Ogłoszenie o wyniku postępowania
Usługi
Świadczenie usług asysty technicznej i rozwoju do posiadanego przez Zamawiającego Systemu eDok oraz eDok Archiwum

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: Województwo Świętokrzyskie - Urząd Marszałkowski Województwa Świętokrzyskiego

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 291009337

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: al. IX Wieków Kielc 3

1.5.2.) Miejscowość: Kielce

1.5.3.) Kod pocztowy: 25-516

1.5.4.) Województwo: świętokrzyskie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL721 - Kielecki

1.5.7.) Numer telefonu: +48413951660

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: urzad.marszalkowski@sejmik.kielce.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: www.swietokrzyskie.pro

1.7.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - jednostka samorządu terytorialnego

1.8.) Przedmiot działalności zamawiającego: Ogólne usługi publiczne

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-fe000839-6af8-405f-ac64-0c0f7fa6bbac

2.5.) Numer ogłoszenia: 2025/BZP 00627999

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2025-12-30

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak

2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2025/BZP 00043001/35/P

2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

1.3.132 Asysta techniczna i rozwój "Systemu zarządzania dokumentami i zadaniami pracowników eDok" oraz "Systemu eDok Archiwum" (Usługa serwisowa)

2.11.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie

2.13.) Zamówienie/umowa ramowa było poprzedzone ogłoszeniem o zamówieniu/ogłoszeniem o zamiarze zawarcia umowy: Tak

2.14.) Numer ogłoszenia: 2025/BZP 00571238

SEKCJA III – TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA LUB ZAWARCIA UMOWY RAMOWEJ

3.1.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną Zamówienie udzielane jest w trybie zamówienia z wolnej ręki na podstawie: art. 305 pkt 1 ustawy w zw. z art. 214 ust. 1 pkt 1 ustawy

3.1.1.) Uzasadnienie faktyczne i prawne wyboru trybu negocjacji bez ogłoszenia albo zamówienia z wolnej ręki:

cd. uzasadnienia trybu z wolnej ręki zawartego w opisie przedmiotu zamówienia ze względu na ograniczoną ilość znaków : Tym samym, w ww. zakresie zostały spełnione przesłanki w oparciu o art. 214 ust. 1 pkt 1) lit. b) - zgodnie z art. 305 pkt 1) ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2024 r. poz. 1320). Względy techniczno-prawne uzasadniające udzielenie zamówienia bez konieczności przeprowadzenia procedury konkurencyjnej mają charakter zasadniczy. Ze względów prawnych (prawo ingerencji w kod źródłowy) i technicznych (instalacja, wdrożenie i konserwacja systemu) udzielenie zamówienia innemu Wykonawcy jest niemożliwe. Ta okoliczność ma charakter nieprzezwyciężalny.
Uzasadnionym jest zatem udzielenie zamówienia na świadczenie usług asysty technicznej
i rozwoju Systemu eDOK oraz eDOK Archiwum eksploatowanego przez Zamawiającego, Centralnemu Ośrodkowi Informatyki w trybie zamówienia z wolnej ręki.

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Numer referencyjny: OK-III.272.1.129.2025

4.2.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.4.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.5.1.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

Świadczenie usług asysty techniczne do posiadanego przez Zamawiającego Systemu eDok oraz eDok Archiwum, na które składają się następujące usługi wykonywane/świadczone w sposób i na warunkach określonych w umowie:
1) usługa świadczenia konsultacji telefonicznych (hot-line) mających na celu rozwiązywanie problemów związanych z eksploatacją lub działaniem Systemu eDok oraz eDok Archiwum, 2) usługa świadczenia konsultacji drogą elektroniczną mających na celu rozwiązywanie problemów związanych z eksploatacją lub działaniem Systemu eDok oraz eDok Archiwum, 3) usługa usuwania zgłoszonych przez Zamawiającego Błędów ujawnionych podczas ich eksploatacji, 4) usługa rozwoju systemu eDok oraz eDok Archiwum,
5) udostępniania aktualizacji i nowych wersji Systemu eDok oraz eDok Archiwum: a) dostosowujących System do zmieniających się przepisów polskiego prawa, b) usprawniających jakość Systemu w ramach dotychczasowej funkcjonalności, c) usuwających błędy w działaniu Systemu.
6) udzielania wyjaśnień i konsultacji oraz szkoleń dotyczących działania Systemu eDok oraz eDok Archiwum. Szczegółowe informacje i zasady określające m. in. sposób realizacji zamówienia rozliczeń oraz wysokość kar umownych zawarte zostały we wzorze umowy.
Uzasadnienie trybu z wolnej ręki: W dniu 07.12.2022 roku Zamawiający zawarł umowę Wykonawcą Centralnym Ośrodkiem Informatyki, której przedmiotem była usługa asysty technicznej i rozwoju „Systemu zarządzania dokumentami i zadaniami pracowników eDok” oraz „Systemu eDok Archiwum”. W ramach zawartej umowy Wykonawca świadczy usługę asysty technicznej do 07.12.2025 roku. Oprogramowanie to jest narzędziem niezbędnym do obsługi wielu procesów związanych z bieżącym funkcjonowaniem Urzędu. By zapewnić możliwość dalszej eksploatacji ww. rozwiązań programowych oraz ciągłość świadczonych usług asysty technicznej i konserwacji, w szczególności aktualizacji programów składających się na System eDOK i eDOK Archiwum w ich funkcjonalnym zakresie oraz aktualizacji struktur bazy danych, konieczna jest kontynuacja współpracy z Wykonawcą, który jako twórca posiada majątkowe prawa autorskie do ww. oprogramowania oraz jest właścicielem kodów źródłowych. Na podstawie posiadanej wiedzy oraz przeprowadzonego rozeznania rynku stwierdza się, że wyłącznym wykonawcą przedmiotowego zamówienia może być jedynie Centralny Ośrodek Informatyki (COI). W przedłożonym oświadczeniu COI potwierdza, iż przysługują mu wszelkie autorskie prawa majątkowe oraz prawa pokrewne, w tym wyłączne prawo do udzielania zezwoleń na wykonywanie zależnego prawa autorskiego, dotyczące nieograniczonego czasowo korzystania i rozporządzania programem komputerowym eDok w wersji 3.x, zwanym dalej „Systemem”. Ponadto COI oświadcza, że nie przekazał uprawnień do serwisowania Systemu innym podmiotom oraz nie posiada planów zbycia autorskich praw majątkowych i praw pokrewnych do Systemu. Żaden inny podmiot zatem nie ma prawa do wprowadzania zmian, dekompilowania i dezasemblowania Systemu oraz odtwarzania kodu źródłowego Systemu którego Zamawiający jest użytkownikiem. Nie ma zatem możliwości udzielenia tego zamówienia innemu podmiotowi, ani wykonania zadania własnymi zasobami. COI z siedzibą w Warszawie jest obiektywnie jedynym podmiotem, który jest w stanie sprostać realizacji przedmiotu zamówienia bez naruszenia praw wyłącznych określonych w przepisach prawa, a tym samym jedynym wykonawcą mogącym realizować przedmiotowe zamówienie. Na dzień dzisiejszy rozwiązaniem alternatywnym lub zastępczym mógłby być zakup nowego oprogramowania, które zastąpiłoby System eDOK i eDOK Archiwum, przy czym powinien to być zakup
kodu źródłowego oprogramowania już działającego, względnie oprogramowania nowego, dedykowanego dla Zamawiającego z jednoczesnym przeniesieniem na Zamawiającego praw autorskich, co byłoby działaniem ekonomicznie i organizacyjnie nieuzasadnionym. Wiązałoby się to bowiem z zaprzestaniem korzystania z używanego obecnie oprogramowania i nabycia wraz z wdrożeniem w jego miejsce nowego programu, wymagającego poniesienia znacznie wyższych kosztów finansowych oraz po zaimportowaniu danych do nowego Systemu – konieczności ponownego przeszkolenia pracowników obsługujących program. Jak wskazano wyżej w uzasadnieniu, głównym przedmiotem zamówienia jest asysta techniczna funkcjonującego w urzędzie Systemu, nadzór nad produktem, do którego kodu źródłowego ma prawo wyłącznie Wykonawca produktu. Żaden inny podmiot nie posiada praw umożliwiających prawo do ingerencję w system, jest wiec na rynku jedynym podmiotem funkcjonującym z zasobem praw autorskich majątkowych i praw pokrewnych. COI ma również prawo do dokonywania zmian w Systemie eDOK, które mogą być wynikiem zarówno zmian w przepisach prawnych, jak i w związku z oczekiwaniem użytkowników tego Systemu. COI nie przekazywał uprawnień do serwisowania Systemu eDOK innym podmiotom. Możliwość wykonania przedmiotu zamówienia przez konkretnego Wykonawcę wynika zatem z rzeczywistych potrzeb Zamawiającego oraz sytuacji rynkowej. Ochrona praw wyłącznych wynika z obiektywnych okoliczności, a nie celowego zawężenia parametrów zamówienia. Podsumowując argumenty wskazane wyżej, okoliczności oraz istnienie praw wyłącznych chronionych przepisami prawa, a tym samym swoisty brak konkurencji, udowadnia się, że kierunek działania rekomendowanego przez Zamawiającego nie wynikają z zaniechań czy celowego zawężania parametrów zamówienia. Przedmiot zamówienia dotyczy, wykorzystywanych obszarów przez Zamawiającego, a usługi informatyczne, które będzie realizował Wykonawca są niezbędne i wynikają ze zmian przepisów prawa powszechnego, wymogów jednostek nadrzędnych lub mogących się ujawnić usterek oprogramowania. Z uwagi na powyższe, COI jest jedynym Wykonawcą, który może świadczyć usługi polegające na wykonywaniu asysty technicznej i konserwacji Systemu i tylko temu Wykonawcy zamówienie to może zostać udzielone. Nie znajduje tu uzasadnienia żadne inne rozwiązanie, gdyż wiązałoby się ono z poniesieniem przez Zamawiającego niewspółmiernie wysokich kosztów, co w okolicznościach posiadania przez niego nieodpłatnych licencji do Systemu stałoby w sprzeczności z zasadami określonymi w ustawie o finansach publicznych, czyli byłoby działaniem nieracjonalnym oraz ekonomicznie i organizacyjnie bezpodstawnym. Podkreślić należy, że nie istnieje zatem rozsądne rozwiązanie alternatywne lub zastępcze, a okoliczność istnienia praw wyłącznych chronionych przepisami prawa, a tym samym brak konkurencji, nie wynika z zaniechań czy celowego zawężania parametrów zamówienia, lecz z opisanej powyżej sytuacji.

4.5.3.) Główny kod CPV: 72267000-4 - Usługi w zakresie konserwacji i napraw oprogramowania

SEKCJA V ZAKOŃCZENIE POSTĘPOWANIA

5.1.) Postępowanie zakończyło się zawarciem umowy albo unieważnieniem postępowania: Postępowanie/cześć postępowania zakończyła się zawarciem umowy

SEKCJA VII WYKONAWCA, KTÓREMU UDZIELONO ZAMÓWIENIA

7.1.) Czy zamówienie zostało udzielone wykonawcom wspólnie ubiegającym się o udzielenie zamówienia: Nie

7.3.) Dane (firmy) wykonawcy, któremu udzielono zamówienia:

7.3.1) Nazwa (firma) wykonawcy, któremu udzielono zamówienia: Centralny Ośrodek Informatyki

7.3.2) Krajowy Numer Identyfikacyjny: NIP 7252036863

7.3.4) Miejscowość: Warszawa

7.3.7.) Kraj: Polska

7.4.) Czy wykonawca przewiduje powierzenie wykonania części zamówienia podwykonawcom?: Nie

SEKCJA VIII UMOWA

8.1.) Data zawarcia umowy: 2025-12-29

8.2.) Wartość umowy/umowy ramowej: 596318,76 PLN

8.3.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: 36 miesiące