Promocja Rzeszowa w ramach organizacji „Kongresu Bezpieczeństwa Polski Rzeszów 2025” w dniach 11-12.06.2025 r.

Usługi 2025/BZP 00247694 Ogłoszenie o zamiarze zawarcia umowy

Zamawiający

Gmina Miasto Rzeszów - Urząd Miasta Rzeszowa

ul. Rynek 1

35-064 Rzeszów, Podkarpackie

NIP: 8133734188

https://bip.erzeszow.pl

Wykonawcy

Nazwa	Miasto	NIP
MM Conferences S.A.	Warszawa	NIP: 9522040486

Szczegóły kontraktów

Część	Wykonawca	Status	Cena oferty	Wartość umowy
1	MM Conferences S.A. (Warszawa)	Umowa podpisana	-	-

Pełna treść ogłoszenia

Ogłoszenie o zamiarze zawarcia umowy
Usługi
Promocja Rzeszowa w ramach organizacji „Kongresu Bezpieczeństwa Polski Rzeszów 2025” w dniach 11-12.06.2025 r.

SEKCJA I ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: Gmina Miasto Rzeszów - Urząd Miasta Rzeszowa

1.4.) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 000650614

1.5.) Adres zamawiającego:

1.5.1.) Ulica: ul. Rynek 1

1.5.2.) Miejscowość: Rzeszów

1.5.3.) Kod pocztowy: 35-064

1.5.4.) Województwo: podkarpackie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL823 - Rzeszowski

1.5.8.) Adres poczty elektronicznej: przetargi@erzeszow.pl

1.5.9.) Adres strony internetowej zamawiającego: https://bip.erzeszow.pl

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - jednostka samorządu terytorialnego

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Ogólne usługi publiczne

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Nazwa zamówienia:

Promocja Rzeszowa w ramach organizacji „Kongresu Bezpieczeństwa Polski Rzeszów 2025” w dniach 11-12.06.2025 r.

2.2.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-88907694-2c85-4c57-aba3-cf9ad9680743

2.3.) Numer ogłoszenia: 2025/BZP 00247694

2.4.) Wersja ogłoszenia: 01

2.5.) Data ogłoszenia: 2025-05-26

2.6.) Zamówienie zostało ujęte w planie postępowań: Nie

2.9.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie

2.10.) Czy zamówienie dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie

SEKCJA III – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

3.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

3.2.) Numer referencyjny: ZP-A.271.51.2025

3.3.) Rodzaj zamówienia

Usługi

3.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

3.8.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

Przedmiot zamówienia obejmuje realizację usług promocyjnych na rzecz Zleceniodawcy (Gminy Miasta Rzeszowa) poprzez:
1) Nadanie Zleceniodawcy tytułu Miasta Gospodarza Wydarzenia.
2) Zapewnienie możliwości wygłoszenia przemówienia przez przedstawiciela Zleceniodawcy podczas Wydarzenia.
3) Przekazanie 30 zaproszeń na wydarzenie główne oraz wydarzenia towarzyszące.
4) Umożliwienie udziału przedstawicieli Zleceniodawcy w spotkaniach networkingowych.
5) Ekspozycja materiałów wizualnych Zleceniodawcy (5 roll-upów lub inne uzgodnione nośniki).
6) Umieszczenie logotypu „Rzeszów – stolica innowacji” na materiałach promocyjnych Wydarzenia.
7) Umieszczenie logotypu Zleceniodawcy na identyfikatorach uczestników.
8) Udział przedstawiciela Zleceniodawcy w trzech panelach: bezpieczeństwo energetyczne, żywnościowe i obrona cywilna.
9) Organizacja warsztatów dla samorządów z Polski i Ukrainy (moderator, tłumaczenie PL-UA, sprzęt do tłumaczenia).
10) Prezentacja merytoryczna przedstawiciela Zleceniodawcy (1 slot, 10 minut).
11) Ekspozycja logotypu Zleceniodawcy na ściance reklamowej.
12) Emisja materiału wideo Zleceniodawcy podczas Wydarzenia.
13) Zamieszczenie logotypu Zleceniodawcy na stronie internetowej Wydarzenia.
14) Publikacja informacji o zaangażowaniu Zleceniodawcy w mediach społecznościowych (Facebook, LinkedIn).
15) Możliwość ekspozycji stoiska Zleceniodawcy (18 m²) w sali plenarnej.
16) Pełna identyfikacja wizualna Miasta Rzeszowa jako Miasta Gospodarza (scenografia, banery, branding, materiały informacyjne).
17) Obsługa medialna Wydarzenia – obecność mediów lokalnych, ogólnopolskich i międzynarodowych, przygotowanie i dystrybucja informacji prasowych, min. 10 publikacji z logotypem i wizerunkiem Miasta.
18) Produkcja filmu promocyjnego z Wydarzenia (min. 2 min), zawierającego branding „Rzeszów – Stolica Innowacji” oraz wypowiedzi uczestników i prelegentów, z przekazaniem pełnych praw do wykorzystania.
19) Ekspozycja Miasta w oficjalnym newsletterze Wydarzenia (min. 3000 kontaktów branżowych).
20) Przygotowanie i publikacja grafik promujących każdego speakera z Rzeszowa w mediach społecznościowych i na stronie Zleceniobiorcy.
21) Umieszczenie informacji o Rzeszowie w podsumowującym newsletterze Wydarzenia, zawierającym najważniejsze aktywności merytoryczne, z przekazaniem go do PAP w ciągu 7 dni od zakończenia.
22) Zapewnienie lunchu dla przedstawicieli Rzeszowa i miast ukraińskich zaproszonych przez Zleceniodawcę podczas całodniowych sesji.

3.10.) Główny kod CPV: 79341000-6 - Usługi reklamowe

SEKCJA IV TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

4.1.) Tryb udzielenia zamówienia/ wraz z podstawą prawną:

Zamówienie udzielane jest w trybie zamówienia z wolnej ręki na podstawie: art. 305 pkt 1 ustawy w zw. z art. 214 ust. 1 pkt 1 ustawy

4.2.) Uzasadnienie faktyczne i prawne wyboru trybu negocjacji bez ogłoszenia albo zamówienia z wolnej ręki:

Zgodnie z „Aktualizacją Strategii Marki Rzeszowa” oraz „Programem Promocji Miasta Rzeszowa na lata 2020–2025”, istotnym celem jest budowanie rozpoznawalności Rzeszowa jako miasta otwartego, bezpiecznego i zaangażowanego w dialog na temat współczesnych wyzwań cywilizacyjnych, technologicznych i geopolitycznych.
Dzięki statusowi Miasta Gospodarza kongresu, Rzeszów zyska szeroką ekspozycję promocyjną – zarówno poprzez obecność logotypu w przestrzeni wydarzenia, jak i możliwość udziału Prezydenta Miasta w części inauguracyjnej oraz merytorycznych wystąpieniach. Przewidziane są również liczne działania medialne, takie jak publikacje, mailing, prezentacje i transmisje materiałów promujących miasto.
Z tych względów promocja Gminy Miasta Rzeszów w ramach organizacji Kongresu idealnie wpisuje się w cele strategiczne miasta i stanowi skuteczne narzędzie budowania jego pozytywnego wizerunku na arenie krajowej i międzynarodowej.

SEKCJA V ZAWARCIE UMOWY

5.1.) Wykonawca, z którym Zamawiający zamierza zawrzeć umowę:

5.1.1) Nazwa (firma) wykonawcy, któremu Zamawiający zamierza udzielić zamówienia (w przypadku wykonawców ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienia – dotyczy pełnomocnika, o którym mowa w art. 58 ust. 2 ustawy): MM Conferences S.A.

Promocja Rzeszowa w ramach organizacji „Kongresu Bezpieczeństwa Polski Rzeszów 2025” w dniach 11-12.06.2025 r.

Zamawiający

Wykonawcy

Szczegóły kontraktów

Pełna treść ogłoszenia

Ogłoszenie o zamiarze zawarcia umowy Usługi Promocja Rzeszowa w ramach organizacji „Kongresu Bezpieczeństwa Polski Rzeszów 2025” w dniach 11-12.06.2025 r.

SEKCJA I ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: Gmina Miasto Rzeszów - Urząd Miasta Rzeszowa

1.4.) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 000650614

1.5.) Adres zamawiającego:

1.5.1.) Ulica: ul. Rynek 1

1.5.2.) Miejscowość: Rzeszów

1.5.3.) Kod pocztowy: 35-064

1.5.4.) Województwo: podkarpackie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL823 - Rzeszowski

1.5.8.) Adres poczty elektronicznej: przetargi@erzeszow.pl

1.5.9.) Adres strony internetowej zamawiającego: https://bip.erzeszow.pl

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - jednostka samorządu terytorialnego

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Ogólne usługi publiczne

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Nazwa zamówienia:

2.2.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-88907694-2c85-4c57-aba3-cf9ad9680743

2.3.) Numer ogłoszenia: 2025/BZP 00247694

2.4.) Wersja ogłoszenia: 01

2.5.) Data ogłoszenia: 2025-05-26

2.6.) Zamówienie zostało ujęte w planie postępowań: Nie

2.9.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie

2.10.) Czy zamówienie dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie

SEKCJA III – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

3.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

3.2.) Numer referencyjny: ZP-A.271.51.2025

3.3.) Rodzaj zamówienia

3.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

3.8.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

3.10.) Główny kod CPV: 79341000-6 - Usługi reklamowe

SEKCJA IV TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

4.1.) Tryb udzielenia zamówienia/ wraz z podstawą prawną:

4.2.) Uzasadnienie faktyczne i prawne wyboru trybu negocjacji bez ogłoszenia albo zamówienia z wolnej ręki:

SEKCJA V ZAWARCIE UMOWY

5.1.) Wykonawca, z którym Zamawiający zamierza zawrzeć umowę:

5.1.1) Nazwa (firma) wykonawcy, któremu Zamawiający zamierza udzielić zamówienia (w przypadku wykonawców ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienia – dotyczy pełnomocnika, o którym mowa w art. 58 ust. 2 ustawy): MM Conferences S.A.

5.1.2.) Ulica: ul. Stawki 2

5.1.3.) Miejscowość: Warszawa

5.1.4.) Kod pocztowy: 00-193

5.1.5.) Województwo: mazowieckie

5.1.6.) Kraj: Polska

Informacje kluczowe

Kody CPV

Ogłoszenie o zamiarze zawarcia umowy
Usługi
Promocja Rzeszowa w ramach organizacji „Kongresu Bezpieczeństwa Polski Rzeszów 2025” w dniach 11-12.06.2025 r.