Serwis i nadzór autorski systemu obiegu dokumentów eDokumenty

Usługi 2025/BZP 00540825 Ogłoszenie o zamiarze zawarcia umowy

Zamawiający

MIASTO RYBNIK

ul. Bolesława Chrobrego 2

44-200 Rybnik, Śląskie

NIP: 6420010758

www.rybnik.eu

Wykonawcy

Nazwa	Miasto	NIP
Symfonia Sp. z o.o.	Warszawa	REGON: 140045209

Szczegóły kontraktów

Część	Wykonawca	Status	Cena oferty	Wartość umowy
1	Symfonia Sp. z o.o. (Warszawa)	Umowa podpisana	-	-

Pełna treść ogłoszenia

Ogłoszenie o zamiarze zawarcia umowy
Usługi
Serwis i nadzór autorski systemu obiegu dokumentów eDokumenty

SEKCJA I ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: MIASTO RYBNIK

1.4.) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 276255430

1.5.) Adres zamawiającego:

1.5.1.) Ulica: ul. Bolesława Chrobrego 2

1.5.2.) Miejscowość: Rybnik

1.5.3.) Kod pocztowy: 44-200

1.5.4.) Województwo: śląskie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL227 - Rybnicki

1.5.7.) Numer telefonu: +32 43 92 302

1.5.8.) Adres poczty elektronicznej: zam_pub@um.rybnik.pl

1.5.9.) Adres strony internetowej zamawiającego: www.rybnik.eu

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - jednostka samorządu terytorialnego

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Ogólne usługi publiczne

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Nazwa zamówienia:

Serwis i nadzór autorski systemu obiegu dokumentów eDokumenty

2.2.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-f025b9f1-96ea-4bd4-ae62-369dca13437d

2.3.) Numer ogłoszenia: 2025/BZP 00540825

2.4.) Wersja ogłoszenia: 01

2.5.) Data ogłoszenia: 2025-11-19

2.6.) Zamówienie zostało ujęte w planie postępowań: Tak

2.7.) Numer planu postępowań w BZP: 2025/BZP 00000349/25/P

2.8.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

1.3.17 Serwis i nadzór autorski systemu obiegu dokumentów (Ready TM)

2.9.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie

2.10.) Czy zamówienie dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie

SEKCJA III – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

3.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

3.2.) Numer referencyjny: ZP.271.78.2025

3.3.) Rodzaj zamówienia

Usługi

3.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

3.5.) Wartość zamówienia: 193020,00 PLN

3.8.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest nadzór autorski i wsparcie dla systemu eDokumenty.
Wykonawca zobowiązuje się do świadczenia obsługi serwisowej dla systemu eDokumenty w zakresie:
1) nadzoru autorskiego:
a) doskonalenia systemu pod względem jakości i funkcjonalności poprzez udostępnianie nowych wersji oprogramowania,
b) diagnozowania i usuwanie nieprawidłowości w działaniu systemu,
c) dostosowywanie funkcjonalności systemu w zakresie gromadzenia i archiwizacji dokumentów oraz komunikacji elektronicznej, określonych w bieżących przepisach prawa tj. ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach oraz ustawy z dnia 17 lutego 2005 o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne,
d) wskazywania rozwiązań zastępczych w korzystaniu z oprogramowania systemowego na czas usuwania uszkodzeń bądź instalowania nowych wersji,
e) dostarczania, poprzez udostępnienie, nowych wersji oprogramowania dla Zamawiającego w terminach ich ukazywania się,
f) usunięcia wszelkich awarii / usterek, które pojawią się w systemie (dotyczy to zarówno błędów programowych jak i ewentualnych naruszeń integralności danych z pominięciem błędów operatorów), które będą spowodowane niewłaściwym działaniem oprogramowania,
g) udostępniania aktualizacji systemu eDokumenty i aplikacji wspomagających pracę w systemie, dostarczanych przez Wykonawcę w celu uzupełnienia funkcjonalności. Aktualizacje nie dotyczą serwera ESOD-OPS 2.
2) wsparcia w zakresie:
a) doradztwa związanego z eksploatacją i administracją systemu,
b) dostępu do aktualnej dokumentacji technicznej,
c) optymalizacji konfiguracji systemu zarządzania bazą danych w zakresie wymaganym przez system,
d) wykonania okresowych aktualizacji systemu i upgrade’ów serwerów, na których został zainstalowany system eDokumenty (ESOD-UM-APP, ESOD-UM-BAZA, ESOD-JOM, MRD, ESOD-TZR, ESOD-ZZM) w razie wystąpienia takiej konieczności. Aktualizacje i upgrade’y nie dotyczą serwera ESOD-OPS 2.
Wykonawca w ramach nadzoru autorskiego w okresie trwania umowy zobowiązuje się do realizacji ulepszeń i rozszerzeń wdrożonego oprogramowania w ilości nie przekraczającej 40 godzin rozwojowych.
W/w prace będą realizowane w oparciu o odrębne zlecenie ze strony Zamawiającego określające zakres, termin wykonania i jakość zmian oraz uzgodnioną z Wykonawcą pracochłonność. Wykonawca zastrzega możliwość odmowy realizacji prac, jeżeli pracochłonność przekracza dostępny uzgodniony budżet godzin rozwojowych pozostały do realizacji.
W zakresie nadzoru autorskiego Wykonawca zobowiązuje się do:
1) przeanalizowania zgłoszonej usterki i usunięcia w terminie nie dłuższym niż wskazany poniżej, w zależności od rodzaju Usterki. Usterki będą klasyfikowane przez Wykonawcę. Rodzaje usterek:
a) Usterka Nieistotna - Zakłócenie działania oprogramowania polegające na nienależytym działaniu jego części nieograniczające działania całego systemu; niemające istotnego wpływu na zastosowanie Oprogramowania i niebędące Awarią lub Błędem - w kolejnych wersjach oprogramowania,
b) Usterka Istotna (Błąd) - zakłócenie działania Oprogramowania polegające na nienależytym działaniu lub niedziałaniu co najmniej jednej z funkcji; istnieje obejście zakłócenia w ramach funkcjonującego Oprogramowania powodujące znaczne nakłady pracy, zaś cały system funkcjonuje; termin usunięcia określony przez Wykonawcę pisemnie (mailem) w okresie 2 dni roboczych od dnia zgłoszenia przez Zamawiającego. Zaproponowany termin wymaga uzyskania zgody Zamawiającego i nie może być dłuższy niż 30 dni liczone do daty zgłoszenia przez Zamawiającego,
c) Usterka Krytyczna (Awaria) - zakłócenie działania Oprogramowania uniemożliwiające realizowanie czynności w co najmniej jednej z jego części; nie istnieje obejście zakłócenia w ramach Oprogramowania; termin usunięcia: niezwłocznie, nie dłużej niż 1 dzień roboczy od daty zgłoszenia,
2) dostosowania systemu do zmian w przepisach prawnych na dzień przed wejściem przepisu w życie,
3) doskonalenia systemu pod względem jakości i funkcjonalności w postaci nowych wersji oprogramowania,
4) podjęcia wszelkich działań zmierzających do jak najszybszego usunięcia zgłoszonego problemu wg ustaleń,
5) zachowania poufności i nie przekazywania osobom trzecim udostępnionych materiałów serwisowych bez pisemnej zgody Zamawiającego,
6) dostarczenia przed rozpoczęciem działań serwisowych podpisanego oświadczenia o zachowaniu poufności przetwarzania danych osobowych (załącznik nr 1 do wzoru umowy),
Termin okresowych aktualizacji i upgrade’ów serwerów będzie każdorazowo uzgadniany z Zamawiającym.

3.10.) Główny kod CPV: 72611000-6 - Usługi w zakresie wsparcia technicznego

SEKCJA IV TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

4.1.) Tryb udzielenia zamówienia/ wraz z podstawą prawną:

Zamówienie udzielane jest w trybie zamówienia z wolnej ręki na podstawie: art. 305 pkt 1 ustawy w zw. z art. 214 ust. 1 pkt 1 ustawy

4.2.) Uzasadnienie faktyczne i prawne wyboru trybu negocjacji bez ogłoszenia albo zamówienia z wolnej ręki:

Celem zakupu usługi jest zapewnienie ciągłości działania systemu eksploatowanego w UM; usługa wsparcia, utrzymania i dostosowania systemu do przepisów prawa może być zrealizowana tylko przez jednego Wykonawcę (twórcę programu) firmę Symfonia Sp. z o.o. gdyż przez innego wykonawcę jest ze względów technicznych niemożliwa. W/w firma jest jedynym Wykonawcą zdolnym do realizacji zamówienia z uwagi na niezbywalne prawo do kodów źródłowych eksploatowanego w UM oprogramowania, które wprost uniemożliwiają powierzenie realizacji zamówienia innemu wykonawcy; nie istnieje żadne rozsądne alternatywne czy zastępcze rozwiązanie mogące w tym samym stopniu zaspokoić potrzebę Zamawiającego, gdyż rozwiązaniem takim w stosunku do utrzymania eksploatowanego już w UM systemu, co jest głównym celem Zamawiającego, byłoby wdrożenie innego systemu, który przejąłby zadania systemu eDokumenty. Rozwiązania alternatywne polegałyby na wykonaniu prac zupełnie innych, niż te, które chce nabyć Zamawiający.

SEKCJA V ZAWARCIE UMOWY

5.1.) Wykonawca, z którym Zamawiający zamierza zawrzeć umowę:

5.1.1) Nazwa (firma) wykonawcy, któremu Zamawiający zamierza udzielić zamówienia (w przypadku wykonawców ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienia – dotyczy pełnomocnika, o którym mowa w art. 58 ust. 2 ustawy): Symfonia Sp. z o.o.

Serwis i nadzór autorski systemu obiegu dokumentów eDokumenty

Zamawiający

Wykonawcy

Szczegóły kontraktów

Pełna treść ogłoszenia

Ogłoszenie o zamiarze zawarcia umowy Usługi Serwis i nadzór autorski systemu obiegu dokumentów eDokumenty

SEKCJA I ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: MIASTO RYBNIK

1.4.) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 276255430

1.5.) Adres zamawiającego:

1.5.1.) Ulica: ul. Bolesława Chrobrego 2

1.5.2.) Miejscowość: Rybnik

1.5.3.) Kod pocztowy: 44-200

1.5.4.) Województwo: śląskie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL227 - Rybnicki

1.5.7.) Numer telefonu: +32 43 92 302

1.5.8.) Adres poczty elektronicznej: zam_pub@um.rybnik.pl

1.5.9.) Adres strony internetowej zamawiającego: www.rybnik.eu

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - jednostka samorządu terytorialnego

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Ogólne usługi publiczne

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Nazwa zamówienia:

2.2.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-f025b9f1-96ea-4bd4-ae62-369dca13437d

2.3.) Numer ogłoszenia: 2025/BZP 00540825

2.4.) Wersja ogłoszenia: 01

2.5.) Data ogłoszenia: 2025-11-19

2.6.) Zamówienie zostało ujęte w planie postępowań: Tak

2.7.) Numer planu postępowań w BZP: 2025/BZP 00000349/25/P

2.8.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

2.9.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie

2.10.) Czy zamówienie dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie

SEKCJA III – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

3.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

3.2.) Numer referencyjny: ZP.271.78.2025

3.3.) Rodzaj zamówienia

3.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

3.5.) Wartość zamówienia: 193020,00 PLN

3.8.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

3.10.) Główny kod CPV: 72611000-6 - Usługi w zakresie wsparcia technicznego

SEKCJA IV TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

4.1.) Tryb udzielenia zamówienia/ wraz z podstawą prawną:

4.2.) Uzasadnienie faktyczne i prawne wyboru trybu negocjacji bez ogłoszenia albo zamówienia z wolnej ręki:

SEKCJA V ZAWARCIE UMOWY

5.1.) Wykonawca, z którym Zamawiający zamierza zawrzeć umowę:

5.1.1) Nazwa (firma) wykonawcy, któremu Zamawiający zamierza udzielić zamówienia (w przypadku wykonawców ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienia – dotyczy pełnomocnika, o którym mowa w art. 58 ust. 2 ustawy): Symfonia Sp. z o.o.

5.1.2.) Ulica: al. Jerozolimskie

5.1.3.) Miejscowość: Warszawa

5.1.4.) Kod pocztowy: 02-305

5.1.5.) Województwo: mazowieckie

5.1.6.) Kraj: Polska

Informacje kluczowe

Kody CPV

Ogłoszenie o zamiarze zawarcia umowy
Usługi
Serwis i nadzór autorski systemu obiegu dokumentów eDokumenty