Zgodnie z art. 305 pkt 1. w zw. z art. 214 ust.1 pkt. 1 lit. a ustawy z dnia 18 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 1320 ze zm.) – zw. dalej „ustawą Pzp” Zamawiający może udzielić zamówienia z wolnej ręki w sytuacji, gdy jego przedmiot może być świadczony tylko przez jednego wykonawcę z przyczyn technicznych o obiektywnym charakterze. Określone w tym przepisie przesłanki zastosowania trybu zamówienia z wolnej ręki muszą być interpretowane w sposób ścisły i wyjątkowy, a wymóg, aby usługi mogły być świadczone wyłącznie przez jednego wykonawcę, ma posiadać charakter zobiektywizowany. Skutkuje to koniecznością zaistnienia obiektywnego (niezależnego od subiektywnego przekonania zamawiającego) monopolu jednego wykonawcy na określony rodzaj usług.
Agencja Rozwoju Pomorza planuje zamówienie na świadczenie usług reklamowych i promocyjnych województwa pomorskiego oraz Invest in Pomerania podczas konferencji Scandinavian IT Night 2025, która odbędzie się 5 listopada 2025 r. w Gdańsku.

Organizatorem Scandinavian IT Night 2025 jest firma DNV POLAND Sp. z o.o. z siedzibą w Gdyni, wiodące i uznane na świecie towarzystwo klasyfikacyjne, które działa w branży przemysłu morskiego. Świadczy światowej klasy usługi w zakresie testowania, certyfikacji i doradztwa technicznego dla łańcucha produkcji energii. Scandinavian IT Night 2025 to kolejna z cyklu konferencja organizowana w Gdańsku dla lokalnej społeczności firm wywodzących się z krajów skandynawskich. W wydarzeniu uczestniczą miedzy innymi firmy technologiczne, inżynieryjne, logistyczne oraz produkcyjne.
Zawarcie umowy w trybie zamówienia z wolnej ręki jest zgodne z cytowanym przepisem, ponieważ realizacja uczestnictwa w opisanym wydarzeniu oraz świadczenie usług promocyjnych na rzecz Zamawiającego mogą być zapewnione wyłącznie przez ich organizatora – DNV POLAND Sp. z o.o. z siedzibą w Gdyni.
Zaangażowanie Zamawiającego we współpracę przy w/w wydarzeniu wzmocni pozycję Zamawiającego jako partnera, dla którego aktywna współpraca ze środowiskiem nowoczesnych technologii stanowi jeden z podstawowych obszarów działalności. Promocja Zamawiającego w trakcie wydarzenia wpisuje się w strategię marketingową Zamawiającego w zakresie podnoszenia rozpoznawalności i budowania mocnej pozycji województwa pomorskiego jako lokalizacji dla inwestycji w zakresie sektora IT.
Wobec powyższego należy uznać, że stan faktyczny jak wyżej w pełni sankcjonuje zastosowanie art. 305 pkt 1. w zw. art. 214 ust.1 pkt. 1 lit a ustawy Pzp.
Dodatkowo wskazać należy, że udzielenie zamówienia z wolnej ręki jest uzasadnione ochroną praw wyłącznych, interpretowaną zgodnie z art. 305 pkt 1. w zw. art. 214 ust. 1 pkt 1 lit. b ustawy PZP, gdyż usługi te mogą być świadczone tylko przez jednego wykonawcę z przyczyn związanych z ochroną praw wyłącznych w postaci praw autorskich wykonawcy do nazwy własnej wydarzenia (konferencja Scandinavian IT Night 2025 i przynależnej jej stronie internetowej (https://scandinavian-it-night-2024.confetti.events/)
Wskazać należy, że w związku z objęciem powyższej nazwy i strony internetowej ochroną prawnoautorską, wykonywanie zamówienia przez innego wykonawcę jest niemożliwe ze względu na niemożność świadczenia analogicznej promocji wśród uczestników konferencji przez kogokolwiek poza ich organizatorem i jednocześnie podmiotem praw autorskich i praw własności przemysłowej. Niemożliwość ta ma przy tym charakter obiektywny i nieprzezwyciężalny. Nikt inny bowiem nie posiada wyżej wskazanych praw do wyżej wskazanych utworów, a bez tych uprawnień niemożliwym jest dotarcie z usługami promocyjnymi do odbiorców – uczestników konferencji.
Istnienie więc tych praw wyłącznych skutkuje koniecznością udzielenia zamówienia właśnie temu podmiotowi.