Firma REKORD SI, jako autor oprogramowania i jedyny właściciel praw autorskich majątkowych do systemu "Ratusz", może świadczyć usługi serwisowe swojego produktu i nie udziela innym podmiotom prawa do obsługi swoich systemów. Ponadto zakres zlecanych usług obejmuje także modyfikację kodu źródłowego, do którego prawa wyłączne posiada Wykonawca. Ponadto z wydziałów nie zgłaszano konieczności wyszukania rozwiązań alternatywnych dla obecnego rozwiązania, zbudowanego na zintegrowanym systemie "Ratusz" i obejmującego cały zakres obsługi finansowej, kadrowo-płacowej, podatkowej, obiegu dokumentów urzędu. Zastąpienie istniejącego systemu innym zbudowanym od nowa należy uznać za możliwe, jednak jest to jedynie możliwość teoretyczna. Realizacja nowego projektu trwałaby bowiem kilka lat, koszt byłby znacznie wyższy od kosztu zakupu usług związanych z utrzymaniem i aktualizacją zakupionego systemu, a uzyskany rezultat jakościowo byłby odległy od tego, co oferuje system rozwijany od lat. Przedsięwzięcie takie byłoby obarczone znacznym ryzykiem, które w przypadku aktualizacji systemu jest zminimalizowane. Projekt taki, polegałby na powtórzeniu zakupu systemu oprogramowania na takich samych warunkach tj. bez przeniesienia praw autorskich ponieważ ceny przeniesienia praw autorskich są niewspółmiernie wysokie do udzielenia licencji na korzystanie z takiego systemu. Nowy zakup nie dawałby gwarancji osiągnięcia jego jakości i prowadziłby w końcu do punktu wyjścia tj. zakupu usług aktualizacyjnych i utrzymaniowych po wygaśnięciu umowy i czasu gwarancji od jednego wykonawcy. Zakup taki nie miałby uzasadnienia w gospodarności i celowości wydatkowania środków publicznych. Reasumując wymiana całościowa wiązałaby się z niewspółmiernym kosztem oraz spowodowałaby paraliż funkcjonowania urzędu spowodowany koniecznymi czynnościami wdrożeniowymi. Utrzymywanie asysty technicznej jest konieczne w celu zachowania ciągłości pracy urzędu. Asysta techniczna zapewnia funkcjonowanie systemów finansowych, kadrowo-płacowych, podatkowych w stale zmieniających się warunkach prawno organizacyjnych w kraju, a jedynie Wykonawca, który zna swoje oprogramowanie jest zdolny świadczyć usługi na wymaganym przez Zamawiającego poziomie. Jednocześnie tylko firma REKORD SI może świadczyć usługi szkoleniowe z aplikacji, które posiada, tak aby pracownicy Zamawiającego mogli odpowiednio wykorzystać oprogramowanie. Biorąc pod uwagę powyższe wskazanie pracowników merytorycznych, że żaden inny podmiot nie jest w stanie świadczyć zamawianych usług ze względu na prawa autorskie, istnieje możliwość - na podstawie art. 305 pkt 1 w zw. z art. 214 ust. 1 pkt. 1 lit. a i b ustawy PZP - udzielenia zamówienia z wolnej ręki, jeżeli zachodzi okoliczność, gdy usługi mogą być świadczone tylko przez jednego wykonawcę z przyczyn: a) technicznych o obiektywnym charakterze, b) związanych z ochroną praw wyłącznych wynikających z odrębnych przepisów - jeżeli nie istnieje rozsądne rozwiązanie alternatywne lub rozwiązanie zastępcze, a brak konkurencji nie jest wynikiem celowego zawężenia parametrów zamówienia.