Ogłoszenie o wykonaniu umowy
Usługi
Usługa zapewnienia ochrony mienia w obiektach Instytutu Oceanologii
Polskiej Akademii Nauk

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Nazwa zamawiającego: INSTYTUT OCEANOLOGII POLSKIEJ AKADEMII NAUK

1.3.) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 000632467

1.4) Adres zamawiającego

1.4.1.) Ulica: ul. Powstańców Warszawy 55

1.4.2.) Miejscowość: Sopot

1.4.3.) Kod pocztowy: 81-712

1.4.4.) Województwo: pomorskie

1.4.5.) Kraj: Polska

1.4.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL633 - Trójmiejski

1.4.7.) Numer telefonu: 58 551-72-81

1.4.8.) Numer faksu: 58 551-21-30

1.4.9.) Adres poczty elektronicznej: mmasnicka@iopan.pl

1.4.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: https://www.iopan.pl/

1.5.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - Polska Akademia Nauk i tworzone przez nią jednostki organizacyjne

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-55313d14-0156-11ef-885b-8267c0608453

2.2.) Numer ogłoszenia: 2025/BZP 00322525

2.3.) Wersja ogłoszenia: 01

2.4.) Data ogłoszenia: 2025-07-11

SEKCJA III – PODSTAWOWE INFORMACJE O POSTĘPOWANIU W WYNIKU KTÓREGO ZOSTAŁA ZAWARTA UMOWA

3.1.) Charakter zamówienia:

Zamówienie na usługi społeczne i inne szczególne usługi: - wartość zamówienia wyrażona w złotych jest mniejsza niż równowartość kwoty 750 000 euro, nie mniejsza jednak niż równowartość kwoty 130 000 zł (art. 359 pkt 2 ustawy)

3.2.) Zamówienie było poprzedzone ogłoszeniem o zamówieniu albo ogłoszeniem o zamiarze zawarcia umowy w BZP lub Dz. Urz. UE: Tak

3.2.1.) Numer ogłoszenia w BZP lub Dz. Urz. UE: 2024/BZP 00306237

3.3.) Czy zamówienie dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej:

Nie

3.5.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną:

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

3.6.) Rodzaj zamówienia:

Usługi

3.7.) Nazwa zamówienia:

Usługa zapewnienia ochrony mienia w obiektach Instytutu Oceanologii
Polskiej Akademii Nauk

3.8.) Krótki opis przedmiotu zamówienia:

1. Przedmiotem zamówienia jest usługa zapewnienia ochrony mienia w obiektach Instytutu Oceanologii PAN (nr postępowania IO/ZP/8/2024).
2. Kod CPV: 79710000-4 – Usługi ochroniarskie.
3. Przedmiot zamówienia obejmuje zapewnienie ochrony mienia przez pięć dni w tygodniu w godz. 14:30 - 7:30 oraz całodobowo w soboty, niedziele i święta, a także, na żądanie Zamawiającego, w dodatkowych godzinach.
4. Zamawiający oświadcza, że obiekty będące przedmiotem niniejszego postępowania nie znajdują się w wykazie wojewody (wykaz obszarów, obiektów i urządzeń podlegających obowiązkowej ochronie) zgodnie z art. 5 ustawy z dnia 22 sierpnia 1997 r. o ochronie osób i mienia (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 1995 z późn. zm.).
5. Ochrona mienia w Instytucie Oceanologii PAN obejmuje budynki/obiekty o następującej powierzchni:
1) budynek czterokondygnacyjny o powierzchni 2.342 m², w tym pomieszczenia biurowo-laboratoryjne (z substancjami szkodliwymi),
2) budynek czterokondygnacyjny o powierzchni 897,5 m² - Zakład Chemii i Biochemii Morza (w tym laboratoria z substancjami szkodliwymi),
3) budynek dwukondygnacyjny o powierzchni 2.052,74 m² - Zakłady Genetyki i Ekologii Morza (w tym laboratoria z substancjami szkodliwymi),
4) działkę o powierzchni całkowitej: 9.736 m².
6. Przejęcie posterunku będzie każdorazowo następowało o godz. 14:30, natomiast zdanie służby o godz. 7:30.
7. Wymagania Zamawiającego w zakresie rodzaju pełnionej służby, obsady, czasu pełnienia służby:
1) jeden pracownik ochrony fizycznej stałej, w godz. 14:30 do 7:30 oraz całodobowo w soboty, niedziele i święta w obiekcie Instytutu Oceanologii PAN;
2) ochrona fizyczna doraźna, świadczona przez grupę interwencyjną.
8. W razie potrzeby i na żądanie Zamawiającego Wykonawca zapewni, za dodatkowym wynagrodzeniem obliczonym zgodnie z ofertą, ochronę obiektu także w dodatkowych godzinach.
9. Zamawiający określa maksymalną liczbę roboczogodzin na 7700 w ciągu roku. Zamawiający zastrzega możliwość ograniczenia zakresu zamówienia (ilości godzin), nie więcej jednak niż o 10%.
10. Wykonawca wskaże maksymalnie 4 pracowników, którzy w sposób rotacyjny pełnić będą bezpośrednią służbę w obiekcie Zamawiającego (bezpośrednią ochronę Instytutu).
11. Zamawiający wymaga zatrudnienia przez Wykonawcę na podstawie umowy o pracę osób wykonujących czynności wskazane poniżej w ust. 12, tj. osób wykonujących bezpośrednią ochronę Instytutu.
12. Zakres obowiązków obsady posterunku na portierni (pomieszczenie wyposażone w monitoring):
1) nadzór nad pomieszczeniem monitoringu oraz zamontowanymi w nim urządzeniami systemów monitorowania obiektu (w tym centrali ostrzegania ppoż i systemu Gazex);
2) nadzorowanie systemów monitorowania obiektu oraz podejmowanie działań związanych z ich działaniem, zmierzających do wykrycia i ujęcia sprawców zagrożenia oraz do minimalizacji ewentualnych szkód;
3) załączanie i wyłączanie systemów alarmowych, kontrolowanie ich sprawności, zgłaszanie ewentualnych usterek i podejmowanie działań mających na celu ich usunięcie;
4) przyjmowanie i wydawanie kluczy od pomieszczeń służbowych pracownikom IOPAN oraz prowadzenie związanej z tym dokumentacji;
5) obsługa centrali telefonicznej;
6) otwieranie i zamykanie drzwi wejściowych do budynków, bram, szlabanów, itp.;
7) przyjmowanie przesyłek i odpowiednie zabezpieczanie zgodnie z instrukcją;
8) sprawdzanie po godzinach pracy pracowników IOPAN stanu zabezpieczenia drzwi zewnętrznych, okien i bram garażowych;
9) dokonywanie obchodów obiektu w odstępach czasu nie dłuższych niż co dwie godziny w celu ustalenia bieżącej sytuacji, stanu zagrożenia i ochrony newralgicznych punktów;
10) zabezpieczenie i ochrona składników majątkowych znajdujących się na terenie obiektu (w tym poza budynkami na terenie działki) przed kradzieżą i rabunkiem, oraz ujawnianie faktów marnotrawstwa i dewastacji;
11) reagowanie i natychmiastowe zgłaszanie wszelkich zauważonych zagrożeń dla mienia, zdrowia i życia osób przebywających na terenie IOPAN, w tym reagowanie na sygnały przekazane przez środki zabezpieczenia technicznego znajdujące się na wyposażeniu IOPAN;
12) przekazywanie na bieżąco kierownictwu IOPAN informacji o ewentualnych zagrożeniach oraz podjętych działaniach związanych z zapewnieniem bezpieczeństwa obiektu;
13) powiadamianie odpowiednich służb w przypadku wykrycia faktu popełnienia przestępstwa, ujęcia jego sprawcy, zakłócania porządku publicznego, kradzieży lub dewastacji mienia;
14) podejmowanie działań zmierzających do zabezpieczenia miejsc popełnienia przestępstwa lub wykroczenia na terenie chronionego obiektu do czasu przybycia odpowiednich służb;
15) przestrzeganie instrukcji i przepisów p. pożarowych obowiązujących w chronionym obiekcie;
16) przestrzeganie zasad ujętych w instrukcjach, dotyczących zasad postępowania w sytuacjach ewentualnych zagrożeń lub podczas ewakuacji obiektu;
17) powiadamianie kierownictwa IOPAN oraz odpowiednich służb o zauważonych awariach instalacji wodociągowej, c.o., kanalizacyjnej, elektrycznej, gazowej, itp.;
18) prowadzenie dokumentacji służbowej związanej z tokiem pełnionej służby, w tym Książki Służb Strażników oraz wpisywanie wszelkich spostrzeżeń, nieprawidłowości oraz zaistniałych wydarzeń w czasie pełnienia służby (Książka Służb Strażników powinna być udostępniana na żądanie Zamawiającego do wglądu oraz ewentualnego wpisania uwag);
19) kontrola osób wchodzących i wychodzących z terenu IOPAN oraz prowadzenie Księgi Gości;
20) nadzór nad magazynem zabezpieczenia ochronnego;
21) wzywanie grupy interwencyjnej w przypadkach zagrożenia obiektu i osób w nim przebywających;
22) przyjęcie i zdanie służby w sposób właściwy, które powinno polegać na przejęciu posterunku wraz z wyposażeniem, sprawdzeniu sprawności instalacji monitorowania obiektu, dokonaniu obchodu obiektu i odnotowaniu w Książce Służb Strażników wszystkich uwag, dotyczących obiektu i stanu zabezpieczeń.
13. Wykonawca zapewni kontrolę pełnienia służby pracowników ochrony przez pracownika nadzorującego, posiadającego wpis na listę kwalifikowanych pracowników ochrony fizycznej oraz udokumentowanie kontroli poprzez dokonanie wpisu do Książki Służb Strażników co najmniej raz na dobę. Do zadań pracownika nadzorującego będzie należało ustalanie grafików pracy pracowników ochrony, koordynacja pełnienia służby przez pracowników ochrony i zapewnienie prawidłowej współpracy z Zamawiającym.
14. Zamawiający zastrzega, iż bezpośrednia ochrona Instytutu oraz nadzór nad pracownikami wykonującymi te czynności wymagają osobistego wykonywania przez Wykonawcę. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o realizację zamówienia, czynności, o których mowa w zdaniu pierwszym, wymagają osobistego wykonania przez Wykonawcę, który posiada koncesję, o której mowa w rozdziale VI ust. 2 pkt 2, oraz posiada doświadczenie, o którym mowa rozdziale VI ust. 2 pkt 4 lit. a) SWZ w pełnym zakresie.
15. Wykonawca zapewni przyjazd grupy interwencyjnej doraźnej na każde wezwanie pracownika ochrony lub po otrzymaniu sygnału zagrożenia z systemów alarmowych, gdy pracownik ochrony nie odpowiada. Każdorazowo w skład grupy interwencyjnej powinna wchodzić co najmniej 1 osoba wpisana na listę kwalifikowanych pracowników ochrony fizycznej.
16. Do obowiązków Wykonawcy w zakresie grupy interwencyjnej należy w szczególności:
1) monitorowanie przez stację monitorowania Wykonawcy sygnałów przychodzących z lokalnych systemów alarmowych Zamawiającego,
2) reagowaniu na każdy odebrany sygnał alarmowy, niezależnie od przyczyn alarmu,
3) w przypadku wzbudzenia alarmu i potwierdzenia jego „prawdziwości” lub braku potwierdzenia „prawdziwości” w terminie 5 minut od wzbudzenia alarmu – wysłaniu do zagrożonego obiektu grupy interwencyjnej (patrolu interwencyjnego); czas przybycia grupy/patrolu nie może być dłuższy niż 10 minut,
4) każdorazowym niezwłocznym powiadamianiu uprawnionego pracownika Zamawiającego o zaistniałym zdarzeniu oraz w razie konieczności Policji, Straży Pożarnej i/lub innych służb,
5) rejestrowaniu sygnałów, przyjętych z lokalnego systemu alarmowego i ich przechowywaniu przez okres 30 dni oraz niezwłocznym udostępnianiu rejestru na każde żądanie Zamawiającego.
17. Wykonawca zapewni interwencję patrolu SUFO (specjalistycznej uzbrojonej formacji ochronnej, o których mowa w art. 2 pkt 7 ustawy o ochronie osób i mienia) w przypadku naruszenia strefy magazynu zabezpieczenia ochronnego.
18. Rodzaj dokumentacji służbowej:
1) Książka Służby Strażników,
2) Rejestr wydawania i przyjmowania kluczy,
3) Księga Gości.
19. W uzasadnionym przypadku na wniosek Zamawiającego, Wykonawca dokona wymiany pracownika ochrony pełniącego służbę w danym dniu.
20. Wszyscy pracownicy ochrony muszą posiadać jednolite umundurowanie oraz identyfikatory.
21. Wszystkie osoby skierowane do realizacji niniejszego zamówienia muszą być niekarane za przestępstwo umyślne, posiadać zdolność fizyczną i psychiczną do wykonywania zadań objętych zamówieniem oraz być przeszkolone z zakresu stosowania przepisów ustawy z dnia 22 sierpnia 1997 r. o ochronie osób i mienia oraz rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 19 grudnia 2013 r. w sprawie szczegółowego trybu działań pracowników ochrony (Dz.U. z 2013 r., poz. 1681).
22. Wszyscy pracownicy ochrony skierowani przez Wykonawcę do bezpośredniej ochrony Instytutu muszą posiadać co najmniej 12 miesięczne doświadczenie w ochronie obiektów mających na wyposażeniu laboratorium z substancjami szkodliwymi oraz posiadać umiejętność obsługi systemów alarmowych i innych urządzeń zainstalowanych w miejscu pełnienia służby oraz prowadzenia dokumentacji związanej z pełnioną służbą.
23. Każdy pracownik skierowany przez Wykonawcę do sprawowania nadzoru nad pracownikami wykonującymi czynności wskazane w zdaniu pierwszym musi posiadać co najmniej 12 miesięczne doświadczenie w organizacji i kierowaniu pracownikami ochrony w obiektach mających na wyposażeniu laboratorium z substancjami szkodliwymi.

3.9.) Główny kod CPV: 79710000-4 - Usługi ochroniarskie

SEKCJA IV – PODSTAWOWE INFORMACJE O ZAWARTEJ UMOWIE

4.1.) Data zawarcia umowy: 2024-06-28

4.2.) Okres realizacji zamówienia:

4.3.) Dane wykonawcy, z którym zawarto umowę:

4.3.1.) Nazwa (firma) wykonawcy, któremu udzielono zamówienia (w przypadku wykonawców ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienia – dotyczy pełnomocnika, o którym mowa w art. 58 ust. 2 ustawy): Ekotrade sp. z o.o.

4.3.1.1.) Dane wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia: Ekotrade Serwis FM sp. z o.o.

4.3.2.) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON: 012024273

4.3.3.) Ulica: ul. Melomanów 4

4.3.4.) Miejscowość: Warszawa

4.3.5.) Kod pocztowy: 00-712

4.3.6.) Województwo: mazowieckie

4.3.7.) Kraj: Polska

4.4.) Wartość umowy: 325787,00 PLN

4.5.) Numer ogłoszenia o wyniku postępowania zamieszczonego w BZP lub numer ogłoszenia o udzieleniu zamówienia opublikowanego w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej: 2024/BZP 00412453/01

SEKCJA V PRZEBIEG REALIZACJI UMOWY

5.1.) Czy umowa została wykonana: Tak

5.2.) Termin wykonania umowy: 2025-06-30

5.3.) Czy umowę wykonano w pierwotnie określonym terminie: Tak

5.4.) Informacje o zmianach umowy

5.4.1.) Liczba zmian: 0

5.5.) Łączna wartość wynagrodzenia wypłacona z tytułu zrealizowanej umowy: 308814,12 PLN

5.6.) Czy umowa została wykonana należycie: Tak

5.7.) Podczas realizacji zamówienia zamawiający kontrolował przewidziane w zawartej umowie wymagania:

w zakresie zatrudnienia na podstawie stosunku pracy, w okolicznościach, o których mowa w art. 95 ustawy