Ogłoszenie o wykonaniu umowy
Usługi
„Świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym na rzecz Urzędu Gminy w Sierpcu”

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Nazwa zamawiającego: Gmina Sierpc

1.3.) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 611015945

1.4) Adres zamawiającego

1.4.1.) Ulica: ul. Biskupa Floriana 4

1.4.2.) Miejscowość: Sierpc

1.4.3.) Kod pocztowy: 09-200

1.4.4.) Województwo: mazowieckie

1.4.5.) Kraj: Polska

1.4.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL923 - Płocki

1.4.9.) Adres poczty elektronicznej: info@gmina.sierpc.pl

1.4.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: www.gmina.sierpc.pl

1.5.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - jednostka samorządu terytorialnego

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-60b8779f-d9ea-11ed-9355-06954b8c6cb9

2.2.) Numer ogłoszenia: 2026/BZP 00242198

2.3.) Wersja ogłoszenia: 01

2.4.) Data ogłoszenia: 2026-05-13

SEKCJA III – PODSTAWOWE INFORMACJE O POSTĘPOWANIU W WYNIKU KTÓREGO ZOSTAŁA ZAWARTA UMOWA

3.1.) Charakter zamówienia:

Zamówienie klasyczne - od 130 000 zł, ale o wartości mniejszej niż progi unijne

3.2.) Zamówienie było poprzedzone ogłoszeniem o zamówieniu albo ogłoszeniem o zamiarze zawarcia umowy w BZP lub Dz. Urz. UE: Tak

3.2.1.) Numer ogłoszenia w BZP lub Dz. Urz. UE: 2023/BZP 00177424

3.3.) Czy zamówienie dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej:

Nie

3.5.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną:

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

3.6.) Rodzaj zamówienia:

Usługi

3.7.) Nazwa zamówienia:

„Świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym na rzecz Urzędu Gminy w Sierpcu”

3.8.) Krótki opis przedmiotu zamówienia:

1. Przedmiotem zamówienia są usługi pocztowe w obrocie krajowym i zagranicznym, w zakresie przyjmowania, przemieszczania, doręczania przesyłek pocztowych (przesyłki listowe i paczki pocztowe) oraz ich ewentualnych zwrotów, które będą realizowane według potrzeb Zamawiającego na zasadach określonych powszechnie obowiązującymi przepisami prawa.
2. Poprzez przesyłki pocztowe, będące przedmiotem zamówienia rozumie się:
2.1. Przesyłki krajowe:
• przesyłki listowe nierejestrowane ekonomiczne;
• przesyłki listowe rejestrowane ekonomiczne;
• przesyłki listowe rejestrowane priorytetowe;
• przesyłki listowe rejestrowane ekonomiczne za potwierdzeniem odbioru;
• przesyłki listowe rejestrowane priorytetowe za potwierdzeniem odbioru;
• przesyłki listowe rejestrowane ekonomiczne wartościowe za potwierdzeniem odbioru
• paczki ekonomiczne
• paczki priorytetowe
• paczki ekonomiczne za potwierdzeniem odbioru;
• paczki priorytetowe za potwierdzeniem odbioru;
• inne.
2.2. Przesyłki zagraniczne:
• przesyłki listowe rejestrowane priorytetowe – zagraniczne;
• przesyłki listowe rejestrowane priorytetowe – zagraniczne za potwierdzeniem odbioru.
3. Przesyłki listowe będą podzielone na przesyłki rejestrowane i nierejestrowane. Nadanie przez Zamawiającego przesyłki rejestrowanej winno być każdorazowo potwierdzone w rejestrze przesyłek. Zamawiający będzie sporządzał zestawienia nadawanych przesyłek nierejestrowanych oraz wymagał potwierdzenia ich odbioru od Wykonawcy.
4. Zamawiający zastrzega sobie możliwość nadawania przesyłek listowych, paczek nieujętych w formularzu cenowym (np. innych typów lub uwzględniających usługi dodatkowe). W przypadku nadawania przez Zamawiającego przesyłek oraz korzystania z usług nieujętych w formularzu cenowym, podstawą rozliczenia będą ceny z cennika usług Wykonawcy, obowiązujące w dniu nadania/zwrotu przesyłki, a usługi te będą świadczone na podstawie aktualnie obowiązującego regulaminu świadczenia usług Wykonawcy.
5. Wymagane przez Zamawiającego terminy dostarczania przesyłek to:
5.1. Przesyłki krajowe listowe:
a) przesyłki listowe nierejestrowane ekonomiczne (do trzech dni roboczych po dniu nadania (D+3);
b) przesyłki listowe nierejestrowane priorytetowe (następny dzień roboczy po dniu nadania (D+1) pod warunkiem nadania do godziny 15:00);
c) przesyłki listowe rejestrowane ekonomiczne (do trzech dni roboczych po dniu nadania (D+3);
d) przesyłki listowe rejestrowane priorytetowe (następny dzień roboczy po dniu nadania (D+1) pod warunkiem nadania do godziny 15:00);
e) przesyłki listowe rejestrowane ekonomiczne za potwierdzeniem odbioru (do trzech dni roboczych po dniu nadania (D+3);
f) przesyłki listowe rejestrowane ekonomiczne wartościowe za potwierdzeniem odbioru (do trzech dni roboczych po dniu nadania (D+3)
5.2. paczki krajowe
- paczki krajowe ekonomiczne (do trzeciego dnia roboczego po dniu nadania)
- paczki ekspresowe (do drugiego dnia roboczego po dniu nadania)
5.3. przesyłki listowe zagraniczne:
- zagraniczne polecone priorytetowe (do 3 dni)
6. Formaty przesyłek:
Przesyłki listowe krajowe będą nadawane następujących formatach: S do 500g, M do 1 000g oraz L do 2 000 g1.:
Paczki krajowe: gabaryt A i gabaryt B2
7. Wykonawca zobowiązany jest do świadczenia usługi dostarczania przesyłek do każdego miejsca w Polsce i na świecie, wskazanego przez Zamawiającego jako adres przesyłki.
8. Wykonawca, do realizacji niniejszego zamówienia zobowiązany jest wykorzystywać placówki pocztowe oraz punkty awizacyjne, które spełniają następujące wymogi:
1) posiadają czynny i działający telefon w godzinach pracy placówki;
2) muszą być czynne we wszystkie dni robocze przez co najmniej 5 godzin dziennie, z zaznaczeniem, iż przynajmniej w jeden dzień roboczy do godziny 19:30 lub w soboty przez minimum 3 godziny, przy założeniu, że dniem roboczym będzie każdy dzień roku niebędącym dniem wolnym od pracy, w rozumieniu przepisów prawa powszechnie obowiązującego z wyłączeniem sobót;
3) muszą być odpowiednio oznaczone nazwą Wykonawcy oraz zapewniać prawidłowe zabezpieczenie przesyłek przed dostępem osób trzecich, gwarantujące zachowanie tajemnicy pocztowej,
4) wydawanie przesyłek musi być przeprowadzone na specjalnie wyznaczonym do tego stanowisku,
5) zapewniają dostępność osobom niepełnosprawnym na podstawie standardów tożsamych ze standardami określonymi dla operatora wyznaczonego, wskazanych w art. 62 pkt. 1 i pkt.2 ustawy Prawo pocztowe.
9. Wykonawca zobowiązany będzie do dostarczania do siedziby Zamawiającego przesyłek adresowanych do Zamawiającego w dni robocze.
10. Zamawiający zobowiązuje się do umieszczenia na stronie adresowej każdej nadawanej przesyłki listowej lub paczki nazwy odbiorcy wraz z jego adresem (podany jednocześnie w pocztowej książce nadawczej dla przesyłek rejestrowanych), określając rodzaj przesyłki (zwykła, polecona, priorytetowa czy ze zwrotnym poświadczeniem odbioru — ZPO) oraz nadruku (lub pieczątki) zawierającego pełną nazwę i adres zamawiającego oraz znak opłaty pocztowej, zgodnie ze wzorem prawidłowego adresowania przesyłek ustalonym z Wykonawcą na etapie podpisywania umowy.
11. Zamawiający zobowiązuje się do właściwego przygotowania przesyłek oraz sporządzania zestawień dla przesyłek. Zamawiający zastrzega sobie prawo stosowania książek nadawczych własnego wzoru (np. w postaci wydruku komputerowego).
12. Zamawiający zobowiązuje się do nadawania przesyłek w stanie uporządkowanym, przez co należy rozumieć:
1) dla przesyłek rejestrowanych – wpisanie każdej przesyłki do zestawienia przesyłek (książki nadawczej), sporządzanego w dwóch egzemplarzach, z których oryginał będzie przeznaczony dla Wykonawcy w celach rozliczeniowych, a kopia stanowić będzie dla Zamawiającego potwierdzenie nadania danej partii przesyłek,
2) dla przesyłek nierejestrowych – przygotowanie zestawienia ilościowego przesyłek wg poszczególnych kategorii wagowych sporządzanego dla celów rozliczeniowych w dwóch egzemplarzach, z których oryginał będzie przeznaczony dla Wykonawcy w celach rozliczeniowych, a kopia stanowić będzie dla Zamawiającego potwierdzenie nadania danej partii przesyłek.
13. Po sprawdzeniu zgodności wpisów danych adresowych, Wykonawca zobowiązany jest zwrócić kopię książki nadawczej Zamawiającemu, jednak nie później niż na następny dzień roboczy po przyjęciu przesyłek.
14. Zamawiający jest odpowiedzialny za nadawanie przesyłek listowych i paczek w stanie umożliwiającym Wykonawcy doręczenie bez ubytku i uszkodzenia do miejsca zgodnie z adresem przeznaczenia.
15. Nadanie przesyłek objętych przedmiotem zamówienia następować będzie w dniu ich przekazania przez Zamawiającego pod warunkiem braku wystąpienia nieprawidłowości stwierdzonych przez Wykonawcę w momencie przyjęcia ich do obrotu pocztowego.
16. Wykonawca zobowiązany jest do prowadzenia własnego rejestru doręczeń przesyłek rejestrowanych, na których adresaci kwitować będą odbiór korespondencji i który, w razie zaginięcia przesyłki będzie podstawą dla Wykonawcy do udowodnienia Zamawiającemu, że wykonał on daną usługę.
17. Wykonawca będzie zwracał do siedziby Zamawiającego pokwitowanie odbioru przesyłki, potwierdzone przez jej adresata, niezwłocznie po dokonaniu doręczenia przesyłki.
18. W przypadku nieobecności adresata, przedstawiciel Wykonawcy pozostawia w skrzynce pocztowej adresata druk informujący o próbie doręczenia przesyłki (AWIZO) na zasadach określonych przez bezwzględnie obowiązujące przepisy prawa. Obowiązkiem Wykonawcy będzie wskazanie na zawiadomieniu o próbie doręczenia przesyłki miejsca i terminu, w którym adresat może odebrać awizowaną przesyłkę. Zamawiający wymaga, aby w celu zabezpieczenia tajemnicy korespondencji odbiór awizowanych przesyłek odbywał się w punktach odpowiednio oznaczonych, posiadających fizycznie wyodrębnione stanowiska służące wyłącznie do obsługi usług pocztowych.
19. W przypadku, gdy adresat lub inna uprawniona osoba nie zgłosi się po odbiór przesyłki rejestrowanej w terminie 14 dni, licząc od dnia następnego po pozostawieniu pierwszego zawiadomienia, następuje zwrot przesyłki do Zamawiającego wraz z podaniem przyczyny nie odebrania przez adresata. Informacje o wszystkich powyższych czynnościach Wykonawca umieszcza na kopercie przesyłki, której one dotyczą oraz wypełnia odpowiednie punkty w przypadku ZPO.




Zamawiający przewiduje możliwość skorzystania z opcji polegających na:
1) zamianie rodzaju i ilości przesyłek/usług w zależności od faktycznych potrzeb Zamawiającego na zasadach określonych w ust 4,
2) zmniejszeniu ilości zrealizowanych przesyłek/usług w terminie realizacji umowy, o którym mowa w § 5 ust. 1, przy czym w takim przypadku Zamawiający określa minimalną wartość zamówienia na kwotę 385.000,00 złotych brutto;
3) zwiększeniu rodzaju i ilości przesyłek/usług w zależności od faktycznych potrzeb Zamawiającego, w terminie realizacji umowy, o którym mowa w § 5 ust. 1, lecz nie więcej niż o 20% wartości wynagrodzenia brutto, o którym mowa w § 4 ust. 1;
4) wydłużeniu terminu wykonywania umowy, o którym mowa w § 5 ust. 1 jeżeli w tym terminie nie zostanie zrealizowana ilość przesyłek/usług o wartości brutto, o której mowa w ust. 1, do czasu zrealizowania ilości przesyłek/usług o tej wartości;
5) skróceniu terminu wykonywania umowy, o którym mowa w § 5 ust. 1 jeżeli przed upływem tego terminu zostanie zrealizowana ilość przesyłek/usług o wartości brutto, o której mowa w § 4 ust. 1, a Zamawiający nie skorzysta z opcji, o której mowa w punkcie 3); w takim wypadku umowa ulega rozwiązaniu w terminie wskazanym przez Zamawiającego w oświadczeniu o skorzystaniu z tej opcji.

3.9.) Główny kod CPV: 64110000-0 - Usługi pocztowe

SEKCJA IV – PODSTAWOWE INFORMACJE O ZAWARTEJ UMOWIE

4.1.) Data zawarcia umowy: 2023-04-28

4.2.) Okres realizacji zamówienia:

4.3.) Dane wykonawcy, z którym zawarto umowę:

4.3.1.) Nazwa (firma) wykonawcy, któremu udzielono zamówienia (w przypadku wykonawców ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienia – dotyczy pełnomocnika, o którym mowa w art. 58 ust. 2 ustawy): POCZTA POLSKA SPÓŁKA AKCYJNA

4.3.2.) Krajowy Numer Identyfikacyjny: 5250007313

4.3.3.) Ulica: RODZIN HISZPAŃSKICH

4.3.4.) Miejscowość: WARSZAWA

4.3.5.) Kod pocztowy: 00-940

4.3.6.) Województwo: mazowieckie

4.3.7.) Kraj: Polska

4.4.) Wartość umowy: 391696,50 PLN

4.5.) Numer ogłoszenia o wyniku postępowania zamieszczonego w BZP lub numer ogłoszenia o udzieleniu zamówienia opublikowanego w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej: 2023/BZP 00197970/01

SEKCJA V PRZEBIEG REALIZACJI UMOWY

5.1.) Czy umowa została wykonana: Tak

5.2.) Termin wykonania umowy: 2026-04-30

5.3.) Czy umowę wykonano w pierwotnie określonym terminie: Tak

5.4.) Informacje o zmianach umowy

5.4.1.) Liczba zmian: 0

5.5.) Łączna wartość wynagrodzenia wypłacona z tytułu zrealizowanej umowy: 416308,20 PLN

5.6.) Czy umowa została wykonana należycie: Tak

5.7.) Podczas realizacji zamówienia zamawiający kontrolował przewidziane w zawartej umowie wymagania:

nie dotyczy