Zakup dostępu do aplikacji – kontynuacja eksploatacji zintegrowanego systemu informatycznego PABS (...)

Usługi 2025/BZP 00378265 Ogłoszenie o zamiarze zawarcia umowy

Zamawiający

Miasto Słupsk

Plac Zwycięstwa 3

76-200 Słupsk, Pomorskie

NIP: 8391005507

http://bip.um.slupsk.pl/

Wykonawcy

Nazwa	Miasto	NIP
Krakfin S.C. Jan Filas	Kraków	6772093708

Szczegóły kontraktów

Część	Wykonawca	Status	Cena oferty	Wartość umowy
1	Krakfin S.C. Jan Filas (Kraków)	Umowa podpisana	-	-

Pełna treść ogłoszenia

Ogłoszenie o zamiarze zawarcia umowy
Usługi
Zakup dostępu do aplikacji – kontynuacja eksploatacji zintegrowanego systemu informatycznego PABS (...)

SEKCJA I ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: Miasto Słupsk

1.4.) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 770979625

1.5.) Adres zamawiającego:

1.5.1.) Ulica: Plac Zwycięstwa 3

1.5.2.) Miejscowość: Słupsk

1.5.3.) Kod pocztowy: 76-200

1.5.4.) Województwo: pomorskie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL636 - Słupski

1.5.7.) Numer telefonu: 598488300

1.5.8.) Adres poczty elektronicznej: zamowieniapubliczne@um.slupsk.pl

1.5.9.) Adres strony internetowej zamawiającego: http://bip.um.slupsk.pl/

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - jednostka samorządu terytorialnego

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Ogólne usługi publiczne

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Nazwa zamówienia:

Zakup dostępu do aplikacji – kontynuacja eksploatacji zintegrowanego systemu informatycznego PABS (...)

2.2.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-5417844b-09e9-42ca-bd75-cfc8f27e3e6b

2.3.) Numer ogłoszenia: 2025/BZP 00378265

2.4.) Wersja ogłoszenia: 01

2.5.) Data ogłoszenia: 2025-08-18

2.6.) Zamówienie zostało ujęte w planie postępowań: Tak

2.7.) Numer planu postępowań w BZP: 2025/BZP 00031215/10/P

2.8.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

1.3.12 Dostęp do aplikacji PABS do planowania budżetu oraz arkuszy organizacyjnych jednostek oświatowych

2.9.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie

2.10.) Czy zamówienie dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie

SEKCJA III – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

3.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

3.2.) Numer referencyjny: AT.RZP.271.32.2025.RMN

3.3.) Rodzaj zamówienia

Usługi

3.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Tak

3.8.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

Zakup dostępu do aplikacji – kontynuacja eksploatacji zintegrowanego systemu informatycznego PABS polegającego na przygotowaniu elektronicznego arkusza organizacyjnego i aneksów przedszkoli, szkół i placówek oraz planowania budżetu jednostek oświatowych.

3.10.) Główny kod CPV: 72260000-5 - Usługi w zakresie oprogramowania

SEKCJA IV TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

4.1.) Tryb udzielenia zamówienia/ wraz z podstawą prawną:

Zamówienie udzielane jest w trybie zamówienia z wolnej ręki na podstawie: art. 305 pkt 1 ustawy w zw. z art. 214 ust. 1 pkt 1 ustawy

4.2.) Uzasadnienie faktyczne i prawne wyboru trybu negocjacji bez ogłoszenia albo zamówienia z wolnej ręki:

Zamówienie będzie udzielane w zakresie usług chronionych prawami autorskimi i może zostać wykonane tylko i wyłącznie przez jednego dostawcę czyli Spółkę Cywilną „KRAKFIN”, która jest właścicielem całości praw autorskich i majątkowych do programu PABS. Urząd Miasta nie posiada praw autorskich do tego oprogramowania, korzysta jedynie z dostępu do programu oraz bazy firmy KRAKFIN S.C.

Całość uzasadnienia znajduje się w sekcji Informacje dodatkowe

SEKCJA V ZAWARCIE UMOWY

5.1.) Wykonawca, z którym Zamawiający zamierza zawrzeć umowę:

5.1.1) Nazwa (firma) wykonawcy, któremu Zamawiający zamierza udzielić zamówienia (w przypadku wykonawców ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienia – dotyczy pełnomocnika, o którym mowa w art. 58 ust. 2 ustawy): Krakfin S.C. Jan Filas

5.1.1.1.) Dane pozostałych wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia: Barbara Cieślik, Marek Sujdak

5.1.2.) Ulica: Głowackiego 10B lok. 20

5.1.3.) Miejscowość: Kraków

5.1.4.) Kod pocztowy: 30-085

5.1.5.) Województwo: mazowieckie

5.1.6.) Kraj: Polska

SEKCJA VI NFORMACJE DODATKOWE

Jako producent, ma wyłączne prawo do rozpowszechniania produktu, dokonywania wszelkich modyfikacji, dostosowania systemu zgodnie z wymogami prawnymi, udostępniania nowych wersji systemu w ramach opieki serwisowej. Analizując obszar działań dodatkowych, jakie musiałoby podjąć miasto Słupsk, w szczególności pod kątem ich zakresu i powiązanych z nimi kosztów, niezbędnych do wytworzenia samodzielnie alternatywnego rozwiązania, już we wstępnej fazie szacunkowej, zauważalne jest, że będzie on wielokrotnie wyższy niż powierzenie wykonania usług podmiotowi posiadającemu autorskie prawa majątkowe, ze względu na wysokie koszty zatrudnienia wykwalifikowanej kadry programistów oraz długotrwały proces tworzenia i testowania narzędzia. Nawiązując do powyższego przedmiot zamówienia może być wykonany wyłącznie przez jednego Wykonawcę z przyczyn związanych z ochroną praw wyłącznych, wynikających z odrębnych przepisów i nie istnieje rozsądne rozwiązanie alternatywne lub rozwiązanie zastępcze.
Nadto, wyłonienie innego dostawcy w trybie konkurencyjnym skutkowałoby jednoczesnym korzystaniem z dwóch systemów (przez okres 8 miesięcy) oraz nieuzasadnionym wydatkowaniem środków publicznych. Powyższe wynika z faktu, iż w trakcie roku szkolnego rozpoczyna się proces tworzenia nowego arkusza organizacyjnego, na kolejny rok szkolny. W związku z powyższym obecny wykonawca realizowałby usługi na podstawie dotychczasowej umowy do 31 sierpnia 2025 r., Zamawiający zaś musiałby wyłonić nowego wykonawcę, który tworzyłby już od kwietnia 2025 r. arkusz organizacyjny na nowy rok szkolny.
Dodatkowo istnieje zagrożenie wyłonienia dostawcy programu, który nie będzie miał możliwości dokonania migracji danych z systemu obecnie wykorzystywanego do nowego na dzień 1. września 2025 r. Obecna umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych z firmą Krakfin zakłada, że dane zostaną zwrócone w terminie 30 dni od rozwiązania umowy (czyli do 30 września 2025 r.). W przypadku maksymalnego wykorzystania terminu na zwrot danych osobowych Zamawiającemu, od 1 września 2025 r. Zamawiający miałby do dyspozycji arkusz organizacyjny pozbawiony jakichkolwiek danych archiwalnych, które stanowią podstawę funkcjonowania szkół i przedszkoli w nowym roku szkolnym. W konsekwencji uniemożliwi to prawidłową pracę w systemie i zaburzy możliwość poprawnego wprowadzania zmian do arkuszy organizacyjnych po 1 września, a co za tym idzie, realizację przez szkoły zajęć przyznanych po rozpoczęciu roku szkolnego, a także uniemożliwi poprawne planowanie budżetu na rok 2026.

Zakup dostępu do aplikacji – kontynuacja eksploatacji zintegrowanego systemu informatycznego PABS (...)

Zamawiający

Wykonawcy

Szczegóły kontraktów

Pełna treść ogłoszenia

Ogłoszenie o zamiarze zawarcia umowy Usługi Zakup dostępu do aplikacji – kontynuacja eksploatacji zintegrowanego systemu informatycznego PABS (...)

SEKCJA I ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: Miasto Słupsk

1.4.) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 770979625

1.5.) Adres zamawiającego:

1.5.1.) Ulica: Plac Zwycięstwa 3

1.5.2.) Miejscowość: Słupsk

1.5.3.) Kod pocztowy: 76-200

1.5.4.) Województwo: pomorskie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL636 - Słupski

1.5.7.) Numer telefonu: 598488300

1.5.8.) Adres poczty elektronicznej: zamowieniapubliczne@um.slupsk.pl

1.5.9.) Adres strony internetowej zamawiającego: http://bip.um.slupsk.pl/

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - jednostka samorządu terytorialnego

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Ogólne usługi publiczne

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Nazwa zamówienia:

2.2.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-5417844b-09e9-42ca-bd75-cfc8f27e3e6b

2.3.) Numer ogłoszenia: 2025/BZP 00378265

2.4.) Wersja ogłoszenia: 01

2.5.) Data ogłoszenia: 2025-08-18

2.6.) Zamówienie zostało ujęte w planie postępowań: Tak

2.7.) Numer planu postępowań w BZP: 2025/BZP 00031215/10/P

2.8.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

2.9.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie

2.10.) Czy zamówienie dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie

SEKCJA III – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

3.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

3.2.) Numer referencyjny: AT.RZP.271.32.2025.RMN

3.3.) Rodzaj zamówienia

3.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Tak

3.8.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

3.10.) Główny kod CPV: 72260000-5 - Usługi w zakresie oprogramowania

SEKCJA IV TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

4.1.) Tryb udzielenia zamówienia/ wraz z podstawą prawną:

4.2.) Uzasadnienie faktyczne i prawne wyboru trybu negocjacji bez ogłoszenia albo zamówienia z wolnej ręki:

SEKCJA V ZAWARCIE UMOWY

5.1.) Wykonawca, z którym Zamawiający zamierza zawrzeć umowę:

5.1.1) Nazwa (firma) wykonawcy, któremu Zamawiający zamierza udzielić zamówienia (w przypadku wykonawców ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienia – dotyczy pełnomocnika, o którym mowa w art. 58 ust. 2 ustawy): Krakfin S.C. Jan Filas

5.1.1.1.) Dane pozostałych wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia: Barbara Cieślik, Marek Sujdak

5.1.2.) Ulica: Głowackiego 10B lok. 20

5.1.3.) Miejscowość: Kraków

5.1.4.) Kod pocztowy: 30-085

5.1.5.) Województwo: mazowieckie

5.1.6.) Kraj: Polska

SEKCJA VI NFORMACJE DODATKOWE

Informacje kluczowe

Kody CPV

Ogłoszenie o zamiarze zawarcia umowy
Usługi
Zakup dostępu do aplikacji – kontynuacja eksploatacji zintegrowanego systemu informatycznego PABS (...)