1. Zamówienie dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Sprawne zarządzanie i wdrażanie programu regionalnego Fundusze Europejskie dla Kujaw i Pomorza w latach 2025-2026; Koszty funkcjonowania Departamentu Rozwoju Obszarów Wiejskich w 2025 r. w ramach PROW 2014-2020 w UMWKP; Koszty funkcjonowania Departamentu Rozwoju Obszarów Wiejskich w 2025 r. w ramach Planu Strategicznego dla WPR na lata 2023-2027; PTFE 2021-2027 Koszty funkcjonowania Sieci Punktów Informacyjnych Funduszy Europejskich WK-P

2. Uzasadnienie faktyczne i prawne wyboru trybu zamówienia z wolnej ręki:
Na podstawie art. 305 pkt 1 ustawy Pzp Zamawiający może udzielić zamówienia z wolnej ręki, jeżeli zachodzi jedna z okoliczności, o których mowa w art. 214 ust. 1 pkt 1-5 i 7-14. Przepis art. 214 ust. 1 pkt 1 lit. b stanowi, że Zamawiający może udzielić zamówienia z wolnej ręki, jeżeli zachodzi co najmniej jedna z następujących okoliczności:
1) dostawy, usługi lub roboty budowlane mogą być świadczone tylko przez jednego wykonawcę z przyczyn:
b) związanych z ochroną praw wyłącznych wynikających z odrębnych przepisów
‒ jeżeli nie istnieje rozsądne rozwiązanie alternatywne lub rozwiązanie zastępcze, a brak konkurencji nie jest wynikiem celowego zawężenia parametrów zamówienia.
W związku z koniecznością przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, którego przedmiotem jest usługa serwisu systemu Mdok oraz mArchiwum na okres 12 miesięcy, należy wszcząć postępowanie w trybie z wolnej ręki.
Zgodnie z art. 305 pkt. 1 oraz w związku z art. 214 ust. 1 pkt 1 lit. b, do przeprowadzenia postępowania został wybrany tryb z wolnej ręki, gdyż z przyczyn związanych z ochroną praw wyłącznych wynikających z odrębnych przepisów, usługę serwisu systemu Mdok oraz mArchiwum może wykonać tylko jeden Wykonawca, gdyż jest on wyłącznym właścicielem autorskich praw majątkowych, w rozumieniu ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (t. j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1231 ze zm.) do oprogramowania, pn.: System Obsługi Spraw i Dokumentów „MDOK” (zwanego dalej „Systemem”). Nadto, tylko jednemu Wykonawcy przysługuje wyłączne prawo do korzystania z Systemu (jako całości i kodów źródłowych) i rozporządzania nim na wszystkich polach eksploatacji, z zastrzeżeniem udzielanych niewyłącznych licencji na korzystanie z Systemu. Nie uprawnił on także jakiegokolwiek innego licencjobiorcy do korzystania z Systemu na polach eksploatacyjnych umożliwiających dokonywanie na rzecz podmiotów trzecich tłumaczenia, przystosowywania, zmiany układu lub jakichkolwiek innych zmian w Systemie. W ramach udzielanych niewyłącznych licencji na System nie zostały zawarte także jakiekolwiek inne umowy cywilnoprawne uprawniające podmioty trzecie do modyfikacji Systemu i jego kodu źródłowego, w celu świadczenia takich usług na rzecz licencjobiorców. Tylko jeden wykonawca jest dystrybutorem Systemu oraz wyłącznym wykonawcą usług wdrożeniowych i serwisowych w tym zakresie.
W związku z powyższym zaproszenie do negocjacji zostanie skierowane do wykonawcy: COIG S.A. z siedzibą w Katowicach przy ul. Mikołowskiej 100, 40-065 Katowice.