Postępowanie prowadzone jest w trybie zamówienia z wolnej ręki na podstawie art. 305 pkt 1 ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. 2024 r., poz. 1320 ze zmianami- zwaną dalej „ustawą” lub „uPzp”): Art. 305. [Warunki udzielenia zamówienia w trybie zamówienia z wolnej ręki]:
Zamawiający może udzielić zamówienia w trybie zamówienia z wolnej ręki, jeżeli:
1) zachodzi jedna z okoliczności, o których mowa w art. 214 ust. 1 pkt 1–5 i 7–14;
Podstawa prawna:

Art. 214. 1. Zamawiający może udzielić zamówienia z wolnej ręki, jeżeli zachodzi co najmniej jedna z następujących okoliczności:
1) dostawy, usługi lub roboty budowlane mogą być świadczone tylko przez jednego wykonawcę z przyczyn:
a) technicznych o obiektywnym charakterze,
b) związanych z ochroną praw wyłącznych wynikających z odrębnych przepisów,
‒ jeżeli nie istnieje rozsądne rozwiązanie alternatywne lub rozwiązanie zastępcze, a brak konkurencji nie jest wynikiem celowego zawężenia parametrów zamówienia.

Uzasadnienie:
W związku z koniecznością zapewnia ciągłości sprawnego funkcjonowania systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów EZD SIDAS, zachodzi potrzeba przedłużenia na okres 12 miesięcy usługi nadzoru autorskiego i asysty technicznej w/w aplikacji. Zakup usługi zagwarantuje jej dalszą bezprzerwową pracę, bieżącą aktualizację oraz dostosowanie oprogramowania do aktualnych przepisów prawa.
Firma Madkom S. A. jest twórcą i wyłącznym producentem licencji oprogramowania „EZD SIDAS – System Elektronicznego Obiegu Dokumentów”. Na podstawie praw autorskich jako jedyna ma możliwość dokonywania nadzoru autorskiego i asysty technicznej systemu EZD SIDAS i korzystać z kodu źródłowego przedmiotowego software'u, który jest oprogramowaniem zamkniętym. Posiadana przez Zamawiającego licencja użytkownika końcowego zabrania nieautoryzowanej dekompilacji, modyfikacji i dystrybucji. W związku z powyższym bieżącą konserwację i modernizację systemu o dodatkowe funkcjonalności z zachowaniem dotychczasowych norm i standardów pracy systemu można zlecić wyłącznie w/w Wykonawcy.
Mając na uwadze powyższe ograniczenia, Zamawiający odstąpił od przeprowadzenia rozpoznania rynku i proponuje udzielić zamówienia z wolnej ręki, zgodnie z art. 214 ust. 1 pkt 1 ppkt a i b Ustawy Prawo Zamówień Publicznych z dnia 11 września 2019 r. Zamawiający udzieli zamówienia publicznego po negocjacjach tylko z jednym Wykonawcą tj. firmą Madkom S. A.
Zgodnie z art. 214 ust. 1 pkt 1 ppkt a i b w/w Ustawy, Zamawiający może udzielić zamówienia z wolnej ręki jeżeli dana usługa może być świadczona tylko przez jednego Wykonawcę z przyczyn technicznych o obiektywnym charakterze oraz z przyczyn związanych z ochroną praw wyłącznych.

Firma Madkom S. A. jest twórcą i wyłącznym producentem licencji oprogramowania „EZD SIDAS – w związku z koniecznością zapewnia ciągłości sprawnego funkcjonowania systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów EZD SIDAS, zachodzi potrzeba przedłużenia na okres 12 miesięcy usługi nadzoru autorskiego i asysty technicznej w/w aplikacji. Zakup usługi zagwarantuje jej dalszą bezprzerwową pracę, bieżącą aktualizację oraz dostosowanie oprogramowania do aktualnych przepisów prawa.


Nie przewidziano w SWZ możliwości udzielenia zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot oddzielnego postępowania, gdyż przedmiot zamówienia stanowi usługę kompleksową.

Kryteria i ich opis: Cena – 100%.

Wykonawca świadczyć będzie usługę przez okres 12 miesięcy (tj. 01.02.2026-31.01.2027).
UZASADNIENIE - Wskazanie okresu realizacji zamówienia wynika z konieczności zapewnienia ciągłości nadzoru autorskiego oraz asysty technicznej aplikacji EZD SIDAS. Umowa zawierana jest corocznie, co pozwala na zachowanie ciągłości działania systemu, sprawne usuwanie awarii, bieżące wsparcie użytkowników oraz minimalizację ryzyka przerw w funkcjonowaniu aplikacji kluczowej dla realizacji zadań Zamawiającego.