Ogłoszenie o wykonaniu umowy
Usługi
Usługi pocztowe - wysyłanie korespondencji z Urzędu Gminy Szydłowo w okresie od 01.01.2024 r. do 31.12.2024 r.

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Nazwa zamawiającego: GMINA SZYDŁOWO

1.3.) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 570791247

1.4) Adres zamawiającego

1.4.1.) Ulica: 2

1.4.2.) Miejscowość: Jaraczewo

1.4.3.) Kod pocztowy: 64-930

1.4.4.) Województwo: wielkopolskie

1.4.5.) Kraj: Polska

1.4.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL411 - Pilski

1.4.7.) Numer telefonu: 67 211 66 11

1.4.8.) Numer faksu: 67 2161236

1.4.9.) Adres poczty elektronicznej: urzad@szydlowo.pl

1.4.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: www.szydlowo.pl

1.5.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - organ władzy publicznej - organ administracji rządowej (centralnej lub terenowej)

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-e8e7083a-9abf-11ee-ba3b-4e891c384685

2.2.) Numer ogłoszenia: 2025/BZP 00169890

2.3.) Wersja ogłoszenia: 01

2.4.) Data ogłoszenia: 2025-03-31

SEKCJA III – PODSTAWOWE INFORMACJE O POSTĘPOWANIU W WYNIKU KTÓREGO ZOSTAŁA ZAWARTA UMOWA

3.1.) Charakter zamówienia:

Zamówienie klasyczne - od 130 000 zł, ale o wartości mniejszej niż progi unijne

3.2.) Zamówienie było poprzedzone ogłoszeniem o zamówieniu albo ogłoszeniem o zamiarze zawarcia umowy w BZP lub Dz. Urz. UE: Tak

3.2.1.) Numer ogłoszenia w BZP lub Dz. Urz. UE: 2023/BZP 00553922

3.3.) Czy zamówienie dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej:

Nie

3.5.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną:

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 2 ustawy

3.6.) Rodzaj zamówienia:

Usługi

3.7.) Nazwa zamówienia:

Usługi pocztowe - wysyłanie korespondencji z Urzędu Gminy Szydłowo w okresie od 01.01.2024 r. do 31.12.2024 r.

3.8.) Krótki opis przedmiotu zamówienia:

1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie powszechnych usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym dla Urzędu Gminy Szydłowo w zakresie przyjmowania, przemieszczania, doręczania przesyłek pocztowych i ich zwrotów do Zamawiającego po wyczerpaniu możliwości ich doręczenia lub wydania odbiorcy w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 7 lipca 2023 r. Prawo pocztowe (Dz.U. 2023 poz. 1640).
2. Przedmiot zamówienia winien być realizowany na zasadach określonych w powszechnie obowiązujących przepisach prawa m. in. ustawy z dnia 7 lipca 2023 r. Prawo pocztowe (Dz.U. 2023 poz. 1640) wraz z obowiązującymi aktami wykonawczymi, ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego oraz ustawy z dnia 17 listopada 1964 r. Kodeks postępowania cywilnego.
3. Opłatę za usługi wykonane na rzecz Urzędu Gminy Szydłowo, Zamawiający będzie uiszczał w formie opłaty z dołu:
1) za okres rozliczeniowy przyjmuje się miesiąc kalendarzowy,
2) faktury VAT z tytułu należności wynikających z realizacji zawartej umowy, wystawiane będą w terminie do 7 dni od zakończenia okresu rozliczeniowego,
3) należności wynikające z faktur VAT Zamawiający regulować będzie przelewem na konto wskazane na fakturze w terminie do 14 dni od daty jej otrzymania przez Zamawiającego,
4. Za nieterminowe regulowanie należności wynikających z faktur, Wykonawca będzie naliczał odsetki w wysokości ustawowej.
5. Płatnikiem faktury jest: Urząd Gminy Szydłowo, Jaraczewo 2, 64-930 Szydłowo, NIP 7642461769
6. Zamawiający zastrzega sobie zgodnie z art. 144 ustawy Prawo zamówień publicznych możliwość zmiany postanowień zawartej umowy w zakresie:
1) wykonawca ma prawo do zmiany cen jednostkowych za świadczenie usług pocztowych wyłącznie w przypadku zmiany cennika po jego zatwierdzeniu przez Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej i powiadomieniu niezwłocznie o tym fakcie Zamawiającego,
2) w przypadku zmiany przepisów określających wysokość należnego podatku VAT na usługi pocztowe, w czasie obowiązywania niniejszej umowy, Zamawiający zastosuje obowiązujący po zmianie podatek VAT,
3) wystąpienia zmiany powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym wpływ na realizację przedmiotu umowy;
4) Wynagrodzenie miesięczne Wykonawcy wynikać będzie z rzeczywistej ilości przesyłek nadanych i zwróconych z powodu braku możliwości ich doręczenia w okresie rozliczeniowym, potwierdzonej co do ilości i wagi na podstawie dokumentów nadawczych lub oddawczych. Podstawą obliczenia należności będą ceny jednostkowe
7. Wykonawca doręcza przesyłki pocztowe bez ubytku i uszkodzenia do miejsca zgodnie z adresem przeznaczenia, a w przypadku utraty, ubytku, uszkodzenia przesyłki bądź nienależytego wykonania przedmiotu zamówienia Wykonawca zapłaci Zamawiającemu należne odszkodowanie i inne roszczenia, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 7 lipca 2023 r. Prawo pocztowe.
8. Wykonawca zapewni Nadawcy możliwość nadawania korespondencji przeznaczonej do doręczenia do każdego miejsca w kraju i za granicami kraju do państw ujętych w wykazie umieszczonym w cenniku usług powszechnych.
9. Wykonawca doręcza przesyłki pocztowe do adresatów w kopertach przekazanych przez Zamawiającego, z zachowaniem jako minimum dla przedmiotu zamówienia wskaźników czasu przebiegu przesyłek pocztowych wynikających z rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 29 kwietnia 2013 r. w sprawie warunków wykonywania usług powszechnych przez operatora wyznaczonego (Dz. U. z 2020 r. poz. 1026 z późn. zm.).
10. Wykonawca doręcza do Zamawiającego pokwitowane przez adresata zwrotne potwierdzenie odbioru, niezwłocznie po doręczeniu przesyłki pocztowej, które zawiera czytelną datę i czytelny podpis odbiorcy.
11. W przypadku nieobecności adresata Wykonawca pozostawia zawiadomienia o próbie doręczenia przesyłki z informacją o dacie doręczenia, identyfikatorem (lub podpisem) umożliwiającym jednoznaczne ustalenia danych osobowych doręczyciela (np. w przypadku reklamacji), oraz informacji wraz z adresem, gdzie adresat może odebrać przesyłkę, z podaniem godzin urzędowania (w terminach zgodnych z przepisami prawa (KPA, KPC i analogicznych).
12. Wykonawca przyjmuje reklamacje Zamawiającego, rozpatruje i załatwiania w sposób i terminach określonych w rozporządzeniu Ministra Administracji i Cyfryzacji z 21 listopada 2019 r. w sprawie reklamacji powszechnej usługi pocztowej (Dz. U. z 2019 r. poz. 474),
13. Wykonawca przestrzega zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych pozyskanych w związku w wykonywaniem przedmiotu zamówienia, zgodne z ustawą z dnia 7 lipca 2023r. Prawo pocztowe (Dz.U. 2023 poz. 1640) oraz ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1781).
14. Wykonawca ponosi odpowiedzialność za całokształt, w tym za przebieg oraz terminową realizację przedmiotu zamówienia do czasu wygaśnięcia zobowiązań Wykonawcy wobec Zamawiającego.
15. Wykonawca obowiązany jest do dostarczania bezpłatnie Zamawiającemu stosowanych u Wykonawcy druków zwrotnego potwierdzenia odbioru dla przesyłek krajowych w ilości zgłoszonej przez Zamawiającego i dostarczanych w ciągu 7 dni od dnia zgłoszenia zapotrzebowania. Z zastrzeżeniem, że w odniesieniu do przesyłek nadawanych i doręczanych w trybie ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego oraz ustawy z dnia 17 listopada 1964 r. Kodeks postępowania cywilnego, Zamawiający będzie wykorzystywał własne druki zwrotnego potwierdzenia odbioru.
16. W przypadku nadania przez Zamawiającego przesyłek nie ujętych w formularzu cenowym (załącznik nr 1), podstawą rozliczeń między Zamawiającym, a Wykonawcą będą ceny podane w cenniku usług pocztowych Wykonawcy.
17. Wykonawca zobowiązany jest do dostarczenia przesyłek pocztowych do siedziby Zamawiającego, tj: Urząd Gminy Szydłowo, Jaraczewo 2, 64-930 Szydłowo w dni robocze tj. od poniedziałku do piątku od godziny 7:30 nie później niż do godziny 12:00. Wykonawca zobowiązany jest do odbioru korespondencji z siedziby zamawiającego tj. Urząd Gminy Szydłowo Jaraczewo 2 w przypadku braku możliwości nadania jej w Punkcie Pocztowym w Szydłowie.
18. Zwrot niedoręczonych przesyłek do siedziby Zamawiającego odbywać się będzie niezwłocznie po wyczerpaniu ich możliwości doręczenia, z podaniem przyczyn niedoręczenia. Pokwitowane przez adresata druki zwrotnego potwierdzenia odbioru Wykonawca będzie doręczał Zamawiającemu niezwłocznie po dokonaniu doręczenia przesyłki, nie później jednak niż w ciągu 7 dni roboczych od dnia doręczenia.
19. Do obowiązku Zamawiającego będzie należeć:
1) umieszczanie na przesyłkach w sposób trwały i czytelny informacji jednoznacznie identyfikującej nadawcę i adresata,
2) umieszczanie w lewym górnym rogu przesyłek swojej nazwy oraz adresu w pełnym brzmieniu,
3) umieszczanie na kopertach oznaczenia potwierdzającego wniesienie opłaty za usługę w postaci odcisku pieczęci z nadrukiem daty podpisania umowy,
4) dostarczanie przesyłek do wyznaczonej placówki nadawczej, w dni robocze w godzinach urzędowania,
5) rejestrowanie przesyłek na podstawie wykazu listów poleconych oraz sporządzanie ilościowego zestawienia nadanych przesyłek (poleconych, zwykłych) z podziałem na kategorie wagowe i cenowe.
20. Wykaz listów poleconych (książka nadawcza) i zestawienie ilościowe zostaną sporządzone w dwóch egzemplarzach, oryginał dla Wykonawcy, kopia dla Zamawiającego. Zamawiający będzie nadawał przesyłki w stanie uporządkowanym z podziałem na przesyłki rejestrowanie i nierejestrowane oraz wg kolejności wpisów w zestawieniu przesyłek poleconych (książce nadawczej).
21. Termin realizacji zamówienia - od dnia 01 styczna 2024 r do dnia 31 grudnia 2024 r.
22. Zamawiający akceptuje regulamin Wykonawcy dotyczący świadczenia usług pocztowych o ile zapisy w regulaminie nie będą sprzeczne z zapisami Ogłoszenia o zamówieniu i niniejszej umowy, nie będą nakładać na Zamawiającego dodatkowych obowiązków, ograniczać odpowiedzialności Wykonawcy z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania umowy, generować dodatkowych kosztów, innych niż przewidziane w umowie. W wypadku wystąpienia sprzeczności między zapisami Ogłoszenia o zamówieniu i WZ oraz umowy a regulaminami, obowiązują zapisy Ogłoszenia o zamówieniu i umowy. Ogłoszenia o zamówieniu i umowy a regulaminami, obowiązują zapisy ogłoszenia o zamówieniu i umowy.
23. W razie zaistnienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy, lub dalsze wykonywanie umowy może zagrozić istotnemu interesowi bezpieczeństwa państwa lub bezpieczeństwu publicznemu, Zamawiający może odstąpić od umowy w terminie 30 dni od powzięcia wiadomości o tych okolicznościach. W przypadku odstąpienia od umowy, Wykonawca może żądać wyłącznie wynagrodzenia należnego z tytułu wykonania części umowy. Oświadczenie Zamawiającego o odstąpieniu od umowy następuje na piśmie i powinno zawierać uzasadnienie.
24. Zmiany, dotyczące realizacji przedmiotu umowy, w tym umówionego terminu wykonania przedmiotu umowy w następujących przypadkach:
a) z powodu okoliczności siły wyższej, np. wystąpienia zdarzenia losowego wywołanego przez czynniki zewnętrzne, którego nie można było przewidzieć z pewnością, w szczególności zagrażającego bezpośrednio życiu lub zdrowiu ludzi lub grożącego powstaniem szkody w znacznych rozmiarach,
b) z powodu działań osób trzecich uniemożliwiających wykonanie prac, które to działania nie są konsekwencją winy którejkolwiek ze Stron, o wystąpieniu okoliczności mogących wpłynąć na zmianę terminu realizacji zamówienia Wykonawca winien niezwłocznie poinformować Zamawiającego pisemnie.
25. Wszelkie zmiany i uzupełnienia umowy wymagają formy pisemnej, pod rygorem nieważności. Katalog istotnych zmian wskazany w powyżej nie uprawnia Wykonawcy do żądania od Zamawiającego dokonywania tych zmian. Zamawiający może wyrazić zgodę na ich dokonanie.

3.9.) Główny kod CPV: 64110000-0 - Usługi pocztowe

SEKCJA IV – PODSTAWOWE INFORMACJE O ZAWARTEJ UMOWIE

4.1.) Data zawarcia umowy: 2023-12-29

4.2.) Okres realizacji zamówienia:

4.3.) Dane wykonawcy, z którym zawarto umowę:

4.3.1.) Nazwa (firma) wykonawcy, któremu udzielono zamówienia (w przypadku wykonawców ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienia – dotyczy pełnomocnika, o którym mowa w art. 58 ust. 2 ustawy): POCZTA POLSKA S.A.

4.3.2.) Krajowy Numer Identyfikacyjny: 5250007313

4.3.3.) Ulica: Rodziny Hiszpańskich 8

4.3.4.) Miejscowość: Warszawa

4.3.5.) Kod pocztowy: 00-940

4.3.6.) Województwo: mazowieckie

4.3.7.) Kraj: Polska

4.4.) Wartość umowy: 249999 PLN

4.5.) Numer ogłoszenia o wyniku postępowania zamieszczonego w BZP lub numer ogłoszenia o udzieleniu zamówienia opublikowanego w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej: 2023/BZP 00578609/01

SEKCJA V PRZEBIEG REALIZACJI UMOWY

5.1.) Czy umowa została wykonana: Tak

5.2.) Termin wykonania umowy: 2024-12-31

5.3.) Czy umowę wykonano w pierwotnie określonym terminie: Tak

5.4.) Informacje o zmianach umowy

5.4.1.) Liczba zmian: 0

5.5.) Łączna wartość wynagrodzenia wypłacona z tytułu zrealizowanej umowy: 249999,00 PLN

5.6.) Czy umowa została wykonana należycie: Tak

5.7.) Podczas realizacji zamówienia zamawiający kontrolował przewidziane w zawartej umowie wymagania:

nie dotyczy