Ogłoszenie o wykonaniu umowy
Usługi
„Organizacja wydarzenia Forum Strategii Unii Europejskiej dla Regionu Morza Bałtyckiego w terminie od 29 do 30 października 2025 r.”

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Nazwa zamawiającego: Województwo Pomorskie

1.3.) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 191674836

1.4) Adres zamawiającego

1.4.1.) Ulica: Okopowa 21/27

1.4.2.) Miejscowość: Gdańsk

1.4.3.) Kod pocztowy: 80-810

1.4.4.) Województwo: pomorskie

1.4.5.) Kraj: Polska

1.4.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL633 - Trójmiejski

1.4.9.) Adres poczty elektronicznej: zamowienia@pomorskie.eu

1.4.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: https://www.bip.pomorskie.eu/

1.5.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - jednostka samorządu terytorialnego

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-e8abbc8b-80ab-4eb3-aa0d-a9ca9530d8b6

2.2.) Numer ogłoszenia: 2025/BZP 00580375

2.3.) Wersja ogłoszenia: 01

2.4.) Data ogłoszenia: 2025-12-05

SEKCJA III – PODSTAWOWE INFORMACJE O POSTĘPOWANIU W WYNIKU KTÓREGO ZOSTAŁA ZAWARTA UMOWA

3.1.) Charakter zamówienia:

Zamówienie klasyczne - od 130 000 zł, ale o wartości mniejszej niż progi unijne

3.2.) Zamówienie było poprzedzone ogłoszeniem o zamówieniu albo ogłoszeniem o zamiarze zawarcia umowy w BZP lub Dz. Urz. UE: Tak

3.2.1.) Numer ogłoszenia w BZP lub Dz. Urz. UE: 2025/BZP 00162069

3.3.) Czy zamówienie dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej:

Tak

3.4.) Nazwa projektu lub programu:

Interreg Region Morza Bałtyckiego 2021-2027

3.5.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną:

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

3.6.) Rodzaj zamówienia:

Usługi

3.7.) Nazwa zamówienia:

„Organizacja wydarzenia Forum Strategii Unii Europejskiej dla Regionu Morza Bałtyckiego w terminie od 29 do 30 października 2025 r.”

3.8.) Krótki opis przedmiotu zamówienia:

1. Przedmiotem zamówienia jest wynajem sal konferencyjnych wraz z zapewnieniem usługi gastronomicznej, w celu organizacji wydarzenia Forum Strategii Unii Europejskiej dla Regionu Morza Bałtyckiego w dniach 29-30 października 2025 roku realizowanego z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach programu Interreg Region Morza Bałtyckiego 2021 – 2027. Wydarzenie będzie odbywało się w języku angielskim.
2. W ramach realizacji zamówienia Wykonawca zobowiązany będzie do organizacji dwudniowej konferencji zgodnie z poniższymi wymogami:
1) Termin realizacji konferencji: 29-30 października 2025 roku;
2) Miejsce realizacji: Wydarzenie powinno być zorganizowane w obiekcie położonym w Trójmieście (województwo pomorskie), znajdującym się w określonej poniżej odległości, liczonej pomiarem wskazanym przez opcję „Zmierz odległość” wg strony: www.google.pl/maps:
a) nie większej niż 2000 m od Dworca Kolejowego, mierząc najkrótszą drogę do przejścia pieszo,
b) nie większej niż 1000 m od przystanku komunikacji publicznej, z którego możliwy jest bezpośredni dojazd do Dworca Kolejowego,
3. Zamówienie należy zrealizować zgodnie z wymogami zawartymi w: Opisie Przedmiotu Zamówienia (stanowiącym załącznik nr 1 do SWZ) oraz projekcie umowy (stanowiącym załącznik nr 2 do SWZ).
13. Podwykonawstwo:
1) Wykonawca może powierzyć wykonanie części zamówienia podwykonawcy (podwykonawcom); w związku z realizacją zamówienia Zamawiający nie zastrzega obowiązku osobistego wykonania kluczowych zadań zamówienia,
2) Zamawiający wymaga, aby w przypadku powierzenia części zamówienia podwykonawcom, Wykonawca wskazał w ofercie części zamówienia, których wykonanie zamierza powierzyć podwykonawcom oraz podał (jeżeli są już znani) nazwy tych podwykonawców, powierzenie wykonania części zamówienia podwykonawcom nie zwalnia Wykonawcy z odpowiedzialności za należyte wykonanie zamówienia,
3) Wykonawca może zmienić w trakcie trwania umowy podwykonawców w zakresie wskazanym w ofercie- zmiana taka nie może mieć wpływu na realizację umowy,
4) w przypadku jeżeli zmiana albo rezygnacja z podwykonawcy dotyczy podmiotu, na którego zasoby Wykonawca powołał się zgodnie z art. 118 ust. 1 Pzp w celu wykazania spełniania warunków udziału w postępowaniu, Wykonawca zobowiązany jest wykazać Zamawiającemu, że proponowany inny podwykonawca lub Wykonawca samodzielnie spełnia je w stopniu nie mniejszym niż podwykonawca, na którego zasoby się powoływał w trakcie postępowania o udzielenie zamówienia,
5) w przypadku braku płatności dla Podwykonawców Zamawiający zastrzega sobie prawo do wstrzymania zapłaty dla Wykonawcy do czasu uregulowania przez niego zobowiązań finansowych.
1. Zamawiający, działając na podstawie art. 95 ust. 1 i 2 ustawy informuje, iż wymaga zatrudnienia przez Wykonawcę i podwykonawcę/ów na podstawie stosunku pracy osób, wykonujących czynności w zakresie realizacji zamówienia, polegających na wykonywaniu pracy w sposób określony w art. 22 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 roku – Kodeks pracy. Czynności w zakresie realizacji przedmiotu zamówienia, które Zamawiający wskazuje jako wymagające zatrudnienia na podstawie umowy o pracę, są to czynności wymagające nadzoru ze strony Wykonawcy, z wyjątkiem:
1) czynności które wymagają prowadzenia działalności gospodarczej,
2) czynności, które są wykonywane bezpośrednio i wyłącznie przez Wykonawcę.
2. Rodzaj czynności związanych z realizacją zamówienia, których dotyczą wymagania zatrudnienia na podstawie stosunku pracy przez Wykonawcę lub podwykonawcę: czynności administracyjno-biurowe, czynności związane z nadzorem/koordynacją realizacji zamówienia. Wymagania w niniejszym zakresie zostały szczegółowo opisane w §3 projektu umowy.
3. Sposób weryfikacji zatrudnienia osób o którym mowa ust 17:
Zamawiający ma prawo skontrolowania Wykonawcy w zakresie spełniania wymagań określonych w ust. 17-18. Na żądanie Zamawiającego, w terminie wskazanym przez Zamawiającego- nie krótszym niż 5 dni roboczych, Wykonawca zobowiązuje się przedłożyć:
1) oświadczenia zatrudnionego pracownika potwierdzające zatrudnienie na podstawie stosunku pracy,
2) oświadczenia wykonawcy lub podwykonawcy o zatrudnieniu pracownika na podstawie stosunku pracy,
lub:
3) poświadczoną za zgodność z oryginałem kopię umowy zatrudnionego pracownika, zawierającą informacje, w tym dane osobowe, niezbędne do weryfikacji zatrudnienia na podstawie stosunku pracy, w szczególności imię i nazwisko zatrudnionego pracownika, datę zawarcia umowy, rodzaj umowy i zakres obowiązków pracownika.
4. Sankcje z tytułu niespełnienia wymagań związanych z zatrudnianiem osób na podstawie stosunku pracy zostały określone w załączniku nr 2 do SWZ

3.9.) Główny kod CPV: 55300000-3 - Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków

SEKCJA IV – PODSTAWOWE INFORMACJE O ZAWARTEJ UMOWIE

4.1.) Data zawarcia umowy: 2025-05-07

4.2.) Okres realizacji zamówienia:

4.3.) Dane wykonawcy, z którym zawarto umowę:

4.3.1.) Nazwa (firma) wykonawcy, któremu udzielono zamówienia (w przypadku wykonawców ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienia – dotyczy pełnomocnika, o którym mowa w art. 58 ust. 2 ustawy): Hossa.biz Sp. z o. o.

4.3.2.) Krajowy Numer Identyfikacyjny: 5862206966

4.3.3.) Ulica: Norwida 1

4.3.4.) Miejscowość: Gdańsk

4.3.5.) Kod pocztowy: 80-280

4.3.6.) Województwo: pomorskie

4.3.7.) Kraj: Polska

4.4.) Wartość umowy: 450066 PLN

4.5.) Numer ogłoszenia o wyniku postępowania zamieszczonego w BZP lub numer ogłoszenia o udzieleniu zamówienia opublikowanego w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej: 2025/BZP 00259263/01

SEKCJA V PRZEBIEG REALIZACJI UMOWY

5.1.) Czy umowa została wykonana: Tak

5.2.) Termin wykonania umowy: 2025-11-04

5.3.) Czy umowę wykonano w pierwotnie określonym terminie: Tak

5.4.) Informacje o zmianach umowy

5.4.1.) Liczba zmian: 1

5.4.2.) Numer zmiany: 1

5.4.3.) Podstawa prawna zmiany:

art. 455 ust. 2 ustawy

5.4.4.) Przyczyny dokonania zmian:

Konieczność zwiększenia ilości uczestników.

5.4.5.) Krótki opis zamówienia po zmianie:

Zwiększenie liczby uczestników do 678 osób, zwiększenie wynagrodzenia Wykonawcy o kwotę: 44 853,12 zł brutto

5.4.6.) Wartość zmiany: 44853,12

5.4.7.) Kod waluty: PLN

5.4.8.) Wzrost ceny w związku ze zmianą umowy/umowy ramowej: Tak

5.5.) Łączna wartość wynagrodzenia wypłacona z tytułu zrealizowanej umowy: 494919,12 PLN

5.6.) Czy umowa została wykonana należycie: Tak

5.7.) Podczas realizacji zamówienia zamawiający kontrolował przewidziane w zawartej umowie wymagania:

w zakresie zatrudnienia na podstawie stosunku pracy, w okolicznościach, o których mowa w art. 95 ustawy