Usługa wsparcia technicznego i aktualizacji Systemu Obiegu Dokumentów

Usługi 2025/BZP 00625835 Ogłoszenie o zamiarze zawarcia umowy

Zamawiający

Gmina Siemianowice Śląskie-Urząd Miasta Siemianowice Śląskie

Jana Pawła II 10

41-100 Siemianowice Śląskie, Śląskie

NIP: 6431004477

http://www.siemianowice.pl/

Wykonawcy

Nazwa	Miasto	NIP
LTC Sp. z o.o.	Wieluń	8270007803

Szczegóły kontraktów

Część	Wykonawca	Status	Cena oferty	Wartość umowy
1	LTC Sp. z o.o. (Wieluń)	Umowa podpisana	-	-

Pełna treść ogłoszenia

Ogłoszenie o zamiarze zawarcia umowy
Usługi
Usługa wsparcia technicznego i aktualizacji Systemu Obiegu Dokumentów

SEKCJA I ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: Gmina Siemianowice Śląskie-Urząd Miasta Siemianowice Śląskie

1.4.) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 276255453

1.5.) Adres zamawiającego:

1.5.1.) Ulica: Jana Pawła II 10

1.5.2.) Miejscowość: Siemianowice Śląskie

1.5.3.) Kod pocztowy: 41-100

1.5.4.) Województwo: śląskie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL22A - Katowicki

1.5.8.) Adres poczty elektronicznej: sod_2025@um.siemianowice.pl

1.5.9.) Adres strony internetowej zamawiającego: http://www.siemianowice.pl/

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - jednostka samorządu terytorialnego

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Ogólne usługi publiczne

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Nazwa zamówienia:

Usługa wsparcia technicznego i aktualizacji Systemu Obiegu Dokumentów

2.2.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-513f8a2d-6251-4614-9d45-1c23d34a57f0

2.3.) Numer ogłoszenia: 2025/BZP 00625835

2.4.) Wersja ogłoszenia: 01

2.5.) Data ogłoszenia: 2025-12-30

2.6.) Zamówienie zostało ujęte w planie postępowań: Tak

2.7.) Numer planu postępowań w BZP: 2025/BZP 00033447/35/P

2.8.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

1.3.17 Usługa asysty technicznej Systemu Obiegu Dokumentów

2.9.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie

2.10.) Czy zamówienie dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie

SEKCJA III – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

3.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

3.2.) Numer referencyjny: ZI.271.7.2025, Zp.rp.60.2025

3.3.) Rodzaj zamówienia

Usługi

3.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

3.5.) Wartość zamówienia: 64528 PLN

3.8.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

1. Przedmiotem zamówienia są usługi wsparcia technicznego i aktualizacji Systemu Obiegu Dokumentów FINN 8 SQL, zwanego dalej Program FINN, obejmujące:
a) usługi: Help Desk, wsparcia konsultacyjnego, zdalna pomoc, konsultacje przy rozwiązywaniu problemów dla Administratora Programu FINN,
b) dostawę aktualizacji licencji Programu FINN uprawniającą do korzystania z kolejnych wersji Programu FINN w okresie obowiązywania niniejszej umowy
c) dostosowywanie Programu FINN do zmian powszechnie obowiązujących przepisów prawa odnoszących się do funkcji realizowanych przez Programu FINN
d) usuwanie błędów Programu FINN
e) aktualizację Programu FINN wykonywaną 4 razy w roku kalendarzowym,
f) wykonywanie niezbędnej konfiguracji sprzętu i oprogramowania koniecznego do prawidłowego funkcjonowania Programu,
g) stały nadzór nad systemem operacyjnym serwera oraz systemem zarządzania relacyjną bazą danych związane z Programem FINN,
h) usuwanie błędów Programu FINN, które wynikają z błędnej obsługi Programu FINN przez pracowników Zamawiającego,
i) udzielanie Zamawiającemu pomocy i wsparcia w adaptacji Programu FINN
(w ramach istniejących w Programie FINN funkcjonalności) do zmian organizacyjnych i zmian wynikających z wewnętrznych regulacji prawnych Zamawiającego,
j) prace programistyczne oraz konfiguracyjne w zakresie Programu FINN, nie uwzględnione powyżej w wymiarze 30 roboczogodzin w okresie jednego roku kalendarzowego w okresie obowiązywania umowy
k) wizyty serwisowo-szkoleniowe w wymiarze 3 (trzy) jednodniowe wizyty
w okresie jednego roku kalendarzowego, realizowane, na zamówienie Zamawiającego w jego siedzibie.

3.10.) Główny kod CPV: 72250000-2 - Usługi w zakresie konserwacji i wsparcia systemów

SEKCJA IV TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

4.1.) Tryb udzielenia zamówienia/ wraz z podstawą prawną:

Zamówienie udzielane jest w trybie zamówienia z wolnej ręki na podstawie: art. 305 pkt 1 ustawy w zw. z art. 214 ust. 1 pkt 1 ustawy

4.2.) Uzasadnienie faktyczne i prawne wyboru trybu negocjacji bez ogłoszenia albo zamówienia z wolnej ręki:

Uzasadnienie faktyczne
Przedmiotem niniejszego zamówienia jest świadczenie usługi wsparcia technicznego i aktualizacji Systemu Obiegu Dokumentów FINN 8 SQL. Urząd Miasta Siemianowice Śląskie aktualnie korzysta z Systemu Obiegu Dokumentów na podstawie licencji, udzielonej przez firmę LTC Sp. z o.o. z siedzibą w Wieluniu, ul. Narutowicza 2, 98-300 Wieluń, która posiada autorskie prawa majątkowe do oprogramowania FINN 8 SQL oraz zintegrowanych z nim kodów parametryzacji systemu dla Urzędu Miasta Siemianowice Śląskie.

ciąg dalszy w sekcji VI Informacje dodatkowe

SEKCJA V ZAWARCIE UMOWY

5.1.) Wykonawca, z którym Zamawiający zamierza zawrzeć umowę:

5.1.1) Nazwa (firma) wykonawcy, któremu Zamawiający zamierza udzielić zamówienia (w przypadku wykonawców ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienia – dotyczy pełnomocnika, o którym mowa w art. 58 ust. 2 ustawy): LTC Sp. z o.o.

5.1.2.) Ulica: Narutowicza 2

5.1.3.) Miejscowość: Wieluń

5.1.4.) Kod pocztowy: 98-300

5.1.5.) Województwo: łódzkie

5.1.6.) Kraj: Polska

SEKCJA VI NFORMACJE DODATKOWE

ciąg dalszy z sekcji IV tryb udzielenia zamówienia
Wykonanie ww. przedmiotu zamówienia wiąże się bezpośrednio z ingerencją w oprogramowanie, w tym również w kody źródłowe. LTC Sp. z o.o. na podstawie przepisów ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych, jako uprawniony do dysponowania autorskimi prawami majątkowymi do ww. oprogramowania nie przekazała uprawnień żadnemu licencjobiorcy do wykonywania licencji na polach eksploatacyjnych umożliwiających dokonywanie na rzecz Urzędu Miasta Siemianowice Śląskie: modyfikacji, rozbudowy lub jakichkolwiek innych zmian.
Zgodnie z treścią załączonego oświadczenia LTC Sp. z o.o. z dnia 18.12.2025 r. spółka posiada wyłączne prawo do świadczenia usług opieki autorskiej Systemu Obiegu Dokumentów FINN 8 SQL i zmian jego kodu źródłowego oraz kodów parametryzacji systemu.
Zgodnie z przepisami ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych czynności związane z wprowadzeniem zmian do programu objęte są ochroną prawno-autorską i mieszczą się w granicach uprawnień przysługujących twórcy, któremu przysługują autorskie prawa majątkowe do oprogramowania. W związku z faktem, iż z przyczyn technicznych o obiektywnym charakterze oraz z przyczyn związanych z ochroną praw wyłącznych, istnieje tylko jeden Wykonawca - LTC Sp. z o.o. z siedzibą w Wieluniu, ul. Narutowicza 2, 98-300 Wieluń, który może zrealizować przedmiotowe zamówienie. Wobec powyższego nie istnieje rozsądne rozwiązanie alternatywne lub rozwiązanie zastępcze i zamówienie spełnia ustawowe przesłanki zastosowania trybu zamówienia z wolnej ręki.
Podstawa prawna art. 305 pkt.1, w zw. z art. 214 ust. 1 pkt 1 lit. a i b Ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 1320 z późn.zm.)

Usługa wsparcia technicznego i aktualizacji Systemu Obiegu Dokumentów

Zamawiający

Wykonawcy

Szczegóły kontraktów

Pełna treść ogłoszenia

Ogłoszenie o zamiarze zawarcia umowy Usługi Usługa wsparcia technicznego i aktualizacji Systemu Obiegu Dokumentów

SEKCJA I ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: Gmina Siemianowice Śląskie-Urząd Miasta Siemianowice Śląskie

1.4.) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 276255453

1.5.) Adres zamawiającego:

1.5.1.) Ulica: Jana Pawła II 10

1.5.2.) Miejscowość: Siemianowice Śląskie

1.5.3.) Kod pocztowy: 41-100

1.5.4.) Województwo: śląskie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL22A - Katowicki

1.5.8.) Adres poczty elektronicznej: sod_2025@um.siemianowice.pl

1.5.9.) Adres strony internetowej zamawiającego: http://www.siemianowice.pl/

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - jednostka samorządu terytorialnego

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Ogólne usługi publiczne

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Nazwa zamówienia:

2.2.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-513f8a2d-6251-4614-9d45-1c23d34a57f0

2.3.) Numer ogłoszenia: 2025/BZP 00625835

2.4.) Wersja ogłoszenia: 01

2.5.) Data ogłoszenia: 2025-12-30

2.6.) Zamówienie zostało ujęte w planie postępowań: Tak

2.7.) Numer planu postępowań w BZP: 2025/BZP 00033447/35/P

2.8.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

2.9.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie

2.10.) Czy zamówienie dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie

SEKCJA III – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

3.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

3.2.) Numer referencyjny: ZI.271.7.2025, Zp.rp.60.2025

3.3.) Rodzaj zamówienia

3.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

3.5.) Wartość zamówienia: 64528 PLN

3.8.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

3.10.) Główny kod CPV: 72250000-2 - Usługi w zakresie konserwacji i wsparcia systemów

SEKCJA IV TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

4.1.) Tryb udzielenia zamówienia/ wraz z podstawą prawną:

4.2.) Uzasadnienie faktyczne i prawne wyboru trybu negocjacji bez ogłoszenia albo zamówienia z wolnej ręki:

SEKCJA V ZAWARCIE UMOWY

5.1.) Wykonawca, z którym Zamawiający zamierza zawrzeć umowę:

5.1.1) Nazwa (firma) wykonawcy, któremu Zamawiający zamierza udzielić zamówienia (w przypadku wykonawców ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienia – dotyczy pełnomocnika, o którym mowa w art. 58 ust. 2 ustawy): LTC Sp. z o.o.

5.1.2.) Ulica: Narutowicza 2

5.1.3.) Miejscowość: Wieluń

5.1.4.) Kod pocztowy: 98-300

5.1.5.) Województwo: łódzkie

5.1.6.) Kraj: Polska

SEKCJA VI NFORMACJE DODATKOWE

Informacje kluczowe

Kody CPV

Ogłoszenie o zamiarze zawarcia umowy
Usługi
Usługa wsparcia technicznego i aktualizacji Systemu Obiegu Dokumentów