Ogłoszenie o wykonaniu umowy
Usługi
Świadczenie usług serwisowych i opieki autorskiej wraz z aktualizacją oprogramowania dla systemu PROTON oraz BIP

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Nazwa zamawiającego: Gmina Mikołów

1.3.) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 276257630

1.4) Adres zamawiającego

1.4.1.) Ulica: Rynek 16

1.4.2.) Miejscowość: Mikołów

1.4.3.) Kod pocztowy: 43-190

1.4.4.) Województwo: śląskie

1.4.5.) Kraj: Polska

1.4.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL22C - Tyski

1.4.9.) Adres poczty elektronicznej: zam@mikolow.eu

1.4.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: www.mikolow.eu

1.5.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - jednostka samorządu terytorialnego

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-831c8bd1-cc9a-11ee-a3b5-e25d731b0da9

2.2.) Numer ogłoszenia: 2025/BZP 00133468

2.3.) Wersja ogłoszenia: 01

2.4.) Data ogłoszenia: 2025-03-06

SEKCJA III – PODSTAWOWE INFORMACJE O POSTĘPOWANIU W WYNIKU KTÓREGO ZOSTAŁA ZAWARTA UMOWA

3.1.) Charakter zamówienia:

Zamówienie klasyczne - od 130 000 zł, ale o wartości mniejszej niż progi unijne

3.2.) Zamówienie było poprzedzone ogłoszeniem o zamówieniu albo ogłoszeniem o zamiarze zawarcia umowy w BZP lub Dz. Urz. UE: Nie

3.3.) Czy zamówienie dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej:

Nie

3.5.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną:

Zamówienie udzielane jest w trybie zamówienia z wolnej ręki na podstawie: art. 305 pkt 1 ustawy w zw. z art. 214 ust. 1 pkt 1 ustawy

3.6.) Rodzaj zamówienia:

Usługi

3.7.) Nazwa zamówienia:

Świadczenie usług serwisowych i opieki autorskiej wraz z aktualizacją oprogramowania dla systemu PROTON oraz BIP

3.8.) Krótki opis przedmiotu zamówienia:

1. Udzielenie przez Licencjodawcę na rzecz Licencjobiorcy licencji niewyłącznej na aktualizację (upgrade) oraz świadczenie usług serwisowych i opieki autorskiej dla Oprogramowania wyszczególnionego w ust. 4 poniżej („Oprogramowanie”), stanowiącego wersję na rok 2023/2024, na warunkach
określonych w dalszej części Umowy („Licencja”).
2. Licencja udzielona jest na tych samych polach eksploatacji i zasadach, na które udzielono licencji głównej na
Oprogramowanie (umowa 341/2017 z dnia 24.03.2017) z zastrzeżeniem poniższych postanowień.
3. Licencja w zakresie określonym niniejszą Umową udzielona jest na czas nieoznaczony, od dnia 8 lutego 2024r. z tym, że obowiązki Licencjodawcy określone w §2 ust. 1 pkt a) do d) w szczególności usługi opieki autorskiej i wsparcia, o których mowa w ust. 1, będą świadczone w okresie od dnia 8 lutego 2024 roku do dnia 7 lutego 2025 roku.
4. Licencjodawca oświadcza, iż jest właścicielem autorskich wyłącznych praw majątkowych do Oprogramowania.
Ponadto Licencjodawca oświadcza, że jest podmiotem uprawnionym do udzielenia licencji i dostawy ww.
Oprogramowania. Licencjodawca oświadcza, że Oprogramowanie dostarczone Licencjobiorcy jest wolne od wad prawnych i fizycznych oraz, że jest zgodne z zaleceniami, normami i obowiązującymi wymaganiami techniczno eksploatacyjnymi obowiązującymi na terenie Rzeczypospolitej Polskiej.
5. Oprogramowanie obejmuje następujące systemy:
a) System EZD PROTON,
b) System Elektronicznego Biura Obsługi Interesanta EBOI w integracji z EZD PROTON,
c) Biuletyn Informacji Publicznej,
d) Biuletyn Informacji Publicznej dla urzędu w wersji archiwalnej.
1. W ramach umowy Licencjodawca zobowiązuje się do:
a) Dostarczenia Licencjobiorcy zaktualizowanego Oprogramowania w wersji na rok 2024/2025 i jego zainstalowania u
Licencjobiorcy (jeśli dotyczy - z wyłączeniem Biuletyn Informacji Publicznej - archiwum);
b) Dostosowywania w okresie do 7 lutego 2025r. Oprogramowania do zmian powszechnie obowiązujących przepisów prawnych związanych bezpośrednio z jego funkcjonowaniem w odniesieniu do systemów określonych w §1 ust. 4
punkty 1-2, w dniu ich wejścia w życie lub w ciągu 30 dni od ich ogłoszenia, jeśli data wejścia w życie jest krótsza niż 30 dni od ogłoszenia danego przepisu (jeśli dotyczy - z wyłączeniem Biuletyn Informacji Publicznej -
archiwum);
c) Udostępnienia Licencjobiorcy serwerów internetowych Licencjodawcy, w stopniu niezbędnym do prawidłowego
działania Oprogramowania, w odniesieniu do systemów określonych w §1 ust. 4 punkt 2,3,4,
d) Obsługi gwarancyjnej i opieki autorskiej zaktualizowanego Oprogramowania, obejmującej:
A. świadczenie pomocy zdalnej (dostęp zdalny będzie się odbywał przez wirtualną sieć prywatną – VPN,
połączenie pulpitu zdalnego – RDP oraz Remotly) i telefonicznej w zakresie użytkowania Oprogramowania przez wyspecjalizowany dział Licencjodawcy, w dni robocze Licencjodawcy, w godzinach 8:00 – 16:00,
B. usuwania błędów działania Oprogramowania zgłoszonych przez Licencjobiorcę, odpowiednio:
a) w ciągu 48 godzin roboczych, w przypadku błędów krytycznych uniemożliwiających pracę Oprogramowania,
b) w ciągu 10 dni roboczych, w przypadku innych błędów.
Czas usuwania błędów działania Oprogramowania liczony jest od chwili dokonania zgłoszenia gwarancyjnego, przy czym jeśli zgłoszenie nastąpiło pocztą elektroniczną w dniu roboczym po godzinach pracy Licencjodawcy, w sobotę, w niedzielę lub w dniu ustawowo wolnym od pracy, to bieg czasu usunięcia błędów działania Oprogramowania rozpoczyna się od godziny 8:00 następnego dnia roboczego Licencjodawcy.
e) Obsłudze gwarancyjnej podlega ostatnia, obowiązująca i udostępniona Licencjobiorcy przez Licencjodawcę wersja Oprogramowania.
f) Świadczenie pomocy w ramach obsługi gwarancyjnej, odbywać się będzie na podstawie zgłoszeń gwarancyjnych, które będą kierowane do wyspecjalizowanego działu Licencjodawcy, wyłącznie przez osobę uprawnioną po Stronie Licencjobiorcy. Zgłoszenia gwarancyjne w celu ich uznania powinny być szczegółowo udokumentowane.
Konieczne jest podanie następujących danych: nazwa systemu, którego dotyczy zgłoszenie oraz jego wersja, szczegółowy opis zgłoszenia zawierający m.in.: wskazanie miejsca systemu, którego dotyczy zgłoszenie, opis wykonywanych w systemie czynności, treści wyświetlanych w systemie komunikatów, załączniki (np. zrzuty ekranowe), dane kontaktowe Zgłaszającego (w przypadku kontaktu telefonicznego lub e-mail). Możliwe są następujące sposoby przekazywania zgłoszeń gwarancyjnych:
A. telefonicznie
B. e-mail
C. portal HelpDesk 24/365 (https://pomoc.nefeni.pl) – Licencjodawca może udostępnić Licencjobiorcy internetowy portal HelpDesk, który umożliwi: rejestrację zgłoszeń gwarancyjnych, śledzenie postępów prac nad zgłoszeniem, korzystanie z bazy wiedzy, porad, instrukcji i odpowiedzi na często zadawane pytania, przeglądanie nagrań z webinariów oraz przesyłanie wszelkich informacji bez konieczności kontaktu e-mail lub telefoniczne.
g) Obsługa gwarancyjna i opieki autorskiej nie obejmuje:
A. usuwania błędów powstałych w wyniku niewłaściwej eksploatacji Oprogramowania przez Licencjobiorcy.
B. dokonywania modyfikacji Oprogramowania na życzenie Licencjobiorcy, jeśli modyfikacje takie nie są związane ze zmianami w przepisach prawa związanych bezpośrednio z jego funkcjonowaniem.
h) W przypadku zaistnienia okoliczności wymagających dokonania czynności obsługi gwarancyjnej na bazach lub plikach, w tym poprzez dostęp zdalny, Licencjodawca zobowiązuje się do ochrony danych, których ujawnienie
Licencjodawcy przez Licencjobiorcę może być konieczne dla prawidłowego wykonania czynności obsługi gwarancyjnej, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, a w szczególności Rozporządzenia Parlamentu
Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy
95/46/WE zwanego dalej „RODO”; ustawy o ochronie danych osobowych, oraz zgodnie z powszechnie przyjętymi standardami i ustalonymi przez Strony na piśmie warunkami. Obowiązek zachowania tajemnicy obejmuje w
szczególności wszelkie informacje, dane, materiały uzyskane w związku z zawarciem umowy.
i) Licencjodawca zapewnia wystarczające gwarancje wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, by spełniać wymogi RODO co do ochrony praw i wolności osób, których dane osobowe dotyczą.
j) Na okoliczność powierzenia przez Licencjobiorcę danych osobowych do przetwarzania przez Licencjodawcę, zastosowanie mają zapisy umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych, której wzór stanowi załącznik
do niniejszej Umowy.
h) Licencjonodawca zobowiązany jest na wniosek Licencjonobiorcy do przeprowadzenia dla pracowników urzędu miasta szkoleń stacjonarnych z obsługi systemu Proton w ilości 18 godzin szkoleniowych. Licencjonobiorca może wyrazić zgodę na szkolenia w trybie on-line.

3.9.) Główny kod CPV: 71356300-1 - Usługi wsparcia technicznego

3.10.) Dodatkowy kod CPV:

72268000-1 - Usługi dostawy oprogramowania

72267000-4 - Usługi w zakresie konserwacji i napraw oprogramowania

SEKCJA IV – PODSTAWOWE INFORMACJE O ZAWARTEJ UMOWIE

4.1.) Data zawarcia umowy: 2024-02-02

4.2.) Okres realizacji zamówienia:

4.3.) Dane wykonawcy, z którym zawarto umowę:

4.3.1.) Nazwa (firma) wykonawcy, któremu udzielono zamówienia (w przypadku wykonawców ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienia – dotyczy pełnomocnika, o którym mowa w art. 58 ust. 2 ustawy): Nefeni Sp. z o.o.

4.3.2.) Krajowy Numer Identyfikacyjny: 7792230149

4.3.3.) Ulica: ul. Klinkierowa 7,

4.3.4.) Miejscowość: Poznań

4.3.5.) Kod pocztowy: 40-104

4.3.6.) Województwo: wielkopolskie

4.3.7.) Kraj: Polska

4.4.) Wartość umowy: 91020,00 PLN

4.5.) Numer ogłoszenia o wyniku postępowania zamieszczonego w BZP lub numer ogłoszenia o udzieleniu zamówienia opublikowanego w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej: 2024/BZP 00205047/01

SEKCJA V PRZEBIEG REALIZACJI UMOWY

5.1.) Czy umowa została wykonana: Tak

5.2.) Termin wykonania umowy: 2025-02-07

5.3.) Czy umowę wykonano w pierwotnie określonym terminie: Tak

5.4.) Informacje o zmianach umowy

5.4.1.) Liczba zmian: 0

5.5.) Łączna wartość wynagrodzenia wypłacona z tytułu zrealizowanej umowy: 91020,00 PLN

5.6.) Czy umowa została wykonana należycie: Tak

5.7.) Podczas realizacji zamówienia zamawiający kontrolował przewidziane w zawartej umowie wymagania:

nie dotyczy