Ogłoszenie o wykonaniu umowy
Usługi
Promocja Rzeszowa w ramach organizacji „Kongresu Bezpieczeństwa Polski Rzeszów 2025” w dniach 11-12.06.2025 r.

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Nazwa zamawiającego: Gmina Miasto Rzeszów - Urząd Miasta Rzeszowa

1.3.) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 000650614

1.4) Adres zamawiającego

1.4.1.) Ulica: ul. Rynek 1

1.4.2.) Miejscowość: Rzeszów

1.4.3.) Kod pocztowy: 35-064

1.4.4.) Województwo: podkarpackie

1.4.5.) Kraj: Polska

1.4.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL823 - Rzeszowski

1.4.9.) Adres poczty elektronicznej: przetargi@erzeszow.pl

1.4.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: https://bip.erzeszow.pl

1.5.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - jednostka samorządu terytorialnego

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-88907694-2c85-4c57-aba3-cf9ad9680743

2.2.) Numer ogłoszenia: 2025/BZP 00314207

2.3.) Wersja ogłoszenia: 01

2.4.) Data ogłoszenia: 2025-07-08

SEKCJA III – PODSTAWOWE INFORMACJE O POSTĘPOWANIU W WYNIKU KTÓREGO ZOSTAŁA ZAWARTA UMOWA

3.1.) Charakter zamówienia:

Zamówienie klasyczne - od 130 000 zł, ale o wartości mniejszej niż progi unijne

3.2.) Zamówienie było poprzedzone ogłoszeniem o zamówieniu albo ogłoszeniem o zamiarze zawarcia umowy w BZP lub Dz. Urz. UE: Tak

3.2.1.) Numer ogłoszenia w BZP lub Dz. Urz. UE: 2025/BZP 00247694

3.3.) Czy zamówienie dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej:

Nie

3.5.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną:

Zamówienie udzielane jest w trybie zamówienia z wolnej ręki na podstawie: art. 305 pkt 1 ustawy w zw. z art. 214 ust. 1 pkt 1 ustawy

3.6.) Rodzaj zamówienia:

Usługi

3.7.) Nazwa zamówienia:

Promocja Rzeszowa w ramach organizacji „Kongresu Bezpieczeństwa Polski Rzeszów 2025” w dniach 11-12.06.2025 r.

3.8.) Krótki opis przedmiotu zamówienia:

Przedmiot zamówienia obejmuje realizację usług promocyjnych na rzecz Zleceniodawcy (Gminy Miasta Rzeszowa) poprzez:
1) Nadanie Zleceniodawcy tytułu Miasta Gospodarza Wydarzenia.
2) Zapewnienie możliwości wygłoszenia przemówienia przez przedstawiciela Zleceniodawcy podczas Wydarzenia.
3) Przekazanie 30 zaproszeń na wydarzenie główne oraz wydarzenia towarzyszące.
4) Umożliwienie udziału przedstawicieli Zleceniodawcy w spotkaniach networkingowych.
5) Ekspozycja materiałów wizualnych Zleceniodawcy (5 roll-upów lub inne uzgodnione nośniki).
6) Umieszczenie logotypu „Rzeszów – stolica innowacji” na materiałach promocyjnych Wydarzenia.
7) Umieszczenie logotypu Zleceniodawcy na identyfikatorach uczestników.
8) Udział przedstawiciela Zleceniodawcy w trzech panelach: bezpieczeństwo energetyczne, żywnościowe i obrona cywilna.
9) Organizacja warsztatów dla samorządów z Polski i Ukrainy (moderator, tłumaczenie PL-UA, sprzęt do tłumaczenia).
10) Prezentacja merytoryczna przedstawiciela Zleceniodawcy (1 slot, 10 minut).
11) Ekspozycja logotypu Zleceniodawcy na ściance reklamowej.
12) Emisja materiału wideo Zleceniodawcy podczas Wydarzenia.
13) Zamieszczenie logotypu Zleceniodawcy na stronie internetowej Wydarzenia.
14) Publikacja informacji o zaangażowaniu Zleceniodawcy w mediach społecznościowych (Facebook, LinkedIn).
15) Możliwość ekspozycji stoiska Zleceniodawcy (18 m²) w sali plenarnej.
16) Pełna identyfikacja wizualna Miasta Rzeszowa jako Miasta Gospodarza (scenografia, banery, branding, materiały informacyjne).
17) Obsługa medialna Wydarzenia – obecność mediów lokalnych, ogólnopolskich i międzynarodowych, przygotowanie i dystrybucja informacji prasowych, min. 10 publikacji z logotypem i wizerunkiem Miasta.
18) Produkcja filmu promocyjnego z Wydarzenia (min. 2 min), zawierającego branding „Rzeszów – Stolica Innowacji” oraz wypowiedzi uczestników i prelegentów, z przekazaniem pełnych praw do wykorzystania.
19) Ekspozycja Miasta w oficjalnym newsletterze Wydarzenia (min. 3000 kontaktów branżowych).
20) Przygotowanie i publikacja grafik promujących każdego speakera z Rzeszowa w mediach społecznościowych i na stronie Zleceniobiorcy.
21) Umieszczenie informacji o Rzeszowie w podsumowującym newsletterze Wydarzenia, zawierającym najważniejsze aktywności merytoryczne, z przekazaniem go do PAP w ciągu 7 dni od zakończenia.
22) Zapewnienie lunchu dla przedstawicieli Rzeszowa i miast ukraińskich zaproszonych przez Zleceniodawcę podczas całodniowych sesji.

3.9.) Główny kod CPV: 79341000-6 - Usługi reklamowe

SEKCJA IV – PODSTAWOWE INFORMACJE O ZAWARTEJ UMOWIE

4.1.) Data zawarcia umowy: 2025-06-10

4.2.) Okres realizacji zamówienia:

4.3.) Dane wykonawcy, z którym zawarto umowę:

4.3.1.) Nazwa (firma) wykonawcy, któremu udzielono zamówienia (w przypadku wykonawców ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienia – dotyczy pełnomocnika, o którym mowa w art. 58 ust. 2 ustawy): MM Conferences S.A.

4.3.2.) Krajowy Numer Identyfikacyjny: NIP: 952-204-04-86

4.3.3.) Ulica: ul. Stawki 2

4.3.4.) Miejscowość: Warszawa

4.3.5.) Kod pocztowy: 00-193

4.3.6.) Województwo: mazowieckie

4.3.7.) Kraj: Polska

4.4.) Wartość umowy: 369000 PLN

4.5.) Numer ogłoszenia o wyniku postępowania zamieszczonego w BZP lub numer ogłoszenia o udzieleniu zamówienia opublikowanego w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej: 2025/BZP 00300063/01

SEKCJA V PRZEBIEG REALIZACJI UMOWY

5.1.) Czy umowa została wykonana: Tak

5.2.) Termin wykonania umowy: 2025-06-26

5.3.) Czy umowę wykonano w pierwotnie określonym terminie: Tak

5.4.) Informacje o zmianach umowy

5.4.1.) Liczba zmian: 0

5.5.) Łączna wartość wynagrodzenia wypłacona z tytułu zrealizowanej umowy: 369000 PLN

5.6.) Czy umowa została wykonana należycie: Tak

5.7.) Podczas realizacji zamówienia zamawiający kontrolował przewidziane w zawartej umowie wymagania:

nie dotyczy