Świadczenie usług utrzymania i rozwoju systemy Xpertis wdrożonego w Muzeum Warszawy

Usługi 2026/BZP 00157284 Ogłoszenie o zamówieniu

Numer referencyjny: MW/ZP/2/TP/2026

Zamawiający

Muzeum Warszawy

Rynek Starego Miasta 28

00-272 Warszawa, Mazowieckie

NIP: 5251290392

REGON: 016387044

zamowieniapubliczne@muzeumwarszawy.pl Strona WWW

Opis przedmiotu zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest Świadczenie usług utrzymania i rozwoju systemy Xpertis wdrożonego w Muzeum Warszawy.” w obszarze kadrowo-płacowym, finansowo-księgowym, logistycznym. Szczegóły wskazane są w Opisie Przedmiotu Zamówienia

Kryteria oceny ofert

Cena 100%

Pełna treść ogłoszenia

Ogłoszenie o zamówieniu
Usługi
Świadczenie usług utrzymania i rozwoju systemy Xpertis wdrożonego w Muzeum Warszawy

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: Muzeum Warszawy

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 016387044

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: Rynek Starego Miasta 28

1.5.2.) Miejscowość: Warszawa

1.5.3.) Kod pocztowy: 00-272

1.5.4.) Województwo: mazowieckie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL911 - Miasto Warszawa

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: zamowieniapubliczne@muzeumwarszawy.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: https://www.muzeumwarszawy.pl/

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - państwowe i samorządowe instytucje kultury

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Rekreacja, kultura i religia

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Świadczenie usług utrzymania i rozwoju systemy Xpertis wdrożonego w Muzeum Warszawy

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-2d96b233-201b-4fe9-b94f-d1ec98ba4278

2.5.) Numer ogłoszenia: 2026/BZP 00157284

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2026-03-16

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak

2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2026/BZP 00065103/02/P

2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

1.3.1 Świadczenie usług utrzymania i rozwoju systemy Xpertis wdrożonego w Muzeum Warszawy.

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

https://www.muzeumwarszawy.ezamawiajacy.pl

3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: https://www.muzeumwarszawy.ezamawiajacy.pl

3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: Określone w SWZ - punkt 10

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.2.) Numer referencyjny: MW/ZP/2/TP/2026

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest Świadczenie usług utrzymania i rozwoju systemy Xpertis wdrożonego w Muzeum Warszawy.” w obszarze kadrowo-płacowym, finansowo-księgowym, logistycznym.
Szczegóły wskazane są w Opisie Przedmiotu Zamówienia

4.2.6.) Główny kod CPV: 72212443-6 - Usługi opracowywania oprogramowania do rachunkowości/księgowości

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: od 2026-04-01 do 2026-12-31

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Punktowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Wyłącznie kryterium ceny

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 100

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Tak

5.2.) Fakultatywne podstawy wykluczenia:

Art. 109 ust. 1 pkt 1

Art. 109 ust. 1 pkt 4

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak

5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.

6.1
O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki dotyczące:
a)
posiadania uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania
Wykonawca nie nakłada obowiązku wykazania warunku udziału w postępowania.
b)
zdolności technicznej lub zawodowej
A)
Wykonawca musi wykazać, że w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie należycie wykonał co najmniej 2 usługi, każda trwająca po minimum 9 miesięcy o wartości 200.000 zł brutto każda, w ramach których łącznie spełniono następujące wymagania:
1)
co najmniej jedna usługa polegała na utrzymaniu systemu klasy ERP, tj. co najmniej wsparciu technicznym lub usuwaniu błędów systemu,
2)
co najmniej jedna usługa polegała na rozwoju systemu klasy ERP, tj. co najmniej
wprowadzaniu modyfikacji lub aktualizacji systemu,
3)
co najmniej jedna usługa dotyczyła systemu klasy ERP składającego się co najmniej z modułu kadrowo-płacowego,
4)
co najmniej jedna usługa dotyczyła systemu klasy ERP składającego się co najmniej z modułu finansowo-księgowego.
Zamawiający dopuszcza aby Wykonawca korzystał z potencjału (zasobów podmiotu trzeciego – zobowiązanie) innego podmiotu.
B)
Wykonawca musi dysponować zespołem składającym się minimum z następujących osób:
UWAGA!
a) co najmniej jedna osoba, która będzie pełniła funkcję koordynatora świadczenia usług utrzymania i rozwoju systemu, która w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert uczestniczyła, jako koordynator lub kierownik projektu, w wykonaniu: co najmniej dwóch usług, z których każda świadczona była nieprzerwanie przez okres co najmniej 12 miesięcy, polegających na wdrożeniu, utrzymaniu lub rozwoju systemu klasy ERP,
b)
co najmniej jedna osoba, która będzie pełniła funkcję specjalisty ds. płac w zakresie świadczenia usług utrzymania i rozwoju systemu, która w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert uczestniczyła, jako specjalista ds. płac, w wykonaniu: co najmniej dwóch usług, z których każda świadczona była nieprzerwanie przez okres co najmniej 12 miesięcy, polegających na wdrożeniu, utrzymaniu lub rozwoju systemu klasy ERP, składającego się co najmniej z modułu kadrowo-płacowego,
c)
co najmniej jedna osoba, która będzie pełniła funkcję specjalisty ds. kadr w zakresie świadczenia usług utrzymania i rozwoju systemu, która w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert uczestniczyła jako specjalista ds. kadr w wykonaniu: co najmniej dwóch usług, z których każda świadczona była nieprzerwanie przez okres co najmniej 12 miesięcy, polegających na wdrożeniu, utrzymaniu lub rozwoju systemu klasy ERP, składającego się co najmniej z modułu kadrowo-płacowego,
d)
co najmniej jedna osoba, która będzie pełniła funkcję specjalisty ds. finansów publicznych w zakresie świadczenia usług utrzymania i rozwoju systemu, która w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert uczestniczyła jako specjalista ds. finansów publicznych w wykonaniu: co najmniej dwóch usług, z których każda świadczona była nieprzerwanie przez okres co najmniej 12 miesięcy, polegających na wdrożeniu, utrzymaniu lub rozwoju systemu klasy ERP, składającego się co najmniej z modułu finansowo- księgowego
1.
Zamawiający dopuszcza łączenie osób z punktów a)-d), jednakże zespół nie może liczyć mniej niż dwie osoby.
2.
Liczby osób wskazane w punktach 1-4 ww. warunku nie zwalniają Wykonawcy od zapewnienia takiej liczby osób na etapie realizacji, która zagwarantuje należyte wykonanie przedmiotowego zamówienia zgodnie z treścią SWZ i warunkami zawartej umowy.
3.
Uwaga! Obowiązki Wykonawcy w zakresie konieczności zatrudnienia osób na podstawie umowy o pracę zawarte są w Opisie Przedmiotu Zamówienia.

5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak

5.11.) Wykaz innych wymaganych oświadczeń lub dokumentów:

pełnomocnictwo o ile oferta składana jest przez pełnomocnika
- zobowiązanie o ile Wykonawca korzysta z zasobów podmiotu trzeciego

SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Nie

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie

6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Tak

SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie

7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak

7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:

się zmianę Umowy, która nie powoduje zmiany ogólnego charakteru Umowy, poprzez:
1)
zmianę osób, o których mowa w § 7 ust. 2, pod warunkiem, że nowo wskazane osoby spełniają wymagania określone przez Zamawiającego w dokumentacji Postępowania oraz pod warunkiem wykazania, że osoby te uzyskałaby co najmniej taką samą ocenę co osoba zastępowana w ramach kryterium oceny ofert dotyczącego doświadczenia personelu kluczowego Wykonawcy określonego w dokumentacji Postępowania;
2)
zmianę podwykonawcy, wprowadzenie podwykonawcy lub rezygnację z podwykonawcy, zgodnie z postanowieniami § 11;
3)
zwiększenie limitu Godzin Serwisowych określonego w § 3 ust. 3 nie więcej niż o 150 godzin, w przypadku wyczerpania co najmniej 80% limitu określonego pierwotnie w Umowie przed upływem okresu obowiązywania Umowy określonego w § 3 ust. 1 oraz przy zachowaniu stawki jednostkowej za Godzinę Serwisową określonej w § 5 ust. 2 pkt 1;
3.
Dodatkowe Godziny Serwisowe, o których mowa w ust. 2 pkt 3, mogą być wykorzystane w szczególności na przygotowanie „modułu” importu danych księgowych za pomocą interfejsu plikowego oraz udostępnienie formatu pliku importu, o ile okaże się to technicznie możliwe. Wskazany zakres stanowi jedynie jedną z możliwych form wykorzystania dodatkowego limitu Godzin Serwisowych, które mogą zostać przeznaczone również na inne obiektywnie uzasadnione potrzeby Zamawiającego związane z utrzymaniem lub rozwojem Systemu. Szczegółowy zakres Usług realizowanych w ramach Godzin Serwisowych, obejmujących bieżące prace eksploatacyjne i utrzymaniowe dotyczące Systemu, realizowanych na podstawie Zgłoszeń Serwisowych Zamawiającego, każdorazowo określany będzie w odrębnym Zleceniu wskazującym liczbę niezbędnych godzin, przy czym w odniesieniu do wszystkich Godzin Serwisowych, w tym dodatkowych, stosuje się zasady rozliczania określone w § 4 oraz § 5 ust. 2 pkt 1 Umowy.
4.
Strony dopuszczają możliwość zmiany terminu realizacji zamówienia, o którym mowa w § 2 ust. 1 pkt 3 Umowy, w każdym przypadku, gdy wystąpią okoliczności wpływające na przebieg lub możliwość realizacji Przedmiotu Umowy, w szczególności:
- zmiana lub opóźnienie we wdrażaniu krajowych rozwiązań prawnych lub technicznych dotyczących Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) lub usług Businessbank,
- zmiany przepisów prawa, wytycznych organów administracji publicznej lub dostawców rozwiązań informatycznych mające wpływ na zakres, sposób lub harmonogram realizacji usług, o których mowa w § 2 ust. 1 pkt 3 Umowy,
- wystąpienie po którejkolwiek ze Stron okoliczności o charakterze technicznym, organizacyjnym lub faktycznym, których nie można było przewidzieć na etapie zawarcia Umowy, a które utrudniają lub uniemożliwiają realizację usług, o których mowa w § 2 ust. 1 pkt 3 Umowy, w terminie w niej określonym,
- konieczność dostosowania harmonogramu prac do sposobu organizacji pracy Zamawiającego lub Wykonawcy, w tym do uzgodnionych okresów niedostępności środowiska produkcyjnego Zamawiającego.

Świadczenie usług utrzymania i rozwoju systemy Xpertis wdrożonego w Muzeum Warszawy

Zamawiający

Opis przedmiotu zamówienia

Kryteria oceny ofert

Pełna treść ogłoszenia

Ogłoszenie o zamówieniu Usługi Świadczenie usług utrzymania i rozwoju systemy Xpertis wdrożonego w Muzeum Warszawy

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: Muzeum Warszawy

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 016387044

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: Rynek Starego Miasta 28

1.5.2.) Miejscowość: Warszawa

1.5.3.) Kod pocztowy: 00-272

1.5.4.) Województwo: mazowieckie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL911 - Miasto Warszawa

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: zamowieniapubliczne@muzeumwarszawy.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: https://www.muzeumwarszawy.pl/

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - państwowe i samorządowe instytucje kultury

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Rekreacja, kultura i religia

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-2d96b233-201b-4fe9-b94f-d1ec98ba4278

2.5.) Numer ogłoszenia: 2026/BZP 00157284

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2026-03-16

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak

2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2026/BZP 00065103/02/P

2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: https://www.muzeumwarszawy.ezamawiajacy.pl

3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: Określone w SWZ - punkt 10

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.2.) Numer referencyjny: MW/ZP/2/TP/2026

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

4.2.6.) Główny kod CPV: 72212443-6 - Usługi opracowywania oprogramowania do rachunkowości/księgowości

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: od 2026-04-01 do 2026-12-31

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Punktowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Wyłącznie kryterium ceny

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 100

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Tak

5.2.) Fakultatywne podstawy wykluczenia:

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak

5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.

5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak

5.11.) Wykaz innych wymaganych oświadczeń lub dokumentów:

SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Nie

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie

6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Tak

SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY

Ogłoszenie o zamówieniu
Usługi
Świadczenie usług utrzymania i rozwoju systemy Xpertis wdrożonego w Muzeum Warszawy