Ogłoszenie o wykonaniu umowy
Usługi
Usługi hotelarskie na Konferencję pn. „XIV Konferencja Naukowo-Techniczna Bezpieczeństwo robót strzałowych”

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Nazwa zamawiającego: Główny Instytut Górnictwa - Państwowy Instytut Badawczy

1.3.) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 000023461

1.4) Adres zamawiającego

1.4.1.) Ulica: Plac Gwarków 1

1.4.2.) Miejscowość: Katowice

1.4.3.) Kod pocztowy: 40-166

1.4.4.) Województwo: śląskie

1.4.5.) Kraj: Polska

1.4.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL22A - Katowicki

1.4.9.) Adres poczty elektronicznej: mwallenburg@gig.eu phachula@gig.eu

1.4.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: www.gig.eu

1.5.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - osoba prawna, o której mowa w art. 4 pkt 3 ustawy (podmiot prawa publicznego)

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-3d4c8ba3-d792-4249-aadc-ca6e64c32612

2.2.) Numer ogłoszenia: 2026/BZP 00017720

2.3.) Wersja ogłoszenia: 01

2.4.) Data ogłoszenia: 2026-01-09

SEKCJA III – PODSTAWOWE INFORMACJE O POSTĘPOWANIU W WYNIKU KTÓREGO ZOSTAŁA ZAWARTA UMOWA

3.1.) Charakter zamówienia:

Zamówienie klasyczne - od 130 000 zł, ale o wartości mniejszej niż progi unijne

3.2.) Zamówienie było poprzedzone ogłoszeniem o zamówieniu albo ogłoszeniem o zamiarze zawarcia umowy w BZP lub Dz. Urz. UE: Tak

3.2.1.) Numer ogłoszenia w BZP lub Dz. Urz. UE: 2025/BZP 00150982

3.3.) Czy zamówienie dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej:

Nie

3.5.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną:

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

3.6.) Rodzaj zamówienia:

Usługi

3.7.) Nazwa zamówienia:

Usługi hotelarskie na Konferencję pn. „XIV Konferencja Naukowo-Techniczna Bezpieczeństwo robót strzałowych”

3.8.) Krótki opis przedmiotu zamówienia:

W związku z organizacją konferencji naukowej Główny Instytut Górnictwa Państwowy Instytut Badawczy zamawia usługi hotelarsko-restauracyjne.
Zamawiający wymaga, aby konferencja „XIV Konferencja Naukowo-Techniczna Bezpieczeństwo robót strzałowych” odbyła się w dniach 07-09 maja 2025 r.
Przewidujemy, że w konferencji udział weźmie maksymalnie 140 uczestników. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmniejszenia liczby uczestników konferencji w granicach 70 osób. Ostateczna lista uczestników konferencji będzie przesłana na siedem dni przed rozpoczęciem konferencji.
Wymagania Zamawiającego:
- Lokalizacja ośrodka w granicach administracyjnych Beskidu Śląskiego, Beskidu Żywieckiego, Beskidu Małego na terenie Polski.
- standardu obiektu, w którym odbędzie się konferencja - minimum 3 gwiazdki (nadane decyzją Marszałka Województwa).
- ośrodek w którym zostanie zorganizowana konferencja musi dysponować min. 60 pokojami 1-osobowymi (możliwość wykorzystania pokoi 2 osobowych jako 1 osobowe) oraz 6 apartamentami do wykorzystania każdy przez 1 osobę. Pozostałe osoby (74) zostaną zakwaterowane w pokojach 2, 3 lub 4 osobowych.
Pokoje dla uczestników konferencji będą dostępne od godziny 9.00 w dniu 07.05.2025 do godziny 14.00 w dniu 09.05.2025 r. Pokoje dla wszystkich uczestników muszą znajdować się w ramach jednego obiektu.
- wyżywienie: śniadania w formie stołu szwedzkiego, obiad serwowany wg ustalonego menu, przerwy kawowe wg ustalonego menu
- zapewnienie miejsca na organizację uroczystej kolacji (ok. 500m2) dla uczestników konferencji w dniu 07.05.2025 r. na około 150 osób z oprawą muzyczną (DJ).
- zapewnienie sali konferencyjnej:
- miejsca siedzące dla minimum 150 osób, (uczestnicy konferencji+ zaproszeni goście)
- sala konferencyjna z wyposażeniem audiowizualnym (projektor, rzutnik multimedialny, ekran, laptop, mikrofony bezprzewodowe (min. 2) nagłośnienie, wskaźnik laserowy)
- wyciszona, z dostępem do światła dziennego i z możliwością zaciemnienia dla potrzeb prowadzenia prezentacji,
- klimatyzowana,
- zapewnienie stołu prezydialnego i 5 miejsc siedzących dla prowadzących przez cały czas trwania konferencji,
- sala konferencyjna musi posiadać zaplecze sanitarne (toalety),
- wykonawca zobowiązany jest do utrzymania czystość na sali konferencyjnej.
- we foyer przed salą konieczne jest udostępnienie miejsca dla roll-upów i stoisk reklamowych o powierzchni około 30-50 m2
- serwis kawowy będzie miał miejsce w sali konferencyjnej lub w sali położonej w bezpośrednim sąsiedztwie sali konferencyjnej, przeznaczonej do wyłącznej dyspozycji uczestników konferencji,
- wynajęcie minimum trzech mniejszych salek konferencyjnych (pojemność każdej z salek minimum 25 osób) na potrzeby bieżących spotkań i dyskusji,
- dysponowanie parkingiem na min. 100 samochodów w odległości nie większej niż 200 m. od ośrodka w którym zorganizowana będzie konferencja,
- zapewnienie w dniach konferencji w holu recepcji obiektu możliwości stworzenia oddzielnego i nie kolidującego z pracą recepcji głównej stanowiska recepcyjnego dla organizatorów konferencji z możliwością bezpłatnego dostępu do drukarki, ksero i internetu, od godz. 17:30 w dniu 06.05.2025 r. oraz w dniu 07.05.2025r. od godz. 08.00.
- zapewnienie transportu autokarem na wycieczkę terenową połączoną z kolacją regionalną w dniu 08.05.2025r. dla 120 osób na ok. 6 godzin.
- zorganizowanie kolacji regionalnej w dniu 08.05.2025 r. – odległość nie większa niż 15 km od ośrodka w którym odbędzie się konferencja wraz z przewozem uczestników (120 osób).
- zapewnienie możliwości zorganizowania sesji posterowej,
- zapewnienie dedykowanej osoby do obsługi technicznej konferencji, do stałej obsługi mediów audiowizualnych podczas trwania konferencji.
- zapewnienie miejsc noclegowych w dniu 06.05.2025 r. dla organizatora (ok. 10 osób) oraz części uczestników konferencji (ok. 20 osób). ilość osób zostanie podana na siedem dni przed rozpoczęciem konferencji.
- zagwarantowanie pomieszczenia na potrzeby bezpiecznego przechowania bagażu podczas pierwszego i ostatniego dnia konferencji.
- w celu ustalenia szczegółów związanych z organizacją konferencji Zamawiający wymaga zorganizowania 1-dniowego spotkania z przedstawicielem Wykonawcy w terminie 07-11.04.2025 r. na terenie ośrodka w którym odbędzie się konferencja.

3.9.) Główny kod CPV: 55120000-7 - Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji

3.10.) Dodatkowy kod CPV:

55110000-4 - Hotelarskie usługi noclegowe

55300000-3 - Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków

SEKCJA IV – PODSTAWOWE INFORMACJE O ZAWARTEJ UMOWIE

4.1.) Data zawarcia umowy: 2025-04-08

4.2.) Okres realizacji zamówienia:

4.3.) Dane wykonawcy, z którym zawarto umowę:

4.3.1.) Nazwa (firma) wykonawcy, któremu udzielono zamówienia (w przypadku wykonawców ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienia – dotyczy pełnomocnika, o którym mowa w art. 58 ust. 2 ustawy): Hotele Diament S.A.

4.3.2.) Krajowy Numer Identyfikacyjny: 6450000606

4.3.3.) Ulica: ul. Dąbrowskiego 50

4.3.4.) Miejscowość: Gliwice

4.3.5.) Kod pocztowy: 44-100

4.3.6.) Województwo: śląskie

4.3.7.) Kraj: Polska

4.4.) Wartość umowy: 189318,24 PLN

4.5.) Numer ogłoszenia o wyniku postępowania zamieszczonego w BZP lub numer ogłoszenia o udzieleniu zamówienia opublikowanego w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej: 2025/BZP 00219024/01

SEKCJA V PRZEBIEG REALIZACJI UMOWY

5.1.) Czy umowa została wykonana: Tak

5.2.) Termin wykonania umowy: 2025-05-09

5.3.) Czy umowę wykonano w pierwotnie określonym terminie: Tak

5.4.) Informacje o zmianach umowy

5.4.1.) Liczba zmian: 0

5.5.) Łączna wartość wynagrodzenia wypłacona z tytułu zrealizowanej umowy: 125964,46 PLN

5.6.) Czy umowa została wykonana należycie: Tak

5.7.) Podczas realizacji zamówienia zamawiający kontrolował przewidziane w zawartej umowie wymagania:

w zakresie zatrudnienia na podstawie stosunku pracy, w okolicznościach, o których mowa w art. 95 ustawy