Ogłoszenie o wykonaniu umowy
Usługi
USŁUGA WYSZUKIWANIA, REZERWACJI I SPRZEDAŻY MIEJSC HOTELOWYCH (NOCLEGÓW) ORAZ INNYCH USŁUG HOTELARSKICH NA TERENIE POLSKI ORAZ ZA GRANICĄ NA POTRZEBY POLSKIEGO INSTYTUTU SZTUKI FILMOWEJ.

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Nazwa zamawiającego: Polski Instytut Sztuki Filmowej

1.3.) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 140214847

1.4) Adres zamawiającego

1.4.1.) Ulica: Kruczkowskiego 2

1.4.2.) Miejscowość: Warszawa

1.4.3.) Kod pocztowy: 00-412

1.4.4.) Województwo: mazowieckie

1.4.5.) Kraj: Polska

1.4.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL911 - Miasto Warszawa

1.4.7.) Numer telefonu: 221026462

1.4.9.) Adres poczty elektronicznej: pisf@pisf.pl

1.4.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: https://pisf.pl/

1.5.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - inne państwowe i samorządowe osoby prawne utworzone na podstawie odrębnych ustaw w celu wykonywania zadań publicznych

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-7775fa4d-d913-4bfd-9cbe-19529282a503

2.2.) Numer ogłoszenia: 2026/BZP 00233454

2.3.) Wersja ogłoszenia: 01

2.4.) Data ogłoszenia: 2026-05-07

SEKCJA III – PODSTAWOWE INFORMACJE O POSTĘPOWANIU W WYNIKU KTÓREGO ZOSTAŁA ZAWARTA UMOWA

3.1.) Charakter zamówienia:

Zamówienie klasyczne - od 130 000 zł, ale o wartości mniejszej niż progi unijne

3.2.) Zamówienie było poprzedzone ogłoszeniem o zamówieniu albo ogłoszeniem o zamiarze zawarcia umowy w BZP lub Dz. Urz. UE: Tak

3.2.1.) Numer ogłoszenia w BZP lub Dz. Urz. UE: 2024/BZP 00671566

3.3.) Czy zamówienie dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej:

Nie

3.5.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną:

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

3.6.) Rodzaj zamówienia:

Usługi

3.7.) Nazwa zamówienia:

USŁUGA WYSZUKIWANIA, REZERWACJI I SPRZEDAŻY MIEJSC HOTELOWYCH (NOCLEGÓW) ORAZ INNYCH USŁUG HOTELARSKICH NA TERENIE POLSKI ORAZ ZA GRANICĄ NA POTRZEBY POLSKIEGO INSTYTUTU SZTUKI FILMOWEJ.

3.8.) Krótki opis przedmiotu zamówienia:

1. Przedmiotem zamówienia jest „Usługa wyszukiwania, rezerwacji i sprzedaży miejsc hotelowych (noclegów) oraz innych usług hotelarskich na terenie Polski oraz za granicą na potrzeby Polskiego Instytutu Sztuki Filmowej.”
2. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawarty został w Załączniku nr 2 do SWZ (Opis Przedmiotu Zamówienia) oraz w Projektowanych postanowieniach umowy stanowiących Załącznik nr 7 do SWZ.

3. Czynności składające się na realizację usługi:
a) wyszukiwanie i selekcja ofert noclegowych zgodnie z indywidualnymi zleceniami wykonawczymi Zamawiającego;
b) dokonywanie rezerwacji i zakup wybranych usług hotelarskich dla Zamawiającego, zgodnie z określonym standardem i budżetem. Rezerwacje realizowane będą z uwzględnieniem limitów określonych w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2190). W przypadku konieczności ich przekroczenia, wymagana jest akceptacja Zamawiającego;
c) modyfikacja i anulowanie rezerwacji zgodnie z wytycznymi Zamawiającego;
d) przekazywanie Zamawiającemu potwierdzeń rezerwacji wraz z szczegółowymi informacjami dotyczącymi rezerwacji, w tym danych o lokalizacji, standardzie, udogodnieniach oraz warunkach anulacji;
e) przejmowanie rezerwacji i zakupu miejsc hotelowych (noclegów) oraz usług hotelarskich dokonanych przez zamawiającego lub inne upoważnione osoby, a także dokonywanie opłat za te usługi;
f) pośredniczenie w odwoływaniu i zmianach rezerwacji, zwrotach opłat;
g) reprezentowania Zamawiającego w sprawach reklamacyjnych dotyczących zakwaterowania w obiektach hotelarskich, realizowanych na podstawie rezerwacji zakupów dokonywanych u wykonawcy;
h) zapewnienie Zamawiającemu dostępu do całodobowej infolinii, w tym również w dni wolne od pracy, celem kontaktu w sprawach związanych z rezerwacjami;
i) wszelkie inne czynności podejmowane w celu prawidłowego i terminowego wykonania usług objętych przedmiotem zamówienia.

4. Prognozowane ilości noclegów według lokalizacji.
W okresie obowiązywania umowy Zamawiający przewiduje zakup usług noclegowych, rozumianych jako liczba zarezerwowanych dób hotelowych dla jednej osoby, w następującej szacunkowej ilości:
a) Polska:
• Gdynia: około 253 noclegów;
• Kraków: około 15 noclegów;
• Wrocław: około 37 noclegów;
• Inne lokalizacje w Polsce: około 40 noclegów.
Łącznie w Polsce: około 345 noclegów.

b) Zagranica:
• Niemcy: około 50 noclegów;
• Francja: około 80 noclegów;
• USA: około 90 noclegów;
• Kanada: około 20 noclegów;
• Wielka Brytania: około 20 noclegów;
• Włochy: około 20 noclegów;
• Inne lokalizacje za granicą (m.in. Hiszpania, Grecja, Holandia, Szwajcaria, Bośnia i Hercegowina, Estonia, Indie, Arabia Saudyjska) : około 120 noclegów.
Łącznie za granicą: około 400 noclegów.
Zamawiający zastrzega, że wskazana liczba ma charakter szacunkowy i może ulec zmianie. Ostateczna liczba zamówionych usług noclegowych zależeć będzie od rzeczywistych potrzeb Zamawiającego.

3.9.) Główny kod CPV: 55100000-1 - Usługi hotelarskie

SEKCJA IV – PODSTAWOWE INFORMACJE O ZAWARTEJ UMOWIE

4.1.) Data zawarcia umowy: 2025-04-02

4.2.) Okres realizacji zamówienia:

4.3.) Dane wykonawcy, z którym zawarto umowę:

4.3.1.) Nazwa (firma) wykonawcy, któremu udzielono zamówienia (w przypadku wykonawców ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienia – dotyczy pełnomocnika, o którym mowa w art. 58 ust. 2 ustawy): UPHOTEL SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ

4.3.2.) Krajowy Numer Identyfikacyjny: 6112770574

4.3.3.) Ulica: Solna 4

4.3.4.) Miejscowość: Jelenia Góra

4.3.5.) Kod pocztowy: 58-500

4.3.6.) Województwo: dolnośląskie

4.3.7.) Kraj: Polska

4.4.) Wartość umowy: 631800,00 PLN

4.5.) Numer ogłoszenia o wyniku postępowania zamieszczonego w BZP lub numer ogłoszenia o udzieleniu zamówienia opublikowanego w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej: 2025/BZP 00174900/01

SEKCJA V PRZEBIEG REALIZACJI UMOWY

5.1.) Czy umowa została wykonana: Tak

5.2.) Termin wykonania umowy: 2026-05-01

5.3.) Czy umowę wykonano w pierwotnie określonym terminie: Tak

5.4.) Informacje o zmianach umowy

5.4.1.) Liczba zmian: 1

5.4.2.) Numer zmiany: 1

5.4.3.) Podstawa prawna zmiany:

art. 455 ust. 1 pkt 1 ustawy

5.4.4.) Przyczyny dokonania zmian:

Ze względu na możliwość niewykorzystania środków przeznaczonych na realizację umowy w pełnej kwocie, na podstawie § 2 ust. 3 Umowy, Strony postanawiały wydłużyć termin realizacji umowy o 1 miesiąc do 1.05.2026 r.

5.4.5.) Krótki opis zamówienia po zmianie:

Opis przedmiotu zamówienia nie uległ zmianie.

5.4.8.) Wzrost ceny w związku ze zmianą umowy/umowy ramowej: Nie

5.5.) Łączna wartość wynagrodzenia wypłacona z tytułu zrealizowanej umowy: 417691,46 PLN

5.6.) Czy umowa została wykonana należycie: Tak

5.7.) Podczas realizacji zamówienia zamawiający kontrolował przewidziane w zawartej umowie wymagania:

nie dotyczy