatan z siedzibą w Warszawie, ul. Zbyszka Cybulskiego 3 (Warszawa)	Umowa podpisana	-	-

Pełna treść ogłoszenia

Ogłoszenie o zamiarze zawarcia umowy
Usługi
Organizacja corocznej konferencji pod nazwą Europejskie Forum Nowych Idei w Sopocie

SEKCJA I ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: GMINA MIASTA SOPOTU

1.4.) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 191675563

1.5.) Adres zamawiającego:

1.5.1.) Ulica: ul. Tadeusza Kościuszki 25/27

1.5.2.) Miejscowość: Sopot

1.5.3.) Kod pocztowy: 81-704

1.5.4.) Województwo: pomorskie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL633 - Trójmiejski

1.5.8.) Adres poczty elektronicznej: przetargi@um.sopot.pl

1.5.9.) Adres strony internetowej zamawiającego: https://www.sopot.pl

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - jednostka samorządu terytorialnego

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Ogólne usługi publiczne

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Nazwa zamówienia:

Organizacja corocznej konferencji pod nazwą Europejskie Forum Nowych Idei w Sopocie

2.2.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-d6f517f2-1042-4c8a-9b31-5f3500bb0e4b

2.3.) Numer ogłoszenia: 2025/BZP 00322404

2.4.) Wersja ogłoszenia: 01

2.5.) Data ogłoszenia: 2025-07-11

2.6.) Zamówienie zostało ujęte w planie postępowań: Tak

2.7.) Numer planu postępowań w BZP: 2025/BZP 00030371/09/P

2.8.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

1.3.24 organizacja corocznej konferencji pod nazwą Europejskie Forum Nowych Idei w Sopocie

2.9.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie

2.10.) Czy zamówienie dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie

SEKCJA III – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

3.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

3.2.) Numer referencyjny: ZP.271.29.BP.2025.MSt

3.3.) Rodzaj zamówienia

Usługi

3.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

3.8.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest wykonywanie usług promocyjnych, czyli aktywnego marketingu w administracji publicznej poprzez promocję Miasta jako centrum wydarzeń konferencyjno-kongresowych. Miasto Sopot predestynuje do miana ważnego ośrodka organizacji dużych, ponadregionalnych wydarzeń o charakterze konferencyjno-kongresowym. Na rynku usług turystycznych niewiele jest miast, które specjalizują się w tego typu działaniach. Z założenia kampania promocyjna powinna kreować pozytywny wizerunek miasta, jak również powinna być impulsem do odwiedzenia Sopotu. Sopot od lat pełni funkcję gospodarza dużych, a zarazem ważnych eventów o zasięgu nie tylko europejskim, ale również światowym.

Od 2011 roku w Sopocie odbywa się Europejskie Forum Nowych Idei. Obecnie planowana jest wspólna organizacja, z Konfederacją Lewiatan, czternastej edycji EFNI.

3.10.) Główny kod CPV: 79952000-2 - Usługi w zakresie organizacji imprez

SEKCJA IV TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

4.1.) Tryb udzielenia zamówienia/ wraz z podstawą prawną:

Zamówienie udzielane jest w trybie zamówienia z wolnej ręki na podstawie: art. 305 pkt 1 ustawy w zw. z art. 214 ust. 1 pkt 1 ustawy

4.2.) Uzasadnienie faktyczne i prawne wyboru trybu negocjacji bez ogłoszenia albo zamówienia z wolnej ręki:

EFNI jest organizowane od 2011 roku przez Konfederację Lewiatan we współpracy z BUSINESSEUROPE, miastem Sopotem oraz polskimi i międzynarodowymi firmami i instytucjami. EFNI 2025 będzie czternastą edycją wydarzenia.
Wątpliwości nie budzi fakt, iż marketing w administracji powinien uwzględnić dialog ze społecznością lokalną, jak również powinien tworzyć warunki do integracji społeczności lokalnej oraz budować przewagę konkurencyjną między regionami. Nie można pominąć promocji miasta jako podstawowego składnika działalności. Zwłaszcza, że promocja gminy - zgodnie z art. 7 pkt. 18 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (tekst jednolity: Dz.U. 2024 poz. 609 ze zm.) jest jej zadaniem własnym.W tym stanie rzeczy udzielenie zamówienia ww. Wykonawcy - w trybie zamówienia z wolnej ręki jest w pełni uzasadnione i wyczerpuje przesłanki zawarte w art. art. 305 pkt. 1) uPzp – w związku z art. 214 ust. 1 pkt 1) uPzp.

SEKCJA V ZAWARCIE UMOWY

5.1.) Wykonawca, z którym Zamawiający zamierza zawrzeć umowę:

5.1.1) Nazwa (firma) wykonawcy, któremu Zamawiający zamierza udzielić zamówienia (w przypadku wykonawców ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienia – dotyczy pełnomocnika, o którym mowa w art. 58 ust. 2 ustawy): Konfederacja Lewiatan z siedzibą w Warszawie, ul. Zbyszka Cybulskiego 3

5.1.3.) Miejscowość: Warszawa

5.1.6.) Kraj: Polska

SEKCJA VI NFORMACJE DODATKOWE

EFNI 2025 – informacje ogólne, założenia programowe

• Data wydarzenia: 15-17 października 2025
• Temat EFNI 2025: #CoBędzieJutro
Zagadnieniami wiodącymi konferencji będą takie kwestie jak gospodarka i społeczeństwo w obliczu rosyjskiej agresji w Ukrainie, społeczeństwo cyfrowe, zrównoważony rozwój, energia i klimat, innowacje społeczne, rewolucja przemysłowa oraz przyszłość projektu europejskiego.
Przedstawiciele nauki, biznesu i polityki będą rozmawiać, jak wypracować pomysły na silną Europę i konkurencyjną gospodarkę, otwartą na trendy cywilizacyjne i technologiczne. Dyskutować będziemy o takich zagadnieniach i problemach jak gospodarcze i społeczne skutki pandemii, europejski zielony ład, miasta przyszłości, zielone finanse i inwestycje, modele polityk migracyjnych i kwestie dotyczące zatrudniania cudzoziemców, etyczny wymiar rozwoju sztucznej inteligencji, walka z dezinformacją, mobilność społeczeństw przyszłości, wieloletnie ramy finansowe UE i inne.

W czasie konferencji nie zabraknie też wątków dotyczących szerokiego kontekstu makroekonomicznego, społecznego czy politycznego, w jakim działa europejska gospodarka. Oczekujemy, że w czasie wydarzenia weźmie udział blisko 150 panelistów z Polski i zagranicy oraz około 1 000 liderów polskiej i europejskiej gospodarki, polityki, mediów i kultury.

W programie EFNI 2025:

• sesje plenarne (planowane 4)
• panele, seminaria, warsztaty, debaty (planowanych 40)
• rozmowy nocnych marków (planowanych 6 spotkań)
• gala otwarcia

Wszystkie te wydarzenia sprawiają, że Sopot wzmacnia swój wizerunek i w skali Europy jest coraz szerzej postrzegany jako prężny ośrodek kongresowy. Ten element miejskiej tożsamości jest podkreślany przez ostatnie lata i stanowi flagowy element strategii promocyjnej miasta. Dotychczasowe działania w tym kierunku oraz efekty promocyjno-medialne gwarantują właściwą promocję Sopotu tak w kraju, jak i na świecie. Zamawiający widząc, jakim dużym sukcesem były i jak dużym cieszyły się zainteresowaniem dotychczasowe edycje EFNI, postanowił ponownie podjąć współpracę z organizatorami Europejskiego Forum Nowych Idei. Na udział w tego typu wydarzeniu Sopot wydaje się wręcz stworzony. Przemawia za tym lokalizacja miasta Sopotu i jego dostępność komunikacyjna dla zagranicznych gości. Wątpliwości nie budzi fakt, iż Wykonawca przedsięwzięcia, tj. Konfederacja Lewiatan, będąc autorem i pomysłodawcą oraz organizatorem przedsięwzięcia jest jedynym wykonawcą przedmiotowego zamówienia.

W ramach promocji Miasta ww. Wykonawca zapewnia Zamawiającemu stworzenie przy współudziale Zamawiającego kampanii promocyjnej poprzez, m.in.:
• nadanie Miastu Sopot tytułu Współorganizatora;
• udział przedstawiciela Miasta Sopot w Radzie Sponsorów / Radzie Programowej EFNI;
• zamieszczenie logo Miasta Sopot we wszystkich materiałach konferencyjnych
w wersji drukowanej oraz cyfrowej;
• umieszczenie informacji o Mieście Sopot wraz z logo oraz linkiem do strony Sponsora na stronie www Konferencji wraz z opisem działalności Miasta Sopot;
• umieszczenie informacji o Mieście Sopot w komunikatach prasowych
• umieszczenie logo Miasta Sopot na tablicach sponsorskich Konferencji oraz podczas przerw między wydarzeniami na ekranach w salach konferencyjnych;
• umożliwienie dystrybucji materiałów informacyjnych w biurze prasowym Konferencji;
• zapewnienie stolika w strefie VIP podczas Gali otwarcia;
• przekazanie dokumentacji foto z Konferencji;

Organizacja corocznej konferencji pod nazwą Europejskie Forum Nowych Idei w Sopocie

Zamawiający

Wykonawcy

Szczegóły kontraktów

Pełna treść ogłoszenia

Ogłoszenie o zamiarze zawarcia umowy Usługi Organizacja corocznej konferencji pod nazwą Europejskie Forum Nowych Idei w Sopocie

SEKCJA I ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: GMINA MIASTA SOPOTU

1.4.) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 191675563

1.5.) Adres zamawiającego:

1.5.1.) Ulica: ul. Tadeusza Kościuszki 25/27

1.5.2.) Miejscowość: Sopot

1.5.3.) Kod pocztowy: 81-704

1.5.4.) Województwo: pomorskie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL633 - Trójmiejski

1.5.8.) Adres poczty elektronicznej: przetargi@um.sopot.pl

1.5.9.) Adres strony internetowej zamawiającego: https://www.sopot.pl

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - jednostka samorządu terytorialnego

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Ogólne usługi publiczne

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Nazwa zamówienia:

2.2.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-d6f517f2-1042-4c8a-9b31-5f3500bb0e4b

2.3.) Numer ogłoszenia: 2025/BZP 00322404

2.4.) Wersja ogłoszenia: 01

2.5.) Data ogłoszenia: 2025-07-11

2.6.) Zamówienie zostało ujęte w planie postępowań: Tak

2.7.) Numer planu postępowań w BZP: 2025/BZP 00030371/09/P

2.8.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

2.9.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie

2.10.) Czy zamówienie dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie

SEKCJA III – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

3.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

3.2.) Numer referencyjny: ZP.271.29.BP.2025.MSt

3.3.) Rodzaj zamówienia

3.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

3.8.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

3.10.) Główny kod CPV: 79952000-2 - Usługi w zakresie organizacji imprez

SEKCJA IV TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

4.1.) Tryb udzielenia zamówienia/ wraz z podstawą prawną:

4.2.) Uzasadnienie faktyczne i prawne wyboru trybu negocjacji bez ogłoszenia albo zamówienia z wolnej ręki:

SEKCJA V ZAWARCIE UMOWY

5.1.) Wykonawca, z którym Zamawiający zamierza zawrzeć umowę:

5.1.3.) Miejscowość: Warszawa

5.1.6.) Kraj: Polska

SEKCJA VI NFORMACJE DODATKOWE

Informacje kluczowe

Kody CPV

Ogłoszenie o zamiarze zawarcia umowy
Usługi
Organizacja corocznej konferencji pod nazwą Europejskie Forum Nowych Idei w Sopocie