Ogłoszenie o zamówieniu
Usługi
Świadczenie usług cateringowych na potrzeby
50. Festiwalu Polskich Filmów Fabularnych.

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: POMORSKA FUNDACJA FILMOWA W GDYNI

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 220055893

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: pl. Grunwaldzki 2

1.5.2.) Miejscowość: Gdynia

1.5.3.) Kod pocztowy: 81-372

1.5.4.) Województwo: pomorskie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL633 - Trójmiejski

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: biuro@festiwalgdynia.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: www.fundacjafilmowa.pl

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - osoba prawna, o której mowa w art. 4 pkt 3 ustawy (podmiot prawa publicznego)

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Rekreacja, kultura i religia

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Tak

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Świadczenie usług cateringowych na potrzeby
50. Festiwalu Polskich Filmów Fabularnych.

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-17f8a6c8-c250-41ab-8d13-1ea4d44a6689

2.5.) Numer ogłoszenia: 2025/BZP 00396862

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2025-08-28

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Nie

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.13.) O zamówienie mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, którzy spełniają warunki określone w art. 361 ustawy – usługi społeczne: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 2 ustawy

SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: https://platforma.eb2b.com.pl/

3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: a Wykonawcami odbywa się wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, za pośrednictwem elektronicznej platformy
zakupowej eB2B (dalej: „Platforma"), dostępnej pod adresem: https://platforma.eb2b.com.pl.
2. Wymagania techniczne i organizacyjne korzystania z Platformy Zakupowej określa Regulamin Platformy Zakupowej (dostępny
pod adresem https://platforma.eb2b.com.pl/user/terms).
3. Wykonawca przystępując do postępowania o udzielenie zamówienia publicznego tj. bezpłatnie rejestrując się lub logując (w
przypadku posiadania konta w Platformie Zakupowej), akceptuje warunki korzystania z Platformy, określone w Regulaminie oraz
uznaje go za wiążący.
4. Ofertę sporządza się w języku polskim, pod rygorem nieważności, w formie elektronicznej (tj. postaci elektronicznej opatrzonej
kwalifikowanym podpisem elektronicznym) lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym
przez osobę działającą w imieniu Wykonawcy.
5. Oświadczenia, o których mowa w art. 125 ust. 1 ustawy Pzp, wskazane w treści SWZ dotyczące Wykonawcy albo Wykonawców
wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia składa się, pod rygorem nieważności, w formie elektronicznej (tj. w postaci
elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym) lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub
podpisem osobistym osoby działającej w imieniu danego Wykonawcy.
6. Szczegółowy sposób sporządzania ofert, oświadczeń, o których mowa w art. 125 ust. 1 PZP oraz innych informacji, oświadczeń
lub dokumentów, przekazywanych w niniejszym postępowaniu określa rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia
2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych
oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie (Dz. U. z 2020 r. poz.
2452).
7. Oferty, oświadczenia, o których mowa w art. 125 ust. 1 ustawy Pzp, a także pełnomocnictwa, sporządza się w postaci
elektronicznej, w formatach danych określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o
informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (tekst jednolity: Dz. U. z 2024 r. poz. 307) – tj. rozporządzenia
Rady Ministrów z dnia 21 maja 2024 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów
publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (Dz. U. z
2024 r. poz. 773) – z uwzględnieniem rodzaju przekazywanych danych.
8. Informacje, oświadczenia lub dokumenty, inne niż określone w pkt. 7 powyżej, przekazywane w niniejszym postępowaniu,
sporządza się w postaci elektronicznej, w formatach danych określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy o
informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne – tj. wskazanego wyżej rozporządzenia Rady Ministrów z dnia
21 maja 2024 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji
w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych – lub jako tekst wpisany bezpośrednio do
wiadomości przekazywanej przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, o których mowa w pkt. 1 powyżej.
9. Szczegółowe informacje znajdują się w specyfikacji warunków zamówienia.

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.2.) Numer referencyjny: 2/2025

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Tak

4.1.9.) Liczba części: 2

4.1.10.) Ofertę można składać na wszystkie części

4.1.11.) Zamawiający ogranicza liczbę części zamówienia, którą można udzielić jednemu wykonawcy: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

Część 1

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

Część I – obejmującą usługi cateringowe dla maksymalnie 950 Gości w dniu 22 września 2025 roku (bankiet otwarcia), na które składa się:
a) Bufet zakąskowy zimny, składający się z zakąsek zimnych (min. 10 rodzajów), sałat (min. 2 rodzaje), zakąski wegańskie (min. 4 rodzaje)
b) Bufet gorący (min. 3 rodzaje dań)
c) Bufet słodki (min. 4 rodzaje ciast)

4.2.6.) Główny kod CPV: 55500000-5 - Usługi bufetowe oraz w zakresie podawania posiłków

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Tak

4.2.9) Rodzaj i maksymalna wartość opcji oraz okoliczności skorzystania z opcji:

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: od 2025-09-22 do 2025-09-22

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert:

4.3.1.) Sposób oceny ofert: 1. Przy ocenie ofert Zamawiający będzie kierował się kryterium w odniesieniu do Ceny Usługi Cateringowej (waga kryterium: 60%), przy czym Zamawiający dokona wyboru oferty z najniższą ceną odrębnie dla każdej z części zamówienia, z zastrzeżeniem możliwości prowadzenia negocjacji w celu ulepszenia treści złożonych ofert zgodnie z treścią rozdziału XXI SWZ.
2. Oferta z najniższą Ceną Usługi Cateringowej w danej części zamówienia otrzyma maksymalną ilość punktów (60,00 pkt.). Oferty pozostałych Wykonawców otrzymają mniejszą liczbę punktów, wyliczoną według zasad opisanych w ust. 3 poniżej.
3. Punkty przyznawane za kryterium „Cena” będą liczone wg następującego wzoru:
wartość punktowa = 60 * Cmin/ Cbad
przy czym:
Cmin – Cena Usługi Cateringowej najniższa spośród oferowanych w danej części zamówienia
Cbad – Cena Usługi Cateringowej badanej oferty
4. Przy ocenie ofert Zamawiający będzie kierował się również kryterium jakościowym w odniesieniu do Menu Usługi Cateringowej (waga kryterium: 40%), przy czym Zamawiający dokona wyboru oferty z najwyższą oceną odrębnie dla każdej z części zamówienia, z zastrzeżeniem możliwości prowadzenia negocjacji w celu ulepszenia treści złożonych ofert zgodnie z treścią rozdziału XXI SWZ.
5. Oferta z najwyższą oceną Menu Usługi Cateringowej w danej części zamówienia otrzyma maksymalną ilość punktów (40,00 pkt.). Oferty pozostałych Wykonawców otrzymają mniejszą liczbę punktów, wyliczoną według zasad opisanych w ust. 6 poniżej.
6. Punkty przyznawane za kryterium „Ocena menu” będą liczone wg następującego wzoru:
wartość punktowa = 40 * Omin/ Obad
przy czym:
Omin – Ocena Menu Usługi Cateringowej najniższa spośród oferowanych w danej części zamówienia
Obad – Ocena Menu Usługi Cateringowej badanej oferty

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Punktowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 60

Kryterium 2

4.3.4.) Rodzaj kryterium: inne.

4.3.5.) Nazwa kryterium: Ocena menu

4.3.6.) Waga: 40

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

Część 2

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

Część II – obejmującą usługi cateringowe dla maksymalnie 1200 Gości w dniu 27 września 2025 roku na które składa się:
a) Bufet zakąskowy zimny, składający się z zakąsek zimnych (min. 14 rodzajów), sałat (min. 3 rodzaje), zakąski wegańskie (min. 6 rodzajów)
b) Bufet gorący (min. 5 rodzajów dań)
c) Bufet słodki – finger food (min. 5 rodzajów deserów)
d) Animacja np. grill lub live cooking

4.2.6.) Główny kod CPV: 55500000-5 - Usługi bufetowe oraz w zakresie podawania posiłków

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Tak

4.2.9) Rodzaj i maksymalna wartość opcji oraz okoliczności skorzystania z opcji:

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: od 2025-09-27 do 2025-09-27

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert:

4.3.1.) Sposób oceny ofert: 1. Przy ocenie ofert Zamawiający będzie kierował się kryterium w odniesieniu do Ceny Usługi Cateringowej (waga kryterium: 60%), przy czym Zamawiający dokona wyboru oferty z najniższą ceną odrębnie dla każdej z części zamówienia, z zastrzeżeniem możliwości prowadzenia negocjacji w celu ulepszenia treści złożonych ofert zgodnie z treścią rozdziału XXI SWZ.
2. Oferta z najniższą Ceną Usługi Cateringowej w danej części zamówienia otrzyma maksymalną ilość punktów (60,00 pkt.). Oferty pozostałych Wykonawców otrzymają mniejszą liczbę punktów, wyliczoną według zasad opisanych w ust. 3 poniżej.
3. Punkty przyznawane za kryterium „Cena” będą liczone wg następującego wzoru:
wartość punktowa = 60 * Cmin/ Cbad
przy czym:
Cmin – Cena Usługi Cateringowej najniższa spośród oferowanych w danej części zamówienia
Cbad – Cena Usługi Cateringowej badanej oferty
4. Przy ocenie ofert Zamawiający będzie kierował się również kryterium jakościowym w odniesieniu do Menu Usługi Cateringowej (waga kryterium: 40%), przy czym Zamawiający dokona wyboru oferty z najwyższą oceną odrębnie dla każdej z części zamówienia, z zastrzeżeniem możliwości prowadzenia negocjacji w celu ulepszenia treści złożonych ofert zgodnie z treścią rozdziału XXI SWZ.
5. Oferta z najwyższą oceną Menu Usługi Cateringowej w danej części zamówienia otrzyma maksymalną ilość punktów (40,00 pkt.). Oferty pozostałych Wykonawców otrzymają mniejszą liczbę punktów, wyliczoną według zasad opisanych w ust. 6 poniżej.
6. Punkty przyznawane za kryterium „Ocena menu” będą liczone wg następującego wzoru:
wartość punktowa = 40 * Omin/ Obad
przy czym:
Omin – Ocena Menu Usługi Cateringowej najniższa spośród oferowanych w danej części zamówienia
Obad – Ocena Menu Usługi Cateringowej badanej oferty

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Punktowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 60

Kryterium 2

4.3.4.) Rodzaj kryterium: inne.

4.3.5.) Nazwa kryterium: Ocena menu

4.3.6.) Waga: 40

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Tak

5.2.) Fakultatywne podstawy wykluczenia:

Art. 109 ust. 1 pkt 4

Art. 109 ust. 1 pkt 5

Art. 109 ust. 1 pkt 7

Art. 109 ust. 1 pkt 8

Art. 109 ust. 1 pkt 9

Art. 109 ust. 1 pkt 10

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak

5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.

5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak

5.6.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie niepodlegania wykluczeniu: Oświadczenie Wykonawcy, składane w treści formularza ofertowego, w przedmiocie lokalizacji powierzchni oraz kategorii sali bankietowej

5.7.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu: Dokument potwierdzający wpis do rejestru zakładów podlegających urzędowej kontroli organów Państwowej Inspekcji Sanitarnej, wykaz wcześniej zrealizowanych usług (załączony do oferty)

5.9.) Zamawiający przewiduje uzupełnienie przedmiotowych środków dowodowych: Tak

5.10.) Przedmiotowe środki dowodowe podlegające uzupełnieniu po złożeniu oferty:

5.11.) Wykaz innych wymaganych oświadczeń lub dokumentów:

SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Nie

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie

6.6.) Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:

6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Nie

SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie

7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Nie

7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Nie

SEKCJA VIII – PROCEDURA

8.1.) Termin składania ofert: 2025-09-05 09:00

8.2.) Miejsce składania ofert: Za pośrednictwem Platformy przy użyciu zakładki „Złóż ofertę"

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2025-09-05 09:30

8.4.) Termin związania ofertą: 21 dni

8.5.) Zamawiający przewiduje wybór najkorzystniejszej oferty z możliwością negocjacji:

Część 1 : Tak

Część 2 : Tak

SEKCJA IX – POZOSTAŁE INFORMACJE