Ogłoszenie o wyniku postępowania
Usługi
Organizacja konferencji naukowej pod patronatem Politechniki Gdańskiej "Joint 23rd International Heat Pipe Conference and 17th International Heat Pipe Symposium" w dniach 24–28 maja 2026 roku

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: Politechnika Gdańska

1.3.) Oddział zamawiającego: Wydział Inżynierii Mechanicznej i Okrętownictwa

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 000001620

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: ul. Gabriela Narutowicza 11/12

1.5.2.) Miejscowość: Gdańsk

1.5.3.) Kod pocztowy: 80-233

1.5.4.) Województwo: pomorskie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL633 - Trójmiejski

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: annszers@pg.edu.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: https://wimio.pg.edu.pl/

1.6.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania:

1.7.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - uczelnia publiczna

1.8.) Przedmiot działalności zamawiającego: Edukacja

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-48deb101-e4ab-4d90-a1c6-fcfb6458cf11

2.5.) Numer ogłoszenia: 2025/BZP 00619756

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2025-12-23

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak

2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2025/BZP 00240999/09/P

2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

1.3.2 Organizacja konferencji naukowej IHPC w maju 2026

2.11.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie

2.13.) Zamówienie/umowa ramowa było poprzedzone ogłoszeniem o zamówieniu/ogłoszeniem o zamiarze zawarcia umowy: Tak

2.14.) Numer ogłoszenia: 2025/BZP 00507195

SEKCJA III – TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA LUB ZAWARCIA UMOWY RAMOWEJ

3.1.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Numer referencyjny: ZP/209/005/U/25

4.2.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.3.) Wartość zamówienia: 287044,26 PLN

4.4.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.5.1.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

1. Przedmiotem zamówienia jest Organizacja konferencji naukowej pod patronatem Politechniki Gdańskiej "Joint 23rd International Heat Pipe Conference and 17th International Heat Pipe Symposium" w dniach 24–28 maja 2026 roku.
2. Termin i liczba uczestników:
a) od 24 maja 2026 r. do 28 maja 2026 r.
b) uczestnikami konferencji są osoby wskazane imiennie przez Zamawiającego
c) minimalna liczba osób: 150 osób
d) maksymalna liczba osób: 250 uczestników
3. Zamawiający planuje zorganizowanie konferencji naukowej dla ww. liczby uczestników, z zastrzeżeniem zmniejszenia liczby uczestników w przypadku przybycia mniejszej liczby osób, ale nie mniejszej niż, określona liczba minimalna. Wykonawca, po otrzymaniu informacji o przybyciu mniejszej liczby uczestników (ale nie mniej niż liczba minimalna) jest zobowiązany do proporcjonalnego obniżenia ceny za usługi gastronomiczne w oparciu o faktyczną liczbę uczestników, nie mniej jednak niż wskazana liczba minimalna uczestników konferencji.
4. Zamawiający zastrzega sobie prawa do elastyczności w zakresie zmian liczby uczestników na 5 dni przed wydarzeniem.
5. Obiekt hotelowy powinien być zaszeregowany do kategorii minimum cztero-gwiazdkowej (4****):
kategoryzacja hotelu, zgodnie z kategoriami, o których mowa w Rozporządzeniu Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 26 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelowych i innych obiektów, w których świadczone są usługi hotelarskie (Dz.U. z 2017 r. poz. 2166)
lokalizacja hotelu: hotel powinien znajdować się w Gdańsku, w promieniu do 0,5 km w linii prostej od Dworca Głównego PKP w Gdańsku Głównym.
6. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawiera załącznik nr 4 do SWZ.
78. Wykonawca zobowiązany jest zrealizować zamówienie na zasadach i warunkach opisanych we wzorze umowy stanowiącym Załącznik nr 3 do SWZ.

4.5.3.) Główny kod CPV: 55120000-7 - Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji

4.5.4.) Dodatkowy kod CPV:

55300000-3 - Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków

SEKCJA V ZAKOŃCZENIE POSTĘPOWANIA

5.1.) Postępowanie zakończyło się zawarciem umowy albo unieważnieniem postępowania: Postępowanie/cześć postępowania zakończyła się unieważnieniem

5.2.) Podstawa prawna unieważnienia postępowania: art. 255 pkt 3 ustawy

5.2.1.) Przyczyna unieważnienia postępowania:

SEKCJA VI OFERTY

6.1.) Liczba otrzymanych ofert lub wniosków: 4

6.1.1.) Liczba otrzymanych ofert wariantowych: 0

6.1.2.) Liczba ofert dodatkowych: 0

6.1.3.) Liczba otrzymanych od MŚP: 4

6.1.4.) Liczba ofert wykonawców z siedzibą w państwach EOG innych niż państwo zamawiającego: 0

6.1.5.) Liczba ofert wykonawców z siedzibą w państwie spoza EOG: 0

6.1.6.) Liczba ofert odrzuconych, w tym liczba ofert zawierających rażąco niską cenę lub koszt: 2

6.1.7.) Liczba ofert zawierających rażąco niską cenę lub koszt: 0

6.2.) Cena lub koszt oferty z najniższą ceną lub kosztem: 375950,00 PLN

6.3.) Cena lub koszt oferty z najwyższą ceną lub kosztem: 379000 PLN