Ogłoszenie o wykonaniu umowy
Usługi
Organizacja konferencji pn. „Ciechocińska Solanka - prozdrowotne wody Pomorza i Kujaw”

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Nazwa zamawiającego: KUJAWSKO-POMORSKIE CENTRUM NAUKOWO-TECHNOLOGICZNE IM. PROF. JANA CZOCHRALSKIEGO SP. Z O.O.

1.3.) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 520386675

1.4) Adres zamawiającego

1.4.1.) Ulica: UL. ZYGMUNTA KRASIŃSKIEGO 4/4A

1.4.2.) Miejscowość: Toruń

1.4.3.) Kod pocztowy: 87-100

1.4.4.) Województwo: kujawsko-pomorskie

1.4.5.) Kraj: Polska

1.4.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL613 - Bydgosko-toruński

1.4.7.) Numer telefonu: 566530792

1.4.9.) Adres poczty elektronicznej: kontakt@centrumczochralskiego.pl

1.4.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: www.centrumczochralskiego.pl

1.5.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - osoba prawna, o której mowa w art. 4 pkt 3 ustawy (podmiot prawa publicznego)

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-c207d496-11b0-4e56-9d6b-663a9ad24db7

2.2.) Numer ogłoszenia: 2026/BZP 00206995

2.3.) Wersja ogłoszenia: 01

2.4.) Data ogłoszenia: 2026-04-20

SEKCJA III – PODSTAWOWE INFORMACJE O POSTĘPOWANIU W WYNIKU KTÓREGO ZOSTAŁA ZAWARTA UMOWA

3.1.) Charakter zamówienia:

Zamówienie klasyczne - od 130 000 zł, ale o wartości mniejszej niż progi unijne

3.2.) Zamówienie było poprzedzone ogłoszeniem o zamówieniu albo ogłoszeniem o zamiarze zawarcia umowy w BZP lub Dz. Urz. UE: Tak

3.2.1.) Numer ogłoszenia w BZP lub Dz. Urz. UE: 2026/BZP 00071193

3.3.) Czy zamówienie dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej:

Tak

3.4.) Nazwa projektu lub programu:

Proces Przedsiębiorczego Odkrywania na rzecz rozwoju Inteligentnych Specjalizacji regionu”, Program Fundusze Europejskie dla Kujaw i Pomorza na lata 2021-2027

3.5.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną:

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

3.6.) Rodzaj zamówienia:

Usługi

3.7.) Nazwa zamówienia:

Organizacja konferencji pn. „Ciechocińska Solanka - prozdrowotne wody Pomorza i Kujaw”

3.8.) Krótki opis przedmiotu zamówienia:

1. Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa organizacja konferencji pn. „Ciechocińska Solanka - prozdro-wotne wody Pomorza i Kujaw”, której celem jest promocja uzdrowiska Ciechocinek, w szczególności jego walorów prozdrowotnych, infrastruktury uzdrowiskowej oraz potencjału gospodarczego i naukowego. Przedmiotowe zadanie będzie realizowane w dniach 15-17 marca 2026 roku.
2. Zamówienie realizowane jest w ramach projektu pn. „Proces Przedsiębiorczego Odkrywania na rzecz roz-woju Inteligentnych Specjalizacji regionu”, Program Fundusze Europejskie dla Kujaw i Pomorza na lata 2021-2027, współfinansowanego ze środków Programu Fundusze Europejskie dla Kujaw i Pomorza 2021-2027 w ramach Działania 1.7: Działania na rzecz rozwoju RIS, w tym profesjonalizacja IOB, priorytetu 1: Fundusze Europejskie na rzecz wzrostu innowacyjności i konkurencyjności regionu.
3. Ramowy harmonogram konferencji pn. „Ciechocińska Solanka - prozdrowotne wody Pomorza i Kujaw” jest zawarty w załączniku nr 8 do SWZ.
4. Niniejsze postępowanie dotyczy części większego Zamówienia. Zamawiający nie dopuszcza możliwości dal-szego podziału postepowania i składania ofert częściowych w niniejszym postępowaniu. Ze względu na gru-pę docelową, do której skierowane wydarzenie, tożsamość usługi będącej przedmiotem zamówienia, w tym program, zakwaterowanie, wyżywienie itp. Zamawiający nie dopuszcza możliwości dokonania podziału po-stępowania na części i tym samym wykonywania poszczególnych elementów konferencji przez różnych wy-konawców. Dopuszczenie możliwości składania ofert częściowych nie znajduje uzasadnienia, gdyż w ocenie Zamawiającego wiązałoby się to z nadmiernymi trudnościami technicznymi i organizacyjnych oraz byłoby nieekonomiczne Zamówienia tego rodzaju, niezależnie od wartości, są z powodzeniem realizowane przez małe i średnie przedsiębiorstwa. Ponadto ze względu na konieczność realizacji zadań w ściśle określonych ramach czasowych, konieczność zapewnienia sprawnej i efektywnej komunikacji jak również ograniczone możliwości kadrowe Zamawiającego w zakresie koordynacji i nadzoru kilku potencjalnych wykonawców, nie-zbędna jest realizacja zamówienia przez jeden podmiot. Jednocześnie wskazać należy, iż przyjęcie rozwiąza-nia kompleksowego tj. zamówienia niepodzielonego na części, korzystnie wpływa na cenę zamówienia, a także jego czas realizacji. Jest to najbardziej korzystne rozwiązanie, odpowiadające potrzebom Zamawiają-cego i zasadzie wydatkowania środków publicznych
5. Opis skrócony zamówienia:
1) Przedmiotem niniejszego zamówienia jest świadczenie usług następująco:
a) zorganizowanie konferencji, w oparciu o szczegółowy program konferencji przekazany przez Zamawia-jącego, bazujący na programie ramowym określony w ust. 2;
b) świadczenie usług cateringowych podczas konferencji – zapewnienie przerw kawowych i obiadów w każdy z 2 dni konferencji dla 100 osób/dzień (w II i III dniu konferencji) oraz 2 śniadań dla 60 osób (w II i III dniu konferencji) i dla 15 osób w dniu 18.03.2026r. oraz 1 bankietu dla 100 osób (w II dniu konfe-rencji);
c) zapewnienie sali konferencyjnej na min. 100 osób z wyposażeniem w II i III dniu konferencji: krzesła, rzutnik multimedialny z ekranem, komputer, bezprzewodowy dostęp do Internetu sal dydaktycznych na obrady konferencyjne, mównicę;
d) zapewnienie noclegu dla uczestników (pokoje jednoosobowe) w nocy z I na II dzień konferencji oraz z II na III dzień konferencji:
- w terminie 15/16.03.2026 – 60 pokoi;
- w terminie 16/17.03.2026 – 60 pokoi;
- w terminie 17/18.03.2026 – 15 pokoi.
e) zapewnienie tłumacza symultanicznego języka angielskiego wraz z kabiną do tłumaczenia w II i III dniu konferencji;
f) zapewnienie recepcji oraz szatni;
g) zapewnienie bezpłatnych miejsc parkingowych dla organizatorów, prelegentów i panelistów oraz uczestników konferencji;
h) zapewnienie przestrzeni w holu głównym celem przygotowania stanowisk wystawienniczych/ promo-cyjnych firm i partnerów;
i) zapewnienie zamykanego pomieszczenia organizacyjnego dla organizatorów;
j) przekazania wszystkich niezbędnych dokumentów dotyczących realizacji działania, określonych i wymaganych przez Zamawiającego.
2) Rzeczywista liczba uczestników/gości wydarzenia w zakresie skorzystania z noclegów w poszczególnych dobach, zostanie potwierdzona przez Zamawiającego do dnia 09 marca 2026 i na tej podstawie nastąpi rzeczywiste rozliczenie usługi w zakresie kosztów noclegu/osobę. W celu kalkulacji oferty należy przyjąć maksymalną ilość planowanych osób nocujących w poszczególnych dniach. W formularzu oferty należy dodatkowo podać koszt noclegu za 1 dobę (brutto). W przypadku braku dysponowania odpowiednią ilo-ścią pokoi jednoosobowych Zmawiający dopuszcza zaoferowanie przez Wykonawcą pokoi dwuosobo-wych do pojedynczego wykorzystania.
3) W przypadku kosztów lunchu, przerwy kawowej, cateringu podczas bankietu, Wykonawca szacuje na podstawie wyżej wskazanych maksymalnych założeń w poszczególnych dniach. W formularzu oferty na-leży podać koszty jednostkowe poszczególnych usług za 1 osobę (brutto) dla:
a) lunchu,
b) przerwy kawowej,
c) cateringu podczas bankietu w dniu 16.03.2026r.
Rzeczywista liczba uczestników/gości wydarzenia w zakresie skorzystania lunchu, przerwy kawowej, ca-teringu podczas bankietu, zostanie potwierdzona przez Zamawiającego do dnia 09 marca 2026 i na tej podstawie nastąpi rzeczywiste rozliczenie usługi w zakresie lunchu, przerwy kawowej, cateringu podczas bankietu.
4) Termin realizacji konferencji: 15-17 marca 2026r.
5) Miejsce realizacji usługi: Miejscem realizacji zamówienia jest teren miasta Ciechocinek, w granicach administracyjnych miasta. Wykonawca w formularzu ofertowym wskazuje dokładny adres lokalizacji. Zamawiający wymaga, aby Wszystkie usługi objęte przedmiotem zamówienia, w szczególności:
– zakwaterowanie,
– sale konferencyjne,
– usługi cateringowe,
– przestrzenie wystawiennicze,
były realizowane w jednej lokalizacji (jednym obiekcie lub jednym kompleksie obiek-tów) położonym na terenie miasta Ciechocinek.
6) Liczba uczestników konferencji: 100 osób.
7) Usługa będzie realizowana stacjonarnie.
6. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia został zawarty w załączniku 1 do SWZ - Szczegółowy opis przed-miotu zamówienia.
7. Zgodnie z art. 95 Pzp Zamawiający określa następujące wymagania dotyczące zatrudniania przez Wykonaw-cę lub podwykonawcę na podstawie stosunku pracy osób wykonujących wskazane przez zamawiającego czynności w zakresie realizacji zamówienia, jeżeli wykonanie tych czynności polega na wykonywaniu pracy w sposób określony w art. 22 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (Dz.U. z 2019 r. poz. 1040, 1043 i 1495):
1) Na podstawie stosunku pracy muszą być zatrudnione osoby wykonujące następujące czynności: re-cepcja.
2) Sposób dokumentowania zatrudnienia osób, o których mowa w art. 95: Wykonawca przed podpisa-niem umowy przedłoży Zamawiającemu oświadczenie, że osoby uczestniczące w realizacji przedmiotu zamówienia, poza wskazanymi powyżej będą zatrudnione na podstawie umowy o pracę, zarówno przez Wykonawcę jak i podwykonawcę.
3) Uprawnienia Zamawiającego w zakresie kontroli spełniania przez Wykonawcę wymagań, o których mowa w art. 95 Pzp oraz sankcji z tytułu niespełnienia tych wymagań: Uprawnienia i sankcje, o któ-rych mowa powyżej określone zostały we wzorze umowy stanowiącym Załącznik Nr 4 do SWZ.
8. Oferowane, a następnie wykonywane usługi muszą spełniać wszystkie wymagania Zamawiającego zawarte w dokumentach zamówienia.
9. Zamawiający nie zastrzega obowiązku osobistego wykonania przez Wykonawcę kluczowych zadań. Wyko-nawca może powierzyć wykonanie części zamówienia podwykonawcy. Wykonawca jest zobowiązany wskazać w oświadczeniu - załącznik nr 3 do SWZ Informacje dotyczące Wykonawcy, te części zamówienia, których wykonanie zamierza powierzyć podwykonawcom i podać firmy podwykonawców, o ile są już znane.

3.9.) Główny kod CPV: 55120000-7 - Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji

3.10.) Dodatkowy kod CPV:

55100000-1 - Usługi hotelarskie

55000000-0 - Usługi hotelarskie, restauracyjne i handlu detalicznego

80500000-9 - Usługi szkoleniowe

80522000-9 - Seminaria szkoleniowe

80590000-6 - Usługi seminaryjne

55300000-3 - Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków

55320000-9 - Usługi podawania posiłków

55321000-6 - Usługi przygotowywania posiłków

SEKCJA IV – PODSTAWOWE INFORMACJE O ZAWARTEJ UMOWIE

4.1.) Data zawarcia umowy: 2026-03-12

4.2.) Okres realizacji zamówienia:

4.3.) Dane wykonawcy, z którym zawarto umowę:

4.3.1.) Nazwa (firma) wykonawcy, któremu udzielono zamówienia (w przypadku wykonawców ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienia – dotyczy pełnomocnika, o którym mowa w art. 58 ust. 2 ustawy): Form-Plastic Sp. z o.o.

4.3.2.) Krajowy Numer Identyfikacyjny: 8911552990

4.3.3.) Ulica: Bema 146

4.3.4.) Miejscowość: Ciechocinek

4.3.5.) Kod pocztowy: 87-720

4.3.6.) Województwo: kujawsko-pomorskie

4.3.7.) Kraj: Polska

4.4.) Wartość umowy: 105951,00 PLN

4.5.) Numer ogłoszenia o wyniku postępowania zamieszczonego w BZP lub numer ogłoszenia o udzieleniu zamówienia opublikowanego w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej: 2026/BZP 00198334/01

SEKCJA V PRZEBIEG REALIZACJI UMOWY

5.1.) Czy umowa została wykonana: Tak

5.2.) Termin wykonania umowy: 2026-03-20

5.3.) Czy umowę wykonano w pierwotnie określonym terminie: Tak

5.4.) Informacje o zmianach umowy

5.4.1.) Liczba zmian: 0

5.5.) Łączna wartość wynagrodzenia wypłacona z tytułu zrealizowanej umowy: 93201 PLN

5.6.) Czy umowa została wykonana należycie: Tak

5.7.) Podczas realizacji zamówienia zamawiający kontrolował przewidziane w zawartej umowie wymagania:

w zakresie zatrudnienia na podstawie stosunku pracy, w okolicznościach, o których mowa w art. 95 ustawy