Ogłoszenie o zamówieniu
Usługi
Świadczenie usług sprzedaży i dostarczania krajowych i międzynarodowych biletów lotniczych dla Instytutu Fizyki Plazmy i Laserowej Mikrosyntezy im. S. Kaliskiego w Warszawie

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: Instytut Fizyki Plazmy i Laserowej Mikrosyntezy im. S. Kaliskiego

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 010371929

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: Hery 23

1.5.2.) Miejscowość: Warszawa

1.5.3.) Kod pocztowy: 01-497

1.5.4.) Województwo: mazowieckie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL911 - Miasto Warszawa

1.5.7.) Numer telefonu: +48226381460

1.5.8.) Numer faksu: +48226668372

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: sekretariat@ifpilm.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: ifpilm.pl

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - osoba prawna, o której mowa w art. 4 pkt 3 ustawy (podmiot prawa publicznego)

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Inna działalność

Instytut badawczy

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Świadczenie usług sprzedaży i dostarczania krajowych i międzynarodowych biletów lotniczych dla Instytutu Fizyki Plazmy i Laserowej Mikrosyntezy im. S. Kaliskiego w Warszawie

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-aece0454-85fa-4e5d-a7d3-4689d49d2802

2.5.) Numer ogłoszenia: 2025/BZP 00507393

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2025-10-30

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Nie

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Tak

2.15.) Nazwa projektu lub programu

Horyzont Europa

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: Komunikacja w postępowaniu o udzielenie zamówienia, w tym składanie ofert, wymiana informacji oraz przekazywanie dokumentów lub oświadczeń między Zamawiającym, a Wykonawcą, z uwzględnieniem wyjątków określonych w ustawie, odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, za pośrednictwem Platformy zakupowej: https://ifpilm.eb2b.com.pl, w której prowadzone będzie niniejsze postępowanie, udostępniane będą zmiany i wyjaśnienia treści specyfikacji warunków zamówienia (SWZ) oraz inne dokumenty zamówienia bezpośrednio związane z postępowaniem o udzielenie zamówienia.

3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: Zamawiający określa niezbędne
wymagania sprzętowo-aplikacyjne umożliwiające pracę na Platformie tj.:
1) stały dostęp do sieci Internet o gwarantowanej przepustowości nie mniejszej niż 4/1 mb/s,
2) komputer klasy PC lub lub Mac, o następującej konfiguracji: pamięć RAM min.
8 GB, procesor dwurdzeniowy o taktowaniu min. 2,4 GHz, jeden z systemów operacyjnych: MS Windows, Mac OS, Linux, z
aktualnym wsparciem technicznym producenta (sugerujemy nie starsze niż 3 lata od daty wszczęcia postępowania)
3) zainstalowana dowolna wersja przeglądarki internetowej - sugerujemy najnowsze wersje: Chrome, Safari, Edge, Firefox, Opera
4) włączona obsługa JavaScript,
5) zainstalowany program obsługujący stosowane przez wykonawcę formaty plików (np. Acrobat Reader dla plików w formacie .pdf).
6) Zamawiający zaleca wczytywanie na Platformę plików w maksymalnym rozmiarze do 250 MB a w przypadku dokumentów
podpisanych podpisem zaufanym do 10MB.
Zamawiający dopuszcza przesyłanie plików w formatach danych określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy z
dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (t.j. Dz. U. z 2017 r. poz. 570 z późn.
zm.), tj. rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych
wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów
teleinformatycznych (t.j. Dz. U. z 2017 r. poz. 2247) – w szczególności w formatach: .pdf, .doc, .docx, .rtf lub .odt., xades.
Informacja na temat specyfikacji połączenia, formatu przesyłanych danych oraz kodowania i oznaczania czasu odbioru danych:
1) szyfrowanie za pomocą protokołu TLS;
2) formularze dostępne są w formacie HTML z kodowaniem UTF-8;
3) wszelkie operacje opierają się o czas serwera i dane zapisywane są
z dokładnością co do setnej części sekundy;
4) pliki oferty wczytane przez wykonawcę na Platformę i zapisane, widoczne są w Platformie jako zaszyfrowane, możliwość otwarcia
plików dostępna jest dopiero po odszyfrowaniu przez zamawiającego po upływie terminu otwarcia ofert;
5) oznaczenie czasu odbioru danych przez Platformę stanowi przypiętą do dokumentu elektronicznego datę oraz dokładny czas
(hh:mm:ss), znajdującą się po lewej stronie dokumentu w kolumnie „Data przesłania”.

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

3.15.) RODO (obowiązek informacyjny): Ze względu na ograniczoną liczbę znaków, pełne informacje zawarto w Rozdziale XXIV
Specyfikacji Warunków Zamówienia (SWZ)
Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie
ochrony osób fizycznych w związku
z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne
rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej jako „RODO”, wszystkie osoby składające ofertę
w odpowiedzi na zapytanie ofertowe Zamawiający informuje, że:
1. Administratorem, czyli podmiotem decydującym o celach i środkach przetwarzania Pani/Pana danych osobowych, jest Instytut
Fizyki Plazmy i Laserowej Mikrosyntezy im. Sylwestra Kaliskiego (IFPiLM) z siedzibą w Warszawie (ul. Hery 23, 01-497 Warszawa,
tel. +48 22 6381460, e-mail: sekretariat@ifpilm.pl).
2. Administrator wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym można skontaktować się poprzez e-mail: iod@ifpilm.pl we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych
lub pisemnie na adres naszej siedziby, wskazany w ust. 1.
3. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą w celu przeprowadzenia postępowania
i udzieleniu zamówienia, prowadzenia dokumentacji księgowo-podatkowej, archiwizacji danych, dochodzenia roszczeń lub obrony
przed roszczeniami.
4. Podstawą przetwarzania danych osobowych jest:
1) ustawa z 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych;
2) ustawa z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych;
3) ustawa z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach;
4) art. 6 pkt.1 lit. c RODO
– przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze.
5. Odbiorca lub kategorie odbiorców: podmioty upoważnione na podstawie zawartych umów powierzenia oraz uprawnione na mocy
obowiązujących przepisów prawa,
w szczególności osoby lub podmioty, którym zostanie udostępniona dokumentacja postępowania na podstawie art. 18 oraz art. 74-
76 ustawy Pzp. Zasada jawności ma zastosowanie do wszystkich danych osobowych, z wyjątkiem danych, o których mowa w art. 9
ust. 1 RODO (szczególna kategoria danych).
6. Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane przez okres niezbędny do realizacji celu przetwarzania oraz przez okres wynikający
z przepisów w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu
działania archiwów zakładowych, w szczególności zgodnie z art. 78 ust. 1 i 4 ustawy Pzp przez okres 4 lat od dnia zakończenia
postępowania
o udzielenie zamówienia, a jeżeli okres obowiązywania umowy w sprawie zamówienia publicznego przekracza 4 lata – przez cały
okres obowiązywania umowy.
7. Posiada Pani/Pan prawo:
a) żądania dostępu do danych; w przypadku gdy wykonanie tego obowiązku, wymagałoby niewspółmiernie dużego wysiłku,
zamawiający może, zgodnie
z art. 75 ustawy Pzp, żądać od osoby, której dane dotyczą, wskazania dodatkowych informacji mających na celu sprecyzowanie
nazwy lub daty zakończonego postępowania o udzielenie zamówienia;
b) żądania sprostowania lub uzupełnienia danych osobowych; zgodnie z art. 76 ustawy Pzp wykonanie tego obowiązku nie może
naruszać integralności protokołu postępowania oraz jego załączników;
c) usunięcia danych w przypadku, gdy dane osobowe nie są już niezbędne do celów, w których zostały zebrane, lub w inny sposób
przetwarzane;
d) żądania ograniczenia przetwarzania danych osobowych; zgodnie z art. 74 ust. 3 ustawy Pzp wykonanie tego obowiązku nie
ogranicza przetwarzania danych osobowych do czasu zakończenie postępowania o udzielenie zamówienia.
8. Przysługuje Pani/Pan prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych ul.
Stawki 2, 00-913 Warszawa.
9. Pani/Pana dane osobowe nie będą poddawane zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym również profilowaniu.
(...)

3.16.) RODO (ograniczenia stosowania): Prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do
przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego. Zgłoszenie żądania ograniczenia przetwarzania nie ogranicza przetwarzania danych osobowych do czasu zakończenia tego postępowania.

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.2.) Numer referencyjny: 90.STiO.2025

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

Przedmiot zamówienia: Świadczenie usług rezerwacji, sprzedaży i dostarczania biletów lotniczych w Instytucie Fizyki Plazmy i Laserowej Mikrosyntezy im. S. Kaliskiego.
W ramach świadczenia usług rezerwacji i sprzedaży biletów lotniczych Wykonawca zobowiązany jest do:
1) Wyszukiwania na danej trasie i w danym terminie optymalnych połączeń pod względem najniższej ceny, czasu oczekiwania na przesiadkę, czasu trwania całej podróży oraz dogodności połączeń (terminów wylotów, wielkości bagażu) przy zachowaniu najwyższego komfortu podróży, a następnie przedstawienie Zamawiającemu co najmniej trzech wariantów (o ile istnieją) przelotu/rezerwacji biletów na zamawianej trasie ze szczegółowo opisanym planem podróży oraz wszystkimi warunkami przelotu - celem umożliwienia Zamawiającemu i osobie zainteresowanej wyboru najkorzystniejszego wariantu połączenia.
2) Uwzględnienia w przygotowaniu wariantów połączeń propozycji połączenia przekazanego przez Zamawiającego, jeżeli taką przekaże.
3) Przedstawienia drogą mailową lub telefonicznie Zamawiającemu wariantowych przelotów/rezerwacji biletów, w terminie do 1 godziny od otrzymania zamówienia.
4) Przekazania Zamawiającemu drogą mailową w terminie (max) 3 godzin od przesłania przez Zamawiającego informacji o wyborze wariantu lotu potwierdzenia rezerwacji zawierającej ostateczną datę wykupu biletu oraz cenę biletu oraz możliwości wykupienia biletu w niższej cenie np. w opcji natychmiastowego wykupu (bez rezerwacji). W sytuacji, gdy podróż rozpoczyna się w dzień ustawowo wolny od pracy lub w dzień następujący bezpośrednio po tym dniu, Wykonawca przekaże ww. informacje Zamawiającemu w ostatnim dniu roboczym, poprzedzający dzień rozpoczęcia podróży, najpóźniej do godz. 14.00 – (Zgodnie z ofertą).
5) Wystawienia i przekazania/przesłania na wskazane przez Zamawiającego adresy mailowe biletu lotniczego w terminie do (max) 2 godziny od złożenia dyspozycji przez Zamawiającego. Wystawiony bilet lotniczy będzie zawierał wszelkie informacje
o warunkach podróży oraz cenę i będzie tożsamy z przekazaną rezerwacją, za wyjątkiem sytuacji, gdy cena za bilet w trakcie oczekiwania na wystawienie ulegnie zmianie na niższą tj. korzystniejszą dla Zamawiającego – (Zgodnie z ofertą).

4.2.6.) Główny kod CPV: 63512000-1 - Usługi sprzedaży biletów podróżnych i pakietów wycieczkowych

4.2.7.) Dodatkowy kod CPV:

60400000-2 - Usługi transportu lotniczego

63516000-9 - Usługi zarządzania podróżą

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: od 2026-01-01 do 2026-12-31

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert

4.3.1.) Sposób oceny ofert: Za ofertę najkorzystniejszą zostanie uznana ta oferta, która po zsumowaniu liczby punktów uzyskanych we wskazanych kryteriach - uzyska najwyższą liczbę punktów tj.:

LP = C + O + T

gdzie:
LP – łączna liczba otrzymanych punktów,
C - Cena przykładowych połączeń lotniczych
O - Wysokość opłaty transakcyjnej
T - Czas przykładowych podróży

Zamawiający będzie przyznawał wagi w poszczególnych kryteriach. Liczby wag poszczególnych kryteriów, po zsumowaniu będą stanowić końcową ocenę oferty.

Zamawiający udzieli zamówienia wykonawcy, którego oferta:
1) została oceniona jako najkorzystniejsza w oparciu o podane kryteria oceny;
2) odpowiada wszystkim wymaganiom określonym w SWZ.

Liczba punktów obliczona wg powyższego wzoru zostanie przyznana poszczególnym ofertom.
Przyznana punktacja zostanie zaokrąglona do dwóch miejsc po przecinku.

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Procentowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny, kosztu oraz kryteria jakościowe

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 60

Kryterium 2

4.3.5.) Nazwa kryterium: Koszt

4.3.6.) Waga: 20

Kryterium 3

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

4.3.5.) Nazwa kryterium: Czas przykładowych podróży

4.3.6.) Waga: 20

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Tak

5.2.) Fakultatywne podstawy wykluczenia:

Art. 109 ust. 1 pkt 4

Art. 109 ust. 1 pkt 5

Art. 109 ust. 1 pkt 7

Art. 109 ust. 1 pkt 8

Art. 109 ust. 1 pkt 9

Art. 109 ust. 1 pkt 10

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak

5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.

5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak

5.6.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie niepodlegania wykluczeniu: Przed wyborem najkorzystniejszej oferty Zamawiający wezwie Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 5 dni, aktualnych na dzień złożenia podmiotowych środków dowodowych potwierdzających spełnianie warunków udziału w postępowaniu, tj.: wykaz wykonanych usług w zakresie niezbędnym do wykazania spełniania warunku o którym mowa w Rozdz. XI pkt 1 ppkt 3) SWZ, w okresie ostatnich trzech lat przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli okres prowadzonej działalności jest krótszy,
w tym okresie, z podaniem ich wartości i przedmiotu, dat wykonania i odbiorców (zgodnie
z formularzem stanowiącym załącznik nr 6 do niniejszej SWZ),

5.7.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu: Na etapie składania ofert
Zamawiający wymaga od wszystkich wykonawców przedłożenia oświadczenia aktualnego na dzień składania ofert o spełnianiu
warunków udziału w postępowaniu oraz o braku podstaw do wykluczenia z postępowania – zgodnie z Załącznikiem nr 5 do SWZ;

SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Nie

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie

6.6.) Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:

6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Nie

SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie

7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak

7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:

7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Nie

SEKCJA VIII – PROCEDURA

8.1.) Termin składania ofert: 2025-11-12 10:00

8.2.) Miejsce składania ofert: https://ifpilm.eb2b.com.pl

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2025-11-12 10:30

8.4.) Termin związania ofertą: do 2025-12-11

SEKCJA IX – POZOSTAŁE INFORMACJE