Ogłoszenie o zamówieniu
Usługi
Usługa hotelarska i restauracyjna wraz z usługami dodatkowymi na potrzeby Konferencji Naukowo-Technicznej w dniach 04-05.11.2025 r.

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: WOJSKOWY INSTYTUT TECHNIKI PANCERNEJ I SAMOCHODOWEJ

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 011561862

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: ul. Okuniewska 1

1.5.2.) Miejscowość: Sulejówek

1.5.3.) Kod pocztowy: 05-070

1.5.4.) Województwo: mazowieckie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL912 - Warszawski wschodni

1.5.7.) Numer telefonu: 261811012

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: sekretariat@witpis.eu

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: www.witpis.eu

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - osoba prawna, o której mowa w art. 4 pkt 3 ustawy (podmiot prawa publicznego)

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Inna działalność

działalność naukowo-badawcza

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Usługa hotelarska i restauracyjna wraz z usługami dodatkowymi na potrzeby Konferencji Naukowo-Technicznej w dniach 04-05.11.2025 r.

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-899877a5-94be-4bb1-8b4e-33cff2ddd458

2.5.) Numer ogłoszenia: 2025/BZP 00270414

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2025-06-10

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak

2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2025/BZP 00036810/07/P

2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

1.3.3 Usługa hotelarska i restauracyjna wraz z usługami dodatkowymi na potrzeby Konferencji Naukowo-Technicznej w dniach 04-05.11.2025 r.

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: https://witpis.ezamawiajacy.pl

3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: Wykonawcy w celu bezproblemowej komunikacji z Zamawiającym na Platformie powinni przed upływem terminu składania ofert przystąpić do postępowania na Platformie poprzez funkcję „Przystąp do postępowania” oraz posiadać założone konto w aplikacji Marketplanet OnePlace.

W celu bezproblemowej pracy z Platformą, Wykonawca powinien posiadać co najmniej:
1) stały dostęp do sieci Internet o gwarantowanej przepustowości nie mniejszej niż 56 KB/s;
2) komputer klasy PC z zainstalowanym systemem operacyjnym Microsoft Windows XP/Vista/Windows 7/ Windows 10; w przypadku komputera z systemem operacyjnym Microsoft Windows 7/ Windows 8
przeglądarka MS Internet Explorer 10.0 (lub nowsza) z obsługą Active X lub dla systemów operacyjnych XP/Vista/Windows 7/Windows 8 przeglądarka Firefox z obsługą Javy, siła szyfrowania: 128bit; w przypadku komputera z systemem operacyjnym Microsoft Windows 10 przeglądarka MS Internet Explorer 11 z obsługą Active X lub Firefox z obsługą Javy, siła szyfrowania: 128bit;
3) zainstalowaną dowolną przeglądarkę internetową: Chrome; Mozilla Firefox;
4) włączoną obsługę JavaScript;
5) podłączony lub wbudowany do komputera czytnik karty kryptograficznej wydanej przez wystawcę certyfikatu używanego przez Wykonawcę.

Dopuszczalny format kwalifikowanego podpisu elektronicznego:
1) dokumenty w formacie „pdf” zaleca się podpisywać formatem PAdES,
2) dopuszcza się podpisanie dokumentów w formacie innym niż „pdf”, wtedy
należy użyć formatu XAdES. W takiej sytuacji należy załączyć oddzielny plik
z podpisem (w takiej sytuacji Wykonawca winien upewnić się, że załącza oba
pliki, tj. plik z treścią dokumentu oraz plik z podpisem elektronicznym).
3) Zamawiający zaleca, aby kwalifikowany podpis elektroniczny, którym posługuje się Wykonawca był podpisem wydanym na terenie
Rzeczpospolitej Polskiej, bądź innych krajów należących do Unii Europejskiej.

Obsługiwane przez Platformę formaty przesyłanych danych tj. plików o wielkości do 100 MB w formatach: txt, rtf, pdf ,xps, odt,
ods, odp, doc, xls, ppt, docx, xlsx, pptx, csv, jpg, jpeg, tif, tiff, geotiff, png, svg, wav, mp3, avi, mpg, mpeg, mp4, m4a, mpeg4, ogg,
ogv, zip, tar, gz, gzip, 7z, html, xhtml, css, xml, xsd, gml, rng, xsl, xslt, TSL, XMLsig, XAdES, PAdES, CAdES, ASIC, XMLenc.

Każdy plik załączony i zapisany przez Wykonawcę na Platformie, widoczny jest w Systemie jako zaszyfrowany. Możliwość
otworzenia pliku dostępna jest dopiero po automatycznym odszyfrowaniu przez Zamawiającego po upływie terminu składania ofert.

Oznaczenie czasu odbioru danych przez Platformę stanowi przypiętą do dokumentu elektronicznego datę oraz dokładny czas (hh:mm:ss), znajdującą się po lewej stronie dokumentu w kolumnie „Data "- czas lokalny serwera synchronizowany odpowiednim źródłem czasu.

Format kodowania treści w obrębie platformy - UTF8.

Cała komunikacja pomiędzy użytkownikiem Systemu a serwerem jest wykonywana przy użyciu bezpiecznego protokołu HTTPS

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

3.15.) RODO (obowiązek informacyjny): Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z prowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego jest Wojskowy Instytut Techniki Pancernej i Samochodowej w Sulejówku zwany
dalej „WITPiS” ul. Okuniewska 1, 05-070 Sulejówek

Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych z którym można się skontaktować się za pośrednictwem adresu e-mail: iod@witpis.eu.

Dane osobowe będą przetwarzane w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego. Podstawą prawną ich przetwarzania jest art. 6 ust.1 lit. c RODO w związku z ustawą Prawo zamówień publicznych i rozporządzeniem Ministra Rozwoju w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy
w postępowaniu i udzielenie zamówienia.

Dane osobowe przechowywane będą przez okres niezbędny, wynikający z przepisów, zgodnie z art. 78 ust. 1 ustawy Pzp, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy;

Dane osobowe pozyskane w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego przekazywane będą wszystkim zainteresowanym podmiotom i osobom, gdyż co do zasady postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego jest jawne.

3.16.) RODO (ograniczenia stosowania): Ograniczenie dostępu do danych osobowych może wystąpić tylko w przypadkach jeśli jest to uzasadnione ochroną prywatności zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych.

Dane nie będą przekazywane do państwa trzeciego ani do organizacji międzynarodowej.

Osobie, której dane dotyczą przysługuje prawo:
- dostępu do danych osobowych przy czym w przypadku gdy wykonanie obowiązków,
o których mowa w art. 15 ust. 1-3 RODO wymagałoby dużego wysiłku zamawiający może żądać od osoby której dane dotyczą
dodatkowych informacji,
- żądania sprostowania dotyczących jej danych osobowych,
- ograniczenia przetwarzania w przypadkach wymienionych w RODO przy czym żądanie nie ogranicza przetwarzania danych osobowych do czasu zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.

Osobie której dane dotyczą nie przysługuje prawo do przenoszenia danych osobowych, ich usunięcia ani prawo wniesienia sprzeciwu, ponieważ przetwarzanie danych odbywa się na podstawie art. 6 ust.1 lit. c RODO.

W trakcie przetwarzania danych nie będzie dochodziło do zautomatyzowanego podejmowania decyzji, ani do profilowania.

Osobie, której dane dotyczą przysługuje prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych osobowych (adres: 00-193 Warszawa, ul. Stawki 2).

Podanie danych osobowych w związku z udziałem w postępowaniu o zamówienia publiczne nie jest obowiązkowe ale niezbędne.

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.2.) Numer referencyjny: PP 06/2025

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

1. Przedmiotem zamówienia jest usługa hotelarska i restauracyjna wraz z usługami dodatkowymi, świadczona w ramach obiektu wskazanego w ofercie Wykonawcy na potrzeby Konferencji Naukowo-Technicznej w dniach 04-05.11.2025 r.
2. Szacowana liczba uczestników konferencji 160 (sto sześćdziesiąt) osób. Ostateczna liczba uczestników zostanie potwierdzona przez Zamawiającego w terminie do dnia
25 października 2025 r.
3. Dokładny harmonogram przebiegu konferencji, paneli, referatów, prezentacji, pokazów, godziny ich trwania, przerw kawowych oraz podania posiłków zostaną ustalone
z Wykonawcą drogą elektroniczną do 25 października 2025 r.
4. Termin konferencji: 04-05.11.2025 r., tj. jedna doba hotelowa. Doba hotelowa
w dniu przyjazdu powinna rozpocząć się nie później niż o godz. 14.00, natomiast w dniu wyjazdu powinna trwać co najmniej do godz. 12.00. W ramach limitu wskazanego w pkt. 2, Wykonawca zagwarantuje 10 miejsc dla organizatorów od dnia 03.11.2025 r. (wraz ze śniadaniem).
5. Obiekt powinien znajdować się w odległości nie większej niż 50 km od siedziby Zamawiającego, z dojazdem jedynie po drogach twardych.
6. Obiekt, w którym będzie świadczona usługa hotelarska, powinien posiadać kategorię co najmniej czterogwiazdkową (****) – w rozumieniu ustawy z dnia 29.08.1997 r.
o usługach hotelarskich oraz usługach pilotów wycieczek i przewodników turystycznych
(t.jedn. Dz.U. z 2023 r. poz. 1944) oraz być wpisany do ewidencji obiektów hotelarskich, w których są świadczone usługi hotelarskie, prowadzonej zgodnie z ww. ustawą.

7. W ramach usługi hotelarskiej Wykonawca zapewnia:
1) jeden nocleg ze śniadaniem w pokojach jednoosobowych oraz dwuosobowych dla 160 osób, to jest: minimum 138 (sto trzydzieści osiem) pokoi jednoosobowych, maksimum 10 (dziesięć) pokoi dwuosobowych oraz 2 (dwa) pokoje jednoosobowe
o podwyższonym standardzie (np. typu apartament).
2) salę konferencyjną w układzie teatralnym, w każdym dniu konferencji;
3) miejsca parkingowe dla około 120 (stu dwudziestu) samochodów osobowych
i 2 (dwóch) autokarów, z nadzorowanym i kontrolowanym wjazdem oraz wyjazdem pojazdów w czasie trwania konferencji;

4.2.6.) Główny kod CPV: 55120000-7 - Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji

4.2.7.) Dodatkowy kod CPV:

55300000-3 - Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: 2 dni

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert

4.3.1.) Sposób oceny ofert: Kryteria oceny ofert

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Punktowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Wyłącznie kryterium ceny

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 100

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Nie

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak

5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.

5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak

SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Nie

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie

6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Tak

SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie

7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak

7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:

7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Nie

SEKCJA VIII – PROCEDURA

8.1.) Termin składania ofert: 2025-06-18 08:30

8.2.) Miejsce składania ofert: https://witpis.ezamawiajacy.pl

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2025-06-18 08:45

8.4.) Termin związania ofertą: do 2025-07-17