Ogłoszenie o wykonaniu umowy
Usługi
Organizacja konferencji naukowej pod patronatem Politechniki Gdańskiej "Joint 23rd International Heat Pipe Conference and 17th International Heat Pipe Symposium" w dniach 24–28 maja 2026 roku

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Nazwa zamawiającego: Politechnika Gdańska

1.2.) Oddział zamawiającego: Wydział Inżynierii Mechanicznej i Okrętownictwa

1.3.) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 000001620

1.4) Adres zamawiającego

1.4.1.) Ulica: ul. Gabriela Narutowicza 11/12

1.4.2.) Miejscowość: Gdańsk

1.4.3.) Kod pocztowy: 80-233

1.4.4.) Województwo: pomorskie

1.4.5.) Kraj: Polska

1.4.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL633 - Trójmiejski

1.4.9.) Adres poczty elektronicznej: annszers@pg.edu.pl

1.4.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: https://wimio.pg.edu.pl/

1.5.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - uczelnia publiczna

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-d5a16d1a-5bdb-4bf4-a85c-564e554f194f

2.2.) Numer ogłoszenia: 2026/BZP 00297821

2.3.) Wersja ogłoszenia: 01

2.4.) Data ogłoszenia: 2026-06-18

SEKCJA III – PODSTAWOWE INFORMACJE O POSTĘPOWANIU W WYNIKU KTÓREGO ZOSTAŁA ZAWARTA UMOWA

3.1.) Charakter zamówienia:

Zamówienie klasyczne - od 130 000 zł, ale o wartości mniejszej niż progi unijne

3.2.) Zamówienie było poprzedzone ogłoszeniem o zamówieniu albo ogłoszeniem o zamiarze zawarcia umowy w BZP lub Dz. Urz. UE: Tak

3.2.1.) Numer ogłoszenia w BZP lub Dz. Urz. UE: 2025/BZP 00561421

3.3.) Czy zamówienie dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej:

Nie

3.5.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną:

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

3.6.) Rodzaj zamówienia:

Usługi

3.7.) Nazwa zamówienia:

Organizacja konferencji naukowej pod patronatem Politechniki Gdańskiej "Joint 23rd International Heat Pipe Conference and 17th International Heat Pipe Symposium" w dniach 24–28 maja 2026 roku

3.8.) Krótki opis przedmiotu zamówienia:

1. Przedmiotem zamówienia jest Organizacja konferencji naukowej pod patronatem Politechniki Gdańskiej "Joint 23rd International Heat Pipe Conference and 17th International Heat Pipe Symposium" w dniach 24–28 maja 2026 roku.
2. Termin i liczba uczestników:
a) od 24 maja 2026 r. do 28 maja 2026 r.
b) uczestnikami konferencji są osoby wskazane imiennie przez Zamawiającego
c) minimalna liczba osób: 150 osób
d) maksymalna liczba osób: 250 uczestników
3. Zamawiający planuje zorganizowanie konferencji naukowej dla ww. liczby uczestników, z zastrzeżeniem zmniejszenia liczby uczestników w przypadku przybycia mniejszej liczby osób, ale nie mniejszej niż, określona liczba minimalna. Wykonawca, po otrzymaniu informacji o przybyciu mniejszej liczby uczestników (ale nie mniej niż liczba minimalna) jest zobowiązany do proporcjonalnego obniżenia ceny za usługi gastronomiczne w oparciu o faktyczną liczbę uczestników, nie mniej jednak niż wskazana liczba minimalna uczestników konferencji.
4. Zamawiający zastrzega sobie prawo do elastyczności w zakresie zmian liczby uczestników na 10 dni przed wydarzeniem, z możliwością ewentualnej ostatecznej korekty do 5 dni przed wydarzeniem o 10% liczby uczestników.
5. Obiekt hotelowy powinien być zaszeregowany do kategorii minimum cztero-gwiazdkowej (4****):
kategoryzacja hotelu, zgodnie z kategoriami, o których mowa w Rozporządzeniu Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 26 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelowych i innych obiektów, w których świadczone są usługi hotelarskie (Dz.U. z 2017 r. poz. 2166) lokalizacja hotelu: hotel powinien znajdować się w Gdańsku, w promieniu do 0,5 km w linii prostej od Dworca Głównego PKP w Gdańsku Głównym.
6. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawiera załącznik nr 4 do SWZ.
78. Wykonawca zobowiązany jest zrealizować zamówienie na zasadach i warunkach opisanych we wzorze umowy stanowiącym Załącznik nr 3 do SWZ.

3.9.) Główny kod CPV: 55120000-7 - Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji

3.10.) Dodatkowy kod CPV:

55300000-3 - Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków

SEKCJA IV – PODSTAWOWE INFORMACJE O ZAWARTEJ UMOWIE

4.1.) Data zawarcia umowy: 2026-01-26

4.2.) Okres realizacji zamówienia:

4.3.) Dane wykonawcy, z którym zawarto umowę:

4.3.1.) Nazwa (firma) wykonawcy, któremu udzielono zamówienia (w przypadku wykonawców ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienia – dotyczy pełnomocnika, o którym mowa w art. 58 ust. 2 ustawy): Essendi Poland S.A

4.3.2.) Krajowy Numer Identyfikacyjny: 5260250469

4.3.3.) Ulica: Złota 59

4.3.4.) Miejscowość: Warszawa

4.3.5.) Kod pocztowy: 00-120

4.3.6.) Województwo: mazowieckie

4.3.7.) Kraj: Polska

4.4.) Wartość umowy: 261500 PLN

4.5.) Numer ogłoszenia o wyniku postępowania zamieszczonego w BZP lub numer ogłoszenia o udzieleniu zamówienia opublikowanego w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej: 2026/BZP 00126420/01

SEKCJA V PRZEBIEG REALIZACJI UMOWY

5.1.) Czy umowa została wykonana: Tak

5.2.) Termin wykonania umowy: 2026-05-28

5.3.) Czy umowę wykonano w pierwotnie określonym terminie: Tak

5.4.) Informacje o zmianach umowy

5.4.1.) Liczba zmian: 0

5.5.) Łączna wartość wynagrodzenia wypłacona z tytułu zrealizowanej umowy: 191034,00 PLN

5.6.) Czy umowa została wykonana należycie: Tak

5.7.) Podczas realizacji zamówienia zamawiający kontrolował przewidziane w zawartej umowie wymagania:

nie dotyczy