Ogłoszenie o wyniku postępowania
Usługi
Realizacja międzynarodowej konferencji EuroSteel2026

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: Politechnika Krakowska im. Tadeusza Kościuszki

1.3.) Oddział zamawiającego: Dział Zamówień Publicznych

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 000001560

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: ul. Warszawska 24

1.5.2.) Miejscowość: Kraków

1.5.3.) Kod pocztowy: 31-155

1.5.4.) Województwo: małopolskie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL213 - Miasto Kraków

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: zampub@pk.edu.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: www.pk.edu.pl

1.6.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania:

1.7.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - uczelnia publiczna

1.8.) Przedmiot działalności zamawiającego: Edukacja

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-3a4bbc1f-bc6f-4cce-a6f4-cfc3eb4e3a52

2.5.) Numer ogłoszenia: 2025/BZP 00495782

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2025-10-24

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak

2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2025/BZP 00107531/04/P

2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

1.3.14 Usługi organizacji wydarzeń (konferencji, zjazdów, sympozjum, kongresów itp..) - kompleksowa organizacja wydarzeń w tym zaktwaterowanie, wynajęcie sal, wyżywienie, transport, i aparatury

2.11.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie

2.13.) Zamówienie/umowa ramowa było poprzedzone ogłoszeniem o zamówieniu/ogłoszeniem o zamiarze zawarcia umowy: Tak

2.14.) Numer ogłoszenia: 2025/BZP 00342197

SEKCJA III – TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA LUB ZAWARCIA UMOWY RAMOWEJ

3.1.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Numer referencyjny: KA-2/37/2025

4.2.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.4.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.5.1.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest świadczenie kompleksowych usług w związku z organizacją 11-tej edycji międzynarodowej konferencji naukowej EUROSTEEL 2026 w Krakowie, zwanej dalej „Konferencją”, dla 400 osób, w terminie 16-18.09.2026, zgodnie z programem Konferencji opisanym w punkcie 10.
Obejmuje ona w szczególności:
1. Wynajęcie pomieszczeń, w których można zrealizować program Konferencji, w tym:
- jednej sali o pojemności do 500 osób, wykorzystanej na otwarcie Konferencji w pierwszym dniu oraz na zamknięcie Konferencji w ostatnim dniu trwania wydarzenia,
- 11 sal konferencyjnych wykorzystywanych na codzienne obrady prowadzone równolegle, w tym 2 sale dla minimum 20 osób i 9 sal dla minimum 40 osób, z systemem ścian przesuwnych i z możliwością łączenia sal o różnej wielkości.
Każda sala konferencyjna musi być klimatyzowana, wyposażona w dostęp do bezprzewodowego Internetu, projektor multimedialny, ekran projekcyjny, minimum dwa mikrofony i sprzęt nagłaśniający, przestrzeń dla prelegenta, laptop, flipchart z kartkami papieru oraz z kompletem pisaków, z dodatkowymi monitorami multimedialnymi na salach lub na korytarzach. Wykonawca zapewni obsługę techniczną wszystkich tego typu sal.
2. Zapewnienie sali na 500 osób z niezbędnym zapleczem technicznym oraz obsługą pod organizację w pierwszym dniu trwania Konferencji wieczornego spotkania integracyjnego dla uczestników wydarzenia. Sala ta powinna być zlokalizowana w miejscu konferencji i wyposażona w miejsce i sprzęt umożliwiający organizację występu artystycznego, wygłaszanie przemówień a także odpowiednie nagłośnienie i możliwość dodatkowego oświetlenia. Sala, o której mowa powyżej zostanie również wykorzystana w ostatnim (trzecim) dniu trwania wydarzenia na organizację pożegnalnej lampki wina, imprezy o charakterze stojącym.
3. Organizację cateringu dla 400 osób, zgodnie z programem Konferencji. Wybór szczegółowego menu dla wszystkich oferowanych posiłków nastąpi 4 tygodnie przed Konferencją, po wcześniejszym (minimum 8 tygodni przez Konferencją) dostarczeniu przez Wykonawcę propozycji menu, uwzględniającego dania mięsne, a także dania wegańskie i wegetariańskie. Zamawiający zastrzega sobie prawo do ostatecznego zaakceptowania propozycji jadłospisu.
W ramach cateringu przewiduje się również pożegnalną lampkę wina dla wszystkich uczestników, oferowaną na zakończenie Konferencji (farewell glass of wine). Miejscem tego rodzaju spotkania, o charakterze stojącym, może być sala wykorzystana w pierwszym dniu na organizację spotkania integracyjnego. Dobór win proponowanych do degustacji zostanie uzgodniony z Wykonawcą co najmniej 4 tygodnie przed rozpoczęciem Wydarzenia. Wykonawca zapewni na koszt własny wszelkie wymagane wyposażenie służące organizacji posiłków (stoły, krzesła, wyposażenie cateringu, nakrycia, zastawę oraz niezbędną obsługę). Przez cały czas trwania wydarzenia w trybie ciągłym (do 8 godzin w ciągu dnia) czynny będzie serwis kawowy. Szczegółowy harmonogram Konferencji wraz z dokładnymi godzinami przerw kawowych i posiłków zostanie doręczony Wykonawcy 4 tygodnie przez Konferencją. Usługa żywienia będzie świadczona zgodnie z przepisami ustawy z dnia 25 sierpnia 2006 r. o bezpieczeństwie żywności i żywienia.
4. Udostępnienie miejsca pod sesje posterowe (na około 20-25 posterów), wraz z dwustronnymi stojakami/sztalugami.
5. Udostępnienie przestrzeni oraz wyposażenia (stół i 2 krzesła) na stoiska sponsorskie – około 15-20 stanowisk o powierzchni od 3 do 5m2, z dostępem do prądu na cały czas trwania Konferencji, zlokalizowanej w bezpośrednim sąsiedztwie sal konferencyjnych lub w holu głównym.
6. Udostępnienie miejsca i wyposażenia (stół konsultacyjny lub lada recepcyjna z 3 krzesłami) na zorganizowanie punktu recepcyjnego Konferencji, dostępnego dla uczestników i organizatorów przez cały czas trwania Konferencji, znajdującego się w holu głównym, lub w innym ciągu komunikacyjnym w bezpośrednim sąsiedztwie sal konferencyjnych, z dostępem do gniazdka elektrycznego i do Internetu.
7. Udostępnienie szatni i przechowalni bagażu dla uczestników Konferencji, którzy nie będą korzystali z usługi noclegu, obsługiwanej przez personel Hotelu.
8. Zapewnienie noclegów, w tym:
- 15 pokoi jednoosobowych ze śniadaniem w dniach od 15.09.2026 (dzień zameldowania) do 19.09.2026 (dzień wymeldowania) dla członków Komitetu Organizacyjnego i Komitetu Naukowego, a także dla zaproszonych Prelegentów, płatne przez Zamawiającego.
- zapewnienie gotowości udostępnienia minimum 250 pokoi jednoosobowych na okres od 15.09.2026 do 19.09.2026, z ofertą pierwszeństwa rezerwacji, dla uczestników wydarzenia, którzy mogą samodzielnie dokonywać rezerwacji i wynikającej z niej płatności, w przypadku i w zakresie, w jakim będą oni zainteresowani zamieszkaniem w tych pokojach na czas Konferencji.
9. Udostępnienie wydzielonego parkingu dla gości i dla organizatorów wydarzenia, a także podjazdu dla autobusów dowożących uczestników Konferencji na wydarzenia towarzyszące organizowane poza hotelem.
10. Ramowy program konferencji stanowi załącznik nr 1 do SWZ.

4.5.3.) Główny kod CPV: 55120000-7 - Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji

4.5.4.) Dodatkowy kod CPV:

79952000-2 - Usługi w zakresie organizacji imprez

55300000-3 - Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków

60000000-8 - Usługi transportowe (z wyłączeniem transportu odpadów)

55110000-4 - Hotelarskie usługi noclegowe

SEKCJA V ZAKOŃCZENIE POSTĘPOWANIA

5.1.) Postępowanie zakończyło się zawarciem umowy albo unieważnieniem postępowania: Postępowanie/cześć postępowania zakończyła się zawarciem umowy

SEKCJA VI OFERTY

6.1.) Liczba otrzymanych ofert lub wniosków: 3

6.1.1.) Liczba otrzymanych ofert wariantowych: 0

6.1.2.) Liczba ofert dodatkowych: 0

6.1.3.) Liczba otrzymanych od MŚP: 3

6.1.4.) Liczba ofert wykonawców z siedzibą w państwach EOG innych niż państwo zamawiającego: 0

6.1.5.) Liczba ofert wykonawców z siedzibą w państwie spoza EOG: 0

6.1.6.) Liczba ofert odrzuconych, w tym liczba ofert zawierających rażąco niską cenę lub koszt: 1

6.1.7.) Liczba ofert zawierających rażąco niską cenę lub koszt: 0

6.2.) Cena lub koszt oferty z najniższą ceną lub kosztem: 886263,20 PLN

6.3.) Cena lub koszt oferty z najwyższą ceną lub kosztem: 1053390,45 PLN

6.4.) Cena lub koszt oferty wykonawcy, któremu udzielono zamówienia: 886263,20 PLN

6.5.) Do wyboru najkorzystniejszej oferty zastosowano aukcję elektroniczną: Nie

6.6.) Oferta wybranego wykonawcy jest ofertą wariantową: Nie

SEKCJA VII WYKONAWCA, KTÓREMU UDZIELONO ZAMÓWIENIA

7.1.) Czy zamówienie zostało udzielone wykonawcom wspólnie ubiegającym się o udzielenie zamówienia: Nie

7.3.) Dane (firmy) wykonawcy, któremu udzielono zamówienia:

7.3.1) Nazwa (firma) wykonawcy, któremu udzielono zamówienia: Unirest Hotele sp. z o.o.

7.3.2) Krajowy Numer Identyfikacyjny: 6751402280

7.3.3) Ulica: Dąbska 5

7.3.4) Miejscowość: Kraków

7.3.5) Kod pocztowy: 31-572

7.3.6.) Województwo: małopolskie

7.3.7.) Kraj: Polska

7.4.) Czy wykonawca przewiduje powierzenie wykonania części zamówienia podwykonawcom?: Tak

7.4.1.) Informacja o częściach zamówienia, których wykonanie zamierza powierzyć podwykonawcom, oraz nazwy ewentualnych podwykonawców, jeżeli są już znani:

Wypożyczenie laptopów, mikrofonów oraz sztalug

SEKCJA VIII UMOWA

8.1.) Data zawarcia umowy: 2025-10-24

8.2.) Wartość umowy/umowy ramowej: 886263,20 PLN

8.3.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: