Ogłoszenie o wykonaniu umowy
Usługi
Zorganizowanie i przeprowadzenie jarmarku podczas imprezy plenerowej o charakterze kulturalno - promocyjnym pn. XIX Elbląskie Święto Chleba

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Nazwa zamawiającego: GMINA MIASTO ELBLĄG NA PRAWACH POWIATU

1.3.) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 170747715

1.4) Adres zamawiającego

1.4.1.) Ulica: ul. Łączności 1

1.4.2.) Miejscowość: Elbląg

1.4.3.) Kod pocztowy: 82-300

1.4.4.) Województwo: warmińsko-mazurskie

1.4.5.) Kraj: Polska

1.4.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL621 - Elbląski

1.4.9.) Adres poczty elektronicznej: dzp@umelblag.pl

1.4.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: www.elblag.eu

1.5.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - jednostka samorządu terytorialnego

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-245a0b7e-7174-464c-8e04-20bcdfd15bbd

2.2.) Numer ogłoszenia: 2025/BZP 00414013

2.3.) Wersja ogłoszenia: 01

2.4.) Data ogłoszenia: 2025-09-09

SEKCJA III – PODSTAWOWE INFORMACJE O POSTĘPOWANIU W WYNIKU KTÓREGO ZOSTAŁA ZAWARTA UMOWA

3.1.) Charakter zamówienia:

Zamówienie klasyczne - od 130 000 zł, ale o wartości mniejszej niż progi unijne

3.2.) Zamówienie było poprzedzone ogłoszeniem o zamówieniu albo ogłoszeniem o zamiarze zawarcia umowy w BZP lub Dz. Urz. UE: Tak

3.2.1.) Numer ogłoszenia w BZP lub Dz. Urz. UE: 2025/BZP 00302283

3.3.) Czy zamówienie dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej:

Nie

3.5.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną:

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

3.6.) Rodzaj zamówienia:

Usługi

3.7.) Nazwa zamówienia:

Zorganizowanie i przeprowadzenie jarmarku podczas imprezy plenerowej o charakterze kulturalno - promocyjnym pn. XIX Elbląskie Święto Chleba

3.8.) Krótki opis przedmiotu zamówienia:

1. Przedmiot zamówienia:
Zorganizowanie i przeprowadzenie jarmarku podczas imprezy plenerowej o charakterze kulturalno - promocyjnym pn. XIX Elbląskie Święto Chleba.
2. Zakres usług, stanowiących przedmiot zamówienia obejmuje:
I. Wystawcy
1) przygotowanie w uzgodnieniu z Zamawiającym merytoryczne i formalnoprawne wraz z opracowaniem regulaminu jarmarku, cennika oraz formularza wystawcy;
2) zorganizowanie dostępności telefonicznej w celach informacyjnych, z 8 godzinna obsługą od dnia podpisania umowy do dnia 01.09.2025 r.
3) zapewnienie minimum 220 wystawców na każdy dzień jarmarku;
4) weryfikacja asortymentu jarmarcznego zgodnie z wytycznymi Zamawiającego tj. z założeniem iż asortyment ten obejmuje towary i produkty lokalne i regionalne o charakterze rzemieślniczym. Każdy inny asortyment nie spełniający ww. warunków wymaga pisemnej akceptacji Zamawiającego.
5) rejestracja wystawców, pobór opłat za udział w jarmarku zgodnie z tabelą opłat przekazaną przez Zamawiającego;
6) konsultację powierzchni handlowych ze stałymi najemcami Starego Miasta oraz wyznaczenie sektorów i oznaczenie numerów stoisk fizycznie na terenie jarmarku;
7) rozmieszczanie wystawców w terenie w oparciu o przygotowany plan sytuacyjny miejsca i zapotrzebowania na energię elektryczną (oddelegowanie osób do obsługi jarmarku podczas rozstawiania wystawców od godz. 7.00 do godz. 15:00 w dzień rozpoczęcia jarmarku;
8) ścisła współpraca z Zamawiającym w zakresie rozmieszczania dodatkowych działań i akcji towarzyszących i trwających w czasie trwania imprezy,
9) umieszczanie bieżących aktualności na stronie internetowej XIX Elbląskiego Święta Chleba;
10) opracowanie i wydrukowanie min. 220 szt. przewodników wystawcy, zawierających niezbędne kompendium wiedzy jaką powinien posiadać każdy uczestnik jarmarku;
11) opracowanie, wydrukowanie i kolportaż ulotek z informacją dla mieszkańców i przedsiębiorców o zmianie organizacji ruchu na tydzień przed rozpoczęciem jarmarku oraz wygrodzenie stref przeznaczonych na stoiska wystawców;
12) zorganizowanie i obsługę biura wystawców na czas trwania jarmarku, w pomieszczeniach udostępnionych przez Zamawiającego tj. w Ratuszu Staromiejskim, ul. Stary Rynek 25 w Elblągu w godzinach trwania jarmarku wraz z zapewnieniem całodobowej obsługi telefonicznej;
13) zobowiązanie spełnienia przesłanki określającej minimalne wymagania służące zapewnieniu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami zgodnie z art. 6 Ustawy z dnia 19 lipca 2019 roku o zapewnianiu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami. W indywidualnym przypadku, jeżeli Wykonawca nie jest w stanie, w szczególności ze względów technicznych lub prawnych, zapewnić dostępności osobie ze szczególnymi potrzebami, o których mowa w ust. 6, Wykonawca jest obowiązany zapewnić takiej osobie dostęp alternatywny, o którym mowa w art. 7 Ustawy z dnia 19 lipca 2019 roku o zapewnianiu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami
14) zapewnienie osób do obsługi jarmarku, dostępnych w biurze wystawców (od 13:00 w dzień rozpoczęcia do 21:00 w dniu zakończenia jarmarku);
15) kierowanie ustawieniem wystawców na terenie jarmarku w każdy dzień;
16) Wykonawca powinien posiadać ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej na kwotę 200 tys. zł;
17) sporządzanie dokumentacji księgowej / wystawienie faktur dla każdego wystawcy, w ciągu 14 dni od zakończenia imprezy;
18) przekazanie Zamawiającemu listy wystawców w terminie 7 dni od dnia zakończenia jarmarku;
19) przekazanie Zamawiającemu 100% pobranych opłat jarmarcznych uzyskanych od wystawców;
20) ścisła współpraca z Zamawiającym w zakresie realizacji zadania.
II. Energia elektryczna
1) zabezpieczenie jarmarku w energię elektryczną o mocy odpowiadającej zapotrzebowaniu zgłoszonemu przez wystawców, min. 10 punktów poboru prądu o łącznej mocy min. 70kW;
2) instalacja elektryczna niezbędna do przyłączenia wystawców do sieci;
3) przygotowanie dokumentacji oraz zgłoszenie tymczasowych przyłączy elektrycznych do sieci energetycznej;
4) zapewnienie tymczasowej trój-fazowej infrastruktury elektrycznej na terenie jarmarku niezbędnej do przyłączenia wszystkich wystawców do sieci elektrycznej w zakresie zgłoszonego zapotrzebowania w sposób umożliwiający bezpieczne poruszanie się pieszych i zmotoryzowanych po terenie jarmarku;
5) przyłączenie i odłączenie od sieci elektrycznej wystawców, którzy zadeklarowali zapotrzebowanie na prąd oraz wnieśli stosowane opłaty z tego tytułu;
6) zapewnienie obsługi elektrycznej jarmarku w okresie min. 1 dzień przed rozpoczęciem jarmarku, w czasie jego trwania i min. 1 dzień po zakończeniu jarmarku przez min. 2 osoby, posiadające ważne świadectwo kwalifikacyjne uprawniające do zajmowania się eksploatacją urządzeń, instalacji i sieci na stanowisku dozoru w zakresie kontrolno-pomiarowym (D);
III. Zajęcie dróg w sposób szczególny
1) opracowanie dokumentacji oraz uzyskanie wszelkich wymaganych przepisami prawa zgód i zezwoleń na zajęcia dróg w sposób szczególny;
2) fizyczna zmiana organizacji ruchu na czas trwania jarmarku zgodnie z zatwierdzoną dokumentacją;
3) zorganizowanie zapór zgodnie z zatwierdzoną dokumentacja z zapewnioną możliwością fizycznego zamknięcie drogi na całej jej szerokości jak również tymczasowego otwarcia zapory;
4) zapewnienie osób do dozoru fizycznego i obsługi każdej zapory przez cały czas trwania imprezy.
5) zapewnienie łączności pomiędzy osobami zabezpieczenia zapór a Zamawiającym.

3.9.) Główny kod CPV: 79956000-0 - Usługi w zakresie organizacji targów i wystaw

SEKCJA IV – PODSTAWOWE INFORMACJE O ZAWARTEJ UMOWIE

4.1.) Data zawarcia umowy: 2025-07-22

4.2.) Okres realizacji zamówienia:

4.3.) Dane wykonawcy, z którym zawarto umowę:

4.3.1.) Nazwa (firma) wykonawcy, któremu udzielono zamówienia (w przypadku wykonawców ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienia – dotyczy pełnomocnika, o którym mowa w art. 58 ust. 2 ustawy): GRUPA MERLIN Andrzej Duszyński

4.3.2.) Krajowy Numer Identyfikacyjny: 5782398923

4.3.3.) Ulica: Portowa 2

4.3.4.) Miejscowość: Elbląg

4.3.5.) Kod pocztowy: 82-300

4.3.6.) Województwo: warmińsko-mazurskie

4.3.7.) Kraj: Polska

4.4.) Wartość umowy: 175890,00 PLN

4.5.) Numer ogłoszenia o wyniku postępowania zamieszczonego w BZP lub numer ogłoszenia o udzieleniu zamówienia opublikowanego w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej: 2025/BZP 00358933/01

SEKCJA V PRZEBIEG REALIZACJI UMOWY

5.1.) Czy umowa została wykonana: Tak

5.2.) Termin wykonania umowy: 2025-09-01

5.3.) Czy umowę wykonano w pierwotnie określonym terminie: Tak

5.4.) Informacje o zmianach umowy

5.4.1.) Liczba zmian: 0

5.5.) Łączna wartość wynagrodzenia wypłacona z tytułu zrealizowanej umowy: 175890,00 PLN

5.6.) Czy umowa została wykonana należycie: Tak

5.7.) Podczas realizacji zamówienia zamawiający kontrolował przewidziane w zawartej umowie wymagania:

nie dotyczy