Usługa serwisu systemu Mdok oraz mArchiwum na okres 12 miesięcy

Usługi 2025/BZP 00240962 Ogłoszenie o wyniku postępowania

Zamawiający

Województwo Kujawsko-Pomorskie

Plac Teatralny 2

87-100 Toruń, Kujawsko-pomorskie

NIP: 9561945671

REGON: 871121290

zamowienia@kujawsko-pomorskie.pl Strona WWW

Wykonawcy

Nazwa	Miasto	NIP
COIG SPÓŁKA AKCYJNA	Katowice	6340134205

Szczegóły kontraktów

Część	Wykonawca	Status	Cena oferty	Wartość umowy
1	COIG SPÓŁKA AKCYJNA (Katowice)	Umowa podpisana	-	241 080 PLN

Pełna treść ogłoszenia

Ogłoszenie o wyniku postępowania
Usługi
Usługa serwisu systemu Mdok oraz mArchiwum na okres 12 miesięcy

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: Województwo Kujawsko-Pomorskie

1.3.) Oddział zamawiającego: Urząd Marszałkowski Województwa Kujawsko-Pomorskiego

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 871121290

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: Plac Teatralny 2

1.5.2.) Miejscowość: Toruń

1.5.3.) Kod pocztowy: 87-100

1.5.4.) Województwo: kujawsko-pomorskie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL613 - Bydgosko-toruński

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: zamowienia@kujawsko-pomorskie.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: https://www.kujawsko-pomorskie.pl/

1.7.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - jednostka samorządu terytorialnego

1.8.) Przedmiot działalności zamawiającego: Ogólne usługi publiczne

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Usługa serwisu systemu Mdok oraz mArchiwum na okres 12 miesięcy

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-a8b40535-b645-48da-9be8-5f80c74b9f8c

2.5.) Numer ogłoszenia: 2025/BZP 00240962

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2025-05-21

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak

2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2025/BZP 00033441/14/P

2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

1.3.1 Mdok -Serwis systemu na rok 2025

2.11.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Tak

2.12.) Nazwa projektu lub programu:

Szczegółowe informacje zostały ujęte w polu "Informacje dodatkowe"

2.13.) Zamówienie/umowa ramowa było poprzedzone ogłoszeniem o zamówieniu/ogłoszeniem o zamiarze zawarcia umowy: Tak

2.14.) Numer ogłoszenia: 2025/BZP 00152070

SEKCJA III – TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA LUB ZAWARCIA UMOWY RAMOWEJ

3.1.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną Zamówienie udzielane jest w trybie zamówienia z wolnej ręki na podstawie: art. 305 pkt 1 ustawy w zw. z art. 214 ust. 1 pkt 1 ustawy

3.1.1.) Uzasadnienie faktyczne i prawne wyboru trybu negocjacji bez ogłoszenia albo zamówienia z wolnej ręki:

Uzasadnienie faktyczne i prawne wyboru trybu zostało wskazane w informacjach dodatkowych.

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Numer referencyjny: ZW-I.272.19.2025

4.2.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.3.) Wartość zamówienia: 228000,00 PLN

4.4.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.5.1.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

Usługa serwisu systemu Mdok oraz mArchiwum na okres 12 miesięcy, szczegółowo opisana we wzorze umowy.

4.5.3.) Główny kod CPV: 72267000-4 - Usługi w zakresie konserwacji i napraw oprogramowania

SEKCJA V ZAKOŃCZENIE POSTĘPOWANIA

5.1.) Postępowanie zakończyło się zawarciem umowy albo unieważnieniem postępowania: Postępowanie/cześć postępowania zakończyła się zawarciem umowy

SEKCJA VII WYKONAWCA, KTÓREMU UDZIELONO ZAMÓWIENIA

7.1.) Czy zamówienie zostało udzielone wykonawcom wspólnie ubiegającym się o udzielenie zamówienia: Nie

7.3.) Dane (firmy) wykonawcy, któremu udzielono zamówienia:

7.3.1) Nazwa (firma) wykonawcy, któremu udzielono zamówienia: COIG SPÓŁKA AKCYJNA

7.3.2) Krajowy Numer Identyfikacyjny: 6340134205

7.3.3) Ulica: ul. MIKOŁOWSKA 100

7.3.4) Miejscowość: Katowice

7.3.5) Kod pocztowy: 40-065

7.3.6.) Województwo: śląskie

7.3.7.) Kraj: Polska

7.4.) Czy wykonawca przewiduje powierzenie wykonania części zamówienia podwykonawcom?: Nie

SEKCJA VIII UMOWA

8.1.) Data zawarcia umowy: 2025-04-29

8.2.) Wartość umowy/umowy ramowej: 241080,00 PLN

8.3.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej:

do 2026-04-30

SEKCJA IX INFORMACJE DODATKOWE

1. Zamówienie dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Sprawne zarządzanie i
wdrażanie programu regionalnego Fundusze Europejskie dla Kujaw i Pomorza w latach 2025-2026; Koszty funkcjonowania
Departamentu Rozwoju Obszarów Wiejskich w 2025 r. w ramach PROW 2014-2020 w UMWKP; Koszty funkcjonowania
Departamentu Rozwoju Obszarów Wiejskich w 2025 r. w ramach Planu Strategicznego dla WPR na lata 2023-2027; PTFE
2021-2027 Koszty funkcjonowania Sieci Punktów Informacyjnych Funduszy Europejskich WK-P
2. Uzasadnienie faktyczne i prawne wyboru trybu zamówienia z wolnej ręki:
Na podstawie art. 305 pkt 1 ustawy Pzp Zamawiający może udzielić zamówienia z wolnej ręki, jeżeli zachodzi jedna z okoliczności, o których mowa w art. 214 ust. 1 pkt 1-5 i 7-14. Przepis art. 214 ust. 1 pkt 1 lit. b stanowi, że Zamawiający może udzielić zamówienia z wolnej ręki, jeżeli zachodzi co najmniej jedna z następujących okoliczności:
1) dostawy, usługi lub roboty budowlane mogą być świadczone tylko przez jednego wykonawcę z przyczyn:
b) związanych z ochroną praw wyłącznych wynikających z odrębnych przepisów
‒ jeżeli nie istnieje rozsądne rozwiązanie alternatywne lub rozwiązanie zastępcze, a brak konkurencji nie jest wynikiem celowego zawężenia parametrów zamówienia.
W związku z koniecznością przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, którego przedmiotem jest
usługa serwisu systemu Mdok oraz mArchiwum na okres 12 miesięcy, należało wszcząć postępowanie w trybie z wolnej ręki.
Zgodnie z art. 305 pkt. 1 oraz w związku z art. 214 ust. 1 pkt 1 lit. b, do przeprowadzenia postępowania został wybrany tryb z
wolnej ręki, gdyż z przyczyn związanych z ochroną praw wyłącznych wynikających z odrębnych przepisów, usługę serwisu
systemu Mdok oraz mArchiwum może wykonać tylko jeden Wykonawca, gdyż jest on wyłącznym właścicielem autorskich
praw majątkowych, w rozumieniu ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (t. j. Dz.U. z 2019
r. poz. 1231 ze zm.) do oprogramowania, pn.: System Obsługi Spraw i Dokumentów „MDOK” (zwanego dalej „Systemem”).
Nadto, tylko jednemu Wykonawcy przysługuje wyłączne prawo do korzystania z Systemu (jako całości i kodów źródłowych) i
rozporządzania nim na wszystkich polach eksploatacji, z zastrzeżeniem udzielanych niewyłącznych licencji na korzystanie z
Systemu. Nie uprawnił on także jakiegokolwiek innego licencjobiorcy do korzystania z Systemu na polach eksploatacyjnych
umożliwiających dokonywanie na rzecz podmiotów trzecich tłumaczenia, przystosowywania, zmiany układu lub
jakichkolwiek innych zmian w Systemie. W ramach udzielanych niewyłącznych licencji na System nie zostały zawarte także
jakiekolwiek inne umowy cywilnoprawne uprawniające podmioty trzecie do modyfikacji Systemu i jego kodu źródłowego, w
celu świadczenia takich usług na rzecz licencjobiorców. Tylko jeden wykonawca jest dystrybutorem Systemu oraz
wyłącznym wykonawcą usług wdrożeniowych i serwisowych w tym zakresie.
W związku z powyższym zaproszenie do negocjacji zostało skierowane do wykonawcy: COIG S.A. z siedzibą w
Katowicach przy ul. Mikołowskiej 100, 40-065 Katowice.

Usługa serwisu systemu Mdok oraz mArchiwum na okres 12 miesięcy

Zamawiający

Wykonawcy

Szczegóły kontraktów

Pełna treść ogłoszenia

Ogłoszenie o wyniku postępowania Usługi Usługa serwisu systemu Mdok oraz mArchiwum na okres 12 miesięcy

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: Województwo Kujawsko-Pomorskie

1.3.) Oddział zamawiającego: Urząd Marszałkowski Województwa Kujawsko-Pomorskiego

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 871121290

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: Plac Teatralny 2

1.5.2.) Miejscowość: Toruń

1.5.3.) Kod pocztowy: 87-100

1.5.4.) Województwo: kujawsko-pomorskie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL613 - Bydgosko-toruński

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: zamowienia@kujawsko-pomorskie.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: https://www.kujawsko-pomorskie.pl/

1.7.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - jednostka samorządu terytorialnego

1.8.) Przedmiot działalności zamawiającego: Ogólne usługi publiczne

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-a8b40535-b645-48da-9be8-5f80c74b9f8c

2.5.) Numer ogłoszenia: 2025/BZP 00240962

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2025-05-21

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak

2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2025/BZP 00033441/14/P

2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

2.11.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Tak

2.12.) Nazwa projektu lub programu:

2.13.) Zamówienie/umowa ramowa było poprzedzone ogłoszeniem o zamówieniu/ogłoszeniem o zamiarze zawarcia umowy: Tak

2.14.) Numer ogłoszenia: 2025/BZP 00152070

SEKCJA III – TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA LUB ZAWARCIA UMOWY RAMOWEJ

3.1.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną Zamówienie udzielane jest w trybie zamówienia z wolnej ręki na podstawie: art. 305 pkt 1 ustawy w zw. z art. 214 ust. 1 pkt 1 ustawy

3.1.1.) Uzasadnienie faktyczne i prawne wyboru trybu negocjacji bez ogłoszenia albo zamówienia z wolnej ręki:

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Numer referencyjny: ZW-I.272.19.2025

4.2.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.3.) Wartość zamówienia: 228000,00 PLN

4.4.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.5.1.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

4.5.3.) Główny kod CPV: 72267000-4 - Usługi w zakresie konserwacji i napraw oprogramowania

SEKCJA V ZAKOŃCZENIE POSTĘPOWANIA

5.1.) Postępowanie zakończyło się zawarciem umowy albo unieważnieniem postępowania: Postępowanie/cześć postępowania zakończyła się zawarciem umowy

SEKCJA VII WYKONAWCA, KTÓREMU UDZIELONO ZAMÓWIENIA

7.1.) Czy zamówienie zostało udzielone wykonawcom wspólnie ubiegającym się o udzielenie zamówienia: Nie

7.3.) Dane (firmy) wykonawcy, któremu udzielono zamówienia:

7.3.1) Nazwa (firma) wykonawcy, któremu udzielono zamówienia: COIG SPÓŁKA AKCYJNA

7.3.2) Krajowy Numer Identyfikacyjny: 6340134205

7.3.3) Ulica: ul. MIKOŁOWSKA 100

7.3.4) Miejscowość: Katowice

7.3.5) Kod pocztowy: 40-065

7.3.6.) Województwo: śląskie

7.3.7.) Kraj: Polska

7.4.) Czy wykonawca przewiduje powierzenie wykonania części zamówienia podwykonawcom?: Nie

SEKCJA VIII UMOWA

8.1.) Data zawarcia umowy: 2025-04-29

8.2.) Wartość umowy/umowy ramowej: 241080,00 PLN

8.3.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej:

SEKCJA IX INFORMACJE DODATKOWE

Informacje kluczowe

Kody CPV

Ogłoszenie o wyniku postępowania
Usługi
Usługa serwisu systemu Mdok oraz mArchiwum na okres 12 miesięcy