Zamawiający ogłaszając postępowanie o udzielenie zamówienia nr TPm-118/24 w wyniku, którego została zawarta umowa DZP 44/25 z Jakon Sp. z o.o. z przyczyn technicznych opisanych powyżej nie mógł dysponować wiedzą, która została pozyskana dopiero podczas rozbiórki. Ekspertyza wykazała przekroczenia nośności elementów od 116% do 297%. Taki stan stwarza realne ryzyko zawalenia progresywnego i zagraża życiu oraz mieniu. Dach nie był przedmiotem umowy DZP 44/25, natomiast ma wpływ na prace na niższych kondygnacjach. Trwająca umowa UMP – Jakon Sp. z o.o. (DZP 44/25) jest finansowana ze środków KPO. Termin realizacji zadania umowy DZP 44/25 jest powiązany z warunkami wynikającymi z finansowania KPO. UMP przedłużył Wykonawcy firmie Jakon Sp. z o.o., termin realizacji zakresu podstawowego (DZP 44/25) wraz z pracami dodatkowymi do dnia 29.05.2026 r. Głównym z czynników mających wpływ na wydłużenia terminu zakończenia prac był zły stan dachu i konieczność podjęcia natychmiastowych działań zabezpieczających. Dach nie stanowił zakresu podstawowego ale jest powiązany funkcjonalnie z części podstawową (umowa DZP 44/25). Konieczność wymiany dachu to wyjątkowa sytuacja niewynikająca z przyczyn leżących po stronie UMP, której nie można było przewidzieć. Wymagana jest natychmiastowa wymiana dachu, więc niemożliwe jest udzielenie zamówienia w trybie innym niż z wolnej ręki zgodnie z art. 214 ust. 1 pkt 5) ustawy Pzp.
Na etapie przygotowywania postępowania TPm-118/24 dokonano rozpoznania w oparciu o dostępną dokumentację – projekt budowlany autorstwa architekta Piotra Bukowego. Projekt nie wykazywał awaryjnego stanu, dodatkowo zapoznano się protokołami z obowiązkowych przeglądów rocznych i pięcioletnich budowlanych i nie wskazywały one awaryjnego stanu konstrukcji dachu części wschodniej budynku Coll Anatomicum. Dział Eksploatacji oraz Użytkownicy kondygnacji znajdującej się bezpośrednio pod przedmiotowym dachem nie zgłaszali przecieków, zalań i pożarów które, mogłyby ewentualnie wskazywać na awaryjny stan przedmiotowego dachu. Konstrukcja dachu była zabudowana, a dostęp do niej w celu szczegółowej oceny wymagałby nadmiernej ingerencji w użytkowanych pomieszczeniach. Zlecenie tego zamówienia innemu podmiotowi nie może zostać dokonane z powodu konieczności natychmiastowej wymiany dachu oraz powodów technicznych i ekonomicznych określonych w tym punkcie Wniosku. Realizacja prac w formule „zaprojektuj i wybuduj” wymaga ścisłej koordynacji prac wynikających z umowy trwającej czyli DZP 44/25 z wymianą dachu. Firma Jakon sp. z o.o. realizuje już etap 2 inwestycji na podstawie umowy nr DZP-44/25 i posiada niezbędną wiedzę oraz zaplecze budowlane na miejscu. Wprowadzenie innego podmiotu na ten sam fragment konstrukcji uniemożliwiłoby jednoznaczne ustalenie odpowiedzialności za bezpieczeństwo strukturalne i gwarancyjne obiektu historycznego. Zmiana wykonawcy spowodowałaby także znaczne zwiększenie kosztów dla Zamawiającego poprzez konieczność dublowania rusztowań i zabezpieczeń. Wybór Wykonawcy realizującego zadanie objęte umową DZP-44/25 pozwala na natychmiastowe usunięcie stanu awaryjnego.
Z uwagi na brak wystarczającej ilości czasu (finansowanie z KPO), konieczność podjęcia natychmiastowych działań oraz inne okoliczności opisane powyżej nie jest możliwe przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia w innym trybie określonym w ustawie prawo zamówień publicznych. Ze względu na wyjątkową sytuację niewynikającą z przyczyn leżących po stronie UMP, której nie można było przewidzieć, wymagane jest natychmiastowe wykonanie zamówienia, a nie można zachować terminów określonych dla innych trybów udzielenia zamówienia. Rozwiązaniem najbardziej korzystnym dla Zamawiającego oraz zgodnym z ustawą prawo zamówień publicznych jest przeprowadzenie negocjacji z Jakon sp. z o.o. w trybie zamówienia z wolnej ręki na podstawie art. 305 pkt 1 w związku z art. 214 ust. 1) pkt 5) Ustawy Prawo Zamówień Publicznych