Ogłoszenie o wykonaniu umowy
Usługi
Przygotowanie, produkcja i realizacja sceniczna międzynarodowej konferencji „PISM Strategic Ark” odbywającej się w 2025 roku w Warszawie

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Nazwa zamawiającego: Polski Instytut Spraw Międzynarodowych

1.3.) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 016274699

1.4) Adres zamawiającego

1.4.1.) Ulica: Warecka 1a

1.4.2.) Miejscowość: Warszawa

1.4.3.) Kod pocztowy: 00-034

1.4.4.) Województwo: mazowieckie

1.4.5.) Kraj: Polska

1.4.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL911 - Miasto Warszawa

1.4.9.) Adres poczty elektronicznej: pism@pism.pl

1.4.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: www.pism.pl

1.5.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - osoba prawna, o której mowa w art. 4 pkt 3 ustawy (podmiot prawa publicznego)

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-222bb923-08a5-4afd-8580-440065babd88

2.2.) Numer ogłoszenia: 2025/BZP 00271625

2.3.) Wersja ogłoszenia: 01

2.4.) Data ogłoszenia: 2025-06-10

SEKCJA III – PODSTAWOWE INFORMACJE O POSTĘPOWANIU W WYNIKU KTÓREGO ZOSTAŁA ZAWARTA UMOWA

3.1.) Charakter zamówienia:

Zamówienie klasyczne - od 130 000 zł, ale o wartości mniejszej niż progi unijne

3.2.) Zamówienie było poprzedzone ogłoszeniem o zamówieniu albo ogłoszeniem o zamiarze zawarcia umowy w BZP lub Dz. Urz. UE: Tak

3.2.1.) Numer ogłoszenia w BZP lub Dz. Urz. UE: 2025/BZP 00188342

3.3.) Czy zamówienie dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej:

Nie

3.5.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną:

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

3.6.) Rodzaj zamówienia:

Usługi

3.7.) Nazwa zamówienia:

Przygotowanie, produkcja i realizacja sceniczna międzynarodowej konferencji „PISM Strategic Ark” odbywającej się w 2025 roku w Warszawie

3.8.) Krótki opis przedmiotu zamówienia:

1. Przedmiotem zamówienia są usługi w zakresie przygotowania, produkcji i realizacji scenicznej międzynarodowej konferencji „PISM Strategic Ark” odbywającej się w Warszawie w dniach 22-23 maja 2025 r., w hotelu Sofitel Victoria przy ul. Królewskiej 11 w Warszawie.
2. Przedmiot zamówienia obejmuje:
Przygotowanie, produkcję, realizację sceniczną wydarzenia, rozumianą jako:
1) Wykonanie instalacji oświetlenia, nagłośnienie i multimediów na sali plenarnej zgodnie z projektem technicznym załączonym do oferty.
2) Wykonanie instalacji oświetlenia, nagłośnienia i multimediów w foyer.
3) Produkcja elementów brandingu.
4) Montaż i demontaż sprzętu w obiekcie zgodnie z harmonogramem określonym w punkcie VI, oraz kompleksowa obsługa techniczna wydarzenia zgodnie ze szczegółową agendą merytoryczną, która zostanie przedstawiona przez Zamawiającego wyłonionemu Wykonawcy.
5) Realizację prób scenicznych w dniu 22 maja od godziny 6.00, albo 7.00, albo 8.00 – zależnie od oferty Wykonawcy.
6) Rearanżację techniczna sal konferencyjnych, zgodnie z agendą merytoryczną.
7) Transport sprzętu technicznego na miejsce wydarzenia.
8) Współpraca podczas realizacji wydarzenia z pozostałymi wykonawcami usług. W szczególności z podmiotami odpowiadającymi za:
a. produkcję sygnału telewizyjnego i wszystkie powiązane z tym działania,
b. przygotowanie oprawy graficznej 3D na ekrany w broadcastowym systemie VizRT,
9) Prawidłowe, zgodne z przepisami prawa powszechnie obowiązującymi, podłączenie wszystkich stanowisk/punktów/urządzeń do źródeł zasilania. Zabezpieczenie kabli/podłączeń najazdami kablowymi dla uniknięcia powstania zagrożenia dla bezpieczeństwa osób poruszających się po salach konferencyjnych i pomieszczeniach towarzyszących. Ponadto w miejscach, w których jest to konieczne położenie dodatkowych wykładzin. Zabezpieczenie urządzeń i elementów podwieszanych zgodnie z obowiązującymi przepisami bezpieczeństwa.

Termin realizacji zamówienia: od dnia zawarcia umowy do dnia 24 maja 2025 r, przy czym konferencja, której obsługa stanowi przedmiot zamówienia odbędzie się w dniach 22-23 maja 2025 r.

Wykonawca zobowiązany będzie do posiadania przez cały okres realizacji zamówienia ubezpieczenia OC w zakresie prowadzonej przez siebie działalności gospodarczej, na kwotę nie mniejszą niż 750.000,00 zł.

3.9.) Główny kod CPV: 79952000-2 - Usługi w zakresie organizacji imprez

3.10.) Dodatkowy kod CPV:

32342400-6 - Sprzęt nagłaśniający

31527260-6 - Systemy oświetleniowe

32322000-6 - Urządzenia multimedialne

44210000-5 - Konstrukcje i części konstrukcji

39298900-6 - Różne wyroby dekoracyjne

79931000-9 - Usługi dekoracji wnętrz

SEKCJA IV – PODSTAWOWE INFORMACJE O ZAWARTEJ UMOWIE

4.1.) Data zawarcia umowy: 2025-05-15

4.2.) Okres realizacji zamówienia:

4.3.) Dane wykonawcy, z którym zawarto umowę:

4.3.1.) Nazwa (firma) wykonawcy, któremu udzielono zamówienia (w przypadku wykonawców ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienia – dotyczy pełnomocnika, o którym mowa w art. 58 ust. 2 ustawy): VISAU MULTIMEDIA SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ

4.3.2.) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 362628063

4.3.3.) Ulica: ul. Panoramy 20

4.3.4.) Miejscowość: Warszawa

4.3.5.) Kod pocztowy: 04-793

4.3.6.) Województwo: mazowieckie

4.3.7.) Kraj: Polska

4.4.) Wartość umowy: 303336,45 PLN

4.5.) Numer ogłoszenia o wyniku postępowania zamieszczonego w BZP lub numer ogłoszenia o udzieleniu zamówienia opublikowanego w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej: 2025/BZP 00243286/01

SEKCJA V PRZEBIEG REALIZACJI UMOWY

5.1.) Czy umowa została wykonana: Tak

5.2.) Termin wykonania umowy: 2025-05-24

5.3.) Czy umowę wykonano w pierwotnie określonym terminie: Tak

5.4.) Informacje o zmianach umowy

5.4.1.) Liczba zmian: 1

5.4.2.) Numer zmiany: 1

5.4.3.) Podstawa prawna zmiany:

art. 455 ust. 2 ustawy

5.4.4.) Przyczyny dokonania zmian:

Konieczność rozszerzenia zakresu zamówienia o zapewnienie nagłośnienia i podestu scenicznego wraz z obsługą techniczną z uwagi na okoliczności wynikające ze scenariusza uroczystej kolacji w Bibliotece Narodowej w Pałacu Rzeczypospolitej.

5.4.5.) Krótki opis zamówienia po zmianie:

Zamówienie rozszerzono o usługę zapewnienia sprzętu nagłośnieniowego oraz podestu scenicznego na potrzeby wystąpienia gościa specjalnego podczas uroczystej kolacji zasiadanej w ramach PISM Strategic Ark, która miała miejsce 22 maja 2025 r. w Pałacu Rzeczypospolitej Biblioteki Narodowej.

5.4.6.) Wartość zmiany: 11333,22

5.4.7.) Kod waluty: PLN

5.4.8.) Wzrost ceny w związku ze zmianą umowy/umowy ramowej: Tak

5.5.) Łączna wartość wynagrodzenia wypłacona z tytułu zrealizowanej umowy: 314669,67 PLN

5.6.) Czy umowa została wykonana należycie: Tak

5.7.) Podczas realizacji zamówienia zamawiający kontrolował przewidziane w zawartej umowie wymagania:

nie dotyczy