Ogłoszenie o zamówieniu
Usługi
Organizacja pobytu uczestników konferencji „Jaszowiec 2026”

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: Instytut Fizyki Polskiej Akademii Nauk

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 000326061

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: Aleja Lotników 32/46

1.5.2.) Miejscowość: Warszawa

1.5.3.) Kod pocztowy: 02-668

1.5.4.) Województwo: mazowieckie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL911 - Miasto Warszawa

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: dzp@ifpan.edu.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: www.ifpan.edu.pl

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - Polska Akademia Nauk i tworzone przez nią jednostki organizacyjne

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Inna działalność

Badawczo-naukowa

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Tak

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Organizacja pobytu uczestników konferencji „Jaszowiec 2026”

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-38b79e45-99f3-44dc-95ab-f0336333ff14

2.5.) Numer ogłoszenia: 2026/BZP 00010382

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2026-01-07

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Nie

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.13.) O zamówienie mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, którzy spełniają warunki określone w art. 361 ustawy – usługi społeczne: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: Postępowanie prowadzone jest przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, za pośrednictwem platformy zakupowej spółki Open Nexus Sp. z o.o. ul. Bolesława Krzywoustego 3, 61-144 Poznań, dostępnej pod
adresem strony internetowej: https://platformazakupowa.pl/pn/ifpan

3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: W przedmiotowym postępowaniu o udzielenie zamówienia komunikacja między Zamawiającym, a Wykonawcami odbywa się za pomocą środków komunikacji
elektronicznej przy użyciu Platformy Zakupowej, pod adresem: https://platformazakupowa.pl/pn/ifpan. Szczegóły dotyczące
wymagań technicznych i organizacyjnych dotyczących korespondencji elektronicznej znajdują się w roz. XII SWZ.
Szczegółowa instrukcja obsługi Platformy Open Nexus Sp. z o.o. ul. Bolesława Krzywoustego 3, 61-144 Poznań, dostępna jest pod
adresem: https://platformazakupowa.pl/strona/45-instrukcje. W przypadku problemów w obsłudze Platformy, należy zgłaszać je na
adres e-mail: cwk@platformazakupowa.pl lub nr tel. + 48 (22) 101 02 02

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

3.15.) RODO (obowiązek informacyjny): Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 Rozp. PEiR(UE) 2016/679 z dnia 27.04.2016 r. w spr. Ochr. Os. Fiz. w zw. z przetw. danych osob. i w spr. swobod. Przepł. takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz. Urz. UE L 119
z 04.05.2016, str. 1, ze zm.), dalej „RODO”, informuję, że: 1.Administr. danych osob. jest Instytut Fizyki PAN., Al. Lotników 32/46, 02- 668 Warszawa. Można się kontakt. w sposób - listownie na adres: Al. Lotników 32/46, 02-668 W-wa lub za poś. poczty elektr: director@ifpan.edu.pl, e-Doręczenia: AE:PL-98717-27182-CSCSC-18, tel. (22) 116-2111. 2.W spr. zw. z Państwa danymi osob.
proszę kontakt. się z Inspektorem Ochr. Danych, listownie na adres: Al. Lotników 32/46, 02-668 W-wa lub za pośr. poczty elektr. pod
adresem: iodo@ifpan.edu.pl. 3.Dane osob. przetw. będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu prowadz. przedm. post. o udziel. zam. publ. oraz jego rozstrzygn., jak również zawarcia um. w sprawie zam. publ. oraz jej realizacji, a także udokum. postęp. uzp i jego archiwizacji. 4.Odbiorc. danych osob. będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokum. postęp. w oparciu o uprawnienia wynikające z zapisów ustawy Pzp. Mogą nimi być także podmioty, którym IF PAN powierzy przetw. danych osob. w związku z realizacją przedm. post. o uzp. 5.W przyp. Korz. z sys. e-Doręczeń, Pani/Pana dane osob. mogą zostać przekazane dostawcy usługi e-Doręczeń, tj. Poczcie Polskiej S.A. jako publicz. dostawcy lub innemu wybranemu niepublicz. dostawcy, zgodnie z obow. przep.prawa. 6.Pańswa dane osob. w przyp. post. o uzp będą przechow. przez okres wynik. z przep. obow. prawa, w przyp.
zam. realiz. w ramach projektów (np. współfin. ze śr. UE) przez okres wskazany w wyt. w zakresie kwalifik. wydatków liczony od 1 stycznia roku następnego od daty zakoń. proj. Natomiast um. cywilno-prawne wraz z dokum. dot. ich realizacji, niezależn. od trybu w jakim zostały zawarte, przech. są przez okres 10 lat. Okres przech. liczony jest od 1 stycznia roku następn. od daty zak. sprawy. 7.Obow. podania danych osob. bezpośr. Państwa dot. jest wymogiem określ. w przepisach ustawy Pzp, zwiąż. z udziałem w post. O
uzp; konsekw. niepodania określ. danych wynikają z ustawy Pzp. 8.Dane osob. nie będą przek. do państw trzecich (poza EOG) lub
organizacji międzynarod.. W przyp. gdy w związku z jawn. post. o uzp Pani/Pana dane będą przek. do państw spoza EOG, Admin.
dochowa należytej starann. zapewn., że przek. danych nastąpi zgodnie z przep. prawa gwarant. odpow. stopień ich ochrony. 9.W odniesieniu do Państwa danych osob. decyzje nie będą podejm. w sposób zautomatyzowany, stosow. do art. 22 RODO. 10.Posiadają Państwo: -na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osob. Państwa do.,-na podstawie art. 16 RODO
prawo do sprostowania lub uzupełn. Państwa danych osob., przy czym skorzys. z prawa do sprost. lub uzupełn. nie może skutkować zmianą wyniku postęp. o uzp ani zmianą post. umowy w sprawie zam. publ. w zakresie niezgodnym z ustawą Pzp oraz nie może naruszać integralności prot. postęp. oraz jego zał.,-na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od admin. ogran. przetw. danych osob. z zastrzeż. przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO, przy czym prawo do ogranicz. przetw. nie ma zastos. w odn.
do przechowyw., w celu zapewn. korzystania ze śr. ochr. prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fiz. lub prawnej, lub z uwagi
na ważne względy interesu publ. UE lub państwa członków., a także nie ogranicza przetw. danych osob. do czasu zakończenia post.
o uzp,- prawo do wniesienia skargi do Prezesa UODO (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa), gdy uznają Państwo, że przetwarz. danych
osob. państwa dot. narusza przepisy RODO, 11. Nie przysług. Państwu: -w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do
usunięcia danych osob., - prawo do przenosz. danych osob., o którym mowa w art. 20 RODO, - na podstawie art. 21 RODO prawo
sprzeciwu wobec przetwarzania danych osob., gdyż podstawą prawną przetw. Państwa danych osob. jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.2.) Numer referencyjny: DZP/ZP/1/IFPAN/2026/JRK

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest organizacja pobytu uczestników:
Międzynarodowej konferencji pn. 54th International School & Conference on the Physics of Semiconductors „Jaszowiec 2026” w dniach 13-19 czerwca 2026 r. w zakresie obejmującym zapewnienie noclegów, wyżywienia oraz sal wykładowych.
Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia został zawarty w załączniku nr 1 - Opis przedmiotu zamówienia.

4.2.6.) Główny kod CPV: 55120000-7 - Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji

4.2.7.) Dodatkowy kod CPV:

55110000-4 - Hotelarskie usługi noclegowe

55300000-3 - Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: do 2026-07-03

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert

4.3.1.) Sposób oceny ofert: Całkowita liczba punktów przyznanych danej ofercie będzie równa sumie punktów uzyskanych przez ocenianą ofertę w ramach poszczególnych kryteriów

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Procentowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 60

Kryterium 2

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

4.3.5.) Nazwa kryterium: Doświadczenie koordynatora

4.3.6.) Waga: 30

Kryterium 3

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

4.3.5.) Nazwa kryterium: Lokalizacja obiektu

4.3.6.) Waga: 10

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Tak

5.2.) Fakultatywne podstawy wykluczenia:

Art. 109 ust. 1 pkt 4

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak

5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.

5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak

5.6.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie niepodlegania wykluczeniu: - odpis lub informację z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, w zakresie art.109 ust. 1 pkt 4 uPzp, sporządzonych nie wcześniej niż 3 miesiące przed jej złożeniem, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji.
6. Jeżeli Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, zamiast odpisu lub informacji
z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, o którym mowa w ust. 5 składa
dokument lub dokumenty wystawione w kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, potwierdzające
odpowiednio, że nie otwarto jego likwidacji, nie ogłoszono upadłości, jego aktywami nie zarządza likwidator lub sąd, nie zawarł układu z wierzycielami, jego działalność gospodarcza nie jest zawieszona ani nie znajduje się on w innej tego rodzaju sytuacji wynikającej z podobnej procedury przewidzianej w przepisach miejsca wszczęcia tej procedury.
7. Dokument, o którym mowa w ust. 6, powinien być wystawiony nie wcześniej niż 3 miesiące przed jego złożeniem.
8. Jeżeli w kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania lub miejsce zamieszkania ma osoba, której dokument dotyczy nie wydaje się dokumentów, o których mowa w ust. 6, lub gdy dokumenty te nie odnoszą się do wszystkich przypadków, o których mowa w ust. 6, zastępuje się je odpowiednio w całości lub w części dokumentem zawierającym odpowiednio oświadczenie Wykonawcy, ze wskazaniem osoby albo osób uprawnionych do jego reprezentacji, lub oświadczenie osoby, której dokument miał
dotyczyć, złożone pod przysięgą, lub, jeżeli w kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania lub miejsce zamieszkania ma osoba, której dokument dotyczy, nie ma przepisów o oświadczeniu pod przysięgą, złożone przed organem sądowym, administracyjnym, notariuszem, organem samorządu zawodowego lub gospodarczego, właściwym ze względu na
siedzibę lub miejsce zamieszkania Wykonawcy lub miejsce zamieszkania osoby, której dokument miał dotyczyć. Postanowienia ust. 7 stosuje się odpowiednio.
9. Jeżeli Wykonawca nie złożył oświadczenia, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy Pzp, podmiotowych środków dowodowych, o których mowa w art. 273 ustawy Pzp, innych dokumentów lub oświadczeń niezbędnych do przeprowadzenia postępowania, oświadczenia lub dokumenty są niekompletne lub zawierają błędy, Zamawiający wzywa Wykonawcę odpowiednio do ich złożenia, poprawienia lub uzupełnienia w wyznaczonym terminie, chyba, że oferta Wykonawcy podlega odrzuceniu bez względu na ich
złożenie, poprawienie lub uzupełnienie lub zachodzą przesłanki unieważnienia postępowania.
10. Jeżeli Wykonawca nie złożył wymaganych pełnomocnictw albo złożył wadliwe pełnomocnictwa, Zamawiający wzywa do ich złożenia w terminie przez siebie wskazanym, chyba że mimo ich złożenia oferta Wykonawcy podlega odrzuceniu albo konieczne byłoby unieważnienie postępowania.
11. Zamawiający nie wezwie do złożenia podmiotowych środków dowodowych, jeżeli może je uzyskać za pomocą bezpłatnych i ogólnodostępnych baz danych, w szczególności rejestrów publicznych w rozumieniu ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (t.j. Dz.U. z 2023 r., poz. 57 ze zm.), o ile Wykonawca wskaże w oświadczeniu, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy Pzp, dane umożliwiające dostęp do tych środków.

5.7.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu: 1) w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu:
a) wykaz usług wykonanych (a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywanych) w okresie ostatnich
pięciu lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów na rzecz których usługi te zostały wykonane lub są wykonywane (wzór wykazu stanowi załącznik nr 4 do SWZ).
b) dowody określające czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli Wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów - oświadczenie Wykonawcy; w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych
referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawione w okresie ostatnich 3 miesięcy;

5.8.) Wykaz przedmiotowych środków dowodowych:

5.11.) Wykaz innych wymaganych oświadczeń lub dokumentów:

SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Tak

6.4.1) Informacje dotyczące wadium:

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie

6.6.) Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:

6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Tak

SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie

7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak

7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:

7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Nie

SEKCJA VIII – PROCEDURA

8.1.) Termin składania ofert: 2026-01-15 12:00

8.2.) Miejsce składania ofert: Instytut Fizyki PAN, Al. Lotników 32/46, 02-668 Warszawa, platforma: https://platformazakupowa.pl/pn/ifpan

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2026-01-15 12:05

8.4.) Termin związania ofertą: do 2026-02-13