Ogłoszenie o wykonaniu umowy
Usługi
Świadczenie usług pocztowych dla Starostwa Powiatowego w Żaganiu

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Nazwa zamawiającego: Powiat Żagański

1.3.) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 970770155

1.4) Adres zamawiającego

1.4.1.) Ulica: Dworcowa 39

1.4.2.) Miejscowość: Żagań

1.4.3.) Kod pocztowy: 68-100

1.4.4.) Województwo: lubuskie

1.4.5.) Kraj: Polska

1.4.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL432 - Zielonogórski

1.4.7.) Numer telefonu: 684709976

1.4.9.) Adres poczty elektronicznej: starostwo@powiatzaganski.pl

1.4.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: www.powiatzaganski.pl

1.5.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - jednostka samorządu terytorialnego

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-3c754d40-fc7c-4cb4-9ae7-e40acab4a693

2.2.) Numer ogłoszenia: 2026/BZP 00184527

2.3.) Wersja ogłoszenia: 01

2.4.) Data ogłoszenia: 2026-04-03

SEKCJA III – PODSTAWOWE INFORMACJE O POSTĘPOWANIU W WYNIKU KTÓREGO ZOSTAŁA ZAWARTA UMOWA

3.1.) Charakter zamówienia:

Zamówienie klasyczne - od 130 000 zł, ale o wartości mniejszej niż progi unijne

3.2.) Zamówienie było poprzedzone ogłoszeniem o zamówieniu albo ogłoszeniem o zamiarze zawarcia umowy w BZP lub Dz. Urz. UE: Tak

3.2.1.) Numer ogłoszenia w BZP lub Dz. Urz. UE: 2025/BZP 00058301

3.3.) Czy zamówienie dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej:

Nie

3.5.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną:

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

3.6.) Rodzaj zamówienia:

Usługi

3.7.) Nazwa zamówienia:

Świadczenie usług pocztowych dla Starostwa Powiatowego w Żaganiu

Umowa dla części nr 2

3.8.) Krótki opis przedmiotu zamówienia:

5.1. Przedmiotem zamówienie jest świadczenie usług pocztowych zgodnie m.in. z przepisami:
a) Ustawy z dnia 23 listopada 2012r Prawo pocztowe (t.j. Dz. U. z 2023 r poz. 1640 ze zm),
b) Rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 29 kwietnia 2013r w sprawie warunków wykonywania usług powszechnych przez operatora wyznaczonego (t.j. Dz.U. z 2020 r, poz. 1026)
c) Rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 26 listopada 2013r. w sprawie reklamacji usługi pocztowej (t.j. Dz.U.2019 r, poz. 474 ze zm.),
d) Przepisami dotyczącymi doręczania przesyłek na zasadach określonych w ustawie z dnia 14 czerwca 1960r. Kodeks postępowania administracyjnego (tj. Dz.U. 2024r, poz. 572 ze zm.)
– regulującymi tryb doręczania pism nadawanych w postępowaniu administracyjnym.
5.2. Przedmiotem zamówienia publicznego jest świadczenie usług pocztowych w zakresie przyjmowania, sortowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych w podziale na:
5.2.2. Część II – o wadze do 2000g oraz ich ewentualnych zwrotów w rozumieniu ustawy Prawo Pocztowe z dnia 23 listopada 2012r. – na terenie Powiatu Żagańskiego oraz paczek do 10 kg
(z wyłączeniem zadań, które winny być realizowane przez operatora wyznaczonego).
5.3. W ramach przedmiotu umowy, określonego w pkt 5.2. szacunkowe ilości przesyłek, z podziałem na ich rodzaje, które będą nadawane w okresie obowiązywania umowy, określone zostały w Formularzu asortymentowo - cenowym, stanowiącym Formularz 2.1 do SWZ. Podane w nim ilości służą jedynie orientacyjnemu określeniu wielkości przedmiotu umowy, mogą ulec zmianie w zależności od potrzeb Zamawiającego, a Wykonawcy nie będą przysługiwać roszczenia o wykonanie przedmiotu zamówienia w ilościach tam określonych, z zastrzeżeniem minimalnej wielkości świadczenia na poziomie 5% łącznej ilości asortymentu przez okres trwania niniejszego zamówienia. Ponadto Zamawiający może dokonać zmiany asortymentowej i ilościowej określonej w niniejszym przedmiocie zamówienia.
5.4. Zamawiający nie dopuszcza nadawania przesyłek Zamawiającego przez wyłonionego Wykonawcę u innego operatora pocztowego bez zawarcia z nim stosownej umowy, o której mowa w art. 35 ust. 1 ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe i w konsekwencji nie dopuszcza świadczenia przez Wykonawcę usług w formie, w której Wykonawca w istocie jest pośrednikiem pomiędzy Zamawiającym, a innym operatorem.
7.16. Zamawiający powierza, a Wykonawca przyjmuje do wykonania usługę polegającą na przyjęciu, sortowaniu, przemieszczeniu i doręczeniu, a w razie niemożności doręczenia do zwrotu Zamawiającemu przesyłek o wadze do 2000g na terenie Powiatu Żagańskiego, w rozumieniu ustawy Prawo Pocztowe z dnia 23 listopada 2012r.- (z wyłączeniem zadań, które winny być realizowane przez operatora wyznaczonego).
1. W skład Powiatu Żagańskiego wchodzą następujące gminy:
1. Gmina Żagań o statusie miejskim
2. Gmina Żagań o statusie wiejskim
3. Miasto Gozdnica
4. Gmina i Miasto Szprotawa
5. Gmina i Miasto Iłowa
6. Gmina i Miasto Małomice
7. Gmina Niegosławice
8. Gmina Brzeźnica
9. Gmina Wymiarki
7.17. Przez przesyłki pocztowe, będące przedmiotem zamówienia rozumie się przesyłki listowe:
a. zwykłe – przesyłka nie rejestrowana nie będąca przesyłką najszybszej kategorii,
b. zwykłe priorytetowe – przesyłka nie rejestrowana listowa najszybszej kategorii,
c. polecone – przesyłka rejestrowana będąca przesyłką listową, przemieszczaną
i doręczaną w sposób zabezpieczający ją przed utratą, ubytkiem zawartości lub uszkodzeniem,
d. polecone priorytetowe – przesyłka rejestrowana najszybszej kategorii,
e. polecone ze zwrotnym poświadczeniem odbioru (ZPO) – przesyłka przyjęta za potwierdzeniem nadania i doręczona za pokwitowaniem odbioru, w tym przesyłki wymagające zastosowania przepisów art. 57 § 5 pkt 2 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r Kodeks Postępowania Administracyjnego
f. polecone priorytetowe ze zwrotnym poświadczeniem odbioru (ZPO) – przesyłka najszybszej kategorii przyjęta za potwierdzeniem nadania i doręczona za pokwitowaniem odbioru,
g. z zadeklarowaną wartością – przesyłka rejestrowana, za której utratę, ubytek zawartości lub uszkodzenie operator ponosi odpowiedzialność do wysokości wartości przesyłki podanej przez nadawcę: Starostwo Powiatowe w Żaganiu (Powiat Żagański) ul. Dworcowa 39, 68-100 Żagań

7.18. Wykonawca zobowiązany jest do odbioru raz dziennie przesyłek przygotowanych do wyekspediowania, z Biura Podawczego zlokalizowanego w siedzibie Zamawiającego w Żaganiu przy ul. Dworcowej 39, 68-100 Żagań od poniedziałku do piątku w godzinach pracy urzędu.
7.19. Odbioru przesyłek dokonywać będzie upoważniony przedstawiciel Wykonawcy po okazaniu stosownego upoważnienia. Odbiór przesyłek przygotowanych do wyekspediowania będzie każdorazowo dokumentowany przez Wykonawcę pieczęcią, podpisem i datą w pocztowej książce nadawczej (dla przesyłek rejestrowanych) oraz na zestawieniu ilościowym przesyłek wg poszczególnych kategorii wagowych (dla przesyłek zwykłych).
7.20. Zamawiający zobowiązuje się do umieszczenia na przesyłce listowej lub paczce nazwy odbiorcy wraz z jego adresem (podany jednocześnie w pocztowej książce nadawczej), określając rodzaj przesyłki (zwykła, polecona, priorytet czy ze zwrotnym poświadczeniem odbioru - ZPO) oraz umieszczania na stronie adresowej każdej nadawanej przesyłki nadruku (pieczątki) określającej pełną nazwę i adres Zamawiającego.
7.21. Zamawiający zobowiązuje się do właściwego przygotowania przesyłek oraz sporządzenia zestawień dla przesyłek.
7.22. Zamawiający zobowiązuje się do nadawania przesyłek w stanie uporządkowanym, przez co należy rozumieć:
a. dla przesyłek rejestrowanych – wpisanie każdej przesyłki do pocztowej książki nadawczej w dwóch egzemplarzach, z których oryginał będzie przeznaczony dla Wykonawcy w celach rozliczeniowych, a kopia stanowić będzie dla Zamawiającego potwierdzenie nadania danej partii przesyłek,
b. dla przesyłek zwykłych – zestawienie ilościowe przesyłek wg poszczególnych kategorii wagowych sporządzone dla celów rozliczeniowych w dwóch egzemplarzach, z których oryginał będzie przeznaczony dla Wykonawcy w celach rozliczeniowych, a kopia stanowić będzie dla Zamawiającego potwierdzenie nadania danej partii przesyłek.
7.23. Zamawiający jest odpowiedzialny za nadawanie przesyłek listowych w stanie umożliwiającym Wykonawcy doręczenie bez ubytku i uszkodzenia do miejsca zgodnie z adresem przeznaczenia.
7.24. Zamawiający ma prawo obciążyć karą umowną za niezgłoszenie się po odbiór przesyłek w oznaczonym dniu w wysokości 200% opłaty za jeden odbiór, przy czym Wykonawca nie ponosi odpowiedzialności za nieodebranie przesyłek. Wykonawca nie ponosi odpowiedzialności za nieodebranie przesyłek, jeżeli brak realizacji usługi spowodowany jest przyczynami niezawinionymi przez Wykonawcę
7.25. Opakowanie przesyłek listowych stanowi koperta Zamawiającego, odpowiednio zabezpieczona (zaklejona lub zalakowana). Opakowanie paczki powinno stanowić zabezpieczenie przed dostępem do zawartości oraz aby uniemożliwiało uszkodzenie przesyłki w czasie przemieszczania.
7.26. Nadanie przesyłek objętych przedmiotem zamówienia następować będzie w dniu ich odbioru przez Wykonawcę od Zamawiającego. W przypadku zastrzeżeń dotyczących odebranych przesyłek Wykonawca wyjaśni je z Zamawiającym telefonicznie w tym samym dniu. Przy braku możliwości ich wyjaśnienia z Zamawiającym w tym samym dniu lub ich usunięcia w dniu odbioru, nadanie odebranych przesyłek budzących wątpliwości nastąpi w następnym dniu roboczym.
7.27. Wykonawca będzie doręczał do siedziby Zamawiającego pokwitowane przez adresata „potwierdzenie odbioru” niezwłocznie po dokonaniu doręczenia przesyłki.
7.28. W przypadku nieobecności adresata, przedstawiciel Wykonawcy pozostawia zawiadomienie (pierwsze awizo) o próbie dostarczenia przesyłki ze wskazaniem, gdzie i kiedy adresat może odebrać list lub przesyłkę. Termin do odbioru przesyłki przez adresata wynosi 14 dni liczonych od dnia następnego po dniu pozostawienia pierwszego awizo, w tym terminie przesyłka jest „awizowana” dwukrotnie. Po upływie terminu odbioru, przesyłka zwracana jest Zamawiającemu wraz z podaniem przyczyny nieodebrania przez adresata. (Termin ten został ustalony w oparciu o Kodeks Postępowania Administracyjnego celem zachowania terminów administracyjnych).
Z POWODU OGRANICZENIA MIEJSCA W OKIENKU ZAMAWIAJĄCY INFORMUJE, ŻE SZCZEGÓŁOWO OPIS ZOSTAŁ ZAMIESZCZONY ODPOWIEDNIO W PKT. 5 I 7 SWZ W ZAKRESIE CZĘŚCI II wraz z informacją o zasadach wnoszenia opłat w zakresie tej części.

3.9.) Główny kod CPV: 64110000-0 - Usługi pocztowe

3.10.) Dodatkowy kod CPV:

64112000-4 - Usługi pocztowe dotyczące listów

64113000-1 - Usługi pocztowe dotyczące paczek

SEKCJA IV – PODSTAWOWE INFORMACJE O ZAWARTEJ UMOWIE

4.1.) Data zawarcia umowy: 2025-02-26

4.2.) Okres realizacji zamówienia:

4.3.) Dane wykonawcy, z którym zawarto umowę:

4.3.1.) Nazwa (firma) wykonawcy, któremu udzielono zamówienia (w przypadku wykonawców ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienia – dotyczy pełnomocnika, o którym mowa w art. 58 ust. 2 ustawy): "POCZTA POLSKA SPÓŁKA AKCYJNA"

4.3.2.) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 010684960

4.3.3.) Ulica: ul. Rodziny Hiszpańskich 8

4.3.4.) Miejscowość: Warszawa

4.3.5.) Kod pocztowy: 00-940

4.3.6.) Województwo: mazowieckie

4.3.7.) Kraj: Polska

4.4.) Wartość umowy: 97210,54 PLN

4.5.) Numer ogłoszenia o wyniku postępowania zamieszczonego w BZP lub numer ogłoszenia o udzieleniu zamówienia opublikowanego w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej: 2025/BZP 00120574/01

SEKCJA V PRZEBIEG REALIZACJI UMOWY

5.1.) Czy umowa została wykonana: Tak

5.2.) Termin wykonania umowy: 2026-03-04

5.3.) Czy umowę wykonano w pierwotnie określonym terminie: Tak

5.4.) Informacje o zmianach umowy

5.4.1.) Liczba zmian: 0

5.5.) Łączna wartość wynagrodzenia wypłacona z tytułu zrealizowanej umowy: 97210,54 PLN

5.6.) Czy umowa została wykonana należycie: Tak

5.7.) Podczas realizacji zamówienia zamawiający kontrolował przewidziane w zawartej umowie wymagania:

nie dotyczy