Ogłoszenie o wykonaniu umowy
Usługi
„Organizacja konferencji pn. „Kujawsko-Pomorskie Forum Innowacji, Nauki, Biznesu i Samorządu (FINBiS 2025)””

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Nazwa zamawiającego: KUJAWSKO-POMORSKIE CENTRUM NAUKOWO-TECHNOLOGICZNE IM. PROF. JANA CZOCHRALSKIEGO SP. Z O.O.

1.3.) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 520386675

1.4) Adres zamawiającego

1.4.1.) Ulica: UL. ZYGMUNTA KRASIŃSKIEGO 4/4A

1.4.2.) Miejscowość: Toruń

1.4.3.) Kod pocztowy: 87-100

1.4.4.) Województwo: kujawsko-pomorskie

1.4.5.) Kraj: Polska

1.4.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL613 - Bydgosko-toruński

1.4.7.) Numer telefonu: 566530792

1.4.9.) Adres poczty elektronicznej: kontakt@centrumczochralskiego.pl

1.4.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: www.centrumczochralskiego.pl

1.5.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - osoba prawna, o której mowa w art. 4 pkt 3 ustawy (podmiot prawa publicznego)

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-ac515490-d5bc-46f0-b5cc-a2182c7cc67c

2.2.) Numer ogłoszenia: 2025/BZP 00581160

2.3.) Wersja ogłoszenia: 01

2.4.) Data ogłoszenia: 2025-12-07

SEKCJA III – PODSTAWOWE INFORMACJE O POSTĘPOWANIU W WYNIKU KTÓREGO ZOSTAŁA ZAWARTA UMOWA

3.1.) Charakter zamówienia:

Zamówienie klasyczne - od 130 000 zł, ale o wartości mniejszej niż progi unijne

3.2.) Zamówienie było poprzedzone ogłoszeniem o zamówieniu albo ogłoszeniem o zamiarze zawarcia umowy w BZP lub Dz. Urz. UE: Tak

3.2.1.) Numer ogłoszenia w BZP lub Dz. Urz. UE: 2025/BZP 00366927

3.3.) Czy zamówienie dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej:

Tak

3.4.) Nazwa projektu lub programu:

„Proces Przedsiębiorczego Odkrywania na rzecz rozwoju Inteligentnych Specjalizacji regionu”, Program Fundusze Europejskie dla Kujaw i Pomorza na lata 2021-2027

3.5.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną:

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

3.6.) Rodzaj zamówienia:

Usługi

3.7.) Nazwa zamówienia:

„Organizacja konferencji pn. „Kujawsko-Pomorskie Forum Innowacji, Nauki, Biznesu i Samorządu (FINBiS 2025)””

3.8.) Krótki opis przedmiotu zamówienia:

1. Przedmiotem niniejszego postępowania jest „Organizacja konferencji pn. „Kujawsko-Pomorskie Forum Innowacji, Nauki, Biznesu i Samorządu (FINBiS 2025)””. Przedmiotowe zadanie będzie realizowane w dniach 4-8 listopada 2025 roku, przy czym Konferencja odbywać się będzie w dniach 5-7 listopada 2025 r.
2. Zamówienie realizowane jest w ramach projektu pn.: „Proces Przedsiębiorczego Odkrywania na rzecz roz-woju Inteligentnych Specjalizacji regionu”, Program Fundusze Europejskie dla Kujaw i Pomorza na lata 2021-2027, współfinansowanego ze środków Programu Fundusze Europejskie dla Kujaw i Pomorza 2021-2027 w ramach Działania 1.7: Działania na rzecz rozwoju RIS, w tym profesjonalizacja IOB, priorytetu 1: Fundusze Europejskie na rzecz wzrostu innowacyjności i konkurencyjności regionu.
3. Ramowy harmonogram konferencji pn. „KUJAWSKO-POMORSKIE FORUM INNOWACJI, NAUKI, BIZNESU I SAMORZĄDU (FINBiS 2025)” jest zawarty w załączniku nr 8 do SWZ.
4. Niniejsze postępowanie dotyczy części większego Zamówienia. Zamawiający nie dopuszcza możliwości dal-szego podziału postepowania i składania ofert częściowych w niniejszym postępowaniu. Ze względu na gru-pę docelową, do której skierowane wydarzenie, tożsamość usługi będącej przedmiotem zamówienia, w tym program, zakwaterowanie, wyżywienie itp. Zamawiający nie dopuszcza możliwości dokonania podziału po-stępowania na części i tym samym wykonywania poszczególnych elementów konferencji przez różnych wy-konawców. Dopuszczenie możliwości składania ofert częściowych nie znajduje uzasadnienia, gdyż w ocenie Zamawiającego wiązałoby się to z nadmiernymi trudnościami technicznymi i organizacyjnych oraz byłoby nieekonomiczne Zamówienia tego rodzaju, niezależnie od wartości, są z powodzeniem realizowane przez małe i średnie przedsiębiorstwa. Ponadto ze względu na konieczność realizacji zadań w ściśle określonych ramach czasowych, konieczność zapewnienia sprawnej i efektywnej komunikacji jak również ograniczone możliwości kadrowe Zamawiającego w zakresie koordynacji i nadzoru kilku potencjalnych wykonawców, nie-zbędna jest realizacja zamówienia przez jeden podmiot. Jednocześnie wskazać należy, iż przyjęcie rozwiąza-nia kompleksowego tj. zamówienia niepodzielonego na części, korzystnie wpływa na cenę zamówienia, a także jego czas realizacji. Jest to najbardziej korzystne rozwiązanie, odpowiadające potrzebom Zamawiają-cego i zasadzie wydatkowania środków publicznych.
5. Opis skrócony zamówienia:
5.1. Zapewnienie noclegów ze śniadaniem w terminie 4/5.11.2025.
5.2. Zapewnienie noclegów ze śniadaniem w terminie 5/6.11.2025.
5.3. W dniu – 06.11.2025r.:
a) Zapewnienie dużej sali konferencyjnej na min. 120 osób na realizację wykładów oraz paneli dyskusyjnych podczas Forum Innowacji, Nauki, Biznesu i Samorządu (FINBiS 2025);
b) Zapewnienie ciągłej przerwy kawowej dla min. 120 osób podczas Forum Innowacji, Nauki, Biznesu i Samorzą-du (FINBiS 2025);
c) Zapewnienie lunchu dla min. 120 osób podczas Forum Innowacji, Nauki, Biznesu i Samorządu (FINBiS 2025);
d) Zapewnienie sali oraz kateringu podczas uroczystej GALI NAGRÓD dla min. 140 osób podczas Forum Innowa-cji, Nauki, Biznesu i Samorządu (FINBiS 2025);
e) Zapewnienie moderatora w godz. 09:00-17:30 oraz 19:00-22:00;
f) Zapewnienie szatni;
5.4. Zapewnienie noclegów ze śniadaniem w terminie 6/7.11.2025.
5.5. W dniu – 07.11.2025r.:
a) Zapewnienie dużej sali konferencyjnej na min. 100 osób na realizację wykładów oraz paneli dyskusyjnych podczas Forum Innowacji, Nauki, Biznesu i Samorządu (FINBiS 2025);
b) Zapewnienie ciągłej przerwy kawowej dla min. 80 osób podczas realizacji wykładów oraz panelu dyskusyj-nych w ramach Forum Innowacji, Nauki, Biznesu i Samorządu (FINBiS 2025);
c) Zapewnienie lunchu dla min. 80 osób podczas Forum Innowacji, Nauki, Biznesu i Samorządu (FINBiS);
d) Zapewnienie szatni;
5.6. Zapewnienie noclegów ze śniadaniem w terminie 7/8.11.2025.
5.7. Zapewnienie recepcji jako wydzielonej powierzchni w niewielkiej odległości od wejścia do budynku.
5.8. Zapewnienie przestrzeni w holu głównym celem przygotowania max 8 stanowisk wystawienniczych/ pro-mocyjnych firm i partnerów Forum.
5.9. Zapewnienie parkingu dla Organizatorów oraz prelegentów i panelistów.
5.10. Zapewnienie zamykanego pomieszczenia organizacyjnego dla Organizatorów.
5.11. Rzeczywista liczba uczestników/gości wydarzenia w zakresie skorzystania z noclegów w poszczególnych dobach, zostanie potwierdzona przez Zamawiającego do dnia 31 października 2025 i na tej podstawie nastąpi rzeczywiste rozliczenie usługi w zakresie kosztów noclegu/osobę. W celu kalkulacji oferty należy przyjąć mak-symalną ilość planowanych osób nocujących w poszczególnych dniach. W formularzu oferty należy dodatkowo podać koszt noclegu za 1 dobę (brutto). W przypadku braku dysponowania odpowiednią ilością pokoi jednooso-bowych Zmawiający dopuszcza zaoferowanie przez Wykonawcą pokoi dwuosobowych do pojedynczego wyko-rzystania.
5.12. W przypadku kosztów lunchu, przerwy kawowej, cateringu podczas Gali Wykonawca szacuje na podstawie wyżej wskazanych maksymalnych założeń w poszczególnych dniach. W formularzu oferty należy podać koszty jednostkowe poszczególnych usług za 1 osobę (brutto) dla:
- lunchu,
- przerwy kawowej w dniu 06.11.2025 r.,
- cateringu podczas Gali,
- przerwy kawowej w dniu 07.11.2025 r.
Rzeczywista liczba uczestników/gości wydarzenia w zakresie skorzystania lunchu, przerwy kawowej, cateringu podczas Gali, zostanie potwierdzona przez Zamawiającego do dnia 31 października 2025 i na tej podstawie na-stąpi rzeczywiste rozliczenie usługi w zakresie lunchu, przerwy kawowej, cateringu podczas Gali.
5.13. Miejsce realizacji zamówienia: Toruń, w promieniu 5 km od Dworca Kolejowego Toruń Główny PKP. Wyko-nawca w formularzu ofertowym wskazuje dokładny adres lokalizacji. Zamawiający wymaga aby wszystkie usługi wskazane w przedmiotowym opisie przedmiotu zamówienia realizowane były w jednej lokalizacji (jednym kom-pleksie budynków).
5.14. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia został zawarty w załączniku 1 do SWZ - Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia.
6. Zgodnie z art. 95 Pzp Zamawiający określa następujące wymagania dotyczące zatrudniania przez Wykonaw-cę lub podwykonawcę na podstawie stosunku pracy osób wykonujących wskazane przez zamawiającego czyn-ności w zakresie realizacji zamówienia, jeżeli wykonanie tych czynności polega na wykonywaniu pracy w sposób określony w art. 22 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (Dz.U. z 2019 r. poz. 1040, 1043 i 1495):
Na podstawie stosunku pracy muszą być zatrudnione osoby wykonujące następujące czynności: recepcja.
Sposób dokumentowania zatrudnienia osób, o których mowa w art. 95: Wykonawca przed podpisaniem umowy przedłoży Zamawiającemu oświadczenie, że osoby uczestniczące w realizacji przedmiotu zamówienia, poza wskazanymi powyżej będą zatrudnione na podstawie umowy o pracę, zarówno przez Wykonawcę jak i podwykonawcę.
Uprawnienia Zamawiającego w zakresie kontroli spełniania przez Wykonawcę wymagań, o których mowa w art. 95 Pzp oraz sankcji z tytułu niespełnienia tych wymagań:
Uprawnienia i sankcje, o których mowa powyżej określone zostały we wzorze umowy stanowiącym Załącznik Nr 4 do SWZ.
7. Oferowane, a następnie wykonywane usługi muszą spełniać wszystkie wymagania Zamawiającego zawarte w dokumentach zamówienia.
8. Zamawiający nie zastrzega obowiązku osobistego wykonania przez Wykonawcę kluczowych zadań. Wyko-nawca może powierzyć wykonanie części zamówienia podwykonawcy. Wykonawca jest zobowiązany wskazać w oświadczeniu - załącznik nr 3 do SWZ Informacje dotyczące Wykonawcy, te części zamówienia, których wykonanie zamierza powierzyć podwykonawcom i podać firmy podwykonawców, o ile są już znane.

3.9.) Główny kod CPV: 55120000-7 - Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji

3.10.) Dodatkowy kod CPV:

55100000-1 - Usługi hotelarskie

55000000-0 - Usługi hotelarskie, restauracyjne i handlu detalicznego

80500000-9 - Usługi szkoleniowe

80522000-9 - Seminaria szkoleniowe

80590000-6 - Usługi seminaryjne

55300000-3 - Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków

55320000-9 - Usługi podawania posiłków

55321000-6 - Usługi przygotowywania posiłków

SEKCJA IV – PODSTAWOWE INFORMACJE O ZAWARTEJ UMOWIE

4.1.) Data zawarcia umowy: 2025-09-12

4.2.) Okres realizacji zamówienia:

4.3.) Dane wykonawcy, z którym zawarto umowę:

4.3.1.) Nazwa (firma) wykonawcy, któremu udzielono zamówienia (w przypadku wykonawców ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienia – dotyczy pełnomocnika, o którym mowa w art. 58 ust. 2 ustawy): FILMAR Sp. z o.o.

4.3.2.) Krajowy Numer Identyfikacyjny: 9561926662

4.3.3.) Ulica: ul. Grudziądzka 39-43

4.3.4.) Miejscowość: Toruń

4.3.5.) Kod pocztowy: 87-100

4.3.6.) Województwo: kujawsko-pomorskie

4.3.7.) Kraj: Polska

4.4.) Wartość umowy: 84774 PLN

4.5.) Numer ogłoszenia o wyniku postępowania zamieszczonego w BZP lub numer ogłoszenia o udzieleniu zamówienia opublikowanego w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej: 2025/BZP 00462372/01

SEKCJA V PRZEBIEG REALIZACJI UMOWY

5.1.) Czy umowa została wykonana: Tak

5.2.) Termin wykonania umowy: 2025-11-08

5.3.) Czy umowę wykonano w pierwotnie określonym terminie: Tak

5.4.) Informacje o zmianach umowy

5.4.1.) Liczba zmian: 0

5.5.) Łączna wartość wynagrodzenia wypłacona z tytułu zrealizowanej umowy: 78701 PLN

5.6.) Czy umowa została wykonana należycie: Tak

5.7.) Podczas realizacji zamówienia zamawiający kontrolował przewidziane w zawartej umowie wymagania:

w zakresie zatrudnienia na podstawie stosunku pracy, w okolicznościach, o których mowa w art. 95 ustawy