Ogłoszenie o zamówieniu
Usługi
Wynajem sali wraz z zapewnieniem serwisu kawowego oraz posiłków podczas zajęć dydaktycznych w mieście Kępno

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: Miejsko-Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Kępnie

1.3.) Oddział zamawiającego: MGOPS w Kępnie

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 003340825

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: Ks. P. Wawrzyniaka 10

1.5.2.) Miejscowość: Kępno

1.5.3.) Kod pocztowy: 63-600

1.5.4.) Województwo: wielkopolskie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL416 - Kaliski

1.5.7.) Numer telefonu: (62) 78 247 47

1.5.8.) Numer faksu: (62) 78 247 67

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: kontakt@mgops.kepno.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: mgops.kepno.pl

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - jednostka budżetowa

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Ochrona socjalna

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Wynajem sali wraz z zapewnieniem serwisu kawowego oraz posiłków podczas zajęć dydaktycznych w mieście Kępno

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-8e8eae7e-007c-4797-8e8d-f08511942a79

2.5.) Numer ogłoszenia: 2025/BZP 00139139

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2025-03-10

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak

2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2025/BZP 00076474/04/P

2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

1.3.7 Wynajem sali wraz z zapewnieniem posiłków oraz serwisu kawowego podczas zajęć dydaktycznych

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Tak

2.15.) Nazwa projektu lub programu

Skuteczne wsparcie 2025-2027

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: 1. W niniejszym postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego komunikacja między Zamawiającym, a Wykonawcami odbywa się przy użyciu Platformy e-Zamówienia, która jest dostępna pod adresem https://ezamowienia.gov.pl.
2. W uzasadnionych przypadkach uniemożliwiających komunikację Wykonawcy i Zamawiającego za pośrednictwem Platformy e-Zamówienia, Zamawiający dopuszcza komunikację oraz możliwość składania dokumentów elektronicznych za pomocą poczty elektronicznej:
1) w zakresie merytorycznym: Pani Daria Hojeńska, e-mial: daria.hojenska@mgops.kepno.pl
2) w zakresie proceduralnym: Pani Agnieszka Wróblewska, e-mail: agnieszka.wroblewska@mgops.kepno.pl

3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: 1. W niniejszym postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego komunikacja między Zamawiającym, a Wykonawcami odbywa się przy użyciu Platformy e-Zamówienia, która jest dostępna pod adresem https://ezamowienia.gov.pl.
2. Korzystanie z Platformy e-Zamówienia jest bezpłatne.
3. Wykonawca zamierzający wziąć udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego musi posiadać konto podmiotu „Wykonawca” na Platformie e-Zamówienia. Szczegółowe informacje na temat zakładania kont podmiotów oraz zasady i warunki korzystania z Platformy e-Zamówienia określa Regulamin Platformy e-Zamówienia, dostępny na stronie internetowej https://ezamowienia.gov.pl oraz informacje zamieszczone w zakładce „Centrum Pomocy”.
4. Maksymalny rozmiar plików przesyłanych za pośrednictwem „Formularzy do komunikacji” wynosi 150 MB (wielkość ta dotyczy plików przesyłanych jako załączniki do jednego formularza).
5. Minimalne wymagania techniczne dotyczące sprzętu używanego w celu korzystania z usług Platformy e-Zamówienia oraz informacje dotyczące specyfikacji połączenia określa Regulamin Platformy e-Zamówienia.
6. Komunikacja w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, z wyłączeniem składania ofert, odbywa się drogą elektroniczną za pośrednictwem formularzy do komunikacji dostępnych w zakładce „Formularze”. Za pośrednictwem „Formularzy do komunikacji” odbywa się w szczególności przekazywanie wezwań i zawiadomień, zadawanie pytań i udzielanie odpowiedzi. Formularze do komunikacji umożliwiają również dołączenie załącznika do przesyłanej wiadomości (przycisk „dodaj załącznik”).
7. We wszelkiej korespondencji związanej z niniejszym postępowaniem Zamawiający i Wykonawcy posługują się:
1) numerem przedmiotowego postępowania: MGOPS.Ie.26.6.2025 i/lub
2) nazwą skróconą postępowania: „Wynajem sali wraz z zapewnieniem serwisu kawowego oraz posiłków podczas zajęć dydaktycznych w mieście Kępno"
8. W uzasadnionych przypadkach uniemożliwiających komunikację Wykonawcy i Zamawiającego za pośrednictwem Platformy e-Zamówienia, Zamawiający dopuszcza komunikację oraz możliwość składania dokumentów elektronicznych za pomocą poczty elektronicznej na wskazane w rozdziale XI SWZ w informacjach ogólnych w ust. 4 adresy e-mail. (nie dotyczy składania ofert).
9. Sposób sporządzenia dokumentów elektronicznych musi być zgody z wymaganiami określonymi w:
1) rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie (Dz. U. z 2020 poz. 2452),
2) rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 21 maja 2024 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (Dz. U. z 2024 r. poz. 773).

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

3.15.) RODO (obowiązek informacyjny): 1. Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. informujemy, że:
1) administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Kierownik Miejsko-Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Kępnie z siedzibą przy ul. Ks. P. Wawrzyniaka 10, 63-600 Kępno, tel. (62) 78 247 67, e-mail: kontakt@mgops.kepno.pl
2) administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym można się kontaktować pod adresem e-mail: iod@mgops.kepno.pl
3) Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z przedmiotowym postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego na usługi społeczne, prowadzonym w trybie podstawowym bez negocjacji,
4) odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 74 ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2024 r. poz. 1320), zwanej dalej „PZP”,
5) Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 78 ust. 1 PZP przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy,
6) obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisanych ustawy PZP, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego,
7) w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosownie do art. 22 RODO,
8) posiada Pani/Pan:
a) na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących (w przypadku, gdy skorzystanie z tego prawa wymagałoby po stronie administratora niewspółmiernie dużego wysiłku może zostać Pani/Pan zobowiązana do wskazania dodatkowych informacji mających na celu sprecyzowanie żądania, w szczególności podania nazwy lub daty postępowania o udzielenie zamówienia publicznego albo sprecyzowanie nazwy lub daty zakończonego postępowania o udzielenie zamówienia),
b) na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych (skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z ustawą PZP oraz nie może naruszać integralności protokołu oraz jego załączników),
c) na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem okresu trwania postępowania o udzielenie zamówienia publicznego oraz przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO (prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego),
d) prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO,
e) w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych,
f) prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO,
g) na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO
9) przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego na niezgodne z RODO przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych przez administratora. Organem właściwym dla przedmiotowej skargi jest Urząd Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.2.) Numer referencyjny: MGOPS.Ie.26.6.2025

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

1. Przedmiotem zamówienia jest wynajem sali w celu przeprowadzenia zajęć dydaktycznych z psychologiem, doradcą zawodowym oraz radcą prawnym wraz z zapewnieniem serwisu kawowego oraz posiłków dla uczestników projektu „Skuteczne wsparcie 2025-2027”.
2. Najem sali na potrzeby zajęć dydaktycznych zlokalizowany będzie na terenie miasta Kępno, w Powiecie Kępińskim, w Województwie Wielkopolskim.
3. Budynek, w którym znajduje się sala przeznaczona za zajęcia dydaktyczne musi być dostępny dla osób z niepełnosprawnościami. W przypadku położenia sali na piętrze, budynek musi być wyposażony w windę lub podjazd dla osób z niepełnosprawnościami. Przy budynku powinien znajdować się parking.
4. Wykonawca zobligowany jest do zapewnienia klimatyzowanej i odpowiednio oświetlonej sali do wyłącznej dyspozycji uczestników projektu. Sala powinna mieścić swobodnie 17 osób (15 uczestników projektu, w tym osobę poruszającą się na wózku, wykładowcę oraz przedstawiciela Zamawiającego). Sala powinna być wyposażona w dostęp do sieci energetycznej zapewniającej podłączenie laptopa i stolik pod sprzęt multimedialny. Toalety powinny być usytuowane w niewielkiej odległości od sali szkoleniowej.
5. Sala, w której odbywać się będą zajęcia dydaktyczne nie może posiadać barier architektonicznych, które utrudniałyby poruszanie się w niej osobom z niepełnosprawnościami.
6. W ramach przedmiotu zamówienia, Wykonawca zapewnia uczestnikom projektu podczas zajęć dydaktycznych poczęstunek, na który składa się:
1) serwis kawowy, tj. gorąca woda podana w warniku, kawa parzona oraz kawa rozpuszczalna podana w pojemniku do samodzielnego zaparzenia, herbata w torebkach (każda w osobnym opakowaniu papierowym) – różne rodzaje, w tym czarna, zielona, owocowa, cukier biały trzcinowy, cytryna w plasterkach, śmietanka/mleko do kawy,
2) woda mineralna niegazowana i gazowana – 300 ml na uczestnika projektu, podaną w szklanym dzbanku,
3) świeże owoce filetowane 100 gram na uczestnika projektu,
4) ciasto co najmniej dwa rodzaje, dwa kawałki na uczestnika projektu,
7. Poczęstunek przygotowany będzie przed rozpoczęciem zajęć dydaktycznych i uzupełniany w trakcie dania.
8. Wykonawca zapewnia również uczestnikom projektu gorący posiłek, przez który należy rozumieć dwudaniowy posiłek typu obiadowego zawierający co najmniej następujący litraż oraz gramaturę:
1) Pierwsze danie:
a) 350 ml pożywnej zupy gotowanej na wywarze mięsnym lub warzywnym,
2) Drugie danie:
a) 120 gramów mięsa, ryby (waga po przetworzeniu),
b) 200 gramów ziemniaków, gotowanej kaszy, ryżu lub makaronu,
c) 150 gramów surówki, jarzyn lub warzyw gotowanych,
3) Napój:
a) 250 mililitrów.
9. Posiłki przygotowywane będą od obróbki wstępnej do dań gotowych w dniu ich wydania, według zasad racjonalnego żywienia, sporządzone z pełnowartościowych produktów. Kaloryczność posiłków będzie zgodna z normami ustalonymi przez Instytut Żywienia i Żywności dla osób dorosłych.
10. Przygotowywanie posiłków odbywać się będzie zgodnie z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności ustawą z dnia 25 sierpnia 2006 r. o bezpieczeństwie żywności i żywienia (Dz. U. z 2023 r. poz. 1448) i aktami wykonawczymi wydanymi na jej podstawie oraz w oparciu o obligatoryjny system zapewnienia bezpieczeństwa zdrowotnego żywności, na który składa się:
1) GMP – Dobra Praktyka Produkcyjna,
2) GHP – Dobra Praktyka Higieniczna,
3) HACCP – Analiza Zagrożeń i Krytyczny Punkt Kontrolny.
11. Wykonawca zapewni wszelkie wyposażenie niezbędnie do realizacji przedmiotu zamówienia, tj. sprzęty, zastawę oraz obsługę kelnerską oraz sprzątającą.
12. W zajęciach dydaktycznych będzie uczestniczyć łącznie 90 uczestników projektu, którzy zostaną podzieleni na 6 grup po 15 osób. Każda grupa będzie uczestniczy w zajęciach dydaktycznych przez 19 dni roboczych, kolejno po sobie następujących.
13. Przedmiot zamówienia realizowany będzie w następujących okresach:
1) marzec – kwiecień 2025 r.
2) lipiec 2025 r.
3) listopad – grudzień 2025 r.
4) marzec – kwiecień 2026 r.
5) lipiec – sierpień 2026 r.
6) październik – listopad 2026 r.
14. Szczegółowe terminy oraz harmonogramy zostaną przedstawione Wykonawcy po podpisaniu umowy w sprawie zamówienia publicznego.
15. Całkowita maksymalna i minimalna szacunkowa wielkość zamówienia na wynajem sali w godzinach od 8:00 do 16:00 wynosi:
1) 456 godziny w 2025 roku (19 dni x 8 godz. x 3 grupy).
2) 456 godziny w 2026 roku (19 dni x 8 godz. x 3 grupy).
16. Całkowita maksymalna i minimalna szacunkowa wielkość zamówienia na serwis kawowy z poczęstunkiem dostępny w godzinach od 8:00 do 16:00 wynosi:
1) 855 poczęstunków w 2025 roku (15 os. x 19 dni x 3 grupy),
2) 855 poczęstunków w 2026 roku (15 os. x 19 dni x 3 grupy).
17. Całkowita maksymalna i minimalna szacunkowa wielkość zamówienia na gorący posiłek na godz. 13:00 wynosi:
1) 855 posiłków w 2025 roku (15 os. x 19 dni x 3 grupy),
2) 855 posiłków w 2026 roku (15 os. x 19 dni x 3 grupy).
18. Rozliczenie za wynajem sali, przygotowany poczęstunek i gorący posiłek będzie dokonywane na podstawie liczby rzeczywiście zrealizowanych zamówień.
19. Szczegółowy zakres przedmiotu zamówienia oraz pozostałe warunki dotyczące realizacji zamówienia zostały określone we wzorze umowy, na załączniku nr 6 do SWZ.

4.2.6.) Główny kod CPV: 70220000-9 - Usługi wynajmu lub leasingu nieruchomości innych niż mieszkalne

4.2.7.) Dodatkowy kod CPV:

55120000-7 - Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji

55321000-6 - Usługi przygotowywania posiłków

55300000-3 - Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: od 2025-03-19 do 2026-11-30

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert

4.3.1.) Sposób oceny ofert: Ocena łączna oferty stanowi sumę punktów uzyskanych w ramach poszczególnych kryteriów.
2. Przyznawanie ilości punktów poszczególnym ofertom odbywać się będzie wg następującego wzoru:
Liczba punktów = C + W
gdzie:
P – łączna liczba punktów przyznanych Wykonawcy
C – liczba punktów przyznanych Wykonawcy w kryterium: cena oferty
W – liczba punktów przyznanych Wykonawcy w kryterium: wielkość posiłku

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Procentowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 60

Kryterium 2

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

4.3.5.) Nazwa kryterium: Wielkość posiłku

4.3.6.) Waga: 40

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Nie

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak

5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.

5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak

5.9.) Zamawiający przewiduje uzupełnienie przedmiotowych środków dowodowych: Nie

5.11.) Wykaz innych wymaganych oświadczeń lub dokumentów:

SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Nie

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie

6.6.) Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:

6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Nie

SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie

7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak

7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:

7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Nie

SEKCJA VIII – PROCEDURA

8.1.) Termin składania ofert: 2025-03-18 09:00

8.2.) Miejsce składania ofert: https://ezamowienia.gov.pl/pl/

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2025-03-18 10:00

8.4.) Termin związania ofertą: do 2025-04-16