Ogłoszenie o wykonaniu umowy
Usługi
Organizacja zakwaterowania oraz wyżywienia podczas trzydniowej konferencji szkoleniowej realizowanej w ramach projektu pn. "Chronimy Was Razem" w ramach Programu Interreg Czechy – Polska

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Nazwa zamawiającego: Powiat Karkonoski - Starostwo Powiatowe w Jeleniej Górze

1.3.) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 230821492

1.4) Adres zamawiającego

1.4.1.) Ulica: Kochanowskiego 10

1.4.2.) Miejscowość: Jelenia Góra

1.4.3.) Kod pocztowy: 58-500

1.4.4.) Województwo: dolnośląskie

1.4.5.) Kraj: Polska

1.4.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL515 - Jeleniogórski

1.4.7.) Numer telefonu: +48756473118

1.4.9.) Adres poczty elektronicznej: bzp@powiatkarkonoski.eu

1.4.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: http://bip.powiatkarkonoski.eu/5918

1.5.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - jednostka samorządu terytorialnego

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-acad3ce9-c3dd-42dc-b857-7ebc456913df

2.2.) Numer ogłoszenia: 2026/BZP 00004242

2.3.) Wersja ogłoszenia: 01

2.4.) Data ogłoszenia: 2026-01-05

SEKCJA III – PODSTAWOWE INFORMACJE O POSTĘPOWANIU W WYNIKU KTÓREGO ZOSTAŁA ZAWARTA UMOWA

3.1.) Charakter zamówienia:

Zamówienie na usługi społeczne i inne szczególne usługi: - wartość zamówienia wyrażona w złotych jest mniejsza niż równowartość kwoty 750 000 euro, nie mniejsza jednak niż równowartość kwoty 130 000 zł (art. 359 pkt 2 ustawy)

3.2.) Zamówienie było poprzedzone ogłoszeniem o zamówieniu albo ogłoszeniem o zamiarze zawarcia umowy w BZP lub Dz. Urz. UE: Tak

3.2.1.) Numer ogłoszenia w BZP lub Dz. Urz. UE: 2025/BZP 00546176

3.3.) Czy zamówienie dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej:

Tak

3.4.) Nazwa projektu lub programu:

Projekt pn. „Chronimy Was Razem” (CZ.11.01.01/00/24_012/0000174) współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Interreg Czechy – Polska 2021-2027

3.5.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną:

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 2 ustawy

3.6.) Rodzaj zamówienia:

Usługi

3.7.) Nazwa zamówienia:

Organizacja zakwaterowania oraz wyżywienia podczas trzydniowej konferencji szkoleniowej realizowanej w ramach projektu pn. "Chronimy Was Razem" w ramach Programu Interreg Czechy – Polska

3.8.) Krótki opis przedmiotu zamówienia:

1. Przedmiotem zamówienia jest usługa zabezpieczenia logistycznego (zakwaterowanie wraz z wyżywieniem oraz udostępnienie sali konferencyjnej) podczas trzydniowej konferencji szkoleniowej realizowanej w ramach projektu pn. „Chronimy Was Razem” (CZ.11.01.01/00/24_012/0000174) w ramach Programu Interreg Czechy – Polska, priorytet 1: Zintegrowany system ratownictwa i środowisko, cel 1.1 – Większa gotowość i transgraniczna zdolność do radzenia sobie z zagrożeniami i katastrofami na pograniczu czesko-polskim związanymi ze zmianami klimatu.
2. Konferencja, o której mowa w ust. 1, będzie połączona ze szkoleniem dyspozytorów Centrów Zarzadzania Kryzysowego (CZK) oraz dyżurnych służb ratowniczych z Polski oraz Republiki Czeskiej: Zmiany klimatu i ich wpływ na bezpieczeństwo mieszkańców obszarów górskich.
3. W ramach zamówienia przewiduje się organizację konferencji dla 80 osób (+/- 20% – w ramach prawa opcji, o którym mowa w ust. 4) w terminie: 15-17 grudnia 2025 r.
4. Zamawiający zastrzega możliwość skorzystania z prawa opcji, zgodnie z art. 441 ust. 1 ustawy Pzp, w odniesieniu do liczby osób uczestniczących w konfederacji, wskazanej w ust. 3, poprzez zmniejszenie lub zwiększenie tej liczby maksymalnie o 20%. Potwierdzeniem skorzystania z prawa opcji jest złożenie do Wykonawcy przez Zamawiającego powiadomienia dotyczącego zmniejszenia albo zwiększenia maksymalnie o 20% liczby osób, które będą uczestniczyć w konferencji szkoleniowej, których dotyczy zakwaterowanie i wyżywienie (tj. maksymalnie o 16 osób). W takiej sytuacji wynagrodzenie podstawowe Wykonawcy, wskazane w Formularzu ofertowym oraz umowie (jeśli umowa zostanie zawarta w terminie wcześniejszym, niż przekazanie Wykonawcy powiadomienia o ostatecznej liczbie uczestników) w zakresie kosztów dotyczących zakwaterowania i wyżywienia 80 osób, zostanie odpowiednio zmienione, tzn. podwyższone lub obniżone o wartość prawa opcji, czyli o wartość stanowiącą iloczyn sumy zaoferowanych cen brutto (za zakwaterowanie i wyżywienie jednej osoby) i liczby osób ostatecznie podanej przez Zamawiającego. Zastosowanie prawa opcji po zawarciu umowy skutkować będzie podpisaniem przez strony aneksu do umowy, w którym określona zostanie liczba uczestników szkolenia i wartość umowy z tego wynikająca. Jeśli natomiast prawo opcji zostanie zgłoszone przez Zamawiającego przed zawarciem umowy, wówczas Zamawiający i Wykonawca zawrą umowę o treści uwzględniającej zgłoszoną przez Zamawiającego ostateczną liczbę uczestników konferencji oraz wartość umowy z tego wynikającą. Zamawiający może uruchomić prawo opcji po wcześniejszym powiadomieniu o tym Wykonawcy, które zostanie przesłane w formie pisemnej lub elektronicznej (pocztą e-mail). Powiadomienie to musi nastąpić nie później niż do dnia 08.12.2025 r. (włącznie). Po upływie ww. terminu Zamawiający nie może skorzystać skutecznie z prawa opcji, chyba że Wykonawca wyrazi zgodę na zastosowanie tej opcji.
5. Przedmiotowe zamówienie stanowi Część I zadania prowadzonego przez Powiat Karkonoski – Starostwo Powiatowe w Jeleniej Górze (Wydział Zarządzania Kryzysowego i Spraw Obronnych) w ramach ww. programu transgranicznego (Część II zamówienia przewidziana jest do realizacji w II kwartale 2027 r.).
6. Przedmiot zamówienia obejmuje:
1) usługę zakwaterowania (wraz ze śniadaniem) dla 80 osób (+/- 20% – w ramach prawa opcji, o którym mowa w ust. 4) w pokojach dwuosobowych i/lub trzyosobowych z łazienką oraz pojedynczymi łóżkami;
2) udostępnienie sali konferencyjnej w celu przeprowadzenia szkolenia (na co najmniej 100 osób), wyposażonej w urządzenia multimedialne: projektor, ekran;
3) zapewnienie:
a) w dniach 15-17.12.2025 r. przerwy kawowej (4-godzinnej) dla 80 osób
(+/- 20% – w ramach prawa opcji, o którym mowa w ust. 4);
b) w dniach 15-17.12.2025 r. wyżywienie w formie obiadu o godz. 12.30 dla 80 osób (+/- 20% – w ramach prawa opcji, o którym mowa w ust. 4);
c) w dniach 15-16.12.2025 r. wyżywienie w formie kolacji integracyjnej od godz. 19.00 dla 80 osób (+/- 20% – w ramach prawa opcji, o którym mowa w ust. 4).
7. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawiera Załącznik Nr 5 do Specyfikacji Warunków Zamówienia, w którym określono szczegółowe wymagania dotyczące obiektu hotelowego, zakwaterowania, wyżywienia oraz wyposażenia sali konferencyjnej i dostępności parkingu.

3.9.) Główny kod CPV: 55100000-1 - Usługi hotelarskie

3.10.) Dodatkowy kod CPV:

55110000-4 - Hotelarskie usługi noclegowe

55130000-0 - Inne usługi hotelarskie

55320000-9 - Usługi podawania posiłków

SEKCJA IV – PODSTAWOWE INFORMACJE O ZAWARTEJ UMOWIE

4.1.) Data zawarcia umowy: 2025-12-11

4.2.) Okres realizacji zamówienia:

4.3.) Dane wykonawcy, z którym zawarto umowę:

4.3.1.) Nazwa (firma) wykonawcy, któremu udzielono zamówienia (w przypadku wykonawców ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienia – dotyczy pełnomocnika, o którym mowa w art. 58 ust. 2 ustawy): WBA EUROPA Sp. z o. o.

4.3.2.) Krajowy Numer Identyfikacyjny: 6920209894

4.3.3.) Ulica: Miroszowicka 1

4.3.4.) Miejscowość: Lubin

4.3.5.) Kod pocztowy: 59-300

4.3.6.) Województwo: dolnośląskie

4.3.7.) Kraj: Polska

4.4.) Wartość umowy: 65760,00 PLN

4.5.) Numer ogłoszenia o wyniku postępowania zamieszczonego w BZP lub numer ogłoszenia o udzieleniu zamówienia opublikowanego w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej: 2025/BZP 00617191/01

SEKCJA V PRZEBIEG REALIZACJI UMOWY

5.1.) Czy umowa została wykonana: Tak

5.2.) Termin wykonania umowy: 2025-12-17

5.3.) Czy umowę wykonano w pierwotnie określonym terminie: Tak

5.4.) Informacje o zmianach umowy

5.4.1.) Liczba zmian: 0

5.5.) Łączna wartość wynagrodzenia wypłacona z tytułu zrealizowanej umowy: 65760,00 PLN

5.6.) Czy umowa została wykonana należycie: Tak

5.7.) Podczas realizacji zamówienia zamawiający kontrolował przewidziane w zawartej umowie wymagania:

nie dotyczy