W związku z koniecznością przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, którego przedmiotem jest Rozszerzenia systemu KSAT o nowy moduł tego systemu – Centralna Ewidencja e-Faktur (CEeF) i powiązania go z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF), należy wszcząć postępowanie w trybie z wolnej ręki. Zgodnie z art. 305 pkt. 1 w zw. z art. 214 ust. 1 pkt 1 lit b, do przeprowadzenia postępowania został wybrany tryb z wolnej ręki, gdyż z przyczyn związanych z ochroną praw wyłącznych, wynikających z odrębnych przepisów zamówienie może wykonać jeden wykonawca, ponieważ jest wyłącznym właścicielem autorskich praw majątkowych, w rozumieniu ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (t. j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1231 ze zm.). Zamówienie dotyczy rozszerzenia systemu KSAT o nowy moduł tego systemu – Centralna Ewidencja e-Faktur (CEeF) i powiązania go z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF). Konieczność wprowadzenia nowych funkcjonalności do zintegrowanego systemu KSAT wykorzystywanego m.in. do obsługi finansowo-księgowej Urzędu Marszałkowskiego oraz Województwa wynika z obowiązku ustawowego nakładającego podmioty do korzystania od 2026 r. (zgodnie z harmonogramem) z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).
(...)
Z uwagi na istniejący obowiązek w jednostkach samorządu terytorialnego, w tym również w województwach, centralizacje rozliczeń w podatku od towarów i usług, czyli traktowanie Województwa jako podatnika podatku od towarów i usług, a jego jednostek budżetowych jako jego „oddziałów” i w konsekwencji w celu wypełnienia obowiązku przekazywania do urzędu skarbowego w imieniu województwa JPK z deklaracją informacji o fakturach wystawionych na i wystawionych przez Województwo wykorzystywane jest moduł KSAT.
Nałożony przez ustawodawcę obowiązek przekazywania wszelkich faktur, których wystawcą lub odbiorcą będzie Województwo, a jego jednostki budżetowe płatnikami lub odbiorcami płatności, przez system KSeF wymusza konieczność wprowadzenia do aktualnie funkcjonującego w Urzędzie Marszałkowskim nowej funkcjonalności, która zapewniona zostanie przez moduł CEeF.
Zgodnie z art. 305 pkt. 1 w zw. z art. 214 ust. 1 pkt 1 lit b, do przeprowadzenia postępowania został wybrany tryb z wolnej ręki, gdyż z przyczyn związanych z ochroną praw wyłącznych, wynikających z odrębnych przepisów zamówienie może wykonać jeden wykonawca, ponieważ jest wyłącznym właścicielem autorskich praw majątkowych, w rozumieniu ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (t. j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1231 ze zm.). Wybór tego trybu jest uzasadniony ze względu na konieczność zapewnienia pełnej kompatybilności i integracji z istniejącym systemem, który jest systemem zamkniętym, dostarczanym przez konkretnego wykonawcę, posiadającego wyłączne prawa autorskie i kompetencje do jego rozbudowy i modyfikacji.Nowy system obsługi KSeF musi być ściśle zintegrowany z już funkcjonującym oprogramowaniem fakturowym, co oznacza konieczność modyfikacji kodu źródłowego, interfejsów oraz zapewnienia spójności logiki biznesowej i procesów danych. Taką integrację – z zachowaniem ciągłości działania, bezpieczeństwa danych oraz zgodności z wymaganiami ustawy o KSeF – może zapewnić wyłącznie dostawca obecnie używanego systemu lub podmiot przez niego upoważniony. Wybór innego wykonawcy wiązałby się z ryzykiem poważnych trudności technicznych w zakresie kompatybilności i bezpieczeństwa danych, konieczności powielania istniejących funkcjonalności, zwiększenia kosztów wdrożenia oraz ryzyka wystąpienia awarii lub błędów w krytycznych procesach finansowych, a także naruszenia przepisów o ochronie danych osobowych (RODO) i przepisów podatkowych. W związku z powyższym zaproszenie do negocjacji zostanie skierowane do wykonawcy: COIG S.A., ul. Mikołowska 100, 40-065 Katowice.