Usługa wsparcia technicznego, aktualizacji oraz administracji serwerami systemu Akademus

Usługi 2025/BZP 00230446 Ogłoszenie o zamiarze zawarcia umowy

Zamawiający

Akademia Sztuk Pięknych w Gdańsku

ul. Targ Węglowy 6

80-836 Gdańsk, Pomorskie

NIP: 5830009346

www.asp.gda.pl

Wykonawcy

Nazwa	Miasto	NIP
ANSTA Sp. z o.o.	Gdańsk	5842732278

Szczegóły kontraktów

Część	Wykonawca	Status	Cena oferty	Wartość umowy
1	ANSTA Sp. z o.o. (Gdańsk)	Umowa podpisana	-	-

Pełna treść ogłoszenia

Ogłoszenie o zamiarze zawarcia umowy
Usługi
Usługa wsparcia technicznego, aktualizacji oraz administracji serwerami systemu Akademus

SEKCJA I ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: Akademia Sztuk Pięknych w Gdańsku

1.4.) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 000275820

1.5.) Adres zamawiającego:

1.5.1.) Ulica: ul. Targ Węglowy 6

1.5.2.) Miejscowość: Gdańsk

1.5.3.) Kod pocztowy: 80-836

1.5.4.) Województwo: pomorskie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL633 - Trójmiejski

1.5.8.) Adres poczty elektronicznej: zamowienia@asp.gda.pl

1.5.9.) Adres strony internetowej zamawiającego: www.asp.gda.pl

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - uczelnia publiczna

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Edukacja

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Nazwa zamówienia:

Usługa wsparcia technicznego, aktualizacji oraz administracji serwerami systemu Akademus

2.2.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-04b1187f-dc52-4625-82d3-f42a4ec10eab

2.3.) Numer ogłoszenia: 2025/BZP 00230446

2.4.) Wersja ogłoszenia: 01

2.5.) Data ogłoszenia: 2025-05-14

2.6.) Zamówienie zostało ujęte w planie postępowań: Tak

2.7.) Numer planu postępowań w BZP: 2025/BZP 00095972/06/P

2.8.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

1.3.4 Usługa wsparcia technicznego, aktualizacji oraz administracji serwerami systemu Akademus

2.9.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie

2.10.) Czy zamówienie dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie

SEKCJA III – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

3.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

3.2.) Numer referencyjny: KZK/26/4/2025

3.3.) Rodzaj zamówienia

Usługi

3.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

3.8.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

Usługa wsparcia technicznego, aktualizacji oraz administracji serwerami systemu AKADEMUS.
Zakres zamówienia obejmuje w szczególności:
• świadczenie bieżącej pomocy technicznej w zakresie użytkowania systemu AKADEMUS,
• realizację aktualizacji formalnoprawnych, technicznych i funkcjonalnych,
• administrowanie środowiskiem serwerowym uczelni, z uwzględnieniem zapewnienia ciągłości działania, bezpieczeństwa i zgodności z przepisami prawa.
System AKADEMUS stanowi zintegrowane środowisko wspierające procesy dydaktyczne, administracyjne i organizacyjne w strukturze ASP w Gdańsku.

3.10.) Główny kod CPV: 72514300-4 - Usługi w zakresie konserwacji systemów komputerowych

SEKCJA IV TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

4.1.) Tryb udzielenia zamówienia/ wraz z podstawą prawną:

Zamówienie udzielane jest w trybie zamówienia z wolnej ręki na podstawie: art. 305 pkt 1 ustawy w zw. z art. 214 ust. 1 pkt 1 ustawy

4.2.) Uzasadnienie faktyczne i prawne wyboru trybu negocjacji bez ogłoszenia albo zamówienia z wolnej ręki:

Zgodnie z art. 214 ust. 1 pkt 1 lit. a ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2024 r. poz. 1320 ze zm.), Zamawiający może udzielić zamówienia w trybie z wolnej ręki, jeżeli dostawy, usługi lub roboty budowlane mogą być świadczone tylko przez jednego wykonawcę z przyczyn technicznych o obiektywnym charakterze, a jednocześnie nie istnieje rozsądne rozwiązanie alternatywne lub rozwiązanie zastępcze, a brak konkurencji nie jest wynikiem celowego zawężenia parametrów zamówienia przez Zamawiającego.
Zamówienie spełnia przesłanki zastosowania wskazanego przepisu z uwagi na istnienie trwałego powiązania pomiędzy przedmiotem zamówienia a wykonawcą, którego kompetencje, dostęp technologiczny oraz struktura prawna systemu wykluczają możliwość skorzystania z usług innego podmiotu.

4.3.) Identyfikator wcześniejszego postępowania lub konkursu:

Zamówienie dotyczy świadczenia usług wsparcia technicznego, aktualizacji oraz administracji serwerami systemu informatycznego AKADEMUS — autorskiego rozwiązania dedykowanego, wdrożonego i rozwijanego na potrzeby Akademii Sztuk Pięknych w Gdańsku. System ten funkcjonuje jako zintegrowane środowisko wspierające kluczowe procesy zarządzania uczelnią, obejmujące zarówno funkcjonalności organizacyjne, dydaktyczne, jak i administracyjne. Architektura systemu, jego środowisko wykonawcze oraz powiązania między modułami zostały zaprojektowane i zaimplementowane w sposób autorski, bez udostępnienia kodu źródłowego, dokumentacji technicznej czy interfejsów wewnętrznych umożliwiających zewnętrzną ingerencję lub przejęcie obsługi przez inny podmiot. Tym samym, tylko wykonawca będący autorem systemu posiada pełnię wiedzy i kompetencji niezbędnych do świadczenia usług wsparcia, usuwania błędów, wykonywania aktualizacji zgodnych z przepisami prawa (np. ustawa – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce) oraz zapewnienia integralności z dotychczasowym środowiskiem serwerowym. Zamawiający nie posiada dostępu do dokumentacji programistycznej ani uprawnień do modyfikacji kodu źródłowego systemu, co oznacza, że jakakolwiek próba przekazania obowiązków serwisowych podmiotowi trzeciemu skutkowałaby naruszeniem strukturalnej spójności systemu oraz mogłaby prowadzić do nieodwracalnych błędów funkcjonalnych, a także powstania ryzyka naruszenia bezpieczeństwa danych. W praktyce oznacza to, że wykonanie przedmiotowego zamówienia możliwe jest wyłącznie przez jednego wykonawcę – podmiot, który pierwotnie zaprojektował, wdrożył oraz utrzymuje system AKADEMUS. Wyłączność ta ma charakter obiektywny, wynika z zamkniętej architektury systemu oraz z technicznej niemożliwości świadczenia równoważnych usług przez jakikolwiek inny podmiot dostępny na rynku. Taki stan rzeczy znajduje potwierdzenie w ugruntowanej linii orzeczniczej Krajowej Izby Odwoławczej, która w wielu przypadkach uznaje przesłankę braku konkurencji z przyczyn technicznych w przypadku systemów informatycznych dostosowanych do specyficznych potrzeb zamawiającego. Przykładowo: 1) W wyroku KIO z dnia 6 marca 2019 r., sygn. akt KIO 331/19, wskazano, że „przesłanka wyłączności technicznej zachodzi, gdy tylko jeden wykonawca posiada dostęp do dokumentacji technicznej i kodu źródłowego systemu oraz wiedzę konieczną do jego rozwoju i utrzymania”; 2) W orzeczeniu KIO z dnia 9 sierpnia 2021 r., sygn. akt KIO 2010/21, potwierdzono, że „brak alternatywnego wykonawcy jest uzasadniony, jeśli zmiana wykonawcy wymagałaby nieproporcjonalnych nakładów lub powodowałaby ryzyko techniczne związane z integralnością środowiska produkcyjnego”. W niniejszym przypadku analogiczne ryzyko należy uznać za w pełni uzasadnione i nieusuwalne, ponieważ przejęcie serwisu przez innego wykonawcę wiązałoby się z koniecznością pozyskania niedostępnej dokumentacji, inżynierią wsteczną lub całkowitą migracją na inne rozwiązanie, co nie tylko generowałoby nieuzasadnione koszty, ale również mogłoby prowadzić do utraty ciągłości pracy uczelni oraz naruszenia obowiązujących regulacji. Warto podkreślić, że wybór wykonawcy nie wynika z celowego zawężenia rynku przez Zamawiającego, lecz z uwarunkowań technologicznych oraz historycznych związanych z wdrożeniem i dalszym rozwojem systemu informatycznego AKADEMUS. Z uwagi na powyższe okoliczności, należy jednoznacznie uznać, że zostały spełnione warunki przewidziane w art. 214 ust. 1 pkt 1 lit. a ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2024 r. poz. 1320 ze zm.). Zachodzą bowiem obiektywne przyczyny techniczne, które uniemożliwiają powierzenie realizacji zamówienia innemu wykonawcy, a brak konkurencji na rynku ma charakter niezależny od działań Zamawiającego. Nie istnieje przy tym żadne rozsądne rozwiązanie alternatywne lub technicznie wykonalna możliwość świadczenia przedmiotowych usług przez inny podmiot bez poniesienia nieproporcjonalnych trudności, ryzyka technicznego i naruszenia ciągłości działania uczelni. Tym samym, udzielenie zamówienia w trybie z wolnej ręki jest w pełni zgodne z prawem i uzasadnione interesem publicznym oraz koniecznością zapewnienia stabilności, bezpieczeństwa i prawidłowości funkcjonowania systemu informatycznego ASP w Gdańsku.

SEKCJA V ZAWARCIE UMOWY

5.1.) Wykonawca, z którym Zamawiający zamierza zawrzeć umowę:

5.1.1) Nazwa (firma) wykonawcy, któremu Zamawiający zamierza udzielić zamówienia (w przypadku wykonawców ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienia – dotyczy pełnomocnika, o którym mowa w art. 58 ust. 2 ustawy): ANSTA Sp. z o.o.

Usługa wsparcia technicznego, aktualizacji oraz administracji serwerami systemu Akademus

Zamawiający

Wykonawcy

Szczegóły kontraktów

Pełna treść ogłoszenia

Ogłoszenie o zamiarze zawarcia umowy Usługi Usługa wsparcia technicznego, aktualizacji oraz administracji serwerami systemu Akademus

SEKCJA I ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: Akademia Sztuk Pięknych w Gdańsku

1.4.) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 000275820

1.5.) Adres zamawiającego:

1.5.1.) Ulica: ul. Targ Węglowy 6

1.5.2.) Miejscowość: Gdańsk

1.5.3.) Kod pocztowy: 80-836

1.5.4.) Województwo: pomorskie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL633 - Trójmiejski

1.5.8.) Adres poczty elektronicznej: zamowienia@asp.gda.pl

1.5.9.) Adres strony internetowej zamawiającego: www.asp.gda.pl

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - uczelnia publiczna

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Edukacja

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Nazwa zamówienia:

2.2.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-04b1187f-dc52-4625-82d3-f42a4ec10eab

2.3.) Numer ogłoszenia: 2025/BZP 00230446

2.4.) Wersja ogłoszenia: 01

2.5.) Data ogłoszenia: 2025-05-14

2.6.) Zamówienie zostało ujęte w planie postępowań: Tak

2.7.) Numer planu postępowań w BZP: 2025/BZP 00095972/06/P

2.8.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

2.9.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie

2.10.) Czy zamówienie dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie

SEKCJA III – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

3.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

3.2.) Numer referencyjny: KZK/26/4/2025

3.3.) Rodzaj zamówienia

3.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

3.8.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

3.10.) Główny kod CPV: 72514300-4 - Usługi w zakresie konserwacji systemów komputerowych

SEKCJA IV TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

4.1.) Tryb udzielenia zamówienia/ wraz z podstawą prawną:

4.2.) Uzasadnienie faktyczne i prawne wyboru trybu negocjacji bez ogłoszenia albo zamówienia z wolnej ręki:

4.3.) Identyfikator wcześniejszego postępowania lub konkursu:

SEKCJA V ZAWARCIE UMOWY

5.1.) Wykonawca, z którym Zamawiający zamierza zawrzeć umowę:

5.1.1) Nazwa (firma) wykonawcy, któremu Zamawiający zamierza udzielić zamówienia (w przypadku wykonawców ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienia – dotyczy pełnomocnika, o którym mowa w art. 58 ust. 2 ustawy): ANSTA Sp. z o.o.

5.1.2.) Ulica: Szafera 3

5.1.3.) Miejscowość: Gdańsk

5.1.4.) Kod pocztowy: 80-299

5.1.5.) Województwo: pomorskie

5.1.6.) Kraj: Polska

Informacje kluczowe

Kody CPV

Ogłoszenie o zamiarze zawarcia umowy
Usługi
Usługa wsparcia technicznego, aktualizacji oraz administracji serwerami systemu Akademus