Ogłoszenie o wykonaniu umowy
Usługi
Wsparcie realizowanych przez NCBR zadań ustawowych i statutowych poprzez zlecenie usługi NCBR+, która jest zależna w 100% od NCBR w formule in-house

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Nazwa zamawiającego: Narodowe Centrum Badań i Rozwoju

1.3.) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 141032404

1.4) Adres zamawiającego

1.4.1.) Ulica: Chmielna 69

1.4.2.) Miejscowość: Warszawa

1.4.3.) Kod pocztowy: 00-801

1.4.4.) Województwo: mazowieckie

1.4.5.) Kraj: Polska

1.4.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL911 - Miasto Warszawa

1.4.9.) Adres poczty elektronicznej: przetargi@ncbr.gov.pl

1.4.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: https://www.gov.pl/web/ncbr

1.5.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - agencja wykonawcza

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-353a05f5-4015-11ee-9aa3-96d3b4440790

2.2.) Numer ogłoszenia: 2025/BZP 00162646

2.3.) Wersja ogłoszenia: 01

2.4.) Data ogłoszenia: 2025-03-26

SEKCJA III – PODSTAWOWE INFORMACJE O POSTĘPOWANIU W WYNIKU KTÓREGO ZOSTAŁA ZAWARTA UMOWA

3.1.) Charakter zamówienia:

Zamówienie klasyczne - wartości równej lub przekraczającej progi unijne

3.2.) Zamówienie było poprzedzone ogłoszeniem o zamówieniu albo ogłoszeniem o zamiarze zawarcia umowy w BZP lub Dz. Urz. UE: Tak

3.2.1.) Numer ogłoszenia w BZP lub Dz. Urz. UE: 2023/S 163-512716

3.3.) Czy zamówienie dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej:

Tak

3.4.) Nazwa projektu lub programu:

FENG, FERS

3.5.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną:

Zamówienie udzielane jest w trybie zamówienia z wolnej ręki na podstawie: art. 214 ust. 1 pkt 11 ustawy

3.6.) Rodzaj zamówienia:

Usługi

3.7.) Nazwa zamówienia:

Wsparcie realizowanych przez NCBR zadań ustawowych i statutowych poprzez zlecenie usługi NCBR+, która jest zależna w 100% od NCBR w formule in-house

3.8.) Krótki opis przedmiotu zamówienia:

Przedmiotem zamówienia jest określenie zasad wsparcia przez Wykonawcę Zamawiającego w realizacji jego celów statutowych w zakresie obowiązków, których zapotrzebowanie zgłosi Wykonawcy Zamawiający.
Załącznik nr 2 do Umowy określa szczegółowo przedmiot i warunki świadczenia Usług. Wykaz świadczonych usług (obszary wsparcia): 1. wsparcie administracyjno – techniczne 2. wsparcie obsługi prawnej 3. wsparcie PR, promocji i współpracy z interesariuszami 4. wsparcie IT 5. wsparcie HR 6. wsparcie obsługi finansów 7. wsparcie obsługi księgowości 8. wsparcie administracyjne 9. wsparcie procesu wyboru wykonawców 10.
Wsparcie procesu obsługi finansowej oraz merytorycznej projektów 11. Wsparcie merytoryczne w zakresiezarządzania bezpieczeństwem informacji oraz ochrony danych osobowych 12. Wsparcie procesu prowadzenia
działań kontrolnych planowych i doraźnych

3.9.) Główny kod CPV: 75110000-0 - Usługi administracji ogólnej

SEKCJA IV – PODSTAWOWE INFORMACJE O ZAWARTEJ UMOWIE

4.1.) Data zawarcia umowy: 2023-12-18

4.2.) Okres realizacji zamówienia:

4.3.) Dane wykonawcy, z którym zawarto umowę:

4.3.1.) Nazwa (firma) wykonawcy, któremu udzielono zamówienia (w przypadku wykonawców ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienia – dotyczy pełnomocnika, o którym mowa w art. 58 ust. 2 ustawy): NCBR+ spółka z ograniczoną odpowiedzialnością

4.3.2.) Krajowy Numer Identyfikacyjny: NIP: 7010818065

4.3.3.) Ulica: Chmielna

4.3.4.) Miejscowość: Warszawa

4.3.5.) Kod pocztowy: 00-801

4.3.6.) Województwo: mazowieckie

4.3.7.) Kraj: Polska

4.4.) Wartość umowy: 39975000,00 PLN

4.5.) Numer ogłoszenia o wyniku postępowania zamieszczonego w BZP lub numer ogłoszenia o udzieleniu zamówienia opublikowanego w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej: 2023/S 248-786247

SEKCJA V PRZEBIEG REALIZACJI UMOWY

5.1.) Czy umowa została wykonana: Tak

5.2.) Termin wykonania umowy: 2025-03-17

5.3.) Czy umowę wykonano w pierwotnie określonym terminie: Tak

5.4.) Informacje o zmianach umowy

5.4.1.) Liczba zmian: 7

5.4.2.) Numer zmiany: 1

5.4.3.) Podstawa prawna zmiany:

art. 455 ust. 1 pkt 1 ustawy

5.4.4.) Przyczyny dokonania zmian:

W 4 załącznikach dla Szczegółowych Wykazów Świadczonych Usług (SWŚU) wystąpiła oczywista omyłka rachunkowa. Dodatkowo we wszystkich modelach finansowych występuje inna omyłka dotycząca wpisanych błędnych danych w kolumnie A wskazująca błędny matematyczny sposób obliczania wiersza pt.:„Razem koszt usługi z narzutem”

5.4.5.) Krótki opis zamówienia po zmianie:

Wprowadzenie powyższych zmian umożliwi usunięcie powstałych nieścisłości wynikających z obecnej prezentacji danych w tabelach oraz jednoznaczne doprecyzuje określone modele finansowe dla obszarów wsparcia.

5.4.6.) Wartość zmiany: 0

5.4.8.) Wzrost ceny w związku ze zmianą umowy/umowy ramowej: Nie

5.4.2.) Numer zmiany: 2

5.4.3.) Podstawa prawna zmiany:

art. 455 ust. 1 pkt 1 ustawy

5.4.4.) Przyczyny dokonania zmian:

W toku realizacji Umowy zaistniała potrzeba wprowadzenia do Umowy zmian polegających na:
- rozszerzeniu zakresu powierzonych Wykonawcy do realizacji Usług
- zmniejszeniu zapotrzebowania na zasoby
-zwiększeniu zapotrzebowania na zasoby
w konkretnych obszarach wsparcia.

5.4.5.) Krótki opis zamówienia po zmianie:

Zgodnie z § 6 ust. 5 Umowy w sytuacji wynikającej z weryfikacji aktualnych potrzeb Zamawiającego, Strony dopuszczają możliwość dokonania, w ramach obszarów wsparcia wskazanych w § 3 ust. 1 Załączników nr 2a-2g do Umowy oraz w granicach kwoty maksymalnego wynagrodzenia, o której mowa w § 6 ust. 1 lit a) Umowy, zmiany zakresu powierzonych do realizacji Wykonawcy Usług, zapotrzebowania na zasoby lub maksymalnego wynagrodzenia za
świadczenie Usług wskazanych w danym SWŚU w odniesieniu do poszczególnych obszarów wsparcia.

5.4.6.) Wartość zmiany: 0

5.4.8.) Wzrost ceny w związku ze zmianą umowy/umowy ramowej: Nie

5.4.2.) Numer zmiany: 3

5.4.3.) Podstawa prawna zmiany:

art. 455 ust. 1 pkt 1 ustawy

5.4.4.) Przyczyny dokonania zmian:

W związku z realizacją umowy niezbędne jest zawarcie aneksu zmieniającego Załącznik nr 2a – SWŚU dla obszaru Administracja - wsparcie administracyjno-techniczne oraz obsługi zamówień publicznych wraz z aktualizacją szczegółowego modelu finansowego stanowiącego załącznik do SWŚU.

5.4.5.) Krótki opis zamówienia po zmianie:

Zmiany wprowadzone Aneksem nr 3 dotyczyć będą czasowego zwiększenia wskazanego w § 2 ust. 1 pkt 1 i 2 „Zapotrzebowania na zasoby” (etatyzacji) w obszarze DFA SA. Zmiany w etatyzacji w okresie kwiecień – czerwiec br. wynikają bezpośrednio z urealnienia poziomu zasobów kadrowych
niezbędnych do obsługi zadań zlecanych przez NCBR, stosownie do obciążenia pracowników spółki oraz ilości realizowanych zadań. Konieczność zmiany poziomu etatyzacji (zwiększenie o 1 etat) wynika z zakresu prac jaki jest obecnie realizowany, znacznie przewyższający pierwotne założenia - z uwagi na czasowe zwiększenie zadań z zakresu archiwizacji.

5.4.6.) Wartość zmiany: 0

5.4.8.) Wzrost ceny w związku ze zmianą umowy/umowy ramowej: Nie

5.4.2.) Numer zmiany: 4

5.4.3.) Podstawa prawna zmiany:

art. 455 ust. 1 pkt 1 ustawy

5.4.4.) Przyczyny dokonania zmian:

W związku z realizacją umowy niezbędne jest zawarcie aneksu zmieniającego:
1. załącznik nr 2b – SWŚU dla obszaru wsparcia obsługi prawnej wraz z aktualizacją szczegółowego modelu finansowego stanowiącego załącznik do SWŚU.
2. załącznik nr 4 do Umowy – wzór Protokołu odbioru.

5.4.5.) Krótki opis zamówienia po zmianie:

Zmiany wprowadzone Aneksem dotyczyć będą zwiększenia wskazanego w § 2 pkt 1) „Zapotrzebowania na zasoby” (etatyzacji) we wskazanym obszarze.
Zmiany w etatyzacji wynikają bezpośrednio z urealnienia poziomu zasobów kadrowych niezbędnych do obsługi zadań zlecanych przez NCBR, stosownie do obciążenia pracowników spółki oraz ilości realizowanych zadań.
Zmiana wzoru protokołu odbioru - zmiana podyktowana jest koniecznością dostosowania przedmiotowego dokumentu do zastosowanego modelu wzajemnych rozliczeń Stron Umowy.

5.4.6.) Wartość zmiany: 0

5.4.8.) Wzrost ceny w związku ze zmianą umowy/umowy ramowej: Nie

5.4.2.) Numer zmiany: 5

5.4.3.) Podstawa prawna zmiany:

art. 455 ust. 1 pkt 1 ustawy

5.4.4.) Przyczyny dokonania zmian:

W związku z realizacją umowy niezbędne jest zawarcie aneksu zmieniającego Załącznika nr 2e – SWŚU dla obszaru obsługi kadrowej HR.

5.4.5.) Krótki opis zamówienia po zmianie:

W obszarze Wsparcia HR określonych w Załączniku nr 2e do Umowy wyłączone zostały zadania w zakresie świadczenia usługi na rzecz Działu Wsparcia Polskich Podmiotów w Brukseli (DBRU) w części obsługiwanej do tej pory przez Dział Kadr i Płac Spółki. Powyższe zostaje wprowadzone w celu jednoznacznej interpretacji katalogu usług zawartych w SWŚU dla obszaru HR.

5.4.6.) Wartość zmiany: 0

5.4.8.) Wzrost ceny w związku ze zmianą umowy/umowy ramowej: Nie

5.4.2.) Numer zmiany: 6

5.4.3.) Podstawa prawna zmiany:

art. 455 ust. 1 pkt 4 ustawy

5.4.4.) Przyczyny dokonania zmian:

Zwiększenie ogólnej wartości maksymalnego wynagrodzenia. Podstawę prawną zmiany Umowy stanowi art. 455 ust 1 pkt 4) pzp. W myśl tego przepisu dopuszczalna jest zmiana umowy bez przeprowadzenia nowego postępowania o udzielenie zamówienia, jeżeli konieczność zmiany umowy, w tym w szczególności zmiany wysokości ceny, spowodowana jest okolicznościami, których zamawiający, działający z należytą starannością nie mógł przewidzieć, o ile zmiana nie modyfikuje ogólnego charakteru umowy, a wzrost ceny spowodowany każdą kolejną zmianą umowy nie przekracza 50% wartości pierwotnej umowy.

5.4.5.) Krótki opis zamówienia po zmianie:

W związku z realizacją umowy niezbędne jest zawarcie aneksu zwiększającego wynagrodzenie Wykonawcy wskazane w § 6 ust. 1 pkt a Umowy. Koszty związane z regulacją wynagrodzeń nie były przewidziane przez Zamawiającego
w Załączniku nr 3 – tj. metodologii kalkulacji wynagrodzenia (dalej jako: „Metodologia Kalkulacji Wynagrodzenia) i nie były ujęte w bazie kosztów bezpośrednich i pośrednich w załączniku nr 3 do Umowy. NCBR jako zamawiający działając z należytą starannością nie miał żadnej możliwości przewidzenia na etapie zawierania umowy rozstrzygnięć dotyczących regulacji wynagrodzeń. Kalkulacja związana z regulacją wynagrodzenia nie była ujęta w kalkulacji wynagrodzenia dla poszczególnych SWŚU określonej w „Szczegółowym modelu finansowym”, który stanowi załącznik do każdego SWŚU.
Wskazana wartość zmiany jest kwotą netto.

5.4.6.) Wartość zmiany: 2298138,28

5.4.7.) Kod waluty: PLN

5.4.8.) Wzrost ceny w związku ze zmianą umowy/umowy ramowej: Nie

5.4.2.) Numer zmiany: 7

5.4.3.) Podstawa prawna zmiany:

art. 455 ust. 1 pkt 1 ustawy

5.4.4.) Przyczyny dokonania zmian:

W związku z realizacją umowy niezbędne jest zawarcie aneksu zmieniającego wynagrodzenie Wykonawcy wskazane w § 1 SWŚU poszczególnych obszarów wsparcia (bez zmiany maksymalnej wartości wynagrodzenia wskazanego w § 6 ust. 1 pkt a Umowy) poprzez zwiększenie lub zmniejszenie wynagrodzenia w konkretnych obszarach wsparcia.

5.4.5.) Krótki opis zamówienia po zmianie:

W wyniku przewidywanej prognozy kosztów za IV kwartał br. oraz prowadzonej okresowej weryfikacji rozliczania i ponoszenia przez Zamawiającego zwiększonych rzeczywistych kosztów dotyczących obszaru IT w miesiącach I-X.2024 r. zaistniała potrzeba zwiększenia wartości wynagrodzenia Wykonawcy na poczet Usług objętych wyżej wymienionym SWŚU.

5.4.6.) Wartość zmiany: 0

5.4.8.) Wzrost ceny w związku ze zmianą umowy/umowy ramowej: Nie

5.5.) Łączna wartość wynagrodzenia wypłacona z tytułu zrealizowanej umowy: 42622021,66 PLN

5.6.) Czy umowa została wykonana należycie: Tak

5.7.) Podczas realizacji zamówienia zamawiający kontrolował przewidziane w zawartej umowie wymagania:

nie dotyczy