Ogłoszenie o zamówieniu
Usługi
Usługa hotelarska i restauracyjna wraz z usługami dodatkowymi na potrzeby XV Międzynarodowej Konferencji Naukowej EKSPLOBALIS - 2026 w dniach 18-20.05.2026 r.

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: WOJSKOWY INSTYTUT TECHNIKI PANCERNEJ I SAMOCHODOWEJ

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 011561862

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: ul. Okuniewska 1

1.5.2.) Miejscowość: Sulejówek

1.5.3.) Kod pocztowy: 05-070

1.5.4.) Województwo: mazowieckie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL912 - Warszawski wschodni

1.5.7.) Numer telefonu: 261811012

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: sekretariat@witpis.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: www.witpis.eu

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - osoba prawna, o której mowa w art. 4 pkt 3 ustawy (podmiot prawa publicznego)

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Inna działalność

badawczo-naukowa

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Usługa hotelarska i restauracyjna wraz z usługami dodatkowymi na potrzeby XV Międzynarodowej Konferencji Naukowej EKSPLOBALIS - 2026 w dniach 18-20.05.2026 r.

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-54556638-cbea-4311-86e6-cd1d8094b5b6

2.5.) Numer ogłoszenia: 2026/BZP 00034683

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2026-01-14

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak

2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2026/BZP 00019896/01/P

2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

1.3.1 Usługa hotelarska i restauracyjna wraz z usługami dodatkowymi na potrzeby Międzynarodowej Konferencji Naukowej EKSPLOBALIS w dniach 18-20.05.2026 r.

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: https://witpis.ezamawiajacy.pl

3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: W celu skrócenia czasu udzielenia odpowiedzi na pytania komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcami w zakresie:
a) przesyłania Zamawiającemu pytań do treści SWZ,
b) przesyłania odpowiedzi na wezwanie Zamawiającego do złożenia przedmiotowych/podmiotowych środków dowodowych,
c) przesyłania odpowiedzi na wezwanie Zamawiającego do złożenia/poprawienia/uzupełnienia oświadczenia, o którym mowa w art. 125 ust. 1, podmiotowych środków dowodowych, innych dokumentów lub oświadczeń składanych w postępowaniu,
d) przesyłania odpowiedzi na wezwanie Zamawiającego do złożenia wyjaśnień dotyczących treści oświadczenia, o którym mowa w art. 125 ust. 1 lub złożonych podmiotowych środków dowodowych lub innych dokumentów lub oświadczeń składanych w postępowaniu,
e) przesyłania odpowiedzi na wezwanie Zamawiającego do złożenia wyjaśnień dot. treści przedmiotowych środków dowodowych,
f) przesłania odpowiedzi na inne wezwania Zamawiającego wynikające z ustawy Prawo zamówień publicznych,
g) przesłania wniosków, informacji, oświadczeń Wykonawcy,
h) przesłania odwołania/inne,
odbywa się za pośrednictwem Platformy zakupowej Zamawiającego https://witpis.ezamawiajacy.pl/ i formularza „Wyślij wiadomość do zamawiającego”, zakładka „Korespondencja”.
Zamawiający będzie przekazywał Wykonawcom informacje za pośrednictwem Platformy Zakupowej informacje dotyczące odpowiedzi na pytania, zmiany specyfikacji, zmiany terminu składania i otwarcia ofert. Korespondencja, której zgodnie z obowiązującymi przepisami adresatem jest konkretny Wykonawca, będzie przekazywana za pośrednictwem Platformy Zakupowej do konkretnego Wykonawcy w zakładce „Korespondencja”.

Formaty plików wykorzystywanych przez Wykonawców powinny być zgodne
z “ROZPORZĄDZENIEM PREZESA RADY MINISTRÓW z dnia 21 maja 2024 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych
i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych”.
Zamawiający rekomenduje wykorzystanie formatów: .pdf .doc .docx .xls .xlsx .jpg (.jpeg) ze szczególnym wskazaniem na .pdf
W celu ewentualnej kompresji danych Zamawiający rekomenduje wykorzystanie jednego z formatów:
a) .zip
b) .7Z
Wśród formatów powszechnych a nie występujących w rozporządzeniu występują: .rar .gif .bmp .numbers .pages. Dokumenty złożone w takich plikach zostaną uznane za złożone nieskutecznie. Zamawiający zwraca uwagę na ograniczenia wielkości plików.

Oferta, wniosek oraz przedmiotowe środki dowodowe (jeżeli były wymagane) składane elektronicznie muszą zostać podpisane elektronicznym kwalifikowanym podpisem, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym.
W procesie składania oferty, wniosku w tym przedmiotowych środków dowodowych na platformie, kwalifikowany podpis elektroniczny lub podpis zaufany lub podpis osobisty Wykonawca składa bezpośrednio na dokumencie, który następnie przesyła do systemu.

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.2.) Numer referencyjny: PP 01/2026

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest usługa hotelarska i restauracyjna wraz z usługami dodatkowymi na potrzeby XV Międzynarodowej Konferencji Naukowej EKSPLOBALIS 2026 w dniach 18-20 maja 2026 r. organizowanej przez Wojskowy Instytut Techniki Pancernej i Samochodowej w ramach obiektu hotelarskiego wskazanego w ofercie Wykonawcy.
Program konferencji przewiduje sesje plenarne, specjalistyczne, panele dyskusyjne, pokazy sprzętu wojskowego na zewnątrz obiektu. Dokładny harmonogram przebiegu konferencji, sesji, paneli, prezentacji, pokazów, przerw kawowych oraz podania posiłków, w tym uroczystych kolacji, zostaną
ustalone z Wykonawcą drogą elektroniczną do dnia 15 maja 2026 r.
Szacowana liczba uczestników konferencji: 200 (dwieście) osób. Zamawiający dopuszcza możliwość zmniejszenia lub zwiększenia liczby uczestników konferencji o +/- 10%. Ostateczna liczba uczestników zostanie potwierdzona przez Zamawiającego w terminie do dnia 15.05.2026 r.
Termin konferencji: 18-20.05.2026 r. tj. dwie doby hotelowe.
Przyjazd/wyjazd:
- Przyjazd w dniu 18.05.2026 r., doba hotelowa od godz. 12:00
- Wyjazd w dniu 20.05.2026 r., doba hotelowa do godz. 16:00
Łączna szacunkowa liczba uczestników: 200 osób
Dodatkowo, w dniu 17.05.2026 r., godz. 12:00 – przyjazd Komitetu Organizacyjnego składającego się z około 10 osób w celu rozpoczęcia prac przygotowawczych oraz sprawdzenia stanu gotowości hotelu/obiektu.
W kalkulacji należy uwzględnić koszty zakwaterowania i wyżywienia tej grupy. Zamawiający dopuszcza zakwaterowanie tej grupy osób w pokojach
2-osobowych.

4.2.6.) Główny kod CPV: 55120000-7 - Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji

4.2.7.) Dodatkowy kod CPV:

55300000-3 - Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: 4 dni

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert

4.3.1.) Sposób oceny ofert: cena=100%

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Punktowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Wyłącznie kryterium ceny

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 100

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Nie

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak

5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.

5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak

SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Nie

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie

6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Tak

SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie

7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak

7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:

7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Nie

SEKCJA VIII – PROCEDURA

8.1.) Termin składania ofert: 2026-01-22 08:30

8.2.) Miejsce składania ofert: https://witpis.ezamawiajacy.pl/

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2026-01-22 08:45

8.4.) Termin związania ofertą: 30 dni