Ogłoszenie o zamówieniu
Usługi
Usługi wynajmu wraz z montażem, konfiguracją i demontażem urządzeń nagłośnieniowych i oświetleniowych w wariancie małym i średnim na potrzeby wydarzeń organizowanych przez GAK w 2026 roku.

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: Gdański Archipelag Kultury

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 000282984

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: Dworcowa 9

1.5.2.) Miejscowość: Gdańsk

1.5.3.) Kod pocztowy: 80-026

1.5.4.) Województwo: pomorskie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL633 - Trójmiejski

1.5.7.) Numer telefonu: 58 306 66 76

1.5.8.) Numer faksu: izabela.ryba@gak.gda.pl

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: izabela.ryba@gak.gda.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: www.gak.gda.pl

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - państwowe i samorządowe instytucje kultury

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Rekreacja, kultura i religia

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Usługi wynajmu wraz z montażem, konfiguracją i demontażem urządzeń nagłośnieniowych i oświetleniowych w wariancie małym i średnim na potrzeby wydarzeń organizowanych przez GAK w 2026 roku.

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-3a61c58e-877c-4bf9-af4f-e640a926ee1c

2.5.) Numer ogłoszenia: 2026/BZP 00104039

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2026-02-10

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak

2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2026/BZP 00030757/02/P

2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

1.3.1 Wynajem i obsługa techniczna urządzeń nagłośnieniowych i oświetleniowych w wariancie małym i średnim na potrzeby wydarzeń organizowanych przez Gdański Archipelag Kultury w 2026 roku

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: 3. W postępowaniu o udzielenie zamówienia komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcami, w szczególności składanie ofert, wymiana informacji oraz przekazywanie dokumentów lub oświadczeń, odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej pod adresem: https://ezamowienia.gov.pl/pl/

3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: 4. Warunki korzystania z Platformy e-Zamówienia reguluje Regulamin korzystania z Platformy e-Zamówienia dostępny na stronie https://ezamowienia.gov.pl/pl/regulamin/

3.7.) Adres strony internetowej, pod którym są dostępne narzędzia, urządzenia lub formaty plików, które nie są ogólnie dostępne: https://e-zamowienia.gov.pl

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

3.15.) RODO (obowiązek informacyjny): 1. Na potrzeby realizacji niniejszego postępowania i zawarcia umowy Strony jako niezależni administratorzy danych osobowych udostępniać będą sobie nawzajem dane osobowe swoich reprezentantów lub przedstawicieli wskazanych w niniejszym postępowaniu oraz innych osób w związku z jego realizacją w zależności od potrzeb wynikających z niniejszego postępowania i postanowień umowy, obejmujące następujące kategorie danych: dane identyfikacyjne (m.in. imię i nazwisko, stanowisko), kontaktowe (m.in. służbowy adres e-mail, służbowy numer telefonu, miejsce wykonywania pracy).
2. Strony zobowiązują się do poinformowania osób wymienionych w ust. 1 w terminie najpóźniej miesiąca po pozyskaniu danych osobowych lub przy pierwszej komunikacji z osobą, której dane dotyczą o konieczności przekazania ich danych na potrzeby realizacji niniejszego postępowania i postanowień Umowy, wypełnią obowiązek informacyjny w imieniu drugiej Strony, w tym poinformują o celu i zakresie przekazania danych, wskazanych w niniejszej klauzuli informacyjnej oraz źródle pozyskania danych osobowych.
3. Każda ze Stron zobowiązuje się do zabezpieczenia danych osobowych poprzez podjęcie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych wymaganych obowiązującymi przepisami prawa w zakresie ochrony danych osobowych, jak też ponosi wszelką odpowiedzialność za szkody wyrządzone w związku z przetwarzaniem danych osobowych.
4. Zebrane dane osobowe będą przetwarzane w celach związanych z czynnościami niniejszego postępowania oraz zawarciem i realizacją Umowy (art. 6 lit. b RODO), jej obsługą oraz ewentualnym dochodzeniem lub odpieraniem roszczeń z niej wynikających, jak też w związku z wypełnieniem obowiązków prawnych ciążących na Stronie.
5. Podstawą prawną przetwarzania przez Stronę danych osobowych drugiej Strony w celach wskazanych powyżej jest:
a. wypełnianie obowiązków prawnych ciążących na Stronie zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. c RODO związanych m.in.:
i. z przepisami podatkowymi oraz przepisami o rachunkowości,
ii. realizacją żądań organów ścigania i na potrzeby postępowań sądowych, w przypadku zwrócenia się z żądaniem udostępnienia danych przez odpowiednie organy,
b. przetwarzanie danych osobowych niezbędne w celu realizacji Umowy zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. b);
c. przetwarzanie danych osobowych w oparciu o prawnie uzasadniony interes Strony zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f RODO, polegający na:
i. archiwizacji będącej realizacją prawnie uzasadnionego interesu polegającego na zabezpieczeniu informacji na wypadek prawnej potrzeby wykazania faktów, jak również na potrzeby ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami.
c.d.n

3.16.) RODO (ograniczenia stosowania): c.d.
6. Dane osobowe otrzymane od drugiej Strony mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców:
a. podmiotom przetwarzającym dane osobowe na zlecenie Strony, w tym m.in. obsługującym systemy informatyczne wykorzystywane na potrzeby realizacji niniejszego postępowania i umowy, świadczącym usługi księgowe, archiwizacyjne, serwisowe,
b. podmiotom świadczącym usługi na rzecz danej Strony, w tym firmom kurierskim i pocztowym (w związku z koniecznością dokonania zawiadomień określonych niniejszym postępowaniu i w umowie), doradcom prawnym i finansowym oraz audytorom Stron (w związku ze świadczeniem usług doradztwa przy zawarciu, wykonaniu i egzekucji roszczeń wynikających z umowy), przy czym takie podmioty przetwarzają dane na podstawie umowy ze Stroną i wyłącznie zgodnie z jej poleceniami. Dane mogą być także udostępniane podmiotom uprawnionym na podstawie prawa, w tym organom administracji skarbowej.
7. Dane przetwarzane będą przez czas trwania postępowania oraz realizacji umowy, a po jej zakończeniu przez czas związany z wygaśnięciem roszczeń związanych z umową oraz przez czas zastrzeżony przepisami prawa, w tym przepisami podatkowymi i przepisami dotyczącymi sprawozdawczości finansowej.
8. Każda osoba, której dane osobowe zostaną udostępnione pomiędzy Stronami w związku z prowadzonym postępowaniem, zawarciem i realizacją Umowy ma prawo dostępu do treści swoich danych oraz prawo ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania oraz prawo wniesienia sprzeciwu z przyczyn związanych z jej szczególną sytuacją, w przypadku, kiedy Strona przetwarza dane w oparciu o swój prawnie uzasadniony interes. Sprzeciw taki można wyrazić w dowolnym momencie kierując korespondencję za pośrednictwem poczty elektronicznej i/lub pisemnie na adres: daneosobowe@gak.gda.pl
9. Każda osoba ma również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
10. Dane osobowe nie będą profilowane i nie będą służyły zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji.

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.2.) Numer referencyjny: ZP/01/2026/GAK

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.1.5.) Wartość zamówienia: 300000 PLN

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

Usługi wynajmu wraz z montażem, konfiguracją i demontażem urządzeń nagłośnieniowych i oświetleniowych w wariancie małym i średnim na potrzeby wydarzeń organizowanych przez Gdański Archipelag Kultury w 2026 roku. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia stanowi Załącznik nr 1 do SWZ.
CPV 32342400-6; 32342412-3; 32342430-5; 32340000-8; 31000000-6; CPV 31527200-8.

4.2.6.) Główny kod CPV: 32342400-6 - Sprzęt nagłaśniający

4.2.7.) Dodatkowy kod CPV:

32342412-3 - Głośniki

32342430-5 - Systemy kompresji dynamiki mowy

32340000-8 - Mikrofony i głośniki

31000000-6 - Maszyny, aparatura, urządzenia i wyroby elektryczne; oświetlenie

31527200-8 - Oświetlenie zewnętrzne

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: do 2027-01-31

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert

4.3.1.) Sposób oceny ofert: 1. Zamawiający wybiera ofertę najkorzystniejszą na podstawie kryteriów oceny ofert, którymi są:
a) koszt usługi akustycznej i oświetleniowej (Formularz ofertowy tabela I.) -waga 40% = 40 pkt
b) cena Zestawu MAŁEGO - nagłośnienie (Formularz ofertowy tabela II.) - waga 20% = 20 pkt
c) cena Zestawu MAŁEGO - oświetlenie (Formularz ofertowy tabela III.) - waga 20% = 20 pkt
d) cena Zestawu ŚREDNIEGO - nagłośnienie (Formularz ofertowy tabela IV.) -waga 10% = 10 pkt
e) cena Zestawu ŚREDNIEGO - oświetlenie (Formularz ofertowy tabela V.) -waga 10% = 10 pkt
2. Ocena ofert zostanie przeprowadzona na podstawie przedstawionych wyżej kryteriów oraz ich wag.
3. Oferty oceniane będą punktowo, 1% = 1 pkt. W trakcie oceny ofert kolejno rozpatrywanym i ocenianym ofertom przyznawane są punkty za powyższe kryteria według następujących zasad:
4. Kryterium Cena:

TABELA I. usługa akustyczna i oświetleniowa CENA = Cena oferowana minimalna brutto x 100 x 40
Cena badanej oferty brutto

TABELA II. Zestaw MAŁY - nagłośnienie CENA = Cena oferowana minimalna brutto x 100 x 20
Cena badanej oferty brutto

TABELA III. Zestaw MAŁY - oświetlenie CENA = Cena oferowana minimalna brutto x 100 x 20
Cena badanej oferty brutto

TABELA IV. Zestaw ŚREDNI - nagłośnienie CENA = Cena oferowana minimalna brutto x 100 x 10
Cena badanej oferty brutto

TABELA V. Zestaw ŚREDNI – oświetlenie CENA = Cena oferowana minimalna brutto x 100 x 10
Cena badanej oferty brutto


5. Zamówienia udziela się Oferentowi, który zaoferował najniższą cenę.
6. Zamawiający ofercie o najniższej cenie przyzna 100 punktów.
7. Pozostali Wykonawcy otrzymają proporcjonalnie mniej punktów.

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Punktowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Wyłącznie kryterium ceny

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 100

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Tak

5.2.) Fakultatywne podstawy wykluczenia:

Art. 109 ust. 1 pkt 3

Art. 109 ust. 1 pkt 4

Art. 109 ust. 1 pkt 5

Art. 109 ust. 1 pkt 7

Art. 109 ust. 1 pkt 8

Art. 109 ust. 1 pkt 9

Art. 109 ust. 1 pkt 10

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak

5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.

5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Nie

5.6.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie niepodlegania wykluczeniu: 1. Oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu (...) - Załącznik nr 3 do SWZ
2. Oświadczenie o braku powiązań osobowych i kapitałowych - Załącznik nr 4 do SWZ

5.7.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu: Oświadczenia zawarte w treści Formularza ofertowego Wykonawcy stanowiący Załącznik nr 2 do SWZ

5.8.) Wykaz przedmiotowych środków dowodowych:

5.9.) Zamawiający przewiduje uzupełnienie przedmiotowych środków dowodowych: Nie

SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Nie

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie

6.6.) Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:

6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Tak

SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie

7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Nie

7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Nie

SEKCJA VIII – PROCEDURA

8.1.) Termin składania ofert: 2026-02-20 09:00

8.2.) Miejsce składania ofert: https://ezamowienia.gov.pl

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2026-02-20 09:15

8.4.) Termin związania ofertą: 30 dni